--------------医药销售有限公司文件
编号:
题目:采购计划与
合同
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的管理程序
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变更原因及目的:
1 目的:
依据本公司《质量管理手册》产品实现、采购策划的要求,对采购计划及合同进行管理。
2 适用范围:
适用于药品采购计划及合同的管理。
3 职责:
3.1采购员负责执行采购计划及合同;
3.2质管部经理负责审核采购计划及合同;
3.3业务部经理负责合同及计划的监督执行;
3.4业务副总负责审批采购计划;
3.5总经理或其授权人签定合同。
4 运作流程
4.1采购计划
4.1.1药品采购计划制定的原则:根据市场需要,以销定购,质量合格。
1)根据企业内部和外部环境,应用科学的调查、预测等方法,
分析
定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析
研究药品市场的各种需求信息,制定药品采购计划。
2)建立健全企业计划管理程序,以市场需求为导向,合理制定药品采购计划,且以质量作为重要依据。
3)坚持“按需进货、择优采购”,在企业总体决策计划指导下,注重药品采购的特殊性、时效性与合理性,力求品种全、费用省、质量优,作到供货及时,采购合理。
4.1.2采购计划制定程序
1)由采购组每月根据实际库存消耗制定月采购计划,业务部经理、质管部经理进行审核,业务副总经理审批,交采购人员具体执行。
2)业务部除每月作《采购计划》外,每周还应按照《要货申请表》制定周计划,确保药品既不脱销,又不积压。
3)业务部和质量管理部定期联合召开会议,沟通药品在使用中的信息和存在问题,以便及时调整《采购计划》。
4.2合同签定与要求:
4.2.1合同的签定人除法人代表亲自签定外,其他人必须有法人代表的授权委托书。
4.2.2签定合同的内容必须符合经济合同法规定的要求,详细填明包括质量要求在内的各项条款。
4.2.3合同签定后,应按合同要求认真履约,按约定的结算时间和方式付款,双方恪守信用,维护企业信誉。
4.2.4加强合同管理,建立合同档案,凡合同及有关履行、变更和解除合同的往来文书、电话记录、电传等均须归入档案保管。
4.2.5工商间
购销合同
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中应明确:
1)药品质量符合法定质量标准和有关质量要求。
2)产品合格证。
3)药品包装符合有关规定和货物运输要求。
4)药品应有法定的批准文号。
5)购进药品有效期按《近效期药品管理程序》执行。
4.2.6商商间购销合同中应明确:
1)药品质量符合法定质量标准和有关质量要求。
2)产品合格证。
3)购入进口药品,供应方应提供符合规定的证书和文件。
4)药品包装符合有关规定和货物运输要求。
5)药品应有法定的批准文号。
6)购进药品有效期按《近效期药品管理程序》执行。
4.2.7购销合同签订、审批
1)最初应签订短期合同,以便及时调换供户,以减少因产品不合格而带来的损失。
2)经过一段时间的考察后,可选定重合同、守信誉、售后服务好,价格适中的生产供应商作为长期供货单位,履
行长
行长简历行长简历行长简历行长简历行长简历
期合同签订手续。
3)购销合同的主要内容包括:
a)药品名称、规格、单价、数量、金额
b)生产厂家或供货单位
c)交货时间及质量要求
d)交(提)货地点、方式
e)运输方式及到达站港和费用负担
f)验收标准及提出异议期限
g)结算方式及期限
h)违约责任
i)解决合同纠纷的方式
j)其他约定事项
5)审批
a)采购员将填写好的“购销合同”交业务部经理进行初审。
b)将通过以上审核的“购销合同”交总经理或其授权人审批。
c)未经总经理或其授权人批准的“购销合同”不能执行。
合同一份交供应商,另两份分别送交业务部、质管部存档。
4.3质量记录的管理
质量记录的管理依据《有关记录凭证的管理程序》执行,质量记录的流转规则及保存期依据《质量记录表格运作细则》执行。