公司文件
管理制度
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第一章 总 则
第一条 为适应公司经营业务飞速发展的需要,实现公司文件管理工作的规范化、制度化,制定本制度。
第二条 公司文件,是公司董事长、总经理实施企业行政领导、下达经营决策指令、传达贯彻战略方针、管理重大经营事务的具有最高效力和规范格式的文书;各项管理
规章制度
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、作业指导书、
流程
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规范、重要对外商洽联系函件、以及公司上下之间请示、答复、报告和交流情况。
第三条 公司文件管理,包括文件拟制、办理、管理、立卷、归档、销毁等工作环节内容。
第四条 纳入文件管理范围的还包括公司的重要数据、报
表
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、及其影印、音像资料等。
第五条 公司文件管理必须做到高效、准确、及时、安全、保密。
第六条 公司企管部是文件管理工作的主体部门,并对公司各部门文件管理工作进行业务指导。
第二章 文件种类
第七条 公司文件的种类主要有:
(一)决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定 用于对重要事项作出决策和安排。
(三)通知 用于发布公司规章制度、任免管理干部、传达国家有关法规精神、转发有关行政管理单位的文件、批转下级部门、公司的文件、发布要求执行或者周知的事项。
(四)通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告 用于向公司汇报工作、反映情况、提出建议,答复公司的询问。
(六)请示 用于向公司请求指示、批准。
(七)批复 用于答复各部门的请示。
(八)条例 用于制定规范管理工作、活动和员工行为的规章制度。
(九)手册 用于文件、资料的汇集形式
(十)守则 用于向所属成员发布的一种要求自觉遵守的约束性文件。 (十一)规定(办法) 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十二)函 用于对外之间商洽联系工作、询问和答复问
题
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,向无隶属关系的公司请求批准等。
(十三)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 文件格式
第八条 公司文件由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、印发传达范围。主题词、抄送单位、印制版记组成。
(一) 版头 由发文单位全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成,用套红大字居中印在文件首页上部。
(二) 密级 文件的秘密等级,标注于版头左上方
(三) 紧急程度 对文件送达和办理的时间要求,标注于版头的右上方。紧急程度为“特急、加急、平急。
(四) 发文字号 由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成,标注于版头下方居中。
(五) 签发人 上报文件应当在发文字号右侧标注"签发人","签发人"后面标注签发人姓名。
(六) 标题 由发文单位名称、文件主题和文种组成,位于发文字号下方。
(七) 主送单位 主要受理文件的单位。主送单位名称必须是全称,位于正文上方,顶格排印。
(八) 正文 文件的主体,用来表达文件的内容,位于标题或者主送单位下方。
(九) 附件 文件附件,应当置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后、发文单位署名之前注明附件的名称。
(十) 发文单位署名 必须用全称,位于正文的右下方。
(十一)成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日,位于发文单位署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的文件,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(十二)印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外,文件应当加盖发文单位印章。
(十三)印发传达范围 加括号标注于成文日期左下角。
(十四)主题词 标注位于抄送单位上方。
(十五) 抄送单位 指除主送单位以外的其他需要告知文件内容的上级、下级。抄送单位名称标注于印制版记上方。
(十六)印制版记 由文件印发单位名称、印发日期和份数组成,位于文件末页下端。
第九条 文件的汉字从左至右横排。文件用纸幅面规格采用国际标准A4型。左侧装订。
第十条 文件编号 为区别便于查询,编码设在文件封面左上角。如“TC-QG-130709”,第一区码:“TC”为公司文件固定码,为“天畅”的第一个拼音字母;第二区码“QG”为企管部固定码,其他部门均取部门简称拼音第一字母为固定编码;第三区“130709”为发文时间的年月日。(详细部门发文编码录附后)
第四章 行文规则
第十一条 文件起草应当首先确认行文的必要性,确有行文必要时,要注重实效、坚持少而精。可发可不发的文件不发,可长可短的文件要短。
第十二条 公司向下的重要行文,应当同时抄送公司企管部和行文内容相关的部门。
第十三条 企管部根据总经理授权,可以向公司各部门下行文;
第十四条 向公司请示问题,应当一文一事,不得在非请示文件中夹带请示事项。
第十五条 上行文应当注明签发人、会签人姓名。
第十六条 文件应当加盖印章。
第十七条 对不符合行文规则的上报文件,企管部指导其纠正。
第五章 文件起草办理
第十八条 起草文件应当做到:
(一)符合国家相关政策法规,完整、准确地体现上司意图,并同现行有关文件相衔接。
(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。
(三)开门见山,观点明确,文字精练,内容充实,条理清晰,结构严谨,表述准确,力求篇幅简短。
(四)文种、格式使用正确。
(五〕杜绝空洞、形式主义和繁琐。
第十九条 行文审批程序
公司行文:起草人起草初稿→任务下达领导审初稿→修改→返回再审(直至通过为止)→改稿→初校→再校→三校→附上文件签发笺,呈总经理审核审批→企管部制作发文(发文前必须再核无误方可)。
第二十条 起草重要文件应当作好调查研究和充分论证,广泛征求有关部门意见。
第六章 文件的制作(校对、签发、审核)
第二十一条 公文送总经理签发前,由企管部进行审核:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十二条 公司文件必须由总经理(或者总经理授权的负责人)签发后,方可制作。
第二十三条 公文正式印制前,起草部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第二十四条 已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。
第七章 文件办理和传递
第二十五条 文件办理分为收文和发文办理。
第二十六条 发文办理,指以本部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、复印、登记、分发等程序。企管部在文件制作完毕后,发出之前必须再审阅一遍。
第二十七条 收文办理包括文件的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办督办。
第二十八条 文件管理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件,应当复制后办理。
第二十九条 秘密文件应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输或者计算机网络加密传输,不得密电明传、明电密电混用。
第八章 文件管理
第三十条 公司文件由企管部统一管理,公司应明确专人(兼职)管理,登记造册。各部门应根据工作需要建立(备份)一份文书档案,登记造册,专人管理。
第三十一条 复制重要(密级)文件,须经部门负责人报总经理批准。复制的文件应当与正式印发的文件同样管理。
第三十二条 文件查、借阅。查、借阅部门密级文件,应经部门经理同意,并作登记,限期归还;查、借阅密级文件,必须经部门负责人和总经理批准,方可查借阅。绝密文件一般不得查借阅,特殊情况必须经总经理批准。
第三十三条 公司文件应当定期收集、整理,每年归档一次,入档案库管。文件入库后按《档案管理制度》管理。
第三十四条 入档案库管理的文件,应按照档案管理要求,分门别类,登记造册,分密级、保存期限进行管理。
第三十五条 各部门的电脑数据、文件电子版,应由企管部定期进行一次备份,交企管部入库管理。
第三十六条 文件柜应注意作好防火、防潮。
第三十七条 对已过保密期限和保存期的文件,进行清理、清退、造册,报总经理审批后,有二人以上在场监督销毁。个人不得擅自销毁文件。
第三十八条 员工岗位变动或离职,必须将本人保管、借用的文件按照有关规定移交、清退,方可办理变动离职手续。
第九章 文件保密
第三十九条 公司所有员工必须严格遵守《公司保密制度》,任何人不得利用接触秘密文件之便,泄露公司秘密。
第十章 附则
第四十条 本制度由公司企管部负责解释修订。
第四十一条 本制度自总经理签批之日起开始执行。
编码:TC-QG-130709
绝密
特急
天畅发[2013]X号文 签发人:
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