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公司印章管理制度.doc

公司印章管理制度

胡文华
2019-02-17 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《公司印章管理制度doc》,可适用于职业岗位领域

第一章总则第一条目的:为了保证公司印章刻制、保管、使用以及停用和作废的合法性、严肃性规范公司用章有效地维护公司利益杜绝违法违规行为的发生特制定本制度。第二条范围:本制度适用于浩昌、浩景、派诚中微等公司全体部门。第二章印章的种类及刻制第三条本管理办法所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。第四条印章刻制由公司行政人事部负责经公安机关核准到指定的单位刻制印章的规格、样式由公司行政人事部按有关规定办理印章取回由行政人事部和盖章人(或监章人)之一两人一起到印章刻制部门取回并即时办理备案入保险柜保管。第五条印章使用前须对印章进行备案后方可启用。印章保管须有记录注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。第六条公司印章的刻制均须填写《刻章申请单》报公司总经理审批。第七条未经公司总经理批准任何部门和个人不得擅自刻制印章。第三章印章使用的管理规定第八条公司印章的使用范围公司签发的文件公司与相关单位联合签发的文件由公司出具的证明及有关材料公司章程员工调动、员工的任免聘用协议(合同)资金担保承诺书公司出具的授权书、报价单等各类合同、协议等。第九条法定代表人印章主要作为银行预留印鉴使用用于加盖银行付款凭证、标书、政府部门要求使用人名章的文件等。第十条财务专用章主要用于货币结算、支票、收据、汇款等相关业务。财务专用章原则上只能由财务人员使用其他人员不得借用确需使用的按用章申请流程报总经理批准后方可用章。第十一条盖章时间:每天下午::特殊情况另行处理。第十二条公司印章的使用原则公司印章遵循逐级审批制原则严格执行审批和登记手续。因公使用印章审批流程:浩昌、浩景、派诚中微公章、工会印章:申请人部门负责人复核总经理盖章所有公司的财务专用章、法定代表人印章、银行预留印鉴:申请人部门负责人总经理盖章合同类文件需办理完合同汇签流程后方可申请盖章。第十三条印章的保管:公司公章、合同专用章、浩昌工会公章、财务专用章、法定代表人印章等均由吴金莲、吴金好保管。第十四条所有印章的停用、收回和销毁由吴金好负责。第十五条印章管理员必须高度负责不得将印章随意放置或转交他人。对不符合盖章手续的各类资料等不予盖章。如因急事需离开岗位需把印章放回保险柜锁好如有紧急文件需要盖章的由总经理指定他人代替未经总经理批准不准转交他人盖章。第十六条印章保管必须两个人保管一个是盖章人一个是监章人一人一条锁匙凭总经理批准签字同意方可开柜盖章两人互相监督并签名安全可靠须加锁保存印章不可私自委托他人代管。第十七条印章管理员如因工作变动应及时上缴印章并与新印章管理员办理交接印章手续以免贻误工作(《印章交接单》见附件)。第十八条印章应及时维护确保其清晰、端正。第十九条印章保管有异常现象或遗失应保护现场保管员应即时上报总经理并备案配合查处。第二十条有下列情况印章须停用:公司名称变动。印章使用损坏。印章遗失或被窃声明作废。印章停用时须经总经理批准并及时将停用印章送吴金好处封存或销毁建立印章登记档案。第四章公章的使用细则第二十一条印章使用细则:申请人对所选印章种类负责并在所需盖章处用铅笔圈出合同超过一页的必须申请加盖骑缝章其它文件根据需要并认真如实填写《用章登记表》其中盖章数量栏(数字必须要大写数字前必须加斜杠数字后必须带单位个如:陆个)并提交给部门负责人审核。部门负责人审核资料是否需要盖章并有权对申请人选择的印章种类提出质询。申请人将经部门审核的用章登记表会同所需盖章资料(合同类需附上《合同审批流程会签表》申请人必须确认所递交盖章合同资料已经写上合同编号必须在红盾网查阅是否有这个公司核对对方提供营业执照和人民银行开户许可证与红盾网是否一致对方公司的真假性)交复核人进行复核(工程类合同盖章由成本控制部经理复核工程非合同类由工程部经理复核其它类盖章由行政人事部负责人复核)。复核人有权对资料是否需要盖章并有权对申请人选择的印章种类提出质询。复核人员将复核的资料并会同《用章登记表》一并提交总经理批准。待总经理批准后将《用章登记表》还回行政人事部档案管理员处档案管理员必须在:前把用章登记表收回在自己的手上供盖章人核对盖章。盖章人每天:到总经理室盛放盖章资料的文件盒中领取经总经理批准盖章的资料与监章一起盖章并由盖章人将完成盖章资料交还各经办人。总经理须确认《盖章登记表》申请盖章资料的份数与填写盖章数量是否一致确认盖章资料与申请资料内容是否一致批准盖章并批示盖章资料是否需要存档。公司印章的保管人用章时必须认真核对《盖章登记表》所记载资料内容是否与递交的盖章资料一致并需做到如下几点:核对申请盖章数量与实际盖章数量是否一致如需多盖章则需知会申请人另行申请需盖备份资料的原资料可以用必须把备份用盖章资料退回盖章人销毁如原资料不可以用就把原资料退回销毁核对盖章资料与批准内容是否一致如不一致,不准盖章公章使用登记表盖章数字有涂改或改动的不准盖章盖章人盖章时应检查所有递交盖章资料是否加横线横线距离正文间隔不能过大应紧靠正文正常距离约在CM左右并注明“以下无正文”及“以下空白”字样如没有则应不准盖章(附样式)合同超过一页的必须申请加盖骑缝章没有申请骑缝章的不准盖章盖章时盖章人与监章人必须同时在场方可盖章盖完章后两人须即时签字确认并填写盖章年月日时分信息不准单独一个人盖章盖好章后印章必须马上锁回保险柜总经理批示存档文件如可直接存档的由盖章人交档案管理员存档并需现场确认档案管理员签字后方可离开否则追究盖章人责任档案管理员收到存档资料后必须当天存档入密码柜关于条的资料档案管理员需在第天询问用章申请人资料去向情况并做好记录。总经理批示资料如需发往其他公司签收的申请人必须在一星期内追回并交档案管理员存档如因客观原因未能按时追回的申请人应即时以书面形式(微信、短信)向总经理汇报并知会档案管理员盖章人不准让用章申请人进入盖章档案室盖章后的资料由盖章人直接交还用章申请人申请人需要在登记表上签收。严禁员工未经批准私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要确需将印章带出使用的需填写《印章借用登记表》)按照印章使用流程签批后印章借用人和盖章人或监章人之一一起带出用完章即时归还。印章外出期间印章借用人及印章携带人(印章携带人必须是盖章人或监章人之一)须相互监督印章使用情况只可将印章用于申请事由印章携带人要做到印章不离手更不能将章交给别人代为盖章并对印章的使用后果承担全部责任。私人取物、挂失、办理各种证明需用单位介绍信或要求出示相关证明的必须持有效证件材料由申请人填写《盖章登记表》经部门负责人审核后交行政人事部复审并经总经理签批后方可。用章文件及资料内容必须填写完整字迹须清晰。公司不允许在空白介绍信、空白纸张或证明等材料上加盖印章。如遇总经理出差需信息请示批复是否盖章盖章人员需确认总经理回复同意盖章短息后方可盖章。第五章财务专用章、法定代表人印章、银行预留印鉴的使用细则第二十二条公司财务专用章、法人专用章私章的管理规定盖支票、汇票等支出票据的要持总经理签字同意的报销单和工程款支付申请表并登记好盖章数量方可盖章第二十三条印章管理员盖章前要确认支票、汇票与支票、汇票存根的出票日期、收款人、金额、用途一致方可盖章否则不准盖章。第二十四条报销单和费用支出单未经总经理签字的必须重新申请用章登记表签字同意方可盖章第二十五条财务专用章和法定代表人印章外出时必须办理印章外借手续。第六章违纪及奖励处理第二十六条盖章人或监章人发现有违规行为的指出违规行为的一次奖励元用章申请人处罚元用章部门负责人处罚元复核人处罚元。第二次三倍处理以此类推。恶意行为的视为严重违反公司规章制度解除劳动合同处理(首次违规作口头警告处理不罚款)。第二十七条未经批准到公安机关私自刻制印章、违反印章保管、使用规定无论用于何种目的处于严重警告处分造成经济损失者照价赔偿及记大过一次触犯刑律者提请司法机关依法追究法律责任。第二十八条伪造公司印章为严重违反公司规章制度处于解除劳动合同处分情节严重者送交公安机关并赔偿公司损失。第七章附则第二十九条、本制度由总经理签批后自年月日起执行、行政人事部享有最终解释权。附件一:《印章交接单》附件二:《盖章登记表》 

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