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人事行政工作流程(流程.doc

人事行政工作流程(流程

沙漠之狐
2011-08-19 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《人事行政工作流程(流程doc》,可适用于人力资源领域

行政工作流程手册行政工作流程手册(附工作流程图)行政部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护执行办公用品及日常用品的采购、发放管理执行公司证照印鉴的管理执行档案的归档管理执行固定资产及低值易耗品的管理执行各种费用的交纳执行公司对外关系建立维护执行突发事件处理执行秘书事务管理执行安全保卫工作执行后勤、食堂的管理执行行政日常事务处理执行上级交办事务等。具体工作流程、​ 执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构先准备办理营业执照相关资料然后到工商局领取营业执照登记申请表营业执照申办完毕后持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证组织机构代码证办理完毕后准备相关资料办理税务登记证。、​ 执行公司证照印鉴管理:对于公司的各种印鉴及证照应进行妥善保管并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记特别是公章的外出借用、加盖更应该按照公司的有关规定来执行以免出现不良事件。、​ 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况并要根据相关规定作适当储备以备不时之需作好请购计划单经经理审批后及时保质保量地采购办公用品和日常用品采购物品应当定价定点保证质优价廉。要作好物品出入库登记每月盘存帐物相符。四、执行固定资产及低值易耗品的管理:对于公司所有的固定资产以及低值易耗品需要建立台帐清单监督各部门于每月日进行盘点办公室会根据各部门盘点情况进行抽查核对帐物是否相符然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门每季度组织财务部对各部门进行全面盘点核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符应进行相应处罚。、​ 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制电工负责对日常维修的材料进行申购及采购保证质量各部门对维修质量监督、确认。、​ 执行文件档案的归档管理:根据不同种类档案的特点做好系统编目、分类存放、排列有序定期收集各类文件资料并整理立卷归档。、​ 文件资料收发、复印、传真、打印管理:各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门、​ 执行各种费用的支付:按时申请、交纳公司各项费用例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确以确保各职能部门工作的正常开展。、​ 执行对外关系建立维护:建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键行政部门肩负着对外沟通、协调的重任要把对外关系维护作为重要工作来抓企业的经营活动涉及到方方面面的关系既有政府部门的又有社会关系的哪方面关系处理不好或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通并结合实际情况建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象要将对外关系维护情况及时向领导汇报以便作出符合公司利益的调整。九、执行处理突发事件。公司各种突发事件出现后行政部门在收到信息的同时要根据事件影响的大小迅速向领导汇报并及时处理将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时应把握有利原则要充分维护公司或员工的利益树立好公司的整体形象。十、后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中要加强对食堂、宿舍、车辆的管理为员工提供较为良好的生活、住宿环境在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况收集员工建议提高保障质量车辆管理中要制定相应制度经常提醒驾驶员遵章守纪保证车辆随时处于良好的性能状态确保人员接送、货物输送的时效性。安全工作是企业的一项重要工作行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程要真正做到天天讲安全、处处抓安全人人有安全、保密意识只有安全保密工作做到位了才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置不定期地组织检查认真查出安全隐患及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制签定安全责任制规划安全教育、培训计划并认真加以实施。十二、日常事务处理。行政部门的工作杂而乱涉及面广大小事情多并且很多事务具有不可确定性临时出现的工作会给当日计划工作带来很大的冲突这时就要择其轻重而处理。总体来讲行政部门属于服务保障部门是为其他部门包括店铺服务的所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。:优先完成领导交办各类事务规定时限内完成不了的十三、执行上级交办事务应向领导说明其原因并尽力尽快完成最终将完成结果向领导汇报。人事日常工作流程手册第一章前言第一条为使本公司人事作业正轨化、制度化能在有序可循的情况下使本公司人事统一、脉络一贯并加强人事部门与各部门间的了解借以更密切配合提高工作效率特制订本程序。第二章主办第二条人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理下设人事专员一人负责下列全盘人事业务。第三章招募甄试第三条人员招募作业程序如下(一)人事专员处收到“增补人员申请单”时即行拟订招募计划内容包括下列项目:招募职位名称及名额资格条件限制职位预算薪金预定任用日期通报稿或登报稿(诉求方式)拟具资料审核方式及办理日期(截止日期)甄试方式及时程安排(含面谈主管安排)场地安排工作能力安排准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。(二)诉求:即将招募消息告诉大众及求职人如下:登报征求:先拟广告稿估计刊登费决定刊登何报、何时然后联络报社。同仁推荐:以海报或公告方式进行。(三)应征信息处理:诉求消息发出后会收到应征资料经审核后对合格应征者发出"初试通知单"及"复试通知单"通知前来本公司接受甄试。不合格应征资料归档一个月后销毁但有要求退件者应给予退件。为了给社会大众一个好的印象对所有未录取者发“致谢函"也是应有的礼貌。(四)甄试:新进人员甄选考试分笔试及面谈。笔试包括下列:()专业测验(由申请单位拟订试题)()领导能力测验(适合干部级)面谈:由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈面谈时应注意:()要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松()要了解自己所要获知的答案及问题点()要了解自己要告诉对方的问题()要尊重对方的人格()将口试结果随时记录于"面谈记录表"。如初次面谈不够周详发出“复试通知单"再次安排约谈。(五)背景调查:经甄试合格初步决定的人选视情况应做有效的背景调查。(限管理级员工)(六)结果评定:经评定未录取人员先发出谢函通知将其资料归入储备人才档案中以备不时之需。评定录用人员经总经理核准行政部部发出“报到通知单"并安排职前训练有关准备工作。(七)注意事项:应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权注意保密工作。第四章任用第十四条经核定录用人员由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单"请他于报到时携带下列资料:(一)填写本公司新进职工录用表(二)缴验学历证及身份证(三)缴验近期正面半身免冠照片(四)缴验体检合格证明(五)缴验计划生育证明(六)缴验经济担保书(以上应缴资料视情况可增减)第十五条干部人员任用视情况可发给"聘任书"。第十六条新进人员于报到日行政部应检收其应缴资料若资料不全应限期补办否则首月薪资可暂扣发。第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到逐项协助办理下列:(一)领取员工相关文具用品(二)填写制考勤卡并解释使用(三)领取办公桌锁匙(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。(五)行政部应引导新进人员向部门主管报到。第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项:(一)填写"人员异动记录簿"。(二)更新员工花名册。(六)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。第五章试用第十九条原则上行政人员及营业员试用期为三个月(配送仓工人、司机试用二个月)期满合格者办理转正手续才正试聘用个别试用成绩突出者可提前转正。行政部部每月日发出当月转正人员《考核表》由被考核人填写工作小结后导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同。第二十条行政部根据考核表发给"试用期满通知"。第二十一条行政部发出“试用期满通知”后并依不同的批示分别办理下列事项:(一)试用不合格者另发给通知单。(二)调(升)职者由行政部办理异动作业。(三)薪资变更者由行政部办理调薪。第二十二条前条办理完毕后考核表应归入个人档案中。第二十三条新进人员在试用期中表现不合要求部门主管认为有必要停止试用时可立即提前办理考核并签人员异动申请单报请权限主管核定停止试用。第六章异动第二十四条晋升(升职、升级)及降级由申请人填写"人事异动申请单"及办理临时考核转行政部签注意见后呈权限主管批示。第二十五条调职由申请人填写"人事异动申请单"送调职部门会签转行政部签注意见后呈权限主管核定。第二十六条未批准的升、降、调申请单退回申请部门。经批准的申请单则由行政部依据发布"人事异动通知"副本抄送申请部门及本人并限期办理业务移交手续履任新职。行政部应立即变更薪资名册。第二十七条经批准异动后涉及调整薪资者行政部应根据人事异动申请单批示填制“薪资调整通知单"办理调薪。第七章请假第二十八条员工因故请假应至行政部领取请假单依权限逐级呈核再转回行政部登记于考勤卡(表)上。第二十九条休假作业应另参照《人事管理规章》有关规定办理。第八章考勤第三十条各部门主管应于每月日前将上月份考勤表送行政部备查第三十一条如需变更出勤与轮休时间或补充新进人员出勤时间应填"出勤时间调整单"经权限主管核准后转行政部登记备查。第三十二条员工因加班、调休、请假先至行政部领取"加班单、调休单、请假单"经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。第三十三条员工因公于上班中外出应填写"外出登记表"送部门主管核准后交行政部备查。第三十四条因公而未打卡应通知行政部呈上级主管核签。第三十五条下班忘记打卡可由本人找直属主管或行政部签证若未签卡者一律以旷工论。(每月不准超过次)第三十六条行政部于每日检视考勤卡(表)遇异常状况或违规事情应即主动签办并与部门主管联络。第三十七条员工出勤情况行政部应于每月终了后编制《加班、调休、请假》一式两份一份本部门留底核计薪资加扣一份交给各部门公布限三日内接受更正申请。第三十八条行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中)逐月依据考勤表予以登录经登录后考勤表即可销毁作废。第三十九条每一年度终了行政部应即依据年度考勤统计表统计是否有未休完特别假的人员。第四十条每一年度终了后行政部应即调查编制次年度享有特别假人员名单予以造册呈准后公布实施。第四十一条有关考勤作业请参照"人事管理规章"有关规定办理。第九章出差第四十二条出差作业应参照财务部"出差管理办法"规定办理。第十章奖惩第四十三条员工遇有功过奖惩时可由建议人填报"奖惩建议申请单"公文先由行政部签注意见后呈经理核定。第四十四条行政部根据核准奖惩建议申请单发布"奖惩通知单"公文副本抄送本人部门及本人知照另一份留底本部门月底加扣薪资。第四十五条行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。第四十六条奖惩作业应另参照"奖惩办法"规定办理。第十一章考核第四十七条考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种其处理程序如下:(一)年中、年终考核:全年度分两次考核上半年(月日至月日)、下半年(月日至月日)各考核一次。具体程序参照〈美邦集管字()号文件〉(二)试用期考核:员工试用期(职员三个月工人二个月)由试用单位主管负责考核并报公司分管领导审核期满考核合格者填具“试用人员考核表”报经理批准后转正。(三)临时考核为申请升降职应附办理临时考绩以作上级批示决策参考依据。第四十八条考绩表办理完毕存于个人资料袋内并予以登录。第四十九条考绩作业应另参照"考绩办法"规定办理。第十二章薪资第五十条每月日前将上月新进人员工资档案传真总部核准,行政部应于每月日前整理上月到职的新进人员将核准工资登录于"薪资名册"。并依据工资标准核算工资。第五十一条行政部应于每月日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表经相关部门主管审批(行政人员需经部门主管、行政部、公司经理、总部核准店铺人员需经店长、销售主管、行政部、公司经理核准)。经核准后登记于薪资名册并依据核准薪资标准核算工资。第五十二条经批准离职员工行政部应据此填制薪资通知单办理停薪由行政主管审核签章登录于薪资名册后次月计算工资。第五十三条核薪与调薪案件于归档前应登录于个人资料卡内。第五十四条每月日前将上月工资核算完毕经财务部主管、出纳、公司经理审核后连同相关人事月报表(人事成本分析、人员变动表、人事月报表)传真总部核准。第五十五条每月日发放上月工资(公司开除、辞退行政人员者应当日结算工资辞职者应在每月日结算工资但店员有奖金、赔偿必须每月日结算工资)。第十三章训练第五十六条职前训练新进人员于报到后行政部应办理以下职前教育:(一)介绍公司历史背景、经营方针、工作环境(二)简介各部门组织、职责、作业状况(三)相关人事管理制度及注意事项(四)介绍各部门办公室及主管。第五十七条在职训练(一)行政部于年度开始依所需培训目标、对象、课程、教材、预算拟订训练计划。(二)行政部于培训期中应严予考核。(三)员工于接受培训后视需要提出心得报告成绩优劣列入考核依据。第五十八条专业培练(一)专业知识视必要可办理专案培训。(二)搜集专业报导或讲座教材印发给每位员工。(三)各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、训练。第五十九条培训作业应另参照"培训办法"规定办理。第十四章辞职第六十条正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职应于天前提出辞职申请书由部门主管及行政部主管签具意见后呈公司经理核准再转回行政部行政部凭此办理停薪手薪。第六十一条行政部依据辞职申请书发给"离职通知单"通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项逐项办理移交办理完毕后由行政部审核无误后并签署意见后计当月薪资。第六十二条行政部根据离职通知单于当日即行办理下列事项:(一)登记于人员异动记录簿内。(二)注销行政部控制的人员状况表内登记。(三)登记个人资料卡注销个人资料档案将资料存入离职档案袋。第六十三条行政部视情况应约谈离职人员并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案以作为人事流动率检查参考。第十五章移交第六十四条各级主管人员及业务承办人员因故离职时应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册在监交人监督下点交接任的人员并会同接任人员提出移交报告书。第六十五条移交时应造清册名称如下:(一)印章戳记清册。(二)所属人员薪资单册。(三)未办或未了重要案件目录。(四)保管文卷目录。(五)职责事务目录。(六)上级指定专案移交事项清册。第十六章劳工保险第六十六条人员于报到日时由行政部登记办理投加保生效日以到职日为准。第六十七条人员于退职日当天行政部应即办理退保。第六十八条投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时应由行政部填报"投保薪资调整单"。第六十九条行政部应每月统计列册个人负担保费核算当月工资时从薪资内扣缴。第七十条每月月底核对社保缴费明细如有误及时与社保局核对。第七十一条保存社保相关资料社保登记证年底需年检。第十七章资料管理第七十二条各种人事命令、通知公布一周后连同该案核准凭证(申请单或签呈)合并归档。第七十三条每月初依据人员异动记录簿编制"人事异动月报表"呈核阅后列入人事流动率检查依据。第七十四条行政部应于每月日编制各主管名册送守卫或总机备查(如未异动可具文报备)。第七十五条员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书"可至行政部说明申请理由由经办人填写证明。第七十六条人事单位应备档案包括下列:(一)人事异动案。(二)人事奖惩案。(三)人事考绩案。(四)人事训练案。(五)人事规章案。(六)人事勤务案。(七)人事表报案。(八)福利案。(九)文康活动案。(十)涉外事件案。(十一)收发文登记簿。第十八章其他第一○二条本作业程序应另参照"人事管理规章"有关规定办理如有疑义可由行政部主管解释运用如有未尽事宜应另补充修正。第一○三条本作业程序承奉核准后实施修正时亦同。

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