在Word中自动生成目录最简单的方法是对要显示在目录中的标题使用内置的标题样式或大纲级别
格式
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。本节先介绍使用标题样式建立目录的过程,步骤如下:
1.首先对要显示在目录中的标题应用标题样式。
2.把光标定位到要建立目录的位置,目录一般位于文档的开始。
3.执行“插入”→“索引和目录”→“目录”选项卡。
4.“页码”、“制
表
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符”、“格式”等的设置和建立索引相同,不再赘述。在显示级别框中设置要显示的目录级别数(默认为3),如本例使用了三级标题样式,要显示三级目录,就要将其设为“3”,也可以单击“选项”按钮,在“目录选项”对话框中手动设置。
5.要改变目录的显示效果,可单击“更改”按钮,打开“样式”对话框,其中,目录1管理一级目录,依次类推。选择要改变效果的目录级别,单击“修改”分别进行设置。设置完毕后单击“确定”返回“样式”对话框。
6.单击“确定”按钮,返回“索引和目录”对话框,单击“确定”,目录即插入指定位置。提示:单击目录条目或页码,可以直接跳转它所对应的标题。
二、更新目录
Word是以域的形式创建目录的,如果文档中的页码或者标题发生了变化,就需要更新目录,使它与文档的内容保持一致。在目录上单击鼠标右键,选择“更新域”即可。也可以选择目录后,按下F9键更新域。
如果想改变目录的显示格式,可以重新执行创建目录的操作,最后,会弹出一个对话框,询问是否要替换所选目录,选择“是”即可替换。
或:
在Word 中创建目录要执行两个步骤。
第一步是标记要让Word 包括在目录中的文本。第二步是创建目录。
标记文本
使用下列任一种方法将自定义样式应用于文本。
方法1:使用菜单
1. 选择要包括在目录中的文本。
2. 在格式菜单上,单击样式和格式。
3. 在样式和格式任务窗格中,单击一种自定义样式,以将该样式用于要显示在目录中的项。方法2:使用工具栏
?如果文本已存在于文档中,则选择要用于目录中的文本。在格式工具栏上,单击样式列表箭头,然后选择要使用的自定义样式。
-或者-
?如果您正在创建文档,可从格式工具栏上的样式列表中选择要使用的自定义样式。键入要包括在目录中的文本。插入一个段落标记,然后使用样式列表返回在文档的正文中所使用的样式。
创建目录
1. 将插入点定位在希望目录显示的位置。
2. 在插入菜单上,指向引用,然后单击“索引和目录”。
3. 选择目录选项卡。
4. 在格式列表中,选择要使用的格式。
5. 单击选项。文档中所使用的所有样式的列表将显示在可用样式下。
6. 记住用来标记文本的样式。在目录级别栏中,键入所需的级别编号。一般情况下,此编号为1。
备注:若要删除标题样式(标题1、标题 2 等等),可在目录级别栏中删除编号。这会删除样式名左侧的选中标记。
7. 单击确定两次。
或:
如果要插入目录,请单击“插入”菜单,指向“引用”→“索引和目录”,出现“索引和目录”的画面,点击“目录”标签,倘若直接按下“确定”按钮,则会以黑体字提示“错误!未找到目录项”。
目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。因此,要想自动显示目录,必先定义目录项。
目录项的定义很简单,点击“视图”→“大纲”切换至大纲模式,如下图所示,大纲模式下文档各段落的级别显示得清楚,选定文章标题,将之定义为“1级”,接着依次选定需要设置为目录项的文字,将之逐一定义为“2级”。当然,若有必要,可继续定义“3级”目录项。定义完毕,点击“视图”→“页面”回至页面模式,将光标插入文档中欲创建目录处,再次执行“插入”→“引用”→“索引和目录”,出现“索引和目录”画面,点击“目录”标签上面一共只定义了二个级别的目录项,因此将上图“显示级别”中的数字改为“2”。“显示页码”与“页码右对齐”这二项推荐选择,前者的作用是自动显示目录项所在的页面,后者的作用是为了显示美观。“制表符前导符”即目录项与右对齐的页码之间区域的显示符号,可下拉选择;此外,有多种目录显示格式可供选择,下拉“格式”就可以看到了。
最后点“确定”,如图所示,目录就这样生成了,包括页码都自动显示出来了。按住Ctrl键,点击某目录项,当前页面自动跳转至该目录项所在的页码
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