酒店采购部服务流程与规范

第11章 采购部服务流程与规范 11．1 采购部组织结构与责权 11．1．1 采购部组织结构 采购部岗位设置图 人员编制 经理级 人 主管级 人 员工级 人 相关说明 11．1．2 采购部责权 部门 采购部 部门负责人 采购经理 直接领导 总经理 职责 1．负责酒店采购管理规章制度、采购工作流程和标准的制定并及时修正与完善 2．负责掌握酒店营业所用的各类物资的需求与库存情况，及时制订采购 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 并实施 3．负责通过市场调查或招标，选择酒店的供应商；建立供应商档案并定期对其进行评估 4．负责与供应商谈判并签订采购 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ，跟踪供应商的发货过程，确保按时、按质、按量到货 5．负责对经验收不符合合同要求的各类物资进行退换货处理 6．负责酒店营业所用物品的采购报销与结算管理工作 7．负责酒店采购单和收据的整理，各类文件和有关采购申请、合同等资料的归档工作 权力 1．有权参与酒店经营战略的制定并提出相应建议 2．有权参与年度、季度、月度经营计划的制订并提出意见和建议 3．有权对违反酒店采购管理规章制度的行为和过失提请处罚 4．具有采购部内部组织机构建立、员工考核的权力 5．具有酒店营业所用各类物品供应商的选择权 6．具有采购部内部工作开展的自主权 7．具有采购部内部员工聘任、解聘的建议权 8．其他相关权力 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 11．3 采购办公室服务流程与规范 11．3．1 招标工作服务流程与规范 流程 名称 招标工作服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 1．发布招标资格预审公告 （1）酒店采购部成立采购工作小组开展邀请招标工作，同时成立采购监督小组，负责制止和纠正采购工作小组在采购过程中的违纪、违规行为，同时提出处理意见上报总经理 （2）采购工作小组会同使用部门根据采购申请编制招标文件。招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的内容 （3）采购工作小组必须提前 天将酒店采购信息及资格预审公告登在酒店宣传栏，通过报纸或酒店网站公布投标人资格条件（要求投标人在资格预审公告期结束之前，按公告要求提交资格证明文件） 2．发出投标邀请书 （1）采购工作小组从评审合格投标人中通过随机方式选择三家以上的投标人，向其发出投标邀请书 （2）投标邀请书的主要内容有：投标邀请，投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等），投标人应当提交的资格与资信证明文件，合同主要条款及合同签订方式，招标项目的技术规格和要求（包括附件、图纸等），交货和提供服务的时间 3．开标前期工作 （1）根据招标采购项目的具体情况，采购小组可以组织潜在的投标人现场考察或者召开开标前答疑会，但不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察 （2）开标前，有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况 （3）采购小组负责收取投标文件，在招标文件要求的提交投标文件截止时间之后送达的投标文件为无效投标文件，应当拒收 4．开标、评标、定标 （1）开标时，采购监督小组到现场监督开标活动，开标过程由采购工作小组指定专人负责记录并存档备查 （2）开标时，由采购监督小组成员检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由采购工作小组成员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的设备投标 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 和投标文件的其他主要内容 （3）采购工作小组组织有关专家成立评标委员会，评标委员会按照酒店有关规定进行评标，确定中标单位 （4）采购工作小组向供应商发布中标、落标通知书 （5）采购部与中标供应商签订采购合同 5． 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 （1）采购工作小组负责编写评标报告，其主要内容包括：投标人名单及招标操作小组成员名单，开标记录和评标情况及说明，评标结果和中标候选供应商等有关资料，招标工作小组的授标建议。 （2）将评标报告交由采购监督小组审阅后加具意见上报总经理审批，审批结果由采购工作小组负责落实执行 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 11．3．2 采购控制服务流程与规范 流程 名称 采购控制服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 1．制订采购计划 （1）采购部经理根据采购申请及采购物资库存情况制订采购计划，包括采购物资的具体信息（如名称、品种、规格、数量）、采购时间、采购预算等内容，经财务部经理审核后报酒店总经理审批 （2）总经理审批通过后，采购部经理组织下属员工开始实施采购计划 2．选择供应商 （1）采购员进行市场调查，找出三家以上有代表性的供应商进行综合考察，在考察中要重点了解供应商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量以及目前的供货状况 （2）收到报价后，采购主管组织有关专家成立 评价 LEC评价法下载LEC评价法下载评价量规免费下载学院评价表文档下载学院评价表文档下载 小组，对供应商报来的货品价格以及质量、信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商 3．签订采购合同 （1）采购主管就采购事宜与供应商进行谈判和磋商 （2）采购主管与供应商签订采购合同，具体内容包括物资名称、规格、数量、单价、交货日期，付款方式，违约责任等 （3）采购主管将采购合同报采购部经理、酒店总经理审批 4．实施采购 （1）采购合同审批通过后，采购员向供应商发出订货单 （2）供应商收到订货单后，按合同要求及时发运物资 （3）采购员跟踪供应商的发货情况，如有问题，及时与供应商沟通 5．验收、付款 （1）收到采购物资后，收货员依据检验标准进行检验，将厂商、规格、数量以及检验单号码等填入检验记录表 （2）若判定合格，则将物资标示为合格，填写检验合格单，通知仓管员办理入库手续，根据合同中的付款方式办理结账手续 （3）若判定不合格，则将物资标示为不合格，填写检验不合格单，通知供应商办理退货手续 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 11．4 采购服务流程与规范 11．4．1 物资请购服务流程与规范 流程 名称 物资请购服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 1．制定物资请购管理办法 （1）采购部经理结合酒店的实际情况制定酒店物资请购管理办法，报酒店总经理审批 （2）总经理审批同意后，酒店各部门按照管理办法进行物资的请购 2．新增物品的请购 （1）若部门想添置新物品，部门经理应撰写新增物品申请报告，经财务部审核后，报总经理审批 （2）总经理审批同意后，部门经理填写采购申请表，表中要说明采购物品的名称、数量、需求日期、预算金额等，连同申请报告送交采购部 （3）采购部经理审核同意后，按采购申请表上的要求，制订新增物品采购计划，报总经理审批 （4）采购主管组织采购员按照新增物品采购计划进行采购 3．更新替换旧物品的请购 （1）若部门欲更新替换旧物品，部门经理应先填写一份物品报损报告，经财务部审核后，报酒店总经理审批 （2）总经理审批同意后，填写采购申请表（包括物品的名称和规格、最近一次订货单价、最近一次订货数量、提供本次订货数量建议等内容），连同物品破损报告送交采购部 （3）采购部经理审核同意后，按采购申请表上的要求，制订更新替换旧物品的采购计划，报总经理审批 （4）总经理审批同意后，采购主管组织采购员按照采购计划进行采购 4．补仓物品的请购 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 11．4．2 食品采购服务流程与规范 流程 名称 食品采购服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 1．制订食品采购计划 （1）采购部经理根据酒店营业计划和餐饮部的采购申请编制食品年度、季度、日采购计划，经财务部经理审核后，报酒店总经理审批 （2）总经理审批同意后，采购主管组织餐饮采购员实施食品年度、季度、日采购计划 2．选择供应商 （1）餐饮采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价 （2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商 （3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务部经理、总经理审批 ①对于年度采购任务，采购主管需同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、交货方式、交货批量、验收标准、付款方式等具体条款 ②对于季度采购任务，指采购冰冻海、河等产品，因这些食品季节性强，只能进行批量采购。采购时，应同供应商签订合同，注明品名、规格，以及数量、单价、金额、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款 ③对于日采购计划，指采购蔬菜、鱼类、肉类等鲜活产品。采购主管同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、每天的交货时间、验收标准、付款方式等具体条款 （4）进行大批量或高档食品及原料采购时，采购部经理应亲自参与采购工作，对质量、价格加以控制 3．实施采购 （1）采购员根据电脑上采购申请表的品种、数量，在电脑订货单上输入价格，然后通知供应商按指定日期送货 （2）对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划，根据使用部门的要求，上报总经理批准后才可订货 （3）各部门的急需购买申请，使用部门须先文字通知采购员，后将需订货的品种、数量输入电脑，采购员以电脑采购申请表为准，按定价输入电脑并马上落实购买 （4）在采购过程中，为使自己处于主动地位，采购部应尽可能在事先取得经餐饮部认可的食品样品后，支付供应商最少量定金。待符合样品原料全部到货后，再支付一定比例的货款并留有一定数额的尾款，以防原料中有不符合样品的原料夹带 4．验收、结算 （1）食品采购后，直接进厨房的由收货员配合厨师长或其指定人员进行验收；入库的由收货员和仓管员一起验收 （2）验收合格后，采购员将采购申请表、订单和验收单等交给财务部，由财务部与供应商结算 （2）若在验收时，发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量不符，采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 11．4．3 物品采购服务流程与规范 流程 名称 物品采购服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 1．制订物品采购计划 （1）采购部经理根据酒店营业计划和相关部门的采购申请制订物料年度、月度和临时采购计划，报财务部经理、酒店总经理审批 （2）财务部经理、总经理审批同意后，采购主管组织物品采购员实施物品年度、月度和临时采购计划 2．选择供应商 （1）物品采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价 （2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商 （3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务部经理、总经理审批 （4）如采购物品属新品种，则需会同使用部门与供应商联系洽谈，取回样品（样本）进行试用，试用合格后，转入第（3）步骤 （5）对大批量或高档物品的采购及新品种采购，采购部经理应亲自参与采购工作并对质量、价格加以控制 3．实施采购 （1）合同审批通过后，物品采购员向供应商发出订货单 ①需购物品是酒店已确认或补充库存的，应按原定规格、型号、颜色、价格等要求办理，从原定供应商处按质、按量、按时购进 ②计划外和临时少量急需品，需经总经理或总经理授权的有关部门经理批准后，采购员才可进行采购，以确保使用部门需要 （2）物品采购员要定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货 4．验收入库 （1）物品采购后，收货员按照订单对物品的数量、质量等进行验收 （2）验收合格后，直拨到使用部门的物品，收货员按照酒店有关规定办理领用手续；入库的物品，由仓管员办理物品入库手续。采购员根据合同约定为供应商办理结账手续 （3）若发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格质量不相符或有问题，应及时通知采购员，由采购员与供应商联系，办理退货、换货手续 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 11．4．4 鲜活货品采购服务流程与规范 流程 名称 鲜活货品采购服务流程与规范 文件受控状态 文件管理部门 服务程序 服务规范 1．填写鲜活货品采购申请表 （1）厨师长根据所需鲜活货品填写每日鲜活货品采购单，填写时注意以下内容 ①所需货物量是否与第二天的需求量相符 ②仔细检查是否有重复项目 ③次日是否有临时团队或宴会 （2）厨师长将采购单交行政总厨批准，行政总厨审核时注意以下内容 ①货品量是否与第二天所需量相符 ②检查是否有重复项目 ③次日是否有临时团队，如有将所需货品及需求量加上 2．采购鲜活货品 （1）行政总厨批准后，厨师长将每日鲜活货品采购单交给采购部 （2）采购员根据食品日采购计划和鲜活货品采购申请表到指定供应商处采购货品或者供应商按照采购合同每天到酒店取鲜活货品采购申请表，于第二日（或规定时间内）按质、按时、按量送货 3．验收、结算 （1）收到鲜活货品后，收货员配合厨师长或厨师长指定人员对其数量和质量进行验收 （2）验收合格后，鲜活货品要直接入厨房，厨师长或厨师长指定人员应办理领用手续；采购员将采购申请表、验收单等交财务部，财务部与供应商结算 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 采购经理 经理助理 办公室 文员 食品采购主管 食品采购员 统计员 报关员 用品采购主管 物品采购员 发出投标邀请书 发布招标公告 工作总结 开标前期工作 开标、评标、定标 选择供应商 制订采购计划 验收、付款 签订采购合同 实施采购 更新替换请购 新增物品的请购 补仓物品请购 制定请购办法 选择供应商 制订采购计划 实施采购 验收、结算 选择供应商 制订采购计划 实施采购 验收、结账 采购鲜活货品 填写采购申请表 验收、结账