关于公司组织构架及功能设置的建议

关于公司组织构架及职能设置的建议受公司邱总、郑总委托，为了有效控制项目开发成本，规避相关的财务风险及法律风险，树立公司良好的社会形象，逐步发展壮大公司规模，为公司可持续发展，获得应有的经济及社会效益，起草公司组织构架及相关功能，明确岗位及相关工作。明确相关办事流程及各个部门应当承担的责任及权限。根据公司的实际情况，对公司组织构架及职能作如下设置建议。1、董事会：董事长及董事。董事长负责公司宏观管理工作，直接负责项目开发工作前期工作，直接领导总经理、业务董事及助理，可直接传唤部门经理以上级下属进行相关专业方面的咨询、了解相关工作进展情况（通常不直接安排其具体工作）。董事对总经理及所辖部门及分公司的工作执行监督，有向董事会的决策建议权。设董事长助理1名，协助董事长办理相关事宜。2、总经办：设总经理1名，全面负责公司项目生产及经营，将生产、经营进展情况随时向董事会汇报，提交书面决策预案供董事会决策，同时接受董事的监督询问。需要注意的是，总经理是公司生产、经营的领导、策划、指挥者，不是具体操作者，因此总经理的工作重点是策划、宏观层面的布局指挥、在董事会的授意下开展工作。副总及部门经理是其助手，是具体事务管理实施者；工程副总1名，由工程部经理兼任，协助总经理完成与工程设计（含造价控制）、实施有关的计划工作；财务总监1名，由董事会董事兼任，协助总经理完成融资、财务监察工作；设文秘1名，负责总经办资料收集整理，传递，由行政部资料管理员兼任。3、总经理下设各部门及子公司：协助总经理完成各部门职能范围内具体工作。1）财务部：主要负责公司财务工作。设经理1名，在财务总监的指导下全面负责公司财务工作，含融资分析、融资、工程投资可行性分析、风险分析、投资方案择优分析等，直接对总监和总经理负责；专职会计若干名，负责分管项目的具体财务工作；出纳1名，在部门经理领导及财务总监的监督下，负责公司现金收支工作。2）工程部：负责开发项目的实物组织实施工作，具体包括房屋拆迁、工程报建、规划设计、各专业施工图设计、工程进度控制、质量监督、组织竣工验收、工程造价初步控制、工程资料收集归档、后期物业工程咨询及处理、工程发包计划及技术资料准备工作，不进行招投标（造价在10万元以下）工程发包、谈判工作，协助合约成本部完成工程招投标及评标工作等。设经理1名，全面负责工程实施，以副总身份协助总经理相关工作。根据公司规模，适当设置土建、安装现场代表各1至2名，负责所辖项目（含拆迁项目）的进度、造价、安全生产、文明施工、工程质量、工程资料审核、收集归档等具体事务，在部门经理的领导下提供物管维修工程方案及实施。3）营销部：主要负责市场销售价格调查及公司楼盘市场定价的科学分析、销售方案的制定及房屋销售工作，具体包括市场询价、楼盘定价分析、制定销售方案、销售宣传、销售接待、销售 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 的签订及归档等与售房有关的工作。设经理1名（若委托销售，临时设协察员1名），全面负责销售相关工作；销售员若干名，建议1个楼盘设3名销售员，具体负责销售、接待、合同签订与归档、协助部门经理进行市场调查、定价分析、销售方案制定工作等。4）合约成本部（可归工程部统管）：在财务总监的监督下，负责公司项目工程成本分析、造价控制工作。具体负责工程投资估算、设计概算、施工图预算、工程结算（含中间结算）的编制审核工作，负责工程设计变更、签证资料审查工作，负责工程招投标及组织评标工作，负责工程合同的起草及全面审查工作，协助不进行招投标工程发包谈判工作，向公司相关部门提供可靠的工程经济指标等。设经理1名，全面负责成本控制工作，亲自完成工程合同的起草、审查、工程设计变更、签证资料的审查等具体工作。设土建、安装造价员各1名，由工程部现场代表兼任，协助部门经理完成项目各阶段工程造价的编制、审查工作，提供相关详细审查意见；设市场询价员1名，负责各种工程材料价格的调查，跟踪、更新工作，为工程设计、发包定价作出详细分析与建议，在部门经理的指导下，建立工程材料价格信息库。5）行政部：负责公司工程档案、人事档案、销售合同档案管理，负责公司后勤管理，包括员工考勤、车辆管理、外事接待、内部会议聚会安排、公司环境卫生、员工形象管理等内容，负责用人、销售信息发布、组织面试、签订劳动合同、统筹劳动报酬等人事工作，负责房屋产权办理、购房按揭工作，负责法律咨询工作，负责公章使用管理工作。设经理1名，全面负责行政部的工作，亲自负责后勤工作、人员招聘、法律咨询工作；设驾驶员1至2名（鼓励部门人员学习驾驶技术，达到取消专职驾驶员的目的），负责各部门工作人员紧要事务用车；设产权办理员1名，负责房屋产权办理具体事务；按揭办理员1名，由部门经理兼任，负责购房按揭办理；资料管理员1名，负责公司档案管理及总经办资料收集整理、传递工作，协助部门经理办理其他相关事宜。6）物业管理公司：独立财务核算单位，自负盈亏。人员设置，由公司负责人自行规划。参考意见：经理1名，会计、出纳各1名、维修工1名，保安若干，临时花工1名。7）商场管理公司：独立财务核算单位，自负盈亏。负责商场运营及维修工作。人员设置，由公司负责人自行规划。参考意见：经理1名，会计、出纳各1名、维修工1名（可考虑由物管维修工兼任），保安若干。8）酒店管理公司：独立财务核算单位，自负盈亏。负责酒店运营及维护工作。人员设置，由公司负责人自行规划。组织构架的补充说明本构架设置系基于公司目前的结构配置和工作内容中出现的问题做的对应调整，属于直线职能式管理模式。其机制是以董事长、总经理为公司主线，各个职能部门为公司骨架。施行部门经理负责制，目标任务完成考核制。本构架明确了组织中各个部门的职责分工和具体分工。各个职能部门在总经理的直接领导下开展完成职能内的工作，既是相对独立的职能部门，又是相互协作、监督的关系。当部门间发生矛盾时，由总经理出面协调，不服从协调的总经理可提请董事会更换部门经理。本构架中，各个职能部门经理是公司的骨干，负责完成公司各种计划的具体实施。具有举足轻重的作用，其人员应当是具有良好的领导素质、业务素质、敬业精神和职业道德。当然，人无完人，应当扬其长避其短。工作中，可适当给予部门经理选择下属的权利，这样有利于形成团队，有利于完成职能内工作。本组织构成系基于为完成公司目标任务而设置，因而，公司的计划显得十分重要。为此，公司应当设置合理的（正常情况下，通过努力能够完成）中、长远计划，年度计划及季度计划。不提倡做月度计划及以下计划，原因在于计划太细，条件一定具体甚至苛刻，不利于施行和调节，不仅浪费大量人力和精力，且效果不好。提倡在公司年度计划的基础上做公司的季度计划，而不做部门计划，公司各个部门在总经理的领导下，有计划有步骤的去完成部门的职能工作。这样做对公司高层的要求比较高，必须全面深入的熟悉开发项目的全部过程，知道各种工作之间的内在联系，明了何种工作对项目履约及公司利益带来的何种影响，只有这样才可能制定出一个切实可行，最大限度保障公司利益的年度计划和季度计划。本组织结构适合公司规模较小，同时建设的项目通常少于5个，项目所在地相对集中（未跨区域），公司的业务仅限于房地产开发和物业管理。若规模增大，超过运作结构内部承受能力、跨区、业务涉及其他领域后，公司应当迅速作出相应调整。处置办法可以考虑：1、公司员工扩容，分片区统一管理，工程人员可执行矩阵式管理。2、跨区后，管理结构需要升级，设片区总经理或负责人，直接对总部负责。3、若发展到其他业务（自营），形成多元结构、集团化，需要分领域设置管理机构。关于工作流程的建议1、工程付款流程根据不同的付款性质，按工程付款表的顺序办理相关付款。详附件一：工程付款表。需要强调的是，工程付款按不同性质应当提供相关的书面文件，包括合同付款相关条件，工程实物完成情况，财务付款情况、关于工程竣工备案、结算资料归档情况及其他特殊要求五部分内容。合同签订时，应当在合同中明确。通常做法为：A)实物完成内容确认。（承包单位提供甲方、监理单位的确认资料）B)实物完成内容质量的认可。一般有监理单位由监理单位确认，无监理单位由建设单位按国家相关规定检查认可。（承包单位提供甲方、监理单位的确认资料）C)已完工程内容的工程结算价的认可。（承包单位提供甲方成本部造价确认结果，工程副总签认，有审计的须提供审计三方确认结果）D)相关工程资料及其他特殊要求的归档认可（按合同提供，没有要求按工程部的意见办理）。工程资料须监理单位或建设单位认可有效性及完整性。（承包方竣工结算须提供甲方行政部资料归档清单确认单）E)财务结算情况的确认。（承包方提供甲方财务部确认的已办理结算明细单）以上资料清楚，相关经办人、负责人均已签字确认，总经理方可同意办理结算。竣工结算须清查所有结算款项和资料。2、工程发包招投标流程为了有效控制工程结算造价，建议执行发包邀标权、评标权与定标权分离。公司任何个人均可对公司发包项目推荐1至2名投标人，若出现完全相同的投标单位只以一家作为投标人（以最先在公司登记时间为准）。1)邀标，统一由公司行政部根据工程部或其他部门发包意向（结算金额在10万元以上），在公司内部书面发布信息到部门，任何相关部门不得推荐少于1家的投标人，对推荐了中标单位的个人，公司给予200元/次奖励，在签订合同当月兑现。2）投标，推荐单位按规定到公司指定地点购买标书进行投标。3）评标，成本部按招标文件的相关规定组织相关人员进行评标，按评标结果推荐1至3名招标候选人供总经理及董事会决策。4）明确中标单位，总经理根据董事会的最终意见下发中标单位意见书，明确中标单位。5）按招标文件签订合同。由成本部根据中标意见通知中标单独与公司签订合同。合同签订代表统一为总经理，兼盖董事长私章。3、工程合同（包括设计、监理、地勘、咨询等与工程建设有关的发包合同）审查流程1）由成本部根据工程部（或其他部门）发包计划及相关技术、施工组织等具体安排起草相关合同样本或由工程部根据双方合作意向提供合同样本（包括电子文档）。2）成本部将合同样本提交给各个职能部门对所属职能范围内的合同条款进行具体修改，不便修改的应当提供相关问题的具体意见供组织部门参考、协调和修改。对不提具体意见，在执行过程中出现明显的职能监察漏洞，影响工程实施，甚至带来直接经济损失的部门，应当追究职能部门经理的失察责任，给予一定的经济处罚。各部门审查修改范围详其职能具体内容。3）成本部将修改后的意见汇总调整供各个部门传阅，各部门无异议签署同意意见。4）成本部将各部门签署无异议的合同定稿样本（未涉及具体谈判结果）到行政部备案。原则上不再调整已经审定的合同相关条款。4、合同签订流程（1）、经过招投标确定中标单位的情况。A．成本部在财务总监的监督下按评标结果，谈判结果及及招投标文件规定完善合同内容。B、由发包部门到成本部索取合同，办理完公司签章事宜（含总经理签字、盖董事长印章、盖公司公章）。C、发包部门通知中标单位于规定时间到公司行政部签订合同，完善签章手续。D、合同签订完毕，行政部立即存档，将复印件分发到相关部门。（2）、未经过招投标确定中标单位的情况。A．发包部门按公司规定自主选择一家施工单位或个人，邀请成本部参与工程合同谈判，形成书面 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，作为合同内容。B、成本部在财务总监的监督下按承包方与公司的谈判结果起草、修改、完善合同内容。C、由发包部门到成本部索取合同，办理完公司签章事宜（含总经理签字、盖董事长印章、盖公司公章）。D、发包部门通知中标单位于规定时间到公司行政部签订合同，完善签章手续。E、合同签订完毕，行政部立即存档，将复印件分发到相关部门。5、用印流程（1）、执行部门填写统一用印申请单。（2）、部门经办人、经理签字确认。（3）、总经理签认、董事长签认。（非合同类或非类似合同类用印，董事长可不签字，如通知、工作联系函等）（4）、行政部登记签认后，凭申请单到印章保管员（建议由财务总监担任）处加盖公章。6、公司用人流程（1）、用人部门经理填写用人审批单，明确岗位、数量、用人条件、计划到岗时间。（2）、总经理审查、董事长审批。（3）、行政部按审批单要求发布信息，按用人部门的意见通知面试。（4）、面试通过后，用人部门将已经录用人员带到行政部签订劳动合同，明确试用期待遇，及转正后待遇。办理其他人事手续。书面告知其劳动纪律及公司的规章制度，并签字确认。（5）、试用合格（提前转正），用人部门书面确认转正，到行政部备案，调整其劳动待遇。试用期满，无需用人部门书面转正确认单，行政部将自动转正，调整其劳动待遇。7、物管大面积维修（1）、物管公司提交维修、整改计划（一年一次）报总经理审批（2）、工程部根据审批结果提交处理方案，明确年度维修内容、预估造价及处理时间。（3）、工程部在物管公司的协助下，按非招标工程发包办法实施，发生工程维修费用由物管公司承担。8、项目改建（1）、由相关部门提出改建建议（含改建的意图、具体改建方案、改建后的经济效益分析、改建项目技术可行性分析）报总经理审批（2）、总经理汇总各相关部门意见，审批是否采纳建议。（3）、工程部根据已经审批的改建内容在相关部门的协助下，完善改建方案，形成施工图。（4）、工程部根据改建项目的规模，按工程发包办法组织实施。9、工程签证（1）、办理工程签证的范围：工程承包合同内容外不足以单独发包的相关内容；承包范围内对图纸内容的澄清（技术核定，不单独计费）；承包范围内因公司原因对原设计进行变更，原设计未执行，变更部分按主合同计价进行调整；承包范围内因公司原因对设计进行变更，原设计已经执行，对需拆除部分进行签证，按主合同计价；因甲方原因延长工期签证；按合同规定对按实调差材料价格、使用数量的签证；其他与工程建设相关的签证。（2）、工程签证的参与及应知晓人员：施工方现场技术负责人及项目经理，监理单位监理员及总监（应知晓），甲方工程部相关专业代表及部门经理（应知晓），成本部相关人员。签证内容应做好原始记录。（3）、由建设单位拟稿，明确相关施工图号、签证原因、签证内容（含尺寸）、签证材料供应情况、工程计价（通常为主合同计价方式，特殊需要议价的须工程部经理事先确认）等。详工程签证单。（4）、成本部审核，经办人及部门经理签认，工程副总审批。（5）、监理单位确认。（6）、施工单位确认，到甲方行政部盖存档章，并存档登记生效。（7）、施工方送签证资料到监理单位。行政部送签证资料复印件到甲方工程部、成本部。 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 （相关内容）1、费用报销制度（建议沿用现有的报销制度，由财务部制定细则）1、业务招待费报销办法2、出差差旅费限制额度及报销办法3、办公用品费用报销办法4、特殊事件费用报销办法2、车辆使用制度（建议由行政部重新制定用车制度）1、车辆维护保管办法2、车辆调配使用办法3、车辆借用使用办法4、车辆燃油消耗品管理办法3、考勤制度（建议沿用现有的考勤）1、对迟到、早退、旷工应当给予经济处罚，同时对月、年累计次数应当给予月3次，年12次的限制。超过上限，可以给予警告、记过甚至辞退的处理。2、对请事假、病假、婚假、丧假等的管理办法。3、请假审批权限的规定：建议执行行政请假备案制。2天内部门经理批，3天以上总经理批。部门经理由总经理批。具体细则请行政部起草。4、员工聘用1、原则上执行公开招聘制度。2、在公司宏观控制下、各个职能部门自主选择聘用人员。3、骨干人员的聘用，选择有能力、敬业的人员。特殊情况必须要能胜任对应岗位。4、聘用办法，见用人流程。5、劳动报酬与奖惩（建议设置具有激励性的劳动报酬制度）1、各个岗位待遇执行与市场待遇相协调的原则。执行为公司服务满1年调整一次固定待遇的办法，调整幅度建议非骨干员工按固定工资的3%～10%统一调整，限额为骨干员工调前待遇的85%；骨干员工固定待遇调整由总经理提议报董事会讨论决定。2、执行固定待遇+年终奖金模式+项目奖金模式。固定待遇按入职时的劳动合同确定；年终奖建议非骨干员工固定为1个月的固定待遇，骨干员工年终奖由总经理根据当年目标任务完成情况提议报董事会审批决定；项目奖金为浮动奖，公司根据已开发完毕（已销售面积达可售面积的95%以上，项目已正常投入使用，已售房产权办理完结）的项目效益情况，按项目投资纯利润的1%～2%奖给为该项目建设服务的相关部门在职人员，工程部45%（3人），成本部20%（2人），财务10%（3人），行政部10%（6人），销售部10%（4人），其他相关人员5%，若某部门无相关人员，则将该部分奖金收归公司。3、执行部门年度目标考核制，按目标完成奖励，未完成给予部门经理部分取消奖金制度或全部取消奖金（年终奖）。总经理承担连带责任，一并处罚，取消部分年终奖。4、公司对出勤、工作过错执行处罚。出勤处罚按考勤制度办理，工作过错执行警告、小过（相当于3个警告）、大过（相当于3个小过）等行政处罚及经济处罚，一年中累计有小过者取消30%年终奖，累计有大过者取消年终奖。5、公司对恶意损害公司利益、造成重大经济损失的人员追究其经济责任，保留起诉的权利。6、适当改善员工的福利，重要节假日发放家属慰问品、不定期组织员工参加文娱活动、鼓励员工参加提高业务水平、提高综合技能的培训活动等。6、公司及员工形象管理制度（由行政部根据公司形象定位具体起草）1、以发展的眼光确定公司市场形象。力争见到公司办公环境对公司可以有信赖感、见到公司员工对公司有信心。2、制定经济、具有时代气息、适应性强的员工形象方案。3、布置具有公司产品特征的办公环境。7、 财务管理制度 公司财务管理制度财务管理制度及流程财务管理制度范本大全财务管理制度范文财务管理制度大全 （请财务具体落实相关条款）1、明确各种现金收支办法、支票收支管理方式2、财务付款内部审查内容3、财务保密规定4、财务资料管理办法5、财务具体业务执行办法6、原则：保证资金安全，资料安全、操作简便可行。8、资料管理（统一由行政部档案室管理，财务资料由财务保管）1、工程资料收集由工程部统一收集分类归档。收集的内容：（1）、规划许可证、施工许可证、用地红线图、等行政性文件资料。（2）、方案图、各个专业施工图、特殊工程施工图、设计变更图及通知（3）、定位放线图、图纸会审记录、技术核定单、会议决议、审批的施工组织设计（4）、与工程建设有关的通知（5）、基坑验槽记录、常规隐蔽记录（特别是基础部分）（6）、工程形象进度内容及质量确认记录、工程进度造价确认资料（7）、工程材料单价确认单/审批单、工程签证单（8）、工程结算审计报告（9）、分部分项工程检测、检验报告资料。（10）、特殊工程竣工验收资料（消防、幕墙、电梯等）（11）、工程合同（12）、其他与综合验收、竣工备案、竣工结算有关的资料须书面同步送达的部门：成本部送达的内容为与竣工结算有关的资料，包括：合同、施工图纸及变更、技术核定单、通知、会议决议、工程签证单、材料价格审批单、图纸会审记录、验槽记录、隐蔽记录、审批的施工组织设计等。2、财务资料统一由财务部收集保管3、行政资料统一由行政部收集（1）、人事档案资料（2）、劳动合同资料（3）、房屋 买卖合同 二手车买卖合同 免费下载二手设备买卖合同协议免费下载房屋买卖合同下载房屋买卖合同免费下载车位买卖合同免费下载 、产权资料（4）、工程归档资料（工程竣工交付使用后，提供给物管公司竣工图纸1全套）（5）、营销归档资料（6）、公司宣传资料（7）、与诉讼有关的资料（8）、工具类资料（9）、与公司经营有关的证件资料4、营销资料（由营销部统一收集分类归档）（1）、房屋买卖合同（2）、预售许可资料（3）、业主购房证明资料（4）、其他与销售有关的资料