办公室工作手册

部门 办 公 室 文件编号 BG-01-2007 实施日期 2007-07-20 标题 目 录 版 次 第1版 页 码 共 2 页 第 1 页         目    录 标 题 编 号 页码 1. 目录 BG—01—2007 2 2. 办公室组织机构图 BG—02—2007 4 3. 办公室质量目标 BG—03—2007 5 4.办公室工作标准 BG—GZ—01—2007 5 4.2办公室工作职能 BG—GZ—02—2007 5 4.3 各岗位工作职责及任职要求 BG—GZ—03—2007 7 4.3.1办公室主任工作职责及任职要求 BG—GZ—04—2007 7 4.3.2人劳管理员兼文员岗位职责及任职要求 BG—GZ—05—2007 8 4.3.3行政管理员兼前台文员岗位职责及任职要求 BG—GZ—06—2007 9 4.3.4食堂工作人员岗位职责 BG—GZ—07—2007 10 4.3.5公务车司机岗位职责 BG—GZ—08—2007 12 4.3.6保安组长岗位职责 BG—GZ—09—2007 13 4.3.7保安人员岗位职责 BG—GZ—10—2007 14 4.3.8办公室楼保洁工岗位职责 BG—GZ—11—2007 15 4.3.9生产区(生活区)保洁工岗位职责 BG—GZ—12—2007 16 4.3.10绿化工作人员岗位职责 BG—GZ—13—2007 17 4.3.11招待室服务员岗位职责 BG—GZ—14—2007 18 5. 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 BG—GL—01—2007 20 5.1 行政办公管理制度 BG—GL—02—2007 20 5.2 办公室用品管理规定 BG—GL—03—2007 22 5.3 文秘档案管理规定 BG—GL—04—2007 23 5.4 印章管理规定 BG—GL—05—2007 28 5.5 职工宿舍管理制度 BG—GL—06—2007 28 5.6 招待室管理制度 BG—GL—07—2007 29       部门 办 公 室 文件编号 BG-01-2007 实施日期 2007-07-20 标题 目录 版 次 第1版 页 码 共 2 页 第 2 页         目              录 标 题 编 号 页码 5.7 食堂管理制度 BG—GL—08—2007 30 5.8 食堂卫生管理制度 BG—GL—09—2007 31 5.9 招待费管理规定 BG—GL—10—2007 31 5.10 公司例会制度 BG—GL—11—2007 32 5.11 公务车管理规定 BG—GL—12—2007 33 5.12 消防 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 制度 BG—GL—13—2007 35 5.13 出入公司管理制度 BG—GL—14—2007 37 5.14 安全保卫制度 BG—GL—15—2007 38 5.15 保安巡逻制度 BG—GL—16—2007 39 5.16 保安交接班制度 BG—GL—17—2007 39 5.17 保安失职追究制度 BG—GL—18—2007 40 5.18 环境卫生管理制度 BG—GL—19—2007 40 5.19 员工住房分配办法 BG—GL—20—2007 41 6 受控文件清单 BG—SK—01—2007 43 6.1 质量手册 BG—SK—02—2007 43 6.2 程序文件 BG—SK—03—2007 43 6.3 办公室工作手册 BG—SK—04—2007 43 6.4 适用政策法规 BG—SK—05—2007 43 7. 记录清单 BG—JL—01—2007 44       部门 办 公 室 文件编号 BG-02-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室组织机构图 版 次 第1版 页 码 共 1 页 第 1 页         2办公室组织机构图 部门 办 公 室 文件编号 BG-03-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 1 页         3. 办公室质量目标 在企业质量方针的指导下，为做好办公室日常工作，特制定办公室质量目标如下： 1、 保证企业内所发的文件100%是现行有效版本； 2、 上报下发文件准确率（文字质量和原则性）98%以上； 3、 档案管理达“省二级”标准要求； 4、 公共区域环境卫生检查完成率100%； 5、 绿化区域植物成活率达90%以上，确保绿化效果保持和改进； 6、 确保招待室顾客满意率95%以上，食堂员工满意率达75%以上； 7、 非生产区水电及其它基础设施完好率≥95%； 8、 完成年度培训计划的98%，合格率达95%以上； 9、 公司非生产重大安全事故为零。 4.办公室工作标准 4.2办公室工作职能 1.贯彻执行并督促、检查公司各部门对党和国家的方针、政策、上级指令、公司决定、决议及有关工作任务的贯彻执行情况，及时向领导汇报。 2、认真贯彻执行公司的质量方针、质量目标，确保质量管理体 系在本部门规范运行。 3、参与公司的质量管理体系文件的编制、修改，并负责文件的打印、发放、识别和控制。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-02-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 2 页         4、做好文秘工作，组织起草、审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。 5、负责公司对外宣传、建立起各种有效的宣传渠道，树立公司形象。 6、负责印章、证明、介绍信的使用和管理，负责办公用品的申购、管理、发放、登记工作。 7、组织安排好各种会议，做好会议服务和会议记录。 8、做好来访、来客的接待工作，掌握来访、来客的信息，确保内外信息的沟通。 9、负责公司的档案管理，确保档案管理符合上级档案主管部门的标准要求，做好相关信息的收集、整理、分类、呈阅工作，为公司领导决策提供信息。 10、负责公司内部的网络建立、维护、网站后台管理工作，确保网络信息的高效、安全畅通，做好网站资料更新、信息发布和收集。 11、协调好公司内部各部门之间的关系及与他部门之间的沟通，确保政令畅通，步调一致。 12、负责公务车辆的管理、做好公务车辆的调派、保养和维护工作。 13、保障公司内部安全，抓好治安、消防的管理。 14、按照《行政办公管理制度》做好收发、文印、文书处理工作。 15、管理、发挥好后勤保障系统的作用，为生产、生活提供优良服务，创建一个环境优美、清洁卫生的生产、生活环境。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-02-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 3 页         16、建立《建筑物设施台帐》、《非生产用品、用具、设备台帐》，做好基础设施，办公设备的维护，使其保持正常的工作状态。 17、负责人力管理资源工作，合理配置人力资源，制度化开展员工教育培训，提高员工的综合素质和企业整体素质，建立适合公司发展的激励机制、规范做好人力资源管理的基础性工作。如人事档案管理、工资制度、考勤管理、业绩考评等。 18、根据有关法律、法规、文件及公司的需要，办理人身、财产保险及投保出险后索赔业务。 19、加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟通，按照上述政府部门的要求，办理好相关业务。 4.3各岗位工作职责及任职要求 4.3.1办公室主任岗位职责及任职要求 1. 办公室主任工作职责 （1）贯彻执行公司质量方针和质量目标，确保办公室质量目标的实现。 （2）督促检查各部门对有关法律、法规、上级指示及公司下达的指令、决定、决议的执行情况，搞好调查研究，及时收集掌握情况，为公司领导决策提供信息，当好参谋。 （3）着力处理好纵向、横向、内部等多方面的关系，确保政令畅通，步调一致，和谐高效。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-04-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共15 页 第 4 页         （4）组织指导做好文秘、档案、人劳、保卫、消防、后勤、信息管理和公司对外宣传、内外接待、会务服务等事务工作。 （5）组织召开公司的各种例会，做好会议记录和会后的督办跟进工作。 （6）为公司领导做好文秘工作，组织起草各种文字材料，审核代表以公司名义上行下发的各类文件，把好文字关、政策关。 （7）承办上级部门及领导交办的临时性事务和各职能部门、员工转办的事项。 （8）积极配合公司领导与政府各级部门的协调与沟通，为公司酿造一个良好的外围环境。 （9）组织建立健全公司内部行政方面的管理制度，逐步建立起一个高效、优质的后勤保障系统。 2.  办公室主任任职要求 （1）有较好的政策水平和语言文字表达能力，熟悉公文写作。 （2）熟悉企业管理知识，有较强的组织协调能力和沟通能力。 （3）大专及以上学历或三年以上工作经验。 （4）爱岗敬业、正直诚实；富有责任心和服务意识；身体健康，活泼开朗。 4.3.2人劳管理员兼文员工作职责及任职要求 1. 人劳管理员工作职责 （1）在办公室主任领导下，负责人力资源、劳动工资、保险档案等管理工作。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-04-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 5页         （2）根据公司的生产经营需要，编制人力资源管理工作规划，合理配置人力资源；编制年度培训计划，经总经理批准后，具体组织实施并完成当年的培训任务。 （3）按照《劳动保障法》，结合公司实际，提出劳动安全卫生的具体 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，经公司批准后组织实施并监督执行。做好劳动 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 签订及劳动合同的管理工作。 （4）规范做好人力资源管理的基础性工作，建立与公司发展相适应的人事管理、工资管理制度和激励机制，认真做好人员招聘、员工离职、晋升、考核、人事档案等事务性工作。 （5）按照《文秘档案管理制度》，确保档案管理规范运作并符合上级档案主管部门的标准要求。 （6）根据公司需要和国家的法律、法规，办理人身、财产、保险及投保出险后的索赔业务。 （7）加强与劳动、人事、公安、社保等相关政府机关协调与沟 通，按照上述政府部门的要求，办理好与公司相关的业务。 （8）负责审核各种法定休假和相关费用的报销标准及工资发放标准。 （9）积极配合由公司其他部门组织的安全生产检查工作，发现不符合劳动安全卫生的问题，提出整改意见并监督执行。 （10）完成办公室主任交办的其他工作任务。 2.  文员工作职责 （1）在办公室主任领导下，负责处理办公室日常事务。正确使用、保养电脑、传真机、复印机等办公设备，使其保持正常工作状态，出现故障及时联系维修人员维修。 （2）负责公司文件资料打印工作，严格遵守《公司保密制度》和《行政办公管理制度》。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-05-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共15 页 第 6 页         （3）收集、整理网络、报刊、杂志上涉及国家政策、方针、经济发。展动向及与本行业有关的信息、资料、逐步规范建立公司的信息库、资料库。 （4）严格按照《印章管理制度》，做好印章、证明、介绍信的使用和管理工作 （5）负责公司网络建立、网站后台管理工作，保障网络高效、安全、畅通、网站资料更新、信息发布、信息收集、整理、反馈工作。 （6）完成领导临时交办的其他工作任务。 3. 人劳管理员兼文员任职要求 （1）熟悉办公文秘、档案管理及行政管理工作，熟悉电脑操作，具有良好文字组织及语言表达能力； （2）具备大专以上学历或具有三年以上相关工作经验； （3）身体健康、富有责任心和服务意识。 4.3.3行政管理员兼前台文员工作职责及任职要求 1. 行政管理员工作职责 （1）在办公室主任领导下，负责食堂、职工宿舍、环境卫生、基础设施的维护等管理工作。 （2）根据各部门的需要，统计申报办公用品、用具计划，与采购人员一道实施采购计划，并做好办公用品、用具的保管、发放工作。 （3）负责建立《建筑物设施台帐》、《非生产用品、用具设备台帐》，做好基础设施、办公用品的维护工作，并使其保持正常的工作状态。 （4）按照《食堂管理制度》抓好食堂的日常管理工作和外来宾客接待用餐工作。 （5）严格按照《员工住宿分配办法》，安排好员工住宿和招待室管 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-05-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共15 页 第 7 页         理工作，做好每月底水、电费收缴工作和外来宾客住宿的安排。 （6）组织实施绿化 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 ，做好日常环保、监督、检查工作。 （7）加强与电信、水厂、广电局、电力公司和公司内部其他部门的协调与沟通，办理相关业务，保障水、电正常供给。 （8）正确处理好公司与周边邻里之间的关系、酿造一个和睦的环境。 （9）积极配合公司组织开展的各种业余活动。 （10）负责公司赠品、接待用品的管理，做好赠品的登记、发放和接待用品的采购、发放、清理回收记录工作。 （11）完成领导临时交办的其他工作任务。 2. 前台文员职责 （1）认真及时地做好传真的收发、登记，来电的记录、转传及 报刊、函件收发、登记、整理保管工作。 （2）热情、周到、文明地做好来宾通报、引见、招待和来宾走后的清扫、整理工作。 （3）协助主任做好会前准备、会中服务、会后清扫等会务工作。 （4）负责监督签到、签退或打卡、考勤汇总，每周不定期的查岗工作，并把签到、签退或打卡、查岗情况向主任汇报。 （5）负责每天总经理室、会议室的保洁工作。 （6）完成领导临时交办的其他工作任务。 3. 行政管理兼台前文员任职要求 （1）熟悉商务礼仪和行政管理工作，有一定的电脑操作基础，具有良好的语言表达能力，普通话流利。 （2）具有大专以上学历或三年以上的相关工作经验。 （3）容貌端正、身体健康、富有责任心和服务意识。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-06-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 8 页         4.3.4食堂工作人员工作职责及任职要求 1. 岗位职责 （1）熟悉掌握饮食卫生标准，为员工和来宾提供卫生营养的膳食。 （2）了解每天的人流量，做好备料计划，保障每天每餐的膳食供给。 （3）做好个人、工作区域、厨房用具等卫生工作，按规定穿戴工作服，落实食品卫生“五四制”，保证不出食品卫生事故。 （4）认真做好烹调工作，力争菜肴味、色、香、形齐全。 （5）搞好计划，减少浪费，节约能源，降低成本。 （6）热情服务，售卖一视同仁、公平合理。 （7）餐具清洗做到“一刮二洗三冲四过虑五消毒”，分类存放保 管餐具，做好防污染工作。 （8）使用炊事器具要严格遵守操作规程，易燃、易爆物品按规定放置，下班前关好门、窗，按规定开启或关闭电源。 （9）妥善汇集处理剩余泔脚水，避免再次污染。 （10）预防为主，采取措施，做好防鼠防盗、防火、防潮、灭虫害工作。 （11）爱护设施、设备，发现问题及时联系维修人员修理。 2. 食堂工作人员任职要求 （1）熟悉掌握饮食卫生要求，有一定烹饪技术基础，热爱本职工作，有较强责任心。 （2）具备初中以上学历或从事食堂工作一年以上，身体健康，无传染病。 4.3.5公务车司机工作职责及任职要求 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-07-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 9 页         1. 公务车司机岗位职责 （1）严格遵守派车制度，高效、热情、安全完成每次派车任务并做好每一次出行记录。 （2）遵守安全交通法则，安全行车，文明驾驶，维护公司形象。 （3）维护、保养好车辆，保持车辆清洁、干净。 （4）专车专人驾驶,未经主管领导同意，不得擅自将车辆转给他人驾驶，特殊情况，经领导同意，暂转他人驾驶，要做好转驾前后的检查工作。 2. 公务车司机任职要求 （1）具有符合驾驶车型的有效驾照，驾龄在一年以上。 （2）具有初中以上学历，身体健康，热爱本职工作。 （3）遵纪守法、遵守职业道德、服从安排。 4.3.6保安组长工作职责 1. 保安组长岗位职责 （1）在办公室的领导下，负责全厂的消防、治安保卫、安全文明生产等管理工作。 （2）贯彻执行厂的质量方针，确保本部门质量目标的实现和持续改进。 （3）认真贯彻执行党和国家有关的政策、法律、法令，确保厂内有一个稳定的治安环境。 （4）负责组织开展以防火、防盗等为中心的“四防”工作，配合有关部门对职工进行法制、消防安全教育培训。 （5）定期对全厂的安全工作进行检查，负责做好消防器材的管理工 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-07-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共15 页 第 10 页         作。 （6）做好保卫人员的思想政治工作，组织全体保卫人员搞好学习、训练，提高业务素质。 （7）检查各项规章制度的落实情况，总结工作情况，对各类上报材料及时性、准确性负责。 （8）完成领导临时交办的其他工作任务。 2. 任职要求 （1）具备大专以上文化水平或具有三年以上治安保卫工作经历。 （2）遵守国家的法律法规、厂规厂纪；认真做好本职工作，有 较强的事业心；保守公司的机密，维护公司的利益。 （3）具备保卫工作相应的业务技能和知识水平，熟悉国家有关法律法规和保卫的相关制度。 （4）身体健康，精力充沛。 4.3.7保安人员工作职责 1. 保安人员岗位职责 （1）对工作认真负责，能坚持原则，秉公办事，大胆工作，不循私情。 （2）保持高度的警觉性，敢于挺身而出制止违法乱纪行为，保卫公司的财产不受侵害。 （3）具有良好的服务意识，仪表端庄，干净整洁，礼貌待人。 （4）严格按照公司要求履行考勤监督工作。 （5）夜间或节假日当班应主动帮助处理业务，做好交接班记录，妥善安排传达工作。 （6）在公司范围内外巡查，注意人、财、物的安全，发现可疑人或事要礼貌进行盘查监控。 （7）门卫值班人员对来访人员，进出车辆必须严格检查、登记，货运车辆无出门条，禁止放行，与公司无关车辆、人员一律严禁入内。 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-10-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室楼工作标准 版 次 第1版 页 码 共 15 页 第 11页         （8）严格遵守公司规章制度，按规定开门。 （9）熟悉公司地形、场地，做好重点防范部门的监控保卫工作。 （10）加强与当地公安部门的联系，对公司中处理不了的治安事件及时报告公安部门。 （11）搞好学习、训练，完成值勤、巡逻、守护等工作。 （12）定期对全厂的安全进行检查，做好消防器材的管理及使 用，加强对特殊物品的管理。 （13）完成上级领导交办的各项工作任务。 4.3.8办公楼保洁工工作职责及任职要求 1. 办公室保洁工岗位职责 （1）坚守工作岗位，遵守公司的各项规章制度，负责整栋办公楼的公共区卫生和指定的部或室的卫生。 （2）加强学习，熟悉掌握各种污迹的清洗方法，正确使用各种洁具。 （3）负责整栋办公楼的卫生监督，发现有人乱仍果皮、纸屑、烟头、乱涂乱画应加以制止、教育，制止无效者严格按照《员工违法违纪处罚条理》进行处罚。 （4）经常检查各种设施是否完好、是否处于正常工作状态，若发现异常及时维修或更换，维修不了的及时向管理人员报告。 （5）正确使用并保管好洁具，工作间洁具归类摆放整齐。 a. 会议室、党员活动室、总经理办公室除随时保持室内整齐、干净外，每天做好室内换气、采光工作，每年洗涤一次窗帘。 b. 勤巡回、勤打扫、随时保持： （a）窗台、窗柜、玻璃、扶栏无积尘； （b）地面无垃圾、水迹、污迹、异味等； 部门 办 公 室 文件编号 BG-GZ-07-2007 实施日期 2007-07-20 标题 办公室工作标准 版 次 第1版 页 码 共15 页 第12页         （c）墙壁无积尘，无污迹； （d）垃圾桶内的垃圾及时清除。 （6）每半年进行一次室内屋顶的扫尘工作，扫尘时做好人、物安全防护工作。 （7）在做清洁工作时，严格按照定置要求摆放物品、桌、凳。不乱动、乱用室内器具，不准翻阅公司和私人用品和信件。 （8）积极配合主管部门的卫生、安全检查，在检查中发现问题，按照整改意见及时整改。 （9）按照规定开启或关闭走道照明和喷泉电源。 (10）保证会议室、党员活动室、总经理办公室的常备物品，如茶叶、纸、饮用水的供给。 （11）下班时检查所管辖卫生区的窗、门、电源、水源是否按要求关闭或开启。 （12）完成领导临时交给的其他工作任务。 4.3.9保洁工岗位职责及任职要求 1. 保洁工岗位职责 （1）坚守工作岗位，遵守公司的各项规章制度，负责责任区的环境卫生工作。