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ERP的编码规则.doc

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上传者: 雪渐 2011-06-28 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《ERP的编码规则doc》,可适用于IT/计算机领域,主题内容包含编码规则指南编码规则指南说明:以物料的编码为主线讲解编码的原则但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库符等。

编码规则指南编码规则指南说明:以物料的编码为主线讲解编码的原则但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其它需要编码的任何项目等。第一节物料编码的意义物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂物料编码就显得格外重要了。此时物料的领发、验收请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧而借着物料编码使各部门提高效率各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下:Ø增强物料资料的正确性物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核因此物料数据更加正确。至于一物多名一名多物或物名错乱之现象不致于发生。Ø提高物料管理的工作效率物料既有系统的排列以物料编码代替文字的记述物料管理简便省事效率因此提高。Ø利于电脑的管理物料管理在物料编码推行彻底之后方能进一步利用电脑作更有效的处理以达到物料管理之效果。Ø降低物料库存、降低成本物料编码利于物料库存量的控制同时利于呆料的防止并提高物料管理工作的效率因此可减轻资金的积压降低成本。Ø防止物料舞弊事件之发生物料一经编码后物料记录正确而迅速物料储存井然有序可以减少舞弊事件之发生。Ø便于物料之领用库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。Ø便于压缩物料的品种、规格对物料进行编码时可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化压缩物料的品种、规格。第二节物料编码的原则物料编码必须合乎物料编码的原则合理的物料编码必须具备下列基本原则:l简单性l分类展开性l完整性l单一性l一贯性l可伸缩性l组织性l适应电脑管理l充足性l易记性一、简单性编码的目的在于将物料化繁为简便于物料的管理如果编码过于繁杂则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续并可减少其中的错误机会。物料相当单纯时只要将物料简单分类为几项即可物料分类项目多了就显得很不方便。若物料相当复杂时就要将大分类再加以细分这种分类展开也称为多级分类。二、分类展开性物料复杂物料编码大分类后还要加以细分如果采用阿拉伯数字十进制则每段最多只能由十个细分的项目如果采用英文字母则每段有个细分项目然而细分项目太多就难于查找而细分项目太少则分类展开太慢分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制有十八个项目时其分类展开可以利用下列方法。需要分类的项目第一种分类方法第二类分类方法第三类分类方法(表一)三、完整性在物料编码时所有的物料都应有物料编码可归这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生即应赋予新的物料编码并规定新的物料没有编码采购部门不得从事采购即使没物料编码的新物料采购进来了仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码即应请采购部门补填物料编码否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。四、单一性物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料同一种物料只能找到一个物料编码而绝无一个物料有数个物料编码或一个物料编码有数项物料一般地只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码举例如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成不更换加工单位即冲压成型后立即进行钻孔紧接着进行喷漆中间没有入库、出库处理则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库则在库存管理中为了区分该物料的三种状态必须取不同的物料编码。例:A,B,C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。五、一贯性物料编码要统一而有一贯性如以年限分类为标准时就应一直沿用下去在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类若要这么做必须要分段或分级进行。六、伸缩性物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排否则他日新物料产生时就有新物料无号可编的情况。七、组织性物料编码依其编码的系统作井然有序的组织与排列以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性对物料管理可以省掉不必要的麻烦。八、适应电脑管理电脑的应用已经比较普及因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号如‘#’、‘’、‘*’等。九、充足性物料编码所采用的文字、记号或数字必须有足够的数量以便所组成的个别物料编码足以代表所有个别物料以及应付将来物料扩展时的实际需要以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏费时误事。十、易记性在不影响上述九项原则之下物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码仍不失为优秀的物料编码。第三节物料编码的方法目前工商企业所采用的物科编码方法主要有下列几种:阿拉伯数字法英文字母法暗示法混合法一、阿拉伯数字法阿拉伯数字法是以阿拉伯数字作为物料编码的工具采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解只是需另外准备物料项目与数字的对照表又要记忆对照项目因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的较常见的有下列几种:ü连续数字编码法ü分级式数字编码法ü区段数字编码法ü国际十进制分类法.连续数字编码法连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列然后自号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号只是顺序编码除显示编码时间的先后往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内例如:为“”之六角铁制带帽螺栓而新购的六角铁制带帽螺栓为“”,其物料编码无法插入(因过去没有库存或采用这种物料故无编码)故只好编以最后一个号码。两种物料本应排在一起现在物料编码相距如此遥远在物料管理、仓储管理上很不方便。.分级式数字编码法分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码如此已继续进行下去。在分级式数字编码法中任一物料项目只有一个物料编码。表二为三种属性的阶级式数字编码法共可组成个()编码这种方法的优点一方面显示编码的规律性一方面达到一物料项目仅有一编码的目标其缺点是无用空号太多一方面显得浪费累赘另一方面常导致物料编码位数不够用。来源(大类)材料(中类)用途(小类)=自制=非铁金属=零部件=外购=钢铁=包装用料=委外加工=木材=办公用品=化学品(表二).区段数字编码法区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少而仍能达到物料编码的目的。例如有项分为大类其情形如下:A类项B类项C类项D类项E类项合计项(表三)上述情形如用阶级式数字编码法必须位数但如改为区段数字编码则仅需二位数即可其情形如下:类别分配编码剩余备用编码A类项()项B类项()项C类项()项D类项()项E类项()项(表四).国际十进分类(UDC)这种方法于年美国杜威MDeWey首创其方法新颖而独到可以无限制展开颇受欧洲大陆各国的重视。年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础作更进一步发展其后经众多数学专家的确究与发展最后完成所谓国际十进制分类法(UniversalDecimalClassification)目前已有许多国家采用为国家规格。所谓国际十进制分类法是将所有物料分类为十大类分别以至之数字代表之然后每大类物料再划分为十个中类再以至之数字为代表如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下:应用科学.工业技术.机械的工业技术.动力传动.挟具..螺丝、螺帽..各种小螺丝..金属用小螺丝..丸螺丝..平螺丝采用国际十进分类的物料编码如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时即应加以“”符号以表示划分国际十进分类法可无限展开任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统国际十进分类法所能运用之符号只有十个()故使编码趋长而又无暗示作用实在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中I、O、Q、Z等字与阿拉伯数字、、、等容易混淆故多废弃不用除此之外尚有个字母可利用。如以A代表金属材料B代表非木材C代表玻璃。以AA代表铁金属以AB代表铜金属英文字母在我国已经相当普遍是可用的物料编码方法。三、暗示法暗示编码法是指物料编码代表物料的意义可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为:l字母暗示法l数字暗示法英文字母暗示法:从物料的英文字母当中择取重要且有代表性的一个或数个英文字母(通常取主要文字的第一个字母)做为编码的号码使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字进而从暗示中得知该物料为何物。例如:VC=VariableCapaciter(可变电容器)IC=IntegratedCircuit(集成电路)SW=Switch(开关)ST=SteelTube(钢管)BT=BRASSTuber(黄钢管)EP=EarPhone(耳机)数字暗示法:直接以物料的数字为物料编码的号码或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。物料编码代表的意义:例:类小类形式长度厚度例:电阻值的编码编码电阻值ΩΩΩΩΩ,Ω,Ω,,Ω(表五)例:钢筋直径的编码编号钢筋直径mmmmmmmm(表六)例:钢球轴承轴径之编码其编码为轴经(限于轴经mm至mm)mm数的五分之一。编码轴径mmmmmm(表七)四、混合法混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码而多以英文字母代表物料之类别或名称其后再用十进制元或其它方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进制元采用符号较多故有不少企业乐于采用此种方法。例如:M=金属物料MB=螺栓、螺丝及帽MBI=带帽螺栓MBI=六角铁制螺栓带帽MBI=”x”六角铁制螺栓带帽MBI=”x”六角铁制螺栓带帽MBI=”x”六角铁制螺栓带帽第四节物料编码举例例一:某企业冰箱材料分类与编码代码基本形式大分类中分类小分类整个代码由十位数字组成同样规格和材质的物料编码相同。大分类是由前两位数字代表表示冰箱中分类由第、、位三位数字表示板金类金属类塑料橡胶类外箱组件铁挤压弄(射出)内箱组件铜成型(真空与冲床成型)门组件铝吹气盛开蒸发器组件锌合金剪型底座组件其它金属模内加热加压成型屑凝结器组件橡胶其它零件管棒类其它电工器材绝热材料杂类电装品部分玻璃纤维纸类电线保利龙胶带类其它玻璃类海绵类木类(表八)小分类为位数(、、、、)前位是流水号码最后一位表板金类表面处理编码。表示未电镀、未喷漆、及表面不需要处理之零件表示喷漆表示电镀表示研磨.分类编码实例表示板装饰条用夹板例二:某机械加工厂的物料编码原则该企业考虑目前物料的总数有种左右考虑到将来的发展制定以下物料编码原则:前位为顺序号以分段的方式将物料分为大类最后一位表示零件的特征码,A表示冲压工序已完成B表示零件加工车间已完成、C表示电镀车间已完成、D表示喷漆车间以完成。如:A十字架上托(已冲压成型)B十字架上托(已钻孔)C十字架上托(已电镀)例三:某柴油机生产厂的物料编码原则所有物料编码分四段先后顺序为“物料类别、物料特征码、顺序号、后缀”…………物料类别物料特征码顺序号后缀(可选)物料类别物料类别用一位数字或字母表示用来区分产品、零部件、原材料、辅助材料……物料特征码物料特征码用位数字或字母表示用来表示识别该类物料的特征代码。每一类物料可取不同宽度的特征代码如:产品的特征码可取位用来表示产品的系列号及其它特征而零部件的特征码可取位用来表示零部件所属的产品号及其图号。一旦确定了某类特征代码使用的位数则所有该类物料的特征码必须按照指定的位数编码。代码不足指定位数的可用其它字母或数字补充(用字母补充时一般用字母“N”)代码超过指定位数的可进行简写。对特征码也可进行细分如特征码总长度为位则可用前两位表示一种信息中间两位表示一种信息后两位表示一种信息。顺序号顺序号用来表示某一物料在该类物料中的编码顺序是为了区别同一类物料中的不同物料而设计的。顺序号的长度可根据该类物料的多少确定但要考虑编码将来的扩展保留一定的余地。不同类别的物料可以取不同长度的顺序号如:用三位就可表示从‘’到‘’共种物料。顺序号的长度一旦指定则该类物料的所有顺序号位必须按指定的长度编写不足长度的前面用’’补充。如:,,,,等是正确的不能用’’表示第种物料而应用‘’来表示。后缀后缀用一位字母表示可以用来区分相同名称、规格或图号而材质、加工工序或颜色不同的零部件或产品、原材料。这样可以用相同的特征代码和顺序号表示出同一图号的零部件或产品的不同状态。如:CR,表示产品红色CG,表示产品绿色LA,表示零部件已冲压成型LB,表示零部件已零件加工LC,表示零部件已电镀后缀是可以选择的可以使用也可以不用根据具体情况而定。举例:如:产品的编码原则定为:一位字母‘C’四位特征码两位顺序号则产品内销机SS长单机的代码可编为:CS内销机SS方单机的代码可编为:CS内销机SSW的代码可编为:CS零部件的编码原则为:一位字母‘L’八位特征码三位顺序号一位后缀用特征码表示产品及图号的缩写后缀表示零部件加工的状态。例专用件或借用件的编码:内销机SSW缸套的图号为零件顺序号为则其代码为可编为:LSLS后缀不用。通用件的产品编码:通用件因为不专于任何一个产品序号其产品特征码可定义为:TTTT或其它有代表性的字符。如果上例中的内销机SSW缸套属于通用件则其编码为:LTTTT。注意事项:如果使用字母和数字混和编码时应避免使用字母O、I、Z等字母以免书写时与、、相混淆编码中尽可能不用、#、*等这些无意义的符号(只是为了区分编码的段而没有任何含义)因为这些符号不便于电脑输入而且会使编码太长确定编码方案时一定要保留足够的空间以方便以后的扩充为了使编码便于书写和录入电脑编码在满足一定的要求下应尽可能简短凡是库存中可能出现的物料都必须予以编码每种物料只能有一个编码同样一个编码只能在库存中找到一种物料一一对应。第五节系统物料编码的处理特点一、灵活地解决物料编码的修改问题物料的编码原则上不允许修改但由于各种原因如:制定物料编码原则时预留范围不够需要扩充新物料编码时物料的类别分配错误随着企业的发展使用物料类型的变化原来的编码原则需要更改或细分等。当这些事情发生时都需要对现有的物料编码进行修改否则物料的编码原则将失效。综上所述物料编码的修改在很多情况下是因为物料的类别变化引起的物料编码中所携带的物料类别信息越多则物料编码越需要频繁地修改以下举例说明。例:某企业的零件编码由位数字组成第一位是产品类型码用“”表示“单面台秤”用“”表示“双面台秤”第二位表示“组件”用“”表示“齿轮组件”用“”表示外壳组件后三位为顺序号起初企业只有一个类型的产品叫“单面台秤”用“”表示“单面台秤齿轮组件”“”表示“单面台秤外壳组件”单面台秤齿轮组件中的零件“大齿轮”的编码是“”。后来企业又陆续开发了一系列新产品如“双面台秤”、“健康称”、“厨房称”……其中都用到了“单面台秤”中的一些部件企业希望将这些组件重新分类用第一位“”表示通用件将“大齿轮”(编码)归类到通用组件中则其编码需改为“”。允许用户简化物料的编码方案尽可能减少物料编码中过多的类别信息代之以顺序号这样物料编码将比较简短容易实现电脑录入、存储有关类别信息将另外存储不在编码中携带这样当物料的类别改变时只需更改其类别而原有的代码不变。这样会大大减少物料编码的改变频率。同时还允许用户可在任何时候修改物料编码且不会影响以前的资料。二、物料分类更加灵活、细致物料类别管理采用分级管理用户可根据需要设置物料类别及细分类别原则上对级次不限制。用户可以根据需要随时调整物料的类别达到统计、分析的目的。三、使用技巧如果完全按照顺序号进行物料编码虽然编码简短但不容易记忆如果编码中携带了物料的类别信息则不易修改。一般地根据企业的具体情况采用二者结合的方法。有以下原则可参考:当物料种类比较少时如种以下可较多地携带类别信息如:型扫描仪编码为SCAN型扫描仪编码为SCANPⅡMhz处理器编码为PCPUPHILIPS显示器编码为CP(CP表示电脑部件)IBM显示器编码为CP(CP表示电脑部件)当物料的种类较多时如种以上可不携带或少携带类别信息如:”x”六角铁制螺栓带帽编码为:”x”六角铁制螺栓带帽编码为:”x”六角铁制螺栓带帽编码为:毛衣(红色):R(用R表示红色)毛衣(黄色):Y(用Y表示红色)记住毛衣为可联想出红色R绿色G……将来可能会变动的物料类别信息或物料属性最好不要将其作为物料编码的一部分而将其放在物料的类别信息中。如果用户目前已经存在旧的物料编码而且所有人员已经熟悉不到万不得已最好不要修改继续沿用以前的代码可减少许多工作量。

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