办公自动化第2章 制作邀请函与打印文档

null第2章 制作邀请函与打印文档第2章 制作邀请函与打印文档2.1 邀请函的基本制作 2.1 邀请函的基本制作 2.1.1 新建文档 步骤1 新建Word文档。双击桌面Word 2003快捷图标“”，或者选择“开始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Word 2003”命令，启动Word 2003，新建Word空白文档。 步骤2 录入文字。在打开的空白文档中输入如图所示邀请函标题和内容。 null2.1.2 文本格式设置 步骤1 设置标题格式。 步骤2 设置文本格式。 步骤3 设置正文格式。 步骤4 设置正文落款格式。 设置完成后邀请函如图所示。 null2.2 添加水印背景 步骤1 选择“水印”图片。单击“格式”|“背景”|“水印”命令，在出现的“水印”对话框中，选定“图片水印”，再单击“选择图片”按钮，在出现的“插入图片”对话框中，选择一幅图片，或利用“查找范围”下拉选项，选择自己喜欢的图片的位置，再单击“插入”按钮，如图所示。 null步骤2 设置图片缩放大小。返回“水印”对话框，设置所需图片显示的缩放比例。系统默认“缩放”参数为“自动”，并默认勾选“冲蚀”复选框，选择“缩放”下拉列表中的“200%”选项，如图所示，再选择“确定”即可。 null步骤3 完成水印背景设置。设置完成后，返回文档中，所选的图片图片以水印的格式插入已插入在文档正中位置。完成效果如图所示。null 若是制作单位的信纸也可利用“文字水印”效果，将“水印”对话框中的“图片水印”改为“文字水印”，在“文字”文本框中输入“邀请函”文本，设置为“华文行楷”，“尺寸”设置为“40磅”。如图左所示。“文字”选项中也可输入单位名称等内容，“字体”选项中可选择字体，根据需要还可改变字体的尺寸和颜色。完成后效果如图右所示。 小贴士2.3 插入剪贴画和艺术字2.3 插入剪贴画和艺术字2.3.1 插入剪贴画 步骤1 选择命令。单击“插入”|“图片”|“剪贴画”命令，弹出右边的“剪贴画”任务窗口，设置“搜索范围”。单击“搜索”按钮，在右边窗口出现的剪贴画中选择所需要的图片，双击选中图片，将其添加到文档当前光标位置。调整图片大小，并移至合适的位置。 null步骤2 设置图片格式。右键单击插入的剪贴画图片，在出现的快捷菜单中选择“显示图片工具栏”，如图所示。选择“文字环绕”下拉按钮，在展开的下拉列表中单击“衬于文字下方”选项。或者选择“设置图片格式”，再选择“版式”选项卡设置。 null步骤3 设置图片亮度。在图2-8所示的图片工具栏中点击“增加亮度”或“降低亮度”按钮，调整图片的亮度，或选择快捷菜单中“设置图片格式”，选择“图片”选项卡，设置亮度为“+40%”。 步骤4 调整图片大小。选择“图片工具栏”的“压缩图片”图标，或者选择快捷菜单中“设置图片格式”，选择“大小”选项卡，设置其合适大小。 步骤5 设置好的文档效果如 图所示。 null2.3.2 插入艺术字 步骤1 编辑艺术字。选择“插入”|“图片”|“艺术字”命令，在出现的“艺术字样式”对话框中选择所需要的样式，然后再在出现的“编辑艺术字文字”对话框，在文本框中输入“敬请光临”，再设置字体为“华文行楷”，字号为“48”，斜体，单击“确定”。 步骤2 设置艺术字格式。在文档中将艺术字调整到适当的位置，并将其设置为“衬于文字下方”。完成后的效果图如图所示。 2.4 设置页眉页脚信息2.4 设置页眉页脚信息步骤1 选择命令。单击菜单栏中“视图”|“页眉和页脚”命令，弹出“页眉和页脚”工具栏，如图所示。 null步骤2 录入页眉并设置格式。在页眉中输入“邀请函”文本，并移动图标到适当位置，设置单位名称的字体、字号和颜色和下划线。打开“边框和底纹”对话框中设置相应的下划线和颜色。如图所示。null步骤3 录入页脚并设置格式。在页脚中输入单位的地址和电话等，并设置好其字体、字号、颜色及下划线。 步骤4 设置好的效果如图所示。 2.5 建立模板2.5 建立模板步骤1 选择命令。单击“文件”|“另存为”命令。 步骤2 设置保存位置及相关参数。在弹出的“另存为”对话框中，单击“保存类型”下拉列表中的“Word模板（*.dot）”选项，并在“文件名”文本框中输入模板名称为“邀请函模板”，然后单击“保存”按钮将其作为文档模板保存。如图所示。2.6 邮件合并2.6 邮件合并2.6.1 创建表格——通讯录 创建通讯录有两种方法：一是通过邮件合并功能，向通讯录输入数据；另一种是使用Word表格功能和Excel软件创建一个通讯录表格。便于使用邮件合并功能时进行表格数据导入。 本节介绍使用Word表格功能创建通讯录。在创建表格时应考虑纸张的方向。null步骤1 调整页面方向。Word默认是使用纵向页面，若要制作较宽表格时，则要根据表格的宽度来调整页面的方向。新建一个Word文档，选择“文件”|“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡，选择“方向”选项中的“横向”选项，再单击“确定”按钮即可，如右图所示。 null步骤2 选择命令。光标定位表格要插入的位置，然后选择“表格”|“插入”|“表格”命令，打开“插入表格”对话框，如图左所示。 步骤3 设置表格参数。在弹出的“插入表格”对话框中，在“列数”微调框中输入表格的列数，在“行数”微调框中输入表格的行数，其他则使用默认操作，完成后单击“确定”按钮，如图右所示。 null步骤4 录入表格记录。即在新建表格第一行输入字段名（列标题），如姓名、性别、职称、学院名称等。 步骤5 调整表格行与列。光标定位到要调整宽度的表格线上，当光标变为如图所示的形状“ ”时，单击并拖动鼠标即可调整表格列宽。同样操作，也可调整表格列宽。完成后如图所示。 步骤6 设置表格格式和字体格式。根据需要对表格中的字体、表格属性等进行设置，完成后以“通讯录.doc”为文件名保存在指定位置。 null小贴士：建立不规则表格 步骤1 新建文档。启动Word2003，新建一空白文档。 步骤2 选择命令。光标定位表格要插入的位置，然后选择“表格”|“插入”|“表格”命令，打开“插入表格”对话框。 步骤3 设置表格参数。在弹出的“插入表格”对话框中，在“列数”微调框中输入表格的列数如“4列”，在“行数”微调框中输入表格的行数如“11行”，其他则使用默认操作，完成后单击“确定”按钮。若表格的行列数较多的话，也可先设置大概的行列数，在表格操作过程中进行行列数的增减。null步骤4 输入内容。输入如图左所示的文字内容，并设置字体格式。 步骤5 拆分单元格。选定“性别”、“身高”、“民族”、“毕业院校”和“专业”等列，单击菜单上“表格”|“拆分单元格”命令，如图右所示。在弹出的“拆分单元格”对话框中设置拆分的列数如“2列”和行数如“5行”后，单击“确定”按钮，完成单元格的拆分。本例只拆分列数。 null步骤6 平均分布各列。由于拆分后单元格列数宽度不同，影响表格整齐美观，可通过平均分布各列命令来完成。选定要平均分布的列数，单击菜单栏“表格”|“自动调整”|“平均分布各列”命令，如图左所示。 步骤7 合并单元格。选定“照片”所需列数，单击右键，在弹出的快捷菜单中单击“合并单元格”命令。选定合并的单元格，单击右键，设置其“单元格对齐方式”为水平居中和垂直居中，即“表格属性”中的“单元格”的“垂直对齐方式”为“居中”。并输入“照片”文本。 null2.6.2 邮件合并 步骤1 选择命令。在打开的上述步骤创建的邀请函文件中， 单击“工具”|“信函与邮件”|“邮件合并”命令，如左图所示。 步骤2 选择文档类型。在文档右边窗口会出现“邮件合并”任务窗格，选择“信函”文档类型，并单击“下一步：正在启动文档”文字链接。如图右所示。null步骤3 选择开始文档。在邮件合并第二步，如图左所示的任务窗格中，选择“使用当前文档”来放置信函。也可根据需要，进行其他选择。并单击“下一步：选取收件人”文字链接。 步骤4 选择收件人。用户可以使用现有的联系人表，也可以使用Outlook来管理邮件。如果数据源文件已存在，则可选中“使用现有列表”单选按钮，并单击“浏览”文字链接，如图右所示。null步骤5 选取数据源。在弹出“选取数据源”对话框中，用户可以使用默认的表（已建好的Word表格、Execl表格和Access表），也可以自定义表的列。本例选取已存在的Word文件——通讯录。如图左所示。 步骤6 选择收件人。在出现的“邮件合并收件人”对话框中，如图右所示。根据需要选择收件人。本例收件人设置为全选。单击“全选”按钮，再单击“确定”按钮即可。null步骤7 使用现有列表。返回“邮件合并”第三步任务窗格，单击“下一步：撰写信函”文字链接，如图左所示。 步骤8 撰写信函。在如图中所示的“撰写信函”窗格选项中选择“其他项目”，则弹出如图右所示的“插入合并域”对话框。在此对话框中，选择所需的域名并将其插入到相应位置。如下图所示。nullnull步骤9 预览信函。单击合并邮件向导“下一步：预览信函”文字链接，如图左所示。再单击“下一步：完成合并”文字链接。 步骤10 完成合并。在邮件合并向导第六步“完成合并”的设置中，单击“编辑个人信函”，如图中所示。在弹出的如图右所示的“合并到新文档”对话框中，选择“全部”，再单击“确定”按钮，即可完成所有邀请函的制作，完成后将“邀请函”保存在相应位置。2.7 打印文档 2.7 打印文档 2.7.1 页面设置 步骤1 设置页边距。单击菜单栏中“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。默认是“页边距”选项卡，有页边距选项和纸张的方向选项等，如图所示，根据排版需要进行设置。null步骤2 设置纸张大小。在 “页面设置”对话框中，单击“纸张”选项卡，切换到“纸张”选项卡对话框，如图所示。默认纸张大小为A4纸。可根据排版需要进行设置。本例“纸张大小”选择“自定义大小”，根据邀请函的实际大小来确定。 当纸张大小不规则时，可用直 尺直接度量出纸张的长和宽， 在“自定义纸张”下方“宽度”和 “高度”微调框中直接输入。若 纸张大小规则，则按规则纸张 选择对应的纸张大小，如用A4 纸，则选择对应的A4纸张大小 类型即可。 2.7.2 逆序打印和双面打印2.7.2 逆序打印和双面打印步骤1 设置每页版数。单击菜单栏“文件”|“打印”命令，弹出“打印”对话框，在“缩放”选项组中单击“每页的版数”下拉列表中的“4版”选项，如图所示，表示每页打印的版数为4版，可根据实际情况来选择。 null步骤2 设置纸张缩放大小。若在打印时，发现A4纸用完了，则可以使用“按纸张大小缩放”功能。“按纸张大小缩放”选项就是将Word文档按比例缩放在不同的纸型上的功能。如图所示，按已有纸张的规格设置“按纸张大小缩放”为16开或其它纸型，将A4版面的文档内容缩小到16开纸上打印。null步骤3 设置纸张双面打印。在“打印”对话框中，勾选“手动双面打印”复选框，如图左所示，在“打印”对话框中设置“打印”选项为“范围中所有的页面”。 步骤4 取消逆页序打印。若存在逆页序的问题，选择菜单栏“工具”|“选项”命令，单击“打印”选项，取消“逆页序打印”勾选即可。如图右所示。2.7.3 打印副本2.7.3 打印副本步骤1 设置打印份数。若一份文件只有1页，要打印多份，则可在“打印”对话框中，根据需要设置副本的份数，如“份数”设置为“4”，如图左所示。再单击“确定”按钮，即可一次打印4份。 步骤2 逐份打印。若一份文件有几十页，打印份数多的时候，就可在“打印”对话框中，勾选“逐份打印”复选框，如图右所示。完成文件的打印，便于文件装订。2.7.4 打印预览2.7.4 打印预览 文档录入和排版完成后，就可将它打印出来。在正式打印文档之前，最好预先浏览下下文档的打印效果。要预览文档的打印效果，操作步骤如下：选择“常用”工具栏的“打印预览”按钮“”图标，或选择“文件”|“打印预览”命令，系统弹出“打印预览”窗口，在“打印预览”窗口中预览文档的打印效果，如图所示。2.7.5 打印文档2.7.5 打印文档 安装好打印机后，打开打印机电源，就可以根据上述设置开始打印文档了。