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银行保函管理办法.doc

银行保函管理办法

jessica王丫
2019-02-18 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《银行保函管理办法doc》,可适用于经济金融领域

  QSEAC上海思源输配电工程有限公司发布实施发布银行保函管理办法QSE上海思源输配电工程有限公司企业标准ICS备案号:前  言为规范公司在销售项目投标、销售合同谈判以及销售项目执行过程中所涉及的各类法律文书中关于银行保函(以下简称“保函”)条款的评审与决策程序明确各类保函的评审与决策权限明确保函的开立、修改、理赔、注销、接收、索赔、退回、存档、统计分析、跟踪管理等工作流程明确保函管理相关人员的权利、义务与责任有效降低保函风险特制定本办法。本标准自实施之日起代替QSEAB本标准的附录A是资料性附录。本标准由思源输配电工程有限公司财务部提出并管理。       编制吴童海       校核         标准化潘守权       审定张向阳页次标记处数更改文件号签字日期会签批准林凌          银行保函管理办法目的为便于公司业务部具体操作和领导及时掌握保函状况节约费用、杜绝漏洞特制定本办法。适用范围本公司银行保函管理办法(以下简称“本办法”)适用于公司在销售项目投标、销售项目执行过程以及融资保函包括但不限于通过银行开具的担保协议、反担保协议、备用信用证、具有保证性质的安慰函及其他具有法律约束力的类似文件和协议(以下简称“保函”)。本办法项下保函包括以下五种类型:、思源电气股份有限公司(以下简称“母公司”)为担保自身责任通过银行开立的保函包括国际承责保函和国内承责保函、上海思源输配电工程有限公司(以下简称“本公司”)作为申请人为担保自身责任在合同执行地通过银行开立的承责保函、本公司或由本公司管理的海外营销子公司(以下简称“子公司”)作为申请人为担保自身责任在合同执行地通过银行开立的本地承责保函、本公司及其母子公司作为受益人的受益保函。、融资性保函。思源电气或输配电公司为担保子公司责任代替子公司开具的保函业务不在本办法管理范围之内应按照思源电气股份有限公司有关对外担保管理规定办理。定义本办法中的下列术语及定义应具有以下含义: 承责保函:是指本公司或者母子公司为担保自身的责任、作为申请人银行作为担保人向客户或第三方开立的、保证本公司或子公司履行某项义务的保函。融资性保函:是指本公司根据融资银行的要求开立的担保子公司、客户或其他第三方还款的保函包括银行及非银行保函。一般包括两类保函:)银行为子公司单独设立信贷额度而要求本公司提供子公司的还款担保如内保外贷)项目融资中融资银行要求本公司或子公司承担一定比例的客户风险而开立的保函。国际承责保函:是指本公司在海外(包括港、澳、台地区)销售项目的投标及销售项目执行过程中产生的承责保函。国内承责保函:是指本公司与国内总包商合作销售项目的投标及销售项目执行过程中所产生的承责保函。受益保函:是指客户或第三方作为申请人银行作为担保人向本公司或子公司开立的、本公司或子公司作为受益人的、保证客户或第三方履行某项义务的保函。普通保函:是指主要条款、金额比例、效期、费率等关键要点符合保函一般惯例的承责保函。普通保函的种类和具体特征如下:普通保函种类主要条款金额比例有效期投标保函、在规定期限内不撤标、不修改原报价、中标后与招标人签订合同并在规定的日期内提供履约保函一般为投标报价的%%(含以下同)从开立日起生效一般至截标日后的-个月失效若中标有效期延至递交履约保函时止履约保函贸易项下保证完成合同规定的交货义务工程项下保证承包人按期、按质、按量地完成承包合同一般为合同金额的%%从签订合同之日或收到信用证之日(如伊朗)起生效至发货日或者工程完工日失效预付款保函、根据相关合同规定开立此预付款保函、保函的金额随着发货或者工程进度逐渐递减初始金额与预付款金额一致从收到预付款之日起生效至发货或工程完毕失效质量保函商品质量出现问题时保证及时退换或补偿损失或工程出现问题保证负责维修一般为合同金额的%%从商品销售完成或工程结束日起生效至一定期限后失效(如一年后)留置金保函如货物或承包工程达不到合同规定的质量标准时保证出口商或承包商将这部分提前收回的留置金退回一般为合同总金额的%从开立日生效一定期限后失效(期限视合同的具体规定而定)关税保函如未能将相应设备在一定期限内运送出境保证支付或被索赔该笔费用作为进口关税相应应当支付的关税金额或当地海关要求开立的金额视具体情况而定    高风险承责保函:符合以下任一条或多条情形的保函是高风险承责保函:、保函金额超过上述第项规定的普通保函的金额比例上限、保函有效期超过上述第项规定的普通保函规定的保函有效期,如敞口保函(见下文定义)、保函格式与已经签署的合同附件要求不一致并且比附件条件恶化可能使本公司及母子公司处于不利地位、保函格式比普通保函要求苛刻或含有非正常条款可能使本公司及母子公司处于不利地位如规定客户可任意修改保函效期、保函可自由转让给第三方等、保函经延期后的合计有效期限超过三年。敞口保函:是指未明确规定某一具体日期为到期日的承责保函或者虽然规定到期日但有效期可以随时被展期的承责保函。通常出现在履约保函格式内如规定拿到初验(PAC)、终验(FAC)为保函到期日等。非敞口保函:是指明确规定某一具体日期为到期日且未经本公司同意、不得更改有效期的承责保函。相关部门及责任人 输配电公司业务部输配电公司业务部及已注册的海外代表处及海外子公司为开立保函的申请及责任单位业务员根据业务需要提出保函申请并提供真实、准确及完整的背景资料并负责已开立保函的跟踪管理、所属项目进展反馈、到期注销及其他相关事项。部门经理需严格把关并在保函申请表上签字审核。输配电公司分管副总经理(总监)分管副总对保函申请和有关条款进行复核并进行业务审批。输配电财务部保函审核人员财务部保函审核岗位人员为保函条款专业评审人员负责商务合同中保函条款及格式审核、谈判及保函开立前的初审及其他相关事项。法务人员为保函相关会审人员参与商务合同签订前保函格式的审核、保函开立过程中被定义为高风险保函的文本审核及其它相关事项。输配电公司财务总监对保函条款及格式进行复核和审批对高风险保函和融资性保函提出审批意见。输配电公司总经理对保函业务进行审批对高风险保函和融资性保函提出审批意见。股份公司财务总监对达到一定金额的普通承责保函、所有高风险保函和融资性保函进行审批。如有必要应提交董事长审批。同时对融资性保函根据需要提交董事会及股东大会审批负责信息披露等法定程序的履行及与对外担保事项相关的其它事项。股份公司董事长对达到一定金额的普通保函和融资性保函以及一定金额的高风险保函进行审批。国际承责保函工作流程本公司作为申请人向客户及第三方开立、修改、索赔、注销国际承责保函时须按照如下工作流程办理各项具体保函业务:国际承责保函的评审流程保函条款与格式作为商业合同的一部分其评审与决策属于签约评审与决策的一部分业务部和财务部应遵循事前评审原则即对客户承诺接受保函条款之前完成保函条款的评审。业务人员就是否开立保函、具体保函条款等内容进行沟通和谈判在沟通和谈判过程中必须最大限度地维护公司利益优化保函条款控制保函带来的风险。国际承责保函开立的审批流程需由公司开立的国际承责保函由业务员填写《国际承责保函开立申请书》发起申请并由规定的保函开立审批人进行审批财务部负责审核申请人递交的资料并联系银行开立。保函审批人由业务线审批人和财务审批人共同组成两个审批决策人应在《国际承责保函开立申请书》上双签。如果保函的两位审批决策人意见不一致则升级到上一层级保函审批决策人决策直至升级到公司董事长终裁。)财务部保函审核员应负责判断保函是否属于高风险保函如果为高风险保函应逐级审批至股份公司财务总监或董事长。)保函金额超过万美元(含万美元)的普通保函由股份公司财务总监决策。)金额超过万美元(含万美元)的高风险承责保函报股份公司董事长决策。)对金额超过万美元的普通保函和万美元的高风险保函除上述提到的保函开立要求外业务员还需同时提供一份详细的《保函开立情况说明报告》内容应包括以下几点:a)项目背景b)保函开立金额和保函效期c)项目实施的可行性与风险分析、经营单位的项目执行计划及责任承担主体d)经营单位预计撤销保函的时间点。国际承责保函的开立提交申请业务部业务员在各方完成《投标评审表》或《国际项目签约决策审批表》的保函风险评审意见后启动保函开立流程并最迟在保函要求开立之日前个工作日向财务部提交保函开立所需资料和保函开立审批意见。保函金额超过万美元的(含万美元)应在拿到标书的第一时间向财务部反馈和咨询。保函开立所需资料:业务员申请开立保函时应提供如下文件:)《国际承责保函开立申请书》))《国际项目投标评审表》或《合同签约决策审批表》)保函格式)保函背景资料(投标保函即为标书履约、预付款保函等为合同、PO、LOI等相关贸易背景资料))如财务部或领导需要或者银行要求须提供项目介绍和进展情况说明)其他相关资料。如果项目发生延标或其他重要事项申请部门应将相关信息及时通知财务部如信息和资料提供不完全或不及时,导致银行不能按时开出保函,或保函开出后出现不应有的经济损失责任由申请部门自负。开立保函财务部对申请人提交的申请与资料进行审核如资料无误应在个工作日内审核完毕如资料有疑点应在小时内反馈申请人或返回给申请人进行修正。财务部根据标书或合同中规定的格式开立保函,若标书或合同中未作规定或客户对格式不做要求,财务部在与银行和申请人充分沟通后按照公司利益最优原则确定保函格式和开立银行。如申请人提交的保函未取得审批决策人同意开具的审批意见财务部有权拒绝按此格式开立保函并提示业务员与客户沟通修改保函条款。在收到申请部人提交的齐备申请资料后财务部负责及时从银行开出保函及时跟踪保函开立情况。保函开立后对保函复印存档,在保函系统登记保函信息。国际承责保函的修改 银行保函开立后根据客户要求或项目执行情况需对保函条款进行修改(如延长保函效期、增加保函金额等)由业务员填写《国际承责保函修改申请书》(见附表)在《国际承责保函修改申请书》上对有关项目进展情况及修改(尤其是展期)原因做出说明并应该按照本制度第条的审批流程和规定提交给相应的保函审批决策人审批决策。如原保函为金额大于万美元的国际大额保函或者是延期后开立总时间超过三年业务部在申请修改前还需要同时提供一份详细的《保函修改情况说明报告》报告内容应包括:a)  项目当前执行状态b)  保函的金额、保函开立时间、保函修改原因说明c)工程实施的可行性与风险分析、经营单位的项目执行计划及责任承担主体d)  经营单位解决问题和撤销保函的时间点。如果保函审批人不同意接受修改须说明不同意理由。由业务员与客户沟通调整修改内容并在调整修改内容后重新发起保函修改申请并提交给保函审批决策人审批决策。如果保函审批人同意接受修改业务员需将附有审批人意见的《保函修改申请书》提交给财务部。财务部负责与银行沟通及时完成保函修改工作并对保函修改件复印存档同时在保函台账中登记保函相关信息。国际承责保函的索赔银行保函开立后如果客户对担保行提出索赔要求业务部需与客户、担保行沟通了解客户索赔原因。并在客户提出索赔要求后小时内向公司副总经理和财务部接口人提供相应信息。由业务员负责与受益人协商撤销索赔如果确认我司需要承担该保函项下的赔付义务业务员需要提交《国际承责保函索赔报告》(见附表)至部门经理副总经理总经理签字确认并提交公司法务人员对应出具调查意见。在相关人员出具调查意见后将《国际承责保函索赔报告》发送给财务部在财务总监出具审批意见后由财务总监提交股份公司财务总监和公司董事长出具审批意见。如因人为原因应调查并追究相关人员责任。在处理保函索赔事宜上应按照保函的约定和国际惯例来处理。并根据公司领导意见处理索赔事宜。国际承责保函的注销非敞口保函对于非敞口保函原则上是到期即自动失效。但为了避免因工程尚未完成而保函却自动失效无法再次延期的情况财务部和银行沟通注销流程如下:a)银行每三个月发一份已到期保函清单给财务部确认哪些可以注销b)财务部把已到期保函清单分类转发给业务员由业务员及时与受益人联系并办理保函注销。由业务员负责与受益人联系确认c)财务部根据业务部确认结果通知银行注销或续期。保函注销后由财务部负责登记。敞口保函敞口保函属于高风险保函银行一般要求保函原件退回才能撤销。如果确认保函项下责任已经完成或者是保函失效事件(如PAC、FAC等)已经发生客户经理负责联系受益人取回保函原件、或取得证明保函失效事件已发生的正式书面文件(如各种验收证书等)、或受益人出具的同意我司撤销保函、解除我司保函项下责任的正式书面文件。若为转开保函业务员负责将取回的保函原件与相应的书面证明文件退回当地担保行进行注销并要求转开行发出撤销电文给国内担保行。若为直开保函业务员可将取得的保函原件或书面证明文件退给财务部由财务部联系银行办理撤销事宜。融资性保函工作流程融资性保函必须符合公司对外担保管理有关规定有必要报送公司董事会或股东大会决议等。公司由于当前业务发展状况融资性保函应谨慎办理除特殊情况经董事长批准办理外一般情况下暂时不受理此类保函业务。融资性保函办理审批流程必须逐级审批至股份公司董事长。财务部对此类保函进行重点审核并跟踪。国内承责保函的工作流程本公司作为申请人向客户及第三方开立、修改、索赔、注销国内承责保函时其流程与国际保函一致。受益保函的评审:受益保函格式作为商业合同的一部分应遵循事前评审原则即在与客户商定保函格式之前完成保函格式的评审。 业务员负责合同中受益保函相关条款的拟制和修改由业务员负责与客户、担保行等相关方就是否开立保函、具体保函条款等内容进行沟通和谈判在沟通和谈判过程中必须最大限度地维护公司利益优化保函条款。业务员拟制或修改好保函条款后将格式提交给财务部审核并提交财务总监审批。保函格式确认之后则由业务员与客户商谈接受此格式。若客户不接受则由业务员继续与客户沟通修改保函条款或结束谈判寻找其他合作方。受益保函的接收与审核海外信开受益保函的接收客户按照合同约定或与本公司商定的保函格式在合同执行地信开以本公司或母子公司为受益人的保函(包括保函修改件)由客户经理负责接收并通知财务部审核。信开保函开出后保函原件包括保函修改件原件由业务员寄回财务部留存财务部负责受益保函原件档案与台账管理工作。 电开受益保函的接收客户按照合同约定或与本公司商定的保函格式电开以本公司或母公司、子公司为受益人的保函(包括保函修改件)由财务部从通知银行或转开行接收保函电文(包括保函修改电文)。保函开出之后原件由总部国际融资部存档。受益保函的审核财务部在收到客户开出的保函原件或保函电文之后按照合同约定或事先商定的格式对保函内容进行审核审核内容包括但不限于被担保人名称、被担保人地址、受益人名称、受益人地址、双方合同号及签订日期、保函类别、金额(包括大小写)、有效期、单据条款、担保条款、索赔条件、是否不可撤消、是否无条件、开立银行、开立方式、法律管辖等。受益保函的修改受益保函开立后根据我司实际需要或者项目执行情况需对保函条款进行修改(如延长保函效期、增加保函金额等)由业务员填写《受益保函修改申请书》(见附表)在《受益保函修改申请书》上对有关项目进展情况及修改(尤其是展期)原因做出说明以本公司和母公司为受益人的保函应按照本制度第条的审批流程和规定提交给相应的保函审批决策人审批决策在审批通过之后由业务员联系客户提出修改申请并跟踪保函的修改进展情况。受益保函的索赔业务员按业务实际情况随时跟踪保函项下职责履行进度如有异常先与客户沟通视业务需要启动保函索赔。财务部针对即将到期的保函提醒申请人。每月将一个月内将到期的受益保函台账发给业务部由业务员确认是否需要提出索赔。当客户违约、符合保函索赔条件时由业务员填写《受益保函索赔申请表》按照本制度第条的审批流程和规定提交给相应的保函审批决策人审批决策是否索赔。对于国内银行开出的保函提交时间不应晚于保函到期日前十个工作日对于海外当地银行信开的的保函提交时间不应晚于保函到期日前十五个工作日。因银行之间快递保函正本需要较长时间因此申请人应尽可能提早启动索赔提交索赔时间过晚将会造成开立银行收到正本资料时超过保函有效期而使索赔失效。财务部对索赔申请及相关资料进行审核如资料无误应将索赔申请、保函中所要求的相关资料及保函正本一同提交通知银行或转开行进行索赔如为海外信开保函索赔由当地业务员落实向保函开立银行的索赔工作。受益保函的退回对于已经失效的保函或者客户或供应商已经履行完保函义务的保函如果客户或供应商要求公司退回保函原件业务员可以提交《受益保函退回申请表》并根据本制度第条规定的审批权限提交给相应的领导进行审批。审批通过之后经财务部确认由财务部将受益保函原件退回给申请人。保函日常管理工作流程对于所有保函公司保函业务相关部门须遵守如下日常工作流程:保函存档财务部负责存档本办法规定的受益保函的原件、承责保函的复印件保函付费记录各类保函申请表(包括保函开立申请书、保函修改申请书等)等保函相关资料。代表处负责存档保函复印件。保函统计分析财务部负责统计本办法规定的一切保函的重要信息(详见附录A)。保函重要信息包括:保函编号、保函类型、对应项目名称、对应合同号、对应项目号、保函开立日、保函开立申请人、被担保主体、保函开证行名称、是否转开、转开银行名称、保函受益人所在国、保函受益人名称、保函到期日等。保函的跟踪管理财务部根据业务部申请开立保函后负责跟踪保函的到期情况并根据公司到期保函撤销流程定期发布到期保函清理根据业务员反馈的清理结果联系银行跟进后续的撤销事宜并更新保函记录。对于到期未能及时注销的保函催促业务人员反馈原因。记录本标准规定记录如下表。记录清单记录名称归档人保存场所保存期限到期处理方式记录形式<电子、文本>国际承责保函开立申请书管理员财务部年统一销毁纸面国际承责保函修改申请书管理员财务部年统一销毁纸面承责保函索赔报告管理员财务部年统一销毁纸面其他类保函开立申请书管理员财务部年统一销毁纸面其他类保函修改申请书管理员财务部年统一销毁纸面受益保函接收申请表管理员财务部年统一销毁纸面受益保函索赔申请表管理员财务部年统一销毁纸面受益保函退回申请表管理员财务部年统一销毁纸面      保存期限指保函合同终止后保存年数。国际承责保函开立申请书申请部门:申请人:联系电话:法定地址:事由(投标或履约项目):投标或合同签订主体:签署的外部合同号码(或招标书号码):项目编号():公司内部的文本合同号:项目名称(与招标书严格一致):保函金额(币种):合同金额:保函种类:投标保函()履约保函()预付款保函()其他()开立方式:信开()由申请人带交受益人电开:直开()通知银行:转开()转开银行:开立语种及相关要求:英语()法语()跟据英语保函格式翻译转开()根据保函要素转开()其它()保函受益人(名称、地址、电话):当地取保人(名称、地址、电话、证件号):截标日(仅适用投标保函):保函有效期:要求开出日期:申请日期:附件齐备性:保函格式()、《投标审批表》或《合同签约决策审批表》()、正式合同(须提供合同签字页验证)或标书或PO()业务部意见:(描述开立保函的必要性并出具是否同意意见)财务部意见:(描述保函关键条款揭示保函风险点并出具是否同意意见)业务副总经理意见:财务总监意见:总经理意见:股份公司财务总监意见:董事长审批意见:  国际承责保函修改申请书申请部门:申请人:电话:国内银行保函编号:修改缘由:延期次数:签署的外部合同号码(招标书号码):项目编号:公司内部的文本合同号:项目名称(与招标书严格一致):保函金额(币种):合同金额:修改内容:保函日期延至:保函金额增加(或减少)至:其他:当地取保人(名称、地址、电话、证件号):要求开出日期:申请日期:业务部意见:(描述开立保函的必要性并出具是否同意意见)财务部意见:(描述保函关键条款揭示保函风险点并出具是否同意意见)业务副总经理意见:财务总监意见:总经理意见:股份公司财务总监意见:董事长审批意见:  承责保函索赔报告保函号:保函金额:保函开立行:保函种类:保函有效期:项目名称:合同号:合同金额:索赔金额及内容:索赔原因(请附详细报告):赔付期限:业务部意见:财务部意见:业务副总经理意见:财务总监意见:总经理意见:股份公司财务总监意见:董事长终审意见:   受益保函接收申请表      申请部门:申请人:电话:保函背景:保函号:保函币种及金额:保函开立人:保函有效期:从()到()合同号码:合同金额:合同付款方式:保函种类:不可撤销()无条件()国内()国际()履约保函()质量保函()融资付款保函()其他()开立银行:开立方式:信开()指由申请人带交受益人国内保函采用电开:直开()通知银行:转开()转开银行:附件:保函文本(√)其他()备注:融资经理与法务经理对各类保函的审核内容包括但不限于被担保人名称、被担保人地址、受益人名称、受益人地址、合同号及签订日期、保函类别、金额(包括大小写)、有效期、单据条款、担保条款、是否不可撤消、是否无条件、开立银行、开立方式等。()该保函全部内容正确无误符合合同要求同意接收。()该保函个别内容有误或与合同要求有不符之处已通知客户供应商修改或重新开立。财务部确认:财务总监确认: 受益保函索赔申请表保函号:保函金额:被担保主体(客户):保函种类:保函有效期:项目名称:合同号:合同金额:索赔金额及内容:索赔原因:WrittenDemand(英文保函须填写):业务部意见:财务部意见:业务副总经理意见:财务总监意见:总经理意见:股份公司财务总监意见:董事长审批意见:   受益保函退回申请表保函号:保函金额:保函开立人:保函种类:保函有效期:项目名称:合同号:合同金额:退回原因:正常情况(仅需申请人签字):( )保函已过期( )保函项下所担保责任已实现其他情况(需根据保函性质与金额由相应的保函决策人决策):业务部意见:财务部意见:业务副总经理意见:财务总监意见:总经理意见:股份公司财务总监意见:董事长审批意见:  内部编号保函号码申请部门申请人被担保主体保函类型保函金额(币种、金额)开立银行受益人所在国受益人开立方式开立日期到期日转开银行通知行涉及项目名称续展情况说明备注                               规范性附录A:  保函统计表

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