保安公司档案管理规定 公司档案是公司经营活动的中形成的历史真实
记录
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，为加强总公司档案管理工作，严格工作制度、
规范
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工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法： 1、 归档的范围和要求 1、 公司归档的范围涵盖：公司的规划、年度
计划
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、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、公司红头文件、公司的大事记及本公司总要活动的剪报、照片、录音、录像、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书等具有参考价值的文件资料。 2、 归档的要求 （1）、档案质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （2）、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应期权完整。 （3）、归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 （4）、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 （5）、档案文件材料应该区别不同情况进行排列，密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系并进行系统排列。 2、 档案资料的收集整理 1、公司档案资料实行“月度归档”及“年度归档”制度。 2、在档案资料归档期，由办公室管理人员分别向各个部门收集应该归档的原始资料 。 3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案。 3、 档案的保管与保密 1、档案的保管制度 （1）、公司的各类档案均由办公室集中统一保管，办公人员在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。 （2）、存放档案必需使用档案箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。 （3）、档案存放柜必须有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等保障。 （4）、定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。 （5）、建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类
方案
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、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。 （6）、档案柜钥匙应由办公室专人保管，非档案人员不得擅自持有档案柜钥匙。 （7）、档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。 2、档案的保密制度 (1)、办公室的档案管理人员和档案利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。 (2)、档案利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。 (3)、查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。 (4)、不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。 (5)、档案柜要加锁，存放档案的办公室要随手关门、关灯。 4、 档案的借阅 1、本公司工作人员因工作需要查阅本单位形成的档案资料或借阅，都应经总经理审批，借阅资料者在使用完毕后尽快归还，档案的借阅期限一般为一周。 2、外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经总经理批准，方可借阅，一般不予外借。 3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。 4、档案借阅者必须做到注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录，如有需要翻印、抄录，同样要严格执行审批程序。 5、 档案的保存与销毁 1、档案的保存期限分为： （1）、永久保存。如公司章程、组织规程及办事细则、财务报表等。 （2）、10年保存。如预算、决算术类、会计凭证等其他经核定需保存10年的文书。 （3）、5年保存。如期满或解除之合约、公司红头文件等。 （4）、1年保存。即结案后无长期保存必要的文件。 2、档案的销毁 （1）、公司任何个人或部门肺经允许不得销毁公司档案资料。 （2）、当某些档案到了销毁期时，由办公室负责档案管理人员向办公室主任
汇报
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并拟交文字说明，核实后报总经理处审批。 （3）、对批准销毁的档案，只能化为纸浆或焚毁，不能出卖或作其他用途。 （4）、销毁档案时，应派两人监销，同时列出销毁清单，注明销毁文件类型和销毁日期，并签名以示负责。 （5）、销毁清单一式两份，一份交至总经理处，一份归入档案保存。
浙公网安备 33021202002483