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深圳市兴飞颐和物业管理有限公司 惠州分公司
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项目采购招标管理
2017-11-01发布 2017-11-01实施
深圳市兴飞颐和物业管理有限公司惠州分公司
项目采购招标管理
一、目的
为规范公司立项采购招标管理，实现采购成本有效降低，特制订本流程。
二、范围
凡经公司同意立项采购项目，都需执行本招标管理相关流程及规范。
三、招标条件
1、一次性采购项目，如办公设备/软件、固定资产等，预计采购金额在5万元（含）以上的均需启动招标；
2、工程类采购项目，如装修、设备
检测
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等，预计采购金额在5万元（含）以上的均需启动招标；
3、外包服务采购项目，如餐饮服务、绿化维护、安保服务等，预计采购金额在5万元（含）以上的均需启动招标；
4、免采购招标条件：预计采购金额超过5万元，但无法启动招标项目，由需求部门填写《采购项目（免招标）申请表》，附相关证据，经总经理审批后，方可进行洽谈采购。商务洽谈审批表的有效期为三个月；
4、 招标工作责权及分工
1、 一次性采购项目：由综合业务部采购主管任招标组长及负责商务谈判，供应商资源由申请部门及综合业务部共同圈定，财务以及申请部门参加；技术
标准
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规格由申请部门提供。
2、 工程类采购项目：由综合业务部采购主管任招标组长及及负责商务谈判，供应商资源由工程部以及使用部门圈定，财务以及申请或使用部门参加；技术标准规格由工程部提供。
3、 外包服务采购项目：由综合业务部采购主管任招标组长及及负责商务谈判，供应商资源由综合部以及申请部门圈定，财务以及使用部门参加，技术标准规格由需求部门提供。
5、 采购招标流程
1、招标启动时间与立项申请：
● 所有招标项目均需立项审批完成后再启动招标。
● 需求部门提出《采购项目立项申请表》，并注明并提供包含招标数量、规格质量要求，目标价格、采购需求清单，招标进度要求等信息。
2、标前策划：
● 招标小组根据立项审批表的批复内容以及需求情况，确定招标数量、目标价、应标供应商清单（至少保证3家（含）以上）、截标日期和开标日期，并确定最终的招标进度。
● 标书编制负责人，就标书内容，与相关部门沟通确认。
● 其他需要确定的事项：品牌/规格不统一的物料招标，是否注明目标价等。
● 以上信息确定后编制《招标策划
方案
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审批表》，由需求部门、相关业务部门会签，公司领导审批后实施。
3、标前沟通：
● 所有招标须组织标前沟通，由招标主导部门组织与供方沟通，招标小组成员必须参加，严禁单独和供应商面谈。
● 沟通方式可选择面谈、邮件或电话沟通。沟通后须填写《商务洽谈记录表》，并由参加人员签字。沟通内容为招标规则、价格预算（目标价）、招标数量、评标标准、截标日期、中标方案、供方产能保证、中标后无法执行协议的罚则等。
4、发标
● 招标主导部门负责编制标书，含《物料招标清单》，连同物料图纸/规格要求一并发放给供应商发标时需向供应商申明招标截止时间由采购需求部门负责编制招标文件，连同图纸/规格要求、《商务洽谈记录表》一并发放给供应商，发标时需向供应商申明招标截止时间。
● 标书编制过程中，申请部门以及公司专业技术部门必须全力配合。
5、投标
● 供方的招标资料：项目招标清单、招标沟通记录表等均需签字盖章，方为有效的投标资料。
● 供方需在规定时间内提交投标资料发给招标管理经理，纸件标书以密封件方式提交，标书封面需注明投标项目、物料名称，不同项目的标书需分开密封，同时标书封口及投标资料需加盖投标公司的骑缝章，没有密封的标书一律退回。邮寄标书以我司招标管理小组签收时间为准。过时恕不接受，视为弃标。
● 招标小组接收到供方纸件标书后需检查标书是否完好，并在《标书接收记录表》记录有关信息，包括招标项目名称、供方名称、标书接收日期等。开标前严禁向任何人员提供标书。开标前5分钟交接标书，交接时双方检查标书是否完好，同时在《标书接收记录表》签字确认。
● 电子投标的项目，供方需把盖章的标书以扫描件的形式发送到我司统一的投标邮箱，开标前由招标小组组长统一打印出来。
9、开标
● 开标纪律要求：招标组长提前通知相关招标小组成员，以确保招标小组成员准时参加。整个开标过程要求招标小组成员手机设置成静音。招标小组成员在开标过程严禁离开开标现场或打电话，与供应商电话沟通洽谈时，需开免提通话。
● 招标小组按规定的时间点开标，至少保证3个小组成员参加。
● 如有特殊的评标标准（需在开标前审批通过），招标组长需就特殊的评标标准在现场评标前向全体成员宣布，并在开标记录上确认。
● 开标前应检查标书是否完好无损，需详细写明开标时间（详细到**点**分），参与评标小组成员签字确认。
10、评标：
● 招标小组在《评标记录表》上记录供方价格及得分等内容，并根据评标标准的现场打分排名。
● 评标现场需电话洽谈，则打开手机免提沟通。如需面谈，则现场与供应商约定具体时间，由招标组长主导，至少保证招标小组一个或以上成员参与洽谈，严禁单独与供方洽谈。洽谈后必须要有书面的洽谈记录。
● 评标现场确定招标份额，如现场无法定标，则需在评标记录上做说明。
11、评标规则：
● 评标过程中有标后洽谈，要求在开标现场完成，供方需在二十分钟内电话回复结果；
● 评标现场电话同意降（升）价的供方，需在次日提供相应价格的邮件或报价单，否则视为悔标处罚。
● 所有投标方价格均未达到目标价，组织标后洽谈，洽谈达到目标价时本次招标仍然有效；标后洽谈仍无法达到目标价，则本次招标废标，可以根据需求重新策划第二次招标；也可以走废标审批，详细说明清楚原因，标后洽谈的价格只作为商务洽谈结果，有效期为三个月，而且需要总经理审批确认。
12、招标结果审批、执行
评标结束后由采购需求部门整理招标结果，填写《采购项目结论审批表》并附供方投标相关资料，报招标小组成员及总经理审批。审批通过与供应商签订采购
合同
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之前，需启动合同评审无异议后再进行签订采购合同，实施采购。
13、相关表单
1 《采购项目立项申请表》
2 《采购项目（免招标）申请表》
3 《商务洽谈记录表》
4 《标书接收记录表》
5 《评标记录表》
6 《采购项目结论审批表》
7 《物品招标清单》
浙公网安备 33021202002483