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word文稿录入排版技巧集锦(最终版)2007年7月18日

word文稿录入排版技巧集锦(最终版)2007年7月18日

学者风范
2007-07-18 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《word文稿录入排版技巧集锦(最终版)2007年7月18日doc》,可适用于职业岗位领域

文稿录入排版技巧文稿录入排版技巧学者风范年月日文稿录入排版技巧目录TOCo""hzuword中正文的输入普通文字上下标及公式的输入①快捷方式的调出方法②输入方法特殊符号的输入格式刷的使用文档排版技巧设置首行左缩进设置标题字体、样式(无需生成目录的操作)打印B拼页开文件(带页码格式)设置标题(可用来生成目录)自动生成目录文本框及图文混排技巧、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用网页内容快速转入word文档内查找替换空行的操作、word中表格的处理表格调整及表内数据的处理三线表的设置文稿录入排版技巧学者风范摘要:以word为例简要介绍了文稿录入、排版的技巧并对某些功能进行了独家详细介绍。关键词:word上标下标公式编辑器排版表格处理折页打印设置技巧文档目录自动生成技巧。使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事如果不掌握技巧就不是那么简单了为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。word中正文的输入普通文字使用各种输入法正常输入正文无需对排版等进行设置(要使用两端对齐的基本设置不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象)打字完成后再进行排版。推荐使用的输入法有:拼音加加集合版紫光拼音输入法自然码输入法微软拼音输入法再有就是五笔字型(适用于专业人员)以上输入法均可以在网站上下载安装使用。本文作者推荐使用《拼音加加集合版》自定义的特殊符号输入在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用效果同样好用并有其它一些特殊功能如自动保存词组、人工删除词组(ctrl词组序号)、直接输入特殊字符(非插入方式)、直接输入字母无需转换(回车直接上字母)、查生字。上下标及公式的输入①快捷方式的调出方法可以通过菜单调出上下标方法为:在工具栏的任意位置单击鼠标右键→弹出菜单后选择最后一行的“自定义”→然后在“命令”→“格式”选项中找到x和x并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置当出现“I”标志时松开左键上下标的快捷方式设置成功。如图、图所示。图上下标快捷、方式的调出步骤①图上下标快捷、方式的调出步骤②公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置(如图所示)。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器就需要在使用这个功能时进行安装系统会有提示如果当时已经安装就可以正常使用了。图公式编辑器快捷方式的调出步骤②输入方法如ab的输入只需在输入ab后选中然后单击快捷方式X即可转为上标其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后选中该上标格式用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即:先设置a为上标然后选中然后双击格式刷就可以到其它地方刷上标了。如果用到公式录入就要使用公式编辑器打开后出现图的公式界面单击选择格式详细的对应关系见图。这些格式可以组合使用如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。图公式编辑器菜单栏图公式编辑器全部输入格式对照图特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号如℃、≈、≤、≥、⊿、■、√和外国人名中间的小点·等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号紫光拼音可以单独定义符号微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些需要转换而有些则可以直接输入无需进行转换如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换而是有一些特殊的设置如自然码(可以引入拼音加加使用)以字母O开头可以输入od:±-×÷∑¢℃≤≥……oz:°№☆★○●……ot:→←↑↓↙↘↗↖oh:各种希腊字母oe:各种俄文字母or:各种日文符号oi:各种编号①②……⑴⑵……⒇⒈⒉……⒛㈠……㈩用户还可以自己定义或增加特殊符号这样就可以像输入正文文字一样的快速录入从而提高办公效率。格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令其图标为可用来简化批量重复操作如设置标题为黑体号字只要完成了一个标题的设置就可以在选中该内容之后双击格式刷图标然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式作者在使用中经常用格式刷处理标题样式(如字体、字号、行距等)、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等学会了格式刷以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。文档排版技巧由于工作用纸多为开或B因此纸张一般设置成开的。正文字体、字号一般使用宋体、小四号标题可以适当大一些如三号字或小二号字一般设置成黑体字。文件内容输入完成后一般按下面操作进行排版。设置首行左缩进首行左缩进就是第一行开始空两格设置方法为:选中全部文字快捷操作方法是ctrlA或者在打字区域的左侧出现如图所示的箭头时三击鼠标左键。其实快速选中文字另有几种快捷方式选中一行:单击鼠标左键选中一段快速双击左键选中全文:快速三击左键选中文章中的部分内容鼠标点到开始点然后移动鼠标到目标位置暂不点击先按住shift再点击鼠标左键该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多而且方便操作。然后单击“格式”菜单项的“段落”设置首行缩进个字符。这样之后全文即完成了首行缩进。图快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态设置标题字体、样式(无需生成目录的操作)先设置文章的大标题字体、字号它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择字号系统提供了~点阵的字号标题一般选择三号或者小二号以示与正文区别。如打印特大字会用到人工输入字符点阵的情况如打印号、号字等可以试试看。文章内部的各级小标题字体、字号设置可以在设置好一个后用格式刷进行快捷设置。打印B拼页开文件(带页码格式)在打印页数较多的文件时如想打印蜡纸没有页号是相当麻烦的事情一般使用开(B)的纸张格式而打印时又想打印成开(B)的还想保留原有的页号格式(如第X页共Y页)怎么办?折页打印不行没有单独的页号!我们可以这样操作(如图所示):先按B或开纸张正常输入文字并设置好页码样式(页眉、页脚)然后将页面设置成B纸张(相当于开)横放在页面设置→页边距→页码范围选项中选择“拼页”这样设置后就可以打印出开纸张左右都是开且都有页码格式的文件了。根据打印机的不同蜡纸一般都是纵向放入打印机有商标的一侧先装入。如使用EPSONLQ系列的打印机装蜡纸后可以通过调整纸张装入打印机的默认位置按住控制微调进纸直到打印机出现声音提示不再能够微调为止打印机的装纸初始位置设置完成(在本次使用而未关打印机的过程中每次装纸自动进纸到此位置)为打印蜡纸还应在每次自动进纸后人工微调进纸下(点动)这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内。这样就减少了人工调整蜡纸进纸位置可能引起的打印位置不准确或纸张损失。这种拼页排版打印进纸调整方法已经在我公司推广使用很长时间效果很好。图B拼页开文件打印设置设置标题(可用来生成目录)在编辑讲义、成册的技术或管理文件时总想快速查找到指定章节同时还要自动生成目录(序号章节页号)这就用到了“标题”概念在Word的“格式”工具栏的最左侧单击样式的下拉箭头出现标题样式(如图所示)。图标题下拉菜单图设定标题样式下面简要介绍标题设置方法:鼠标选定需设置的标题行(以设置级标题为例)单击样式出现图所示的下拉菜单鼠标移至标题单击鼠标左键完成第一个标题设置然后修改标题的字体、字号、行间距完成后再执行一次图下拉菜单出现图的对话框单击图中箭头所指位置“标题黑体小四……”标题设置即告完成其他同级标题可用格式刷刷一遍二级及下级标题设置步骤同上超过三级标题后需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”然后应用提升标题或降低标题的命令(如图所示)来设置标题样式。图大纲视图页面提升、降低标题操作使用Word设置标题的操作与上述步骤有所不同在选定一个作标题的行后单击“样式”下拉菜单单击标题(仍以设置标题为例)进入编辑状态后修改标题的字体、段落等格式选中标题行后光标单击并移到样式下拉菜单的标题一行回车或单击确认在出现的对话框中选择第一行“更新样式以反映最近所做修改”这样对标题样式的修改及设定就完成了其余等级的标题操作类推。自动生成目录标题设置完成后执行插入“引用索引和目录”命令(Office可直接插入索引和目录)光标移至目录选项(如图所示)将格式调整为作者希望的格式后单击确定完成目录插入。图插入索引和目录对话框有时插入目录后还需对文件内容(如正文、标题等)进行修改这就会使部分章节的名称、页号发生变化这样目录就需要进行更新否则修改过的内容就无法正确显示。更新目录时只需在文件内容修改后在目录区域单击鼠标右键在出现快捷菜单中选择并单击“更新域”在弹出的对话框中“选择更新整个目录”(如图所示)目录立即被更新。图更新目录操作文本框及图文混排技巧在一般的技术文献中经常会使用到文本框、图片、图文混排等操作下面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍①文本框的使用技巧在工具栏区域内单击鼠标右键调出“绘图”工具栏使用绘图工具中提供的自选图形、直线、箭头、文本框等可进行一般简图的绘制图a为作者使用Word绘制的简图。在图a的绘制过程中使用了矩形、自选图形(曲线)、直线(虚线)、文本框、选择对象以及文本框组合在图a中所有文字、数字均通过文本框输入以便进行组合。具体步骤为:使用矩形、曲线、直线绘制基本图形两条竖线设置为虚线添加图中文字标识的文本框、横坐标、纵坐标标识绘制图X的标识文本框随后进行组合操作单击绘图工具栏“选择对象”将鼠标移到图b的左上方按住鼠标左键不放并向右下方拖直到覆盖图形的所有区域松开鼠标图形就被选中了选定后的样式如图b所示之后在图形区域单击右键选择组合(如图所示)图片即成为图a的样式了这时你可以任意移动图片图片会跟着整体移动而不至于有的跟着移动有的不动造成图形混乱。a绘制完成效果图b组合选定效果图文本框绘制组合样式图文本框组合对话框②图文混排技巧当文本框及图片插入到文档后需要进行图文混排具体步骤为:选定图片后单击鼠标右键在弹出的对话框中选择“设置图片格式”然后选择高级对话框此时会出现图所示的两个高级选项在图a中最下方的三个选项都可以选定在图b中一般使用上下型或四周型(偏右侧)的混排样式以上内容都选定后按“确定”即可完成图文混排。需要说明的是图a选项不适用于数码相片、扫描照片等格式该格式的图片仅使用图b的设置即可完成混排。这种格式的图片如需进行图文混排应在执行“分解图片”命令后才能进行该命令在“绘图”选项中如图c所示可以通过自定义将快捷方式拉到桌面上。a图片位置高级选项b文字环绕高级选项c分解图片选项图设置图片格式对话框、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用网页内容下载到计算机或粘贴到word后在编辑时经常发现文章中有多行空白区域逐行人工删除需要删除的太多了累一点不说显得操作者太没有水平本人最近发现了一种快捷方式短时间内就可以把这些空行清除而且毫不费力也无需记住太多的命令。下面对网页内容向word复制、粘贴、查找、替换等进行技巧介绍。网页内容快速转入wordword以后的版本提供的智能剪贴板功能如图所示单击该命令即可调出“剪贴板”对话框word可以一次智能粘贴次word(XP)、可以连续粘贴次即连续复制一次性粘贴。具体操作方法为:先打开word调出剪贴板(可以在word中设置好如图所示的设置即可在复制时直接显示剪贴板)然后打开网页(或其它文稿的内容)选定复制范围选择复制word可以次word可以次然后回到word编辑界面单击“全部粘贴”(图上方左侧按钮)多个复制内容一次性的被“整合”(复制、粘贴)到一起。要想继续复制其他内容需将刚才的复制到剪贴板的内容清空--点击“全部清空”(图上方右侧按钮)然后再去复制其他内容。如果是已经下载的网页内容(推荐使用flashget网际快车在网页上下载全部链接)可以一次性的通过“插入文件”或一次打开多个下载文件逐个选择范围向word复制但两者都要求计算机有足够的内存。当然word的剪贴板也可以用来进行特殊符号的快捷输入方法如在编辑文稿过程中经常用到某些特殊字符就可以将其编辑一次然后调入剪贴板随时显示在屏幕右侧单击即可插入正文中岂不方便多了这得益于word的智能剪贴板可以将所有复制(包括剪切)的内容在右侧按复制顺序显示。文档内查找替换空行的操作经分析从网页导入到word的文件一般包括“手动换行符”(显示为↓)、连续的回车符(段落标记在段尾显示为可通过显示隐藏标志调整出来)或者回车符一个短空格回车符这些都可以通过下面的操作来快速的进行清除。图显示段落标记等控制符的按钮打开word的“编辑”菜单栏打开“替换”然后单击对话框的“高级”(一般显示为“常规”)在“查找”栏内点击特殊字符的“手动换行符”输入“^l”,在“替换”栏内点击特殊字符的“段落标记”输入“^p”即图所示。然后选择“全部替换”立刻全部更换为段落标记。下一步将多余段落标记全部替换掉操作方法为查找特殊字符两个段落标记即并在替换栏内输入一个段落标记即然后执行“全部替换”若干次后文档中的重复、连续段落标记就被删除了文章内容显得紧凑多了随后按照正常的排版思路就可以快速的进行排版了。关于word查找替换中的其它特殊字符如何进行替换不妨试试应该会有收获的比如将一个代号(如photo单词)替换为一幅图片或照片也是可以的)而且与上述操作基本一样当然要先对照片执行一次“复制”操作。图word查找替换特殊字符、word中表格的处理表格调整及表内数据的处理当你向表格内输入数字、文字时你只管按要求完成输入即可不用顾及格式有多难看规范格式的工作可交给计算机来做比如表的内容经过计算机的简单操作(见图)即可转为规范的表格式转换具体步骤为:将鼠标移至表上方表格左上角会出现四个方向箭头的标志用鼠标左键单击该标志选定整个表格然后移动鼠标到“表格自动调整”选定第一行“根据内容调整表格”或(和)第二行“根据窗口调整表格”表马上变为表的样式。表输入后未作调整的表格样式抗拉强度MPa伸长率杯突mm执行标准生产批号工艺~~~GB工艺~~~GB工艺~~~GB表经计算机自动处理后的标准表格样式抗拉强度MPa伸长率杯突mm执行标准生产批号工艺~~~GB工艺~~~GB工艺~~~GB图表格自动调整对话框如果某个表格内的文字较多可通过调整该表格内的文字首行缩进左、右缩进(见图)比较快捷的方式是同时按住鼠标左右键向左或右侧移动缩进位置这样有微调的效果并有较为准确的尺寸。正常的缩进调整是粗略的在表格操作中使用不方便。图表格内文字缩进调整按钮另一种就是采用文字“字符缩放”的方式进行简单调整如图所示这样设置后字号没有明显变化而大小却有“胖瘦”之分。在表格内一般经常用到的是%或%还可以自行定义所需的缩放比例。图采用字符缩放方式调整文字显示当然在表格处理中也会用到“平均分布各行”及“平均分布各列”操作表内数据“水平居中”、“垂直居中”等操作。三线表的设置科技文献投稿的格式要求所有表格均要设置成三线表原始表格为表、表样式地表格均需转换为表的三线表格式。表三线表标准样式抗拉强度MPa伸长率杯突mm工艺~~~工艺~~~工艺~~~完成该三线表的步骤为:选定整个表格移动鼠标到“表格表格自动套用格式”后单击选定“古典型”此时选定标题行并对标题行格式进行修改取消标题行倾斜也可将该格式添加到模板。经过上述操作后“古典型”对应的表格样式即为标准的三线表样式如图所示(Office不能修改模板但可以在表格设为三线表后选定标题行人工调整标题行不倾斜)。图修改标题行后的“古典型”标准三线表样式按此方法设定的三线表样式在进入编辑状态后一般无需进行任何修改但如果要添加辅助线就要用到表格工具中的绘制表格按钮。特别需要说明的是有些新手在绘制三线表格时表格中没有绘制竖线或在转换三线表时使用了更有甚者采用绘图工具的划线来绘制三线表每列文字的对齐采用全人工的方式调整就更离谱了。图三线表模板的更改与保存编后语:有关文稿编辑、录入、排版的技巧还有很多我们可以在日常应用中进一步发掘应该说入门以后再进一步的学习就变得简单多了如使用word的绘图功能绘制简单的图形、文本框的组合、图文混排等技巧都应掌握。计算机的许多功能仍需我们进行挖掘让我们共同努力吧为了工作、学习和生活。本文图片均由作者通过SnagIt软件抓图获得。本文作者:ncagyqcomuc:

用户评价(24)

  • 10.49.1.14 谢谢学者风范

    2012-12-28 19:59:09

  • 219.139.11.34 感谢亲爱的上传者,文件很实用,学习了!

    2011-09-18 23:37:53

  • 58.62.141.141 thx

    2010-07-18 18:44:36

  • 116.9.88.226 我也能下载,一点就可以了,感谢楼主分享他的技巧

    2010-06-04 17:35:36

  • huasheng http://ishare.iask.sina.com.cn/f/6362103.html 这个确实能下载

    2010-05-01 17:14:19

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