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首页 构建企业文档管理体系

构建企业文档管理体系.doc

构建企业文档管理体系

Cedric天洪_fzi
2019-02-21 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《构建企业文档管理体系doc》,可适用于企业制度领域

构建企业文档管理战略体系档案管理是文档管理的一个阶段,不应该脱离文档管理的整体而单独存在,只有整个文档体系完善,档案管理才能真正做起来,做下去……所以,我觉得,企业应该强化文件和档案的整体管理,而不要只做档案管理。文档管理是一项系统工程,应该纳入企业战略体系之中,待成功后,可进行复制,成立文档管理服务部,独立运营,为企业创收。文档关乎企业安全,又是企业各种经营管理活动的描述,对文档进行科学管理是维护企业安全的一个重要举措,也是一个支撑企业经营管理活动的有力工具。文档管理应自称体系,独立设岗,并纳入工作绩效考核,工作完成后应用文档记录工作情况并提交。从战略角度,文档管理体系可有分为:文档全程监管体系(使文档可知)文档管理的前提是知道文档在哪里,谁负责,这就要求对文档进行监控,然后采取相应措施,确保文档安全利用。文档资产流失是集团信息资产流失的一个重要组成部分,要防止文档资产流失,须对文档进行全程监管,全面保护集团文档资产。全程监管,就是要对文档进行全生命周期的监控并有效管理,从时间和空间维度全面掌控文档的流程状态和保存位置,从安全和利用维度对文档进行有效控制和管理,确保文档安全并得到正确利用。目标是时时掌握每份文档的位置和状态,提高文档的可控性和价值。文档管理人员认证体系(使文档可管)文档管理人员是实施文档管理的主体,为保证文档管理措施落到实处,正确提供文档信息服务,就要对他们的工作做出适当要求。文档管理人员应设首席文档管理师、高级文档管理师、文档管理师、文档管理师助理等岗位,针对不同岗位,对文档管理人员的管理能力、行业知识、工作内容、服务标准等做出适当要求。文档信息资产评估及开发体系(使文档可用)从文档来源、密级、保管要求、利用需求和习惯等方面对文档进行评估,判别文档的价值、存放期限,有针对性地对文档信息进行开发和发布,充分发挥文档的使用价值。描述什么文档是需要重点保护的,什么文档是需要及时销毁的,什么文档是需要再加工的。文档管理系统要求(使文档管理和利用易于操作)DMS要有信息自动采集、加工、分类、转移、全文检索、发布、权限控制及申请、跟踪审计等基本功能,并实现文档后台监控,有力支撑实体文档的管理工作。DMS应是面向客户的系统,引导客户需求,并可支撑KM实施的一期项目。企业文档分类体系(支撑文档管理)企业文档包含电子和实体的文件、期刊、图书等,保持文档编号的统一,支持文档的自由分类(不同部门可以采取自由的分类,以便自由存放)。文档编号是文档唯一性的标识。文档在不同的生命阶段,其分类应符合当阶段的分类和管理习惯,但要保证文档编号的唯一性,使文档的重复得到有效控制,节约管理成本。文档存放标准(支撑文档管理)根据文档的载体、保管要求和价值,选择适当的存放地址和防护措施,确保重要文档的安全和管理成本的优化。

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