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Excel函数应用之查询与引用函数.doc

Excel函数应用之查询与引用函数

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2011-10-14 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel函数应用之查询与引用函数doc》,可适用于高等教育领域

Excel函数应用之查询与引用函数Excel函数应用之查询与引用函数(陆元婕 年月日:)在介绍查询与引用函数之前我们先来了解一下有关引用的知识。、引用的作用在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用可以在公式中使用工作表不同部分的数据或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。、引用的含义关于引用需要了解如下几种情况的含义:外部引用不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。远程引用引用其它程序中的数据称为远程引用。相对引用在创建公式时单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。绝对引用如果在复制公式时不希望Excel调整引用那么请使用绝对引用。即加入美元符号如$C$。、引用的表示方法关于引用有两种表示的方法即A和RC引用样式。()引用样式一(默认)AA的引用样式是Excel的默认引用类型。这种类型引用字母标志列(从A到IV共列)和数字标志行(从到)。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格请顺序输入列字母和行数字。例如C引用了列C和行交叉处的单元格。如果要引用单元格区域请输入区域左上角单元格的引用、冒号(:)和区域右下角单元格的引用如A:C。()引用样式二RC在RC引用样式中Excel使用"R"加行数字和"C"加列数字来指示单元格的位置。例如单元格绝对引用RC与A引用样式中的绝对引用$A$等价。如果活动单元格是A则单元格相对引用RC将引用下面一行和右边一列的单元格或是B。在了解了引用的概念后我们来看看Excel提供的查询与引用函数。查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值或者需要查找某一单元格的引用。Excel中一共提供了ADDRESS、AREAS、CHOOSE、COLUMN、COLUMNS、HLOOKUP、HYPERLINK、INDEX、INDIRECT、LOOKUP、MATCH、OFFSET、ROW、ROWS、TRANSPOSE、VLOOKUP个查询与引用函数。下面笔者将分组介绍一下这些函数的使用方法及简单应用。一、ADDRESS、COLUMN、ROW、ADDRESS用于按照给定的行号和列标建立文本类型的单元格地址。其语法形式为:ADDRESS(rownum,columnnum,absnum,a,sheettext)Rownum指在单元格引用中使用的行号。Columnnum指在单元格引用中使用的列标。Absnum指明返回的引用类型代表绝对引用代表绝对行号相对列标代表相对行号绝对列标为相对引用。A用以指明A或RC引用样式的逻辑值。如果A为TRUE或省略函数ADDRESS返回A样式的引用如果A为FALSE函数ADDRESS返回RC样式的引用。Sheettext为一文本指明作为外部引用的工作表的名称如果省略sheettext则不使用任何工作表名。简单说即ADDRESS(行号列标引用类型引用样式工作表名称)比如ADDRESS(,,,FALSE,"BookSheet")等于"BookSheet!RC"参见图 图、COLUMN用于返回给定引用的列标。语法形式为:COLUMN(reference)Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略reference则假定为是对函数COLUMN所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域并且函数COLUMN作为水平数组输入则函数COLUMN将reference中的列标以水平数组的形式返回。但是Reference不能引用多个区域。、ROW用于返回给定引用的行号。语法形式为:ROW(reference)Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略reference则假定是对函数ROW所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域并且函数ROW作为垂直数组输入则函数ROW将reference的行号以垂直数组的形式返回。但是Reference不能对多个区域进行引用。二、AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWS、AREAS用于返回引用中包含的区域个数。其中区域表示连续的单元格组或某个单元格。其语法形式为AREAS(reference)Reference为对某一单元格或单元格区域的引用也可以引用多个区域。如果需要将几个引用指定为一个参数则必须用括号括起来。、COLUMNS用于返回数组或引用的列数。其语法形式为COLUMNS(array)Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。、ROWS用于返回引用或数组的行数。其语法形式为ROWS(array)Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。以上各函数示例见图 图、INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数INDEX()有两种形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组引用形式通常返回引用。()INDEX(array,rownum,columnnum)返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。Array为单元格区域或数组常数。Rownum为数组中某行的行序号函数从该行返回数值。Columnnum为数组中某列的列序号函数从该列返回数值。需注意的是Rownum和columnnum必须指向array中的某一单元格否则函数INDEX返回错误值#REF!。()INDEX(reference,rownum,columnnum,areanum)返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。Reference为对一个或多个单元格区域的引用。Rownum为引用中某行的行序号函数从该行返回一个引用。Columnnum为引用中某列的列序号函数从该列返回一个引用。需注意的是Rownum、columnnum和areanum必须指向reference中的单元格否则函数INDEX返回错误值#REF!。如果省略rownum和columnnum函数INDEX返回由areanum所指定的区域。三、INDIRECT、OFFSET、INDIRECT用于返回由文字串指定的引用。当需要更改公式中单元格的引用而不更改公式本身使用函数INDIRECT。其语法形式为:INDIRECT(reftext,a)其中Reftext为对单元格的引用此单元格可以包含A样式的引用、RC样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用。如果reftext不是合法的单元格的引用函数INDIRECT返回错误值#REF!。A为一逻辑值指明包含在单元格reftext中的引用的类型。如果a为TRUE或省略reftext被解释为A样式的引用。如果a为FALSEreftext被解释为RC样式的引用。需要注意的是:如果reftext是对另一个工作簿的引用(外部引用)则那个工作簿必须被打开。如果源工作簿没有打开函数INDIRECT返回错误值#REF!。、OFFSET函数用于以指定的引用为参照系通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一个单元格或者单元格区域并可以指定返回的行数或者列数。其基本语法形式为:OFFSET(reference,rows,cols,height,width)。其中reference变量作为偏移量参照系的引用区域(reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用否则OFFSET函数返回错误值#VALUE!)。rows变量表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向上(向下)偏移的行数(例如rows使用作为参数表示目标引用区域的左上角单元格比reference低行)行数可为正数(代表在起始引用单元格的下方)或者负数(代表在起始引用单元格的上方)或者(代表起始引用单元格)。cols表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向左(向右)偏移的列数(例如cols使用作为参数表示目标引用区域的左上角单元格比reference右移列)列数可为正数(代表在起始引用单元格的右边)或者负数(代表在起始引用单元格的左边)。如果行数或者列数偏移量超出工作表边缘OFFSET函数将返回错误值#REF!。height变量表示高度即所要返回的引用区域的行数(height必须为正数)。width变量表示宽度即所要返回的引用区域的列数(width必须为正数)。如果省略height或者width则假设其高度或者宽度与reference相同。例如公式OFFSET(A,,,,)表示比单元格A靠下行并靠右列的行列的区域(即D:H区域)。由此可见OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或者更改选定区域它只是返回一个引用。四、HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUP、LOOKUP函数与MATCH函数LOOKUP函数可以返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行并且要查找下面给定行中的数据时使用函数HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时使用函数VLOOKUP。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身则应该使用函数MATCH而不是函数LOOKUP。MATCH函数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。从以上分析可知查找函数的功能一是按搜索条件返回被搜索区域内数据的一个数据值二是按搜索条件返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。利用这两大功能不仅能实现数据的查询而且也能解决如"定级"之类的实际问题。、LOOKUP用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。函数LOOKUP有两种语法形式:向量和数组。()向量形式函数LOOKUP的向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。其基本语法形式为LOOKUP(lookupvalue,lookupvector,resultvector)Lookupvalue为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。Lookupvalue可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookupvector为只包含一行或一列的区域。Lookupvector的数值可以为文本、数字或逻辑值。需要注意的是Lookupvector的数值必须按升序排序:、、、、、、、AZ、FALSE、TRUE否则函数LOOKUP不能返回正确的结果。文本不区分大小写。Resultvector只包含一行或一列的区域其大小必须与lookupvector相同。如果函数LOOKUP找不到lookupvalue则查找lookupvector中小于或等于lookupvalue的最大数值。如果lookupvalue小于lookupvector中的最小值函数LOOKUP返回错误值#NA。示例详见图 图()数组形式函数LOOKUP的数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。通常情况下最好使用函数HLOOKUP或函数VLOOKUP来替代函数LOOKUP的数组形式。函数LOOKUP的这种形式主要用于与其他电子表格兼容。关于LOOKUP的数组形式的用法在此不再赘述感兴趣的可以参看Excel的帮助。、HLOOKUP与VLOOKUPHLOOKUP用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表的首行并且要查找下面给定行中的数据时请使用函数HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时请使用函数VLOOKUP。语法形式为:HLOOKUP(lookupvalue,tablearray,rowindexnum,rangelookup)VLOOKUP(lookupvalue,tablearray,colindexnum,rangelookup)其中Lookupvalue表示要查找的值它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookupvalue可以为数值、引用或文字串。Tablearray查找的区域用于查找数据的区域上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。Rowindexnum为tablearray中待返回的匹配值的行序号。Rowindexnum为时返回tablearray第一行的数值rowindexnum为时返回tablearray第二行的数值以此类推。Colindexnum为相对列号。最左列为其右边一列为依此类推Rangelookup为一逻辑值指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配还是近似匹配。下面详细介绍一下VLOOKUP函数的应用。简言之VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值去查找区域内其它列的数据并返回该列的数据对于字母来说搜索时不分大小写。所以函数VLOOKUP的查找可以达到两种目的:一是精确的查找。二是近似的查找。下面分别说明。()精确查找根据区域最左列的值对其它列的数据进行精确的查找示例:创建工资表与工资条首先建立员工工资表 图然后根据工资表创建各个员工的工资条此工资条为应用Vlookup函数建立。以员工Sandy(编号A)的工资条创建为例说明。第一步拷贝标题栏第二步在编号处(A)写入A第三步在姓名(B)创建公式=VLOOKUP($A,$A$:$H$,,FALSE)语法解释:在$A$:$H$范围内(即工资表中)精确找出与A单元格相符的行并将该行中第二列的内容计入单元格中。第四步以此类推在随后的单元格中写入相应的公式。 图()近似的查找根据定义区域最左列的值对其它列数据进行不精确值的查找示例:按照项目总额不同提取相应比例的奖金第一步建立一个项目总额与奖金比例的对照表如图所示。项目总额的数字均为大于情况。即项目总额在~元时奖金比例为以此类推。 图第二步假定某项目的项目总额为元在B格中输入公式=VLOOKUP(A,$A$:$B$,,TRUE)即可求得具体的奖金比例为如图。 图、MATCH函数MATCH函数有两方面的功能两种操作都返回一个位置值。一是确定区域中的一个值在一列中的准确位置这种精确的查询与列表是否排序无关。二是确定一个给定值位于已排序列表中的位置这不需要准确的匹配语法结构为:MATCH(lookupvalue,lookuparray,matchtype) lookupvalue为要搜索的值。lookuparray:要查找的区域(必须是一行或一列)。matchtype:匹配形式有、和-三种选择:""表示一个准确的搜索。""表示搜索小于或等于查换值的最大值查找区域必须为升序排列。"-"表示搜索大于或等于查找值的最小值查找区域必须降序排开。以上的搜索如果没有匹配值则返回#NA。五、HYPERLINK所谓HYPERLINK也就是创建快捷方式以打开文档或网络驱动器甚至INTERNET地址。通俗地讲就是在某个单元格中输入此函数之后可以到您想去的任何位置。在某个Excel文档中也许您需要引用别的Excel文档或Word文档等等其步骤和方法是这样的:  ()选中您要输入此函数的单元格比如B。  ()单击常用工具栏中的"粘贴函数"图标将出现"粘贴函数"对话框在"函数分类"框中选择"常用"在"函数名"框中选择HYPERLINK此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。  ()单击"确定"后将弹出HYPERLINK函数参数设置对话框。  ()在"Linklocation"中键入要链接的文件或INTERNET地址比如:"c:mydocumentsExcel函数doc"在"Friendlyname"中键入"Excel函数"(这里是假设我们要打开的文档位于c:mydocuments下的文件"Excel函数doc")。()单击"确定"回到您正编辑的Excel文档此时再单击B单元格就可立即打开用Word编辑的会议纪要文档。HYPERLINK函数用于创建各种快捷方式比如打开文档或网络驱动器跳转到某个网址等。说得夸大一点在某个单元格中输入此函数之后可以跳到我们想去的任何位置。  六、其他(CHOOSE、TRANSPOSE)、CHOOSE函数函数CHOOSE可以使用indexnum返回数值参数清单中的数值。使用函数CHOOSE可以基于索引号返回多达个待选数值中的任一数值。语法形式为:CHOOSE(indexnum,value,value,)Indexnum用以指明待选参数序号的参数值。Indexnum必须为到之间的数字、或者是包含数字到的公式或单元格引用。Value,value,为到个数值参数函数CHOOSE基于indexnum从中选择一个数值或执行相应的操作。参数可以为数字、单元格引用已定义的名称、公式、函数或文本。、TRANSPOSE函数TRANSPOSE用于返回区域的转置。函数TRANSPOSE必须在某个区域中以数组公式的形式输入该区域的行数和列数分别与array的列数和行数相同。使用函数TRANSPOSE可以改变工作表或宏表中数组的垂直或水平走向。语法形式为TRANSPOSE(array)Array为需要进行转置的数组或工作表中的单元格区域。所谓数组的转置就是将数组的第一行作为新数组的第一列数组的第二行作为新数组的第二列以此类推。示例将原来为横向排列的业绩表转置为纵向排列。 图第一步由于需要转置的为多个单元格形式因此需要以数组公式的方法输入公式。故首先选定需转置的范围。此处我们设定转置后存放的范围为AB第二步单击常用工具栏中的"粘贴函数"图标将出现"粘贴函数"对话框在"函数分类"框中选择"查找与引用函数"框中选择TRANSPOSE此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。单击"确定"后将弹出TRANSPOSE函数参数设置对话框。 图第三步选择数组的范围即AF第四步由于此处是以数组公式输入因此需要按CRTLSHIFTENTER组合键来确定为数组公式此时会在公式中显示"{}"。随即转置成功如图所示。 图以上我们介绍了Excel的查找与引用函数此类函数的灵活应用对于减少重复数据的录入是大有裨益的。此处只做了些抛砖引玉的示例相信大家会在实际运用中想出更具实用性的应用方法。

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