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SGCC_用户手册-OA使用手册V1.0.doc

SGCC_用户手册-OA使用手册V1.0

coldmail 2011-08-10 评分 0 浏览量 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《SGCC_用户手册-OA使用手册V1.0doc》,可适用于计划/解决方案领域,主题内容包含目录国家电网公司“SG”工程协同办公业务应用系统OA用户使用手册国际商业机器全球服务中国有限公司全球业务服务部年月日VersionAuthorize符等。

目录国家电网公司“SG”工程协同办公业务应用系统OA用户使用手册国际商业机器全球服务中国有限公司全球业务服务部年月日VersionAuthorizedforissuebySGCCProjectManager签名(Signature)日期(Date)IBMChinaCompanyLimitedProjectManager签名(Signature)日期(Date)关于本文档文档信息文档名称国家电网协同办公OA用户使用手册文档类型用户手册作者协同办公项目组说明本文档是国家电网公司协同办公业务应用系统用户使用手册。命名规范遵循SGCC文档命名规范文件名称SGCC用户手册OA使用手册Vdoc修订历史版本章节类型日期作者备注全部丁平俤第一版本建立内容范围本文档的目的是为了描述国家电网公司协同办公业务应用系统的用户使用手册。适用的对象本文档仅适用国家电网公司协同办公业务应用系统的项目成员。目录TOCo""hzu发文管理概述基础数据项说明视图栏目介绍左边栏目介绍拟稿审核会签编号签发排版转版式文件盖章联网发文整理文件归档其它重要功能介绍加为我关注的文件作废还原发文查询发文统计收文管理概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍左边栏目介绍总收发登记领导批示主办、协办归档其它重要功能介绍扫描登记继续登记主任填写意见设置查询级别接收联网文件收文转公告收文转发文收文转督办作废文件还原签报管理概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍左边栏目介绍拟稿审核会签编号批示传阅归档督查督办下发督办通知单概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍起草督办事项下发通知办公厅主任审核部门秘书流转其它重要操作制定督办计划概述总体流程说明基础数据项说明起草督办计划审核部门秘书中转督办反馈概述总体流程说明基础数据项说明发起反馈处长审核上报督办结束(变更)概述总体流程说明基础数据项说明起草督办结束(变更)申请审核党组秘书确认生成督办报告概述总体流程说明基础数据项说明汇总并生成督办事项报告审核会议管理内部会议概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍会议室预定起草处长办理会议发布其它重要功能介绍大型会议会议召开申请组织方案审批会议材料准备会议决算审核会议执行监督值班管理来文来电概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍登记来文来电审核整理办理情况反馈归档值班管理基础数据项说明登记值班日志值班排班规则生成昨日值班日志值班报岗情况值班排班情况值班费用值班费用标准排班规则定义大事记总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍起草审核归档大事记素材每日要情总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍素材整理汇总每日要情排版打印其它重要功能介绍综合协调领导日程概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍登记汇总查阅其他重要功能介绍接待管理概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍起草接待审批审核归档其它重要功能介绍重大活动概述重大活动审查重大活动反馈信访管理概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍登记来信来电来访审核归档其它重要功能介绍给后续环节留言缓办处理催办处理撤办处理作废处理调研管理概述部门调研计划总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍发起调研计划通知审核填写调研课题上报撤消计划其它重要功能介绍公司调研计划总体流程说明汇总部门调研计划通知下发调研计划其它重要功能介绍调研工作组织总体流程说明基础数据项说明启动调研工作组织下发主任务填写调研结果调研成果整理评估调研成果登记其它重要功能介绍信息采编概述总体流程说明基础数据项说明视图栏目介绍信息通知投稿筛选采编排版定版发布其它重要功能介绍电子公告概述总体流程说明数据项说明视图栏目介绍新建公告领导审核发布公告其它重要功能介绍​ 收文管理​ 概述收文管理:是指国网公司接收外单位的来文由总收发进行来文登记、编号、填写拟办意见、拟办意见审核人审核、总收发分发、领导批办、部门秘书中转、部门领导批阅、处长批办、部门人员办理、(主办)部门秘书整理文件归档等全过程的处理。​ 总体流程说明流程名称公司收文流程图:流程图描述:环节环节名称环节描述后续环节编号后续环节简述总收发登记、编号、填写拟办意见、总收发分发总收发填写基本信息、增加正文附件“编号”并填写拟办意见送公司领导批示送部门秘书中转如果总收发认为此文需要转部门收文则登记完成后直接转为部门收文注:可同时送部门办理和呈公司领导批示拟办意见审核人审核办公厅文档处审核拟办意见环节填写拟办意见后环节可以对拟办意见进行审核、修改(前提条件环节文件未发送出发出后拟办意见不让修改)流程变化:收文一旦登记文档处处长和办公厅主任就可以填写拟办意见但不作为流程环节收文登记人可以选择发送下一环节即“公司领导批示”或“部门秘书流转”一旦发送处长和办公厅主任则不能再填写拟办意见领导批示公司领导批示文件送总收发登记、编号、填写拟办意见、总收发分发部门秘书中转部门秘书中转文件给部门领导、处长、本部门人员注:文件部门领导填写意见或签字才可以出部门送部门领导批阅送处长批办送本部门人员办理部门办理结束:本部门办理结束标志由部门秘书设定各部门办理完毕后主办部门秘书可以进行归档。部门领导批阅部门领导批阅文件填写批阅意见或签字才可以出部门返回部门秘书处长批办部门处长批办文件填写批办意见此环节可以有两个主办人员并可以选择转发文功能转发文返回部门秘书送本部门人员办理本部人员办理本部人员办理填写办理意见此环节可以选择转发文功能转发文返回部门秘书送处长批办(主办)部门秘书整理文件归档(主办)部门秘书整理文件归档、办结结束部门办理在本部门结束标志由部门秘书设定各部门完成后主办部门秘书可以进行归档。​ 基础数据项说明数据项数据要求是输入还是选择必填项其它包括校验规则、选择内容文件字号输入系统提供重号检查即检查是否有重复的文件字号收文类型选择可按要求进行配置如:行政、机要等办阅件单选办件、阅件默认为办件登记流水号系统自动生成Y登记流水号是系统自动生成不可以修改系统提供缺号漏号选择功能来文单位选择或输入Y如果系统内单位可从系统单位信息库中选择可编辑如果系统外单位可以直接输入来文分类选择上级单位、政府机关、兄弟单位、下属机构、其他登记人自动生成登录用户文件标题输入Y根据文件标题的最后两个字自动确定文种系统提供重文检查即检查是否有文件标题重复主送单位选择或输入根据组织机构列表进行选择或输入紧急程度选择普通、急件、平急、加急、特急、特提默认为普通文件密级选择普通、秘密、机密、绝密默认为普通收文日期选择或输入Y文件的签收时间缺省为系统日期可选择可编辑是否归档单选是否归档:默认为否值为“是”时分类号、保管期限不能为空分类号选择或输入分类号前两位与部门关联并自动生成规则待定保管期限选择短期、长期、永久每日要情单选生成每日要情:值为“是”、“否”默认为是办理期限选择或输入显示具体时间主题词自动提取或输入主题词列表可编辑、修改可从系统主题词库中提取国家电网公司公文主题词表doc主办部门选择或输入根据组织机构列表进行选择协办部门选择或输入根据组织机构列表进行选择附件说明添加附件时自动生成附件说明来文摘要输入关联号输入收文的关联号:缺省是发文的大流水号发文文号生成后关联号显示“文号”需要能超链接备注输入关联号系统自动生成相关链接系统自动生成​ 视图栏目介绍点击【收文管理】便直接进入到收文管理系统。如下图所示:​ 左边栏目介绍【系统导航】:包括待办待阅、拟办文件、经办文件。​ 待办待阅:显示当前用户需要办理或者查阅的文件​ 收文登记:显示处于登记状态的文件​ 今日收文:显示当前日期收到的文件​ 经办文件:显示当前用户经办的文件。【收文文件夹】:包括我关注的文件、重要文件、缓办文件、办结文件、作废文件。​ 我关注的文件:显示当前用户设置的关注文件​ 重要文件:显示当前用户设置的重要文件​ 缓办文件:显示缓办的文件​ 办结文件:显示已经办结的文件​ 垃圾箱:显示当前用户作废的文件。【收文查询】:可按收文日期、按收文月份、按收文年度、按文件分类、按主办单位和按清退文件进行查询【收文统计】:可按收文日期、按文件分类、按来文单位、按主办单位和办结率进行统计。​ 总收发登记.​ 用户进入“收文管理收文登记”点击“登记收文”如图所示:​ 注意:如果当前用户身兼多职时,系统在起草时会提示选择机构角色.​ 选择机构角色提示选择要启动的流程并可选择文件形式(也可在发文主表单中选择)如图所示:.​ 选择流程和文件形式后进入收文主表单填写基本信息并保存如图所示:.​ 单击“正文管理”和“附件管理”分别进行正文、附件的添加如图所示:a)​ 附件添加步骤:点击【增加】按钮点击【…】按钮引入附件输入附件的文件标题点击【确定】按钮完成添加。b)​ 附件修改步骤:选中已添加的附件点击【修改】按钮修改附件内容执行【保存】系统提示“是否将修改保存到服务器”点击【确定】按钮完成。c)​ 选中已添加的附件点击【查看】按钮查看附件内容。d)​ 选中已添加的附件点击【重命名】按钮修改附件名称。e)​ 选中已添加的附件点击【删除】按钮删除此附件。f)​ 选中已添加的附件点击【上移】按钮上移此附件。g)​ 选中已添加的附件点击【下移】按钮下移此附件。.​ 执行发送操作步骤:点击【发送】按钮弹出发送对话框,点击“环节名称”下拉菜单选择下一办理环节名称,点击“待选人员”列表选择环节办理人,点击【确定】完成发送。如下图所示:​ 领导批示.​ 在“待办待阅”视图中点击要办理的文件进入如下图所示:.​ 点击【查看正文】和【查看附件】查看正文和附件如下图所示:.​ 点击【填写意见】填写拟办意见如下图所示:​ 注意:如果用户多次填写意见或者重复当前环节办理在填写意见对话框中将会出现意见填写方式选择如下图所示:.​ 点击【发送】可发送给登记人如下图所示:​ 主办、协办.​ 部门秘书流转:此环节不需要填写意见只需要发送给部门相关人员即可如下图所示:.​ 部门领导批阅:此环节必须填写意见在没有填写意见的情况下点击【发送】系统将给予提示并弹出填写意见对话框。部门领导批阅完毕后文件返回到部门秘书处。.​ 部门处长及其他人员办理过程参考部门领导批阅。​ 归档主办部门领导批阅完毕后即可由主办部门秘书对文件进行归档收文没有特定的归档操作在主办秘书办结后系统会根据“是否归档”数据项判断进行自动归档如下图所示:​ 其它重要功能介绍​ 扫描登记.​ 通过扫描设备将待登记文件扫描完毕后进入“收文管理收文登记”点击“扫描登记”如下图所示:​ 继续登记当有多份文件需要进行手工登记时完成一份文件的登记可快速进行其它文件的登记如下图所示:​ 主任填写意见领导可在“今日收文”中查看到今天登记正在处理的收文在红框区域内可点击图标进行正文附件的查看以及填写意见。​ 设置查询级别查询级别是在文档办结后可查阅用户范围的设置在文件起草审批过程可修改表单上的“查询级别”来设置文档办结后的可查阅用户范围如下图所示:​ 接收联网文件联网文件默认情况自动接收到系统中在“收文管理收文登记”处可以看见自动接收的文件如果需要手动接收在“收文管理收文登记”视图上点击“接收文件”如下图所示:​ 收文转公告收文关电子公告:打开收文文档点击“其他操作”中【转电子公告】则系统自动跳转到起草电子公告的界面并默认提取出收文文档中相关信息如下图:​ 收文转发文点击“其他操作”中【转发文】则系统自动弹出发文流程选择框选择完流程后跳转到起草发文的界面并默认提取出收文文档中相关信息如下图:​ 收文转督办点击“其他操作”中【转督查督办】则系统自动弹出发文流程选择框选择完流程后跳转到起草督查督办的界面并默认提取出收文文档中相关信息如下图:​ 作废文件还原文件作废后会显示在“收文管理收文文件夹作废文件”视图中选中需要还原的文件单击“还原”如下图所示:

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