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别告诉我你会记笔记:把失败的经验写在笔记本上 .doc

别告诉我你会记笔记:把失败的经验写在笔记本上

insomnia1
2011-06-24 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《别告诉我你会记笔记:把失败的经验写在笔记本上 doc》,可适用于经济金融领域

序言很多商业人士在工作中都会做笔记但是很少有人会在做笔记这件事上下工夫、找窍门以提高工作效率。我跟大部分人一样刚开始工作的时候从没有想过要向谁请教一下具体做笔记的方法。如此一来起初我做笔记的方法跟学生时代做课堂笔记的方法是一样的但现在我明白了职场中人做笔记的方法和学生做笔记的方法完全是两码事。我一直为自己在第一线工作而自豪但我不得不感叹我的很多工作成果都是由做笔记的良好习惯带来的。作为商业人士做笔记的好处多多如对工程进度进行管理把灵感运用进策划案对会议的要点进行总结或者对个人投资心得进行整理等不胜枚举。同样在工作但是有的人却能将积累的经验转化为成果变成自己的薪酬有的人则不能。为什么会有这种差别呢?我认为这种差别源于这两类人做笔记的方法不同。具体来说就是“积极记录”的人和“不记录”的人的差别。善于总结和积累的人可以将经验转化为丰富的资历而这种资历与个人的未来发展有着直接且密切的关联。不会从经验中积累知识的人要么不断地犯同样的错误要么做了一堆工作却没有丝毫进步一直在原地踏步。即使有一定的提高速度也相对太慢。对工作内容进行详细记录像存钱一样一点一滴去积累经验本来是一件非常简单的事情可是能做到的人却寥寥无几。一个人工作成果的大小、效率的高低都可以从点滴积累中体现出来。大家都知道不断学习新的技能在工作中非常重要但是把学到的技能记录下来最终完全变成自己的东西这一点更重要。经历了痛苦的失败而得出的宝贵经验一旦被遗忘又得从头开始这种情况下之前的付出不都白费了吗?不知道大家是否有过这种经历:“这个事情以前做过但当时具体怎么做的我忘记了。”“这种方法行不通但为什么行不通我不记得了。”因为没有记录想不起来的事情也就想不起来了于是大家又从头开始摸索。人不是仅靠大脑就可以永久积累经验的生物。一切仅仅依靠记忆是行不通的而是不仅要靠记忆也要靠记录只有这样才能积累经验。而积累经验最方便的工具莫过于一本笔记本。这是花几块钱就可以买到的一个小工具它虽然只是一个笔记本但就是这个小小的笔记本能帮助肯下点工夫的你找到工作的窍门从而变成一本能产生巨大价值的“魔力笔记本”。 用笔记本记录下自己独有的经验我们也曾用电脑、手机等先进的电子产品来记录信息但是做起来费时间不说操作程序也很繁杂绝不是最有效率的方法。而纸制笔记本就非常方便纸张可大可小可厚可薄选择的自由度较高。在你酝酿策划案时也许方案还没有完全成型此时在笔记本上写写画画这种手写的方式有时候会让你产生意想不到的灵感。无论什么样的笔记本都可以让你很方便地贴上从书籍、报纸或者文件上剪下来的小纸片这样在你翻看笔记本的时候它就不是电脑文档的形式而是包罗万象的万能放映机。没有做笔记的习惯遗忘将使你积累的经验付诸东流。养成做笔记的好习惯以后你就可以在笔记本上检索到你自己积累的知识和经验。这和我们利用谷歌搜索是不一样的因为谷歌里的东西都是别人的。经常有这样的事情当你想跟朋友说某个明星的时候一时想不起他的名字“嗯那个人是SMAP组合的成员曾经演过电视剧《英雄》名字叫好像是”也许这时你的朋友就能把这个明星的名字告诉你因为你的朋友也知道这个人也就是说这是你跟别人共享的知识。谷歌搜索也是如此你所能搜索到的都是别人的知识和经验。但是你个人的知识和经验用这种方法是无法搜索到的。为什么?因为那是你独有的体会和经验没人能与你共享那如何才能找到自己的知识和经验呢?方法就是做笔记。你所记录下的信息都留在笔记本上笔记本就会成为你在大脑内进行信息检索的工具。如果你能活用这一点你就可以找到在互联网上无法搜索到的、极具价值的、你独有的信息提高工作效率扩大工作成果年日本最畅销的《减肥笔记》一书中所提倡的减肥方法叫“笔记减肥法”。这个方法的核心不是让你节食而是要求你把每天所吃的食物详细记录下来。这和做工作笔记有异曲同工之妙。把工作过程记录下来使得问题“可视化”那么改善的方法自然也就出现了。在下次做同样的工作时就会知道如何提高工作效率从而达到进一步扩大工作成果的目的。同时把失败和进展不顺利的情况也记录下来回头具体分析失败的原因。把工作中失败的教训积累下来也是一种收获。此外通过做笔记把握工作的整体状况可以有效地管理每项工作所花费的时间从而有效地掌控工作进度。这样做有利于提高工作效率。如果你对每项工作花费的时间都能做到心中有数下次就可以把同样的工作做得更熟练。如何才能尽早完成工作?如何才能将记录下的事项减少?记录的过程会促使你下工夫去思考。这样一来你就可以清楚地看出哪一项是扩大成果中最重要的环节。奥运会的世界纪录不断被人刷新是因为运动员都朝着一个方向努力那就是打破过去的纪录。由此可见只要目标明确并朝着这个目标不断努力就可以打破原有的纪录创造新的纪录工作笔记是为“遗忘”而准备的别告诉我你会记笔记BGMCI学生做的笔记和职场人士做的笔记性质正好相反。学生是为了记忆所学而做笔记而职场人士是为了“遗忘”而做笔记。职场笔记不是为了背诵或记忆而是先记录下来以备未来不时之需。工作不是仅围绕一件事情展开的它要求我们每天处理很多事情。而要想把所有工作都出色地完成必须集中精力先处理眼前的事务。因此一个好方法就是你把后面要做的工作先写下来然后把它暂时忘掉这样你才能集中精力处理眼前的事务。工作成果以及工作中的灵感也可以运用同样的方法来存储。把所有的事情都记在脑海里是不现实的。唯有记录下来以备不时之需你才可以放心地“遗忘”。如此一来你就少了许多负担可以轻松地处理眼前的事务。这是最有效率的工作方法。比如在开会的时候忽然脑海中闪现一个绝妙的创意如果你不赶紧记录下来也许开完会你就忘了。可是如果你想把它记在脑海里就无法集中精力开会或者你想把这个创意进一步深化可是因为正在开会你必须要考虑到周围人对你的看法自然也就无法集中精力。而且如果开会时心不在焉这会也就白开了。好不容易想出一个绝妙的创意结果因为时机不对导致会议和创意都搞砸了。因为最初的目的是好好开会所以自然应该把精力集中在会议上。可是这个创意如此之妙也不想白白浪费。面对这种两难的选择如果是我我会把它记在笔记本上然后忘了它集中精力开会。在你灵感闪现的一刹那赶紧把它记录下来之后再复原它。只要你在笔记本上有记录你就有了复原记忆的“钥匙”之后沉下心来慢慢思考还可以对这个创意进一步扩充和深化。即使大脑会遗忘但是笔记本上有记录这就好比把创意锁进了“保险箱”。不仅是创意每天的体会、工作上失败的教训、从成功中得出的经验等都可以锁进你的“保险箱”。养成了做笔记的习惯回头翻阅笔记本就像找到一把钥匙它可以帮你打开大脑这个“保险箱”让你从里面取用宝贵的经验。做笔记是一项工作技能别告诉我你会记笔记BGMCI我每年都会将我做笔记的方法升级。踏入社会以后要想在工作上成为骨干做笔记是一项最基本的技能公司是不会教你的。你应该自己学习而且应该下大力气去学。要想涨工资必须为公司创造更多的价值要想休假必须提高工作效率。不管你踏入社会多少年都要不断磨炼和提高自己做笔记这一项基本工作技能。我就是因为每天都在做笔记上下工夫所以才取得了一项又一项成果。进入职场十几年我为公司开发了很多新产品。正因为这些成果我得到了在权威的国际会议上发表观点、接受电视台采访、应邀做讲座、给大学生上课等各种机会。提高工作效率的因素实际上很多就隐藏在做笔记的方法上。本书将为大家具体介绍不同的工作场合不同的笔记法找到最适合自己的笔记法笔记本的使用由来已久很多商业人士通过在做笔记上下工夫而获得成功。但同时随着时代的进步继笔记本之后一系列记录工具也不断出现且变得更加新颖。我们应该紧随这种变化不断摸索新的使用方法和探索新的记录工具。本书中我所介绍的文具不仅有传统的纸质笔记本也有iPad、iPhone、数码相机等电子产品。并且如何把它们组合起来搭配使用也是本书的重点。要想更快、更轻松地出成果你必须使用新的记录工具。现在在工作上使用电子邮件已经是很平常的一件事情但是过去信件、电话、传真等技术的不断进步带来了工作效率的极大提高也是不容置疑的。新的工具带来新的可能。因此不能只靠笔记本笔记本和其他工具组合使用也很重要。奥运会每年都有新的纪录产生这是运动员们不断采用新的训练工具和训练手法的结果。工作也是一样的。本书不仅介绍笔记本、办公用品也会介绍一些起到锦上添花作用的电子产品。关于笔记本和电子产品相结合的方法迄今为止我把笔记本电脑、Zaurus和Palm等掌上电脑产品以及手机等各种产品进行了一系列的组合试验遭受了多次失败终于得出了一套适合自己的使用方法。我认为组合使用是最为顺手的一种方法。当然笔记本的使用方法多种多样非常自由。本书介绍的方法大家可以就感兴趣的或值得一试的部分挑出来尝试。我的本意也是希望大家能够找出最适合自己的方法。如果本书能让你得到启发并结合自己的工作流程下工夫改进做笔记的方法本人将荣幸之至。本书将尽可能具体地介绍一系列做笔记的方法以帮助各位读者提高工作效率创造更多的成果最终达到改善工作方法的目的。要想有收获大家就得带着问题来读这本书。我相信你一定可以从本书中找到答案。准备三个工作笔记本工作中使用的笔记本就如同电脑硬盘。硬盘是用来储存大脑无法记忆下来的信息的一种“外部记忆装置”它可以将你需要的信息保存下来也可以根据需要将纸质笔记本上的信息输入进去。虽然这里把纸质笔记本比做“记忆装置”但事实上它只是一种实物装置使用起来毫无难度可言。你可以用彩笔画、用胶水粘想倒回去看的话翻回去就可以了。关键是无论如何笔记本你都可以随身携带。笔记本的便携性要比电脑好所以笔记本才是工作中随时随地可用的记忆工具。如果把所有的信息都集中在一个笔记本上并且无论在什么情况下都随身携带是一件相当困难的事。“一本化”固然好却终究只是愿望。过去我在尝试时也经历了很多的挫折最终经过不断摸索我把笔记本分为以下三种:①记事笔记本②航母笔记本③日程笔记本具体做法是:根据具体情况和目的灵活搭配使用三个笔记本并以便利贴作为辅助。笔记本也可以用来安排行程。真正用起来你会发现笔记本比专门的日程表或电子日历更方便。这一点我会在第四章进行详细说明。将三个笔记本搭配使用可以帮助你把不连贯的思绪连接成大纲或者帮你把笔记整理成高质量的策划案。迄今为止我使用过很多笔记本。为配合工作内容的变化作为记录工具的笔记本其种类或使用方法也不固定。而这套“三个笔记本法”是我经过多次失败后摸索总结出的最好方法。三个笔记本搭配便利贴使用是提高工作效率行之有效的方法。下面针对这一方法作详细叙述。在上下班或出差时随身携带厚重的笔记本实在不方便。此时便携的“记事笔记本”就该派上用场了。记事笔记本一般使用A纸(mm×mm)有时也用A纸一半大小的A纸这两种尺寸的笔记本是小型笔记本。“记事笔记本”是我个人根据用途取的名字。也是三个笔记本中的第一个。记事笔记本最大的优点是无论在什么情况下都能马上拿出来记录。无论你穿着西装还是牛仔裤只要有口袋就可以携带公文包也可以因为这种笔记本小巧轻便携带方便。记事笔记本的大小正好可以让你把忽然间产生的灵感粗略地记下来把你所感所想的点滴不断记录下来。尤其当你身处他乡、人在旅途或出差在外时它更能发挥作用。有些信息没有必要记录进正式的航母笔记本中。只是临时想起的小创意、小点子等片段式信息或者是不能忘记而必须记下来的数字又或者是专有名词之类的关键词这样的信息用记事笔记本就足够了。这是记录的第一个阶段。在将这些片段式信息进行连接扩充撰写成策划案或者将这些资料变成正式的商业文件之前请先粗略地把这些信息在大脑中整理一下。总之要将想到的事情马上写下来留待以后好好利用。记事笔记本就是记录这类信息的最佳工具。为了方便使用我推荐大家使用可撕式笔记本装订式笔记本也可以。不过可撕式笔记本使用起来不仅可以节约时间还可以轻易地撕下来粘到其他笔记本上去。在各种记事笔记本中法国罗地亚公司生产的便笺本可以说相当有名该公司生产的各种尺寸的笔记本使用者众多。但是我不太习惯国外生产的这种在纯白的纸上印有颜色很深的格线的笔记本我使用较多的是国誉文具公司生产的“DEMICOUPER”笔记本。值得一提的是这款记事笔记本每页纸上设有两条可以撕下的线上面部分有一条纸张正中央有一条。如果不需要整张使用的话可以撕下一半使用既节约又环保。我的记事笔记本主要有两个用途:任务管理和记录灵感。所谓任务是指需要做的工作。也就是说我会把应该做的工作尽可能细化到最小单位然后进行分类记录在笔记本上。比如开会时忽然想到有一件事必须马上跟上级确认如果只是记在一般的笔记本上很容易和会议记录等其他信息混在一起而忽略或忘记了。这种情况下就应该把它记在记事笔记本上。但是如果记录模糊即使看见了也还是有可能想不起来自己应该做的事情所以应该把工作细化比如“A公司的估价金额须向田经理确认”按最小单位来记录要做的每一件事。因为是紧急事件所以记录时要与其他信息区别开来。因为是区别记录大脑自然会意识到这是紧急且必须立刻执行的任务。在与上级确认之后就可以把该页撕下来贴在航母笔记本上如果再将决定和与之对应的策略一并记录在航母笔记本上就可以保证不会有任何信息被遗漏。这一点充分体现了记事笔记本可撕的巧妙之处你可以随意使用哪怕一页纸上只写一行字也没关系一张纸只记录一项任务也行。记录灵感是指当你产生灵感时在笔记本上记录下相关信息或主题等关键词然后利用上下班坐车或者走路的时间拿出来翻阅动脑思考。如此一来就可以轻松地将灵感转化为创意。不需要详细记录只需大致写下具有提示功能的关键词做好标记然后暂时忘记存储在记事笔记本上。有关灵感记录的具体做法我会在第三章作详细说明。比如忽然想到的新产品或者新商机的点子要当场记录。此外对今后要进一步扩展的策划案的大致框架必须逐条记录下来。在这里希望大家明白记事笔记本是记录零散信息或尚未成熟的想法的笔记本它终究只是开始做笔记时使用的工具千万不要认为想法还不成熟就不记录。总之无论如何先记下来再说。如果认为日后能用得着别犹豫马上记下来就对了。近来有许多人利用手机记事功能作记录但手机输入需要时间记录速度远不如笔记本快。笔记本省略了输入的过程而且很少有将信息遗漏的状况发生。只要随身携带记事笔记本出门就可以随时把你在意的数字、专有名词等记录下来。在街上看到某则令人印象深刻的商品广告先将商品名称记录下来在新闻里出现的评论员的名字、报道里披露的某商品销售额比去年同期增长的数字之类的资料如果感兴趣的话不妨都记下来。记事笔记本的最大用处是你可以收集到很多零散的信息然后以此为基础以后再扩充。集合信息的航母笔记本记事笔记本上记录的信息最终会在“航母笔记本”这个信息基地集合。这就是第二个笔记本也是充实记录内容的第二阶段使用的笔记本。换句话说航母笔记本发挥着相当于硬盘的作用。基本上信息资料都是存储在航母笔记本上。除了不会派上用场的内容记在记事笔记本上的全部事项都可以撕下贴在航母笔记本上。将写有灵感、思绪的记事笔记本上的有用信息粘贴到航母笔记本上在航母笔记本上进一步提升、扩充。通过航母笔记本零散的信息将发挥巨大的作用。此外也可以将复印了重要邮件或者网页资料的纸张、宣传材料等贴到航母笔记本上。事先做好剪贴整理就可以省略搜索资料的时间规避资料丢失的风险。航母笔记本是工作上需要的重要笔记本。商谈结论、会议内容、工程进度管理、策划案底稿等一些经过粗略整理的信息在记录的时候可直接记录在航母笔记本上。现在的工作笔记大部分是用来记录资料的以备之后用电脑整理初稿时使用。因此记住下面这个“流程”很重要。首先使用记事笔记本记录零散的信息然后利用航母笔记本进一步充实最后使用电脑整理成文档。也就是说航母笔记本不单单有记事功能它还是电子文档诞生前的记录工具。这是记事笔记本和航母笔记本的最大差别。比如你被委任为某个项目的负责人。当你接下任务后你外出时想到的该项目的参与人姓名、项目架构、销售目标等资料的信息可以先记在记事笔记本上。回到公司以后把记录在记事笔记本上的信息撕下来贴到航母笔记本上作为你策划案的资料然后在航母笔记本上把这些资料归纳整理把该项目的概要、进程、管理方法以及该着手的事情等写下来。因为之后还会在电脑上进行整理所以没有必要写得很整齐自己能看清就行把重点快速总结出来即可。这些工作完成以后最后在电脑上进行详细整理形成文章完成策划案。如此一来就能大大提高撰写策划案的效率。在进行电脑作业时请务必把航母笔记本放在手边。当不知道如何流畅地用语言表达时或者先手写出粗略的方案比较快的时候航母笔记本就可以发挥作用了。与其为了呈现漂亮的页面而使用PowerPoint等电脑软件倒不如马上手写记录在笔记本上可以节省很多时间。虽然效果可能没有电脑出色但不影响使用就可以了。只要手头有笔记本就可以马上记录。哪怕很简单的想法只要坚持记录慢慢积累就可以提高工作效率。有些可以先以插图或简要的方式记录下来回头再慢慢整理。我选择的航母笔记本是最常见的装订式笔记本。装订式笔记本的缺点是不能换页但是因为装订牢固即使因为贴了很多资料而变厚还是会非常牢固。而且因其有纸页不易散落的优点适合以整本为单位来记录事项简单明了。笔记本种类因装订方式不同打开的方式也不同。有的可以全打开有的则不行。请根据个人喜好选择。另外纸张种类也很多选择时先试写看看选择最好用的。笔记本的尺寸根据使用者的用途来选择。我的航母笔记本为A尺寸。因为我一般最后都会用电脑整理笔记本上的资料再用A纸打印出来。而电脑桌空间有限为了不占用太多地方我选择A尺寸的笔记本。如果摆放笔记本的空间不大可以选择穿孔式笔记本。它不需要展开还可以对折使用很方便。因为纸张翻转自由可以把翻过来的纸张垫在即将书写的那一页纸的下面这种笔记本方便站立时做笔记。以前我听演讲或参加会议时都是携带穿孔式笔记本出门。有时候会遇到桌子太窄或是只能把笔记本放在腿上作记录的情况此时不占空间的穿孔式笔记本就成了最佳选择。不过穿孔式笔记本也有其缺点。凸起的穿环会影响书写。另外如果记录内容很多要用到两个页面时穿环就会成为障碍物影响内容的连贯性。管理日程安排的日程笔记本第三个笔记本是“日程笔记本”。日程笔记本的名字也是我自己取的简单来说就是管理日程安排的笔记本。市面上有很多种日程笔记本。航母笔记本和日程笔记本是工作笔记本的必备组合。日程笔记本要和航母笔记本放在一起。工作是按照日程表来进行的因此将两个笔记本结合使用的话既方便管理又能高效工作。例如电脑操作时只要打开日程笔记本一个月或一周的日程安排就立刻呈现在眼前了一目了然。笔记本的优点是可以边用边记。在你看着航母笔记本的资料进行电脑作业时只要打开日程笔记本既能轻松确认日程又可以了解整体工作进度还可以一边整理资料一边记录日程安排。现在很多人都根据电子日历进行日程安排其实使用展开式笔记本记录日程操作起来更简单。即便是非电脑作业的其他工作也可用日程笔记本和航母笔记本来辅助。例如参加会议或者谈判时航母笔记本和日程笔记本一定要同时带着除了记录会议内容还可以经常查看自己的日程安排。日程笔记本与时间管理、工作进度有很大的关联关于具体的使用方法我们将在第三章讲述。全天候的工作笔记法如前所述记事笔记本、航母笔记本、日程笔记本这三个笔记本可以互相搭配灵活运用在工作上。同时为了有效使用每一个笔记本还可以辅以便利贴、电子产品等。坚持用记事笔记本准确地记录信息再将记录信息的纸张贴在航母笔记本上充实航母笔记本之后再用日程笔记本随时提醒自己工作进度最后用电脑整理成文档打印出来。这就是我的工作流程。外出或途中所记录的事项、已打印出来的各种资料、工作中记录的零散的信息要记得把它们都整理到航母笔记本上。之后进一步整理并丰富内容最后整理成文档打印出来。考虑到时间限制工作时必须遵守日程表盯紧截止日期。笔记本尽可能随身携带谈判时、开会时请务必携带笔记本。如果因外出的地方不方便记录或者规定不能作记录就将航母笔记本搁置一边但一定要携带记事笔记本。即使是休息日或假日也一定要把记事笔记本随身携带养成随时作记录的好习惯。电脑作业时建议把笔记本放在旁边作为辅助。只靠大脑记忆会增加大脑负担。要记事情先记在笔记本上然后再用电脑整理这样比仅靠大脑记忆更有效率。假如今天必须完成项任务除此之外还有其他会议内容要记录以及下班后的部门聚餐……这么多的事情全靠大脑记忆实在太痛苦了。但是职场上总是会出现各种突发状况上述现象其实很普遍。因此我的做法是根据记录阶段准备三个笔记本分类记录各种信息。这样即使面对再多的突发状况也能分清轻重缓急并专心于眼前的工作。笔记本不仅是记录本它还可以随时提供过往的工作经验以供参考因为笔记本能让你随时随地翻阅过去的记录。只要将工作内容与进度记录下来工作经验就可以长期保存了同一策划案的相关内容要记在同一页我在工作中一定会遵守“PDCA”这一流程。PDCA是指Plan(计划)、Do(实施)、Check(检查)、Action(改善)这四个步骤。无论做什么工作只要按照这四个步骤进行就能提高工作效率。实际上能够做到计划和实施的人很多而坚持做到检查和改善的人可能就不多了。然而提高工作效率的重点就是检查和改善。做过的事要将其结果记录下来工作进展不顺利时问题的症结在哪里?下一次该如何改善?工作进展顺利时成功的原因何在?这些都要记录都很重要。这份记录将你宝贵的经验积累下来而且积累的是专属于你的经验。从书本上学到的知识或者别人传授的知识固然重要但是从亲身经历中总结出的和获取的知识更为宝贵。如果能够妥善保存并能够运用到以后的工作中去绝对可以提高工作效率。而记录这些宝贵经验的载体正是笔记本。在做策划案时笔记本的使用可以分为以下三个阶段:①设想阶段②实施阶段③收尾阶段这三个阶段都要用到笔记本。最重要的一点做笔记时要将这三个阶段的内容补充在同一页。如果按时间顺序做笔记笔记本上就会写满各种工作内容。时间一长同一项目的要点就可能分散在不同的页面上。同一个策划案的内容(工作任务)若是没有记录在一起日后翻阅时会相当不便也很难把握整体工作进度。因此必须事先决定好一个策划案所需的笔记页数。同一策划案的记录不要分散而是从开始记录的那一页依次补充后续内容。三个阶段的记录是这样完成的:一开始在笔记本上写下设想计划到了实施阶段在同一页空白处写下实施的具体内容最后再在同一页的空白处写下收尾阶段的工作或想法。关于该策划案公司印发给团队成员的资料也可以贴在笔记本上以后有其他信息需要补充就在周围空白处添加。如此一来资料内容就很完整日后查看时也很方便。如果要记录相关内容的电子邮件可以打印出来贴到笔记本上并以这页纸为基础适当补充。用不同的笔对工作流程的三个阶段区别记录我在前面曾提过我会准备各种笔分类使用。以上所说的三个阶段也可以通过使用不同的笔来区分。使用不同的笔分别记录日后翻阅时就能立刻辨别所写内容是设想阶段的还是收尾阶段的。事先区分清楚再翻阅时也许这个策划案收尾阶段的工作就能被用做下一个策划案设想阶段的参考。如果没有进行区分每次接下一个新的策划案都必须重新构思如此一来根本无法积累工作经验。其实区别记录时只要自己能辨别就可以了不一定非要弄得色彩斑斓。比如用黑色笔记录设想内容用蓝色笔记录实施内容以后也如此分类记录再翻阅时自然一目了然。只要有空白就可以不断补充内容。日后想到的任何东西都可以加进去。我再强调一遍补充内容一定要与之前记录的内容放在同一页。若某项目内容采取跨页的方式记录补充的资料一定要在两页之间或其中一页上总之一定要加在附近。如果隔好几页之后再添加资料即使是同一个策划案的资料恐怕也会变成永远不会翻阅到的无用资料。举一个例子。假设你手头有一个新产品开发的策划案要处理。当你与策划团队开会商讨时一定要携带航母笔记本出席。在出席会议前一般都会将设想的内容写在笔记本上。这就是设想阶段要做的。在设想阶段将电脑打印出来的资料直接贴在笔记本上的情况较多。在前面介绍的三个笔记本的使用方法中我也提过如果有事先打印出来的发给团队成员的参考资料自己也要贴一份在笔记本上。开会时用黑色笔将讨论后确定的商品的简要说明、上市日期、日程安排、销售目标等信息添加在打印资料的旁边。此外与同事开会时想到任何点子都要用蓝色笔记下。关于策划案费用如果需要向上级确认或征求合作公司A先生的意见请用蓝色笔标出与设想阶段的内容区别开来。费用预算也可直接列为工作进度表中的事项。做好费用预算后就可以在工作进度表的这项任务栏内打“√”以示确认。这就是所谓的实施阶段。当然在实施阶段有什么想到的事情都可以先记录在记事笔记本上然后再贴到航母笔记本上去。或者对于必须立即执行的任务应该立刻将其内容逐条记录在记事笔记本上因为记事笔记本可以随身携带而且可以经常翻阅这可以帮助你记忆。任务完成后从记事笔记本上撕下该页内容贴在航母笔记本上并将该任务的执行内容、注意事项一并记在航母笔记本上以累积经验与知识。最后实施阶段中的注意事项与结果用红色笔记录下来。这就进入了所谓的收尾阶段。比如这项策划案的实际开发费用比预估成本要高或是在任务执行期间团队沟通不畅抑或该商品上市后可能遇到的问题等这些关于工作结果与应该注意的重要事项都可以补充记录。此外记录下执行每一项任务所需要的时间也很重要。比如原本预计策划案的完成时间是一个小时结果却花了个小时将这个现象记录下来下一次执行任务时就能提醒自己努力的目标是把策划案的完成时间缩短为一个小时。或者下一次安排整体进度流程时通过原有记录发现策划案制作时间比预估的时间要长就可以事先提醒自己在设想阶段安排出合理的时间。在实际操作过程中要将三个阶段严格区分开来是不太可能的。大致分为三个板块就可以了。重点是要更换笔的颜色将过程如实地记录在笔记本上。喜欢鲜艳色彩的人可以选择彩色笔喜欢朴素色调的人可以选择同色系但不同种类的笔进行记录也能辨别出不同的记录时间。即使同是黑色笔种类不同也会有差异。比如签字笔、钢笔、自动铅笔、圆珠笔、铅笔等。只要改变笔的种类也能起到同样的作用。我一般就用手边现有的笔作记录所以有时颜色很艳有时颜色又很素笔记上色差变化很大。不过我倒是不介意。妙用便利贴辅助管理工作任务为了保证工作按时完成我会用第二章介绍的便利贴作为辅助工具。比如新产品开发策划案中应该做的各类事情以及时间要求都已明确时我会记录在笔记本中相关内容的那一页纸上贴上一张写着截止日期的日期便利贴。日期便利贴的粘贴位置是笔记本的右侧并且要露出页面一些。如此一来只要一翻笔记就会看到贴在右边的日期便利贴自然而然也就会提醒自己必须在截止日期前完成任务。任务完成后将日期便利贴撕下作废。之后我们进入收尾阶段。这个阶段要用不同颜色的字来标记以与实施阶段区别开来。如果最终结果与设想有差异必须找出其中的原因并记录下来。基本上工作就是按上述流程进行的。如果这个策划案规模很大需要经常参考笔记本上记录的内容和粘贴的资料时就贴一张检索便利贴在航母笔记本的上方。检索便利贴也要露出笔记本页面一点。这样方便翻阅到需要参考的那一页。如果日后还需要继续参考这次的策划案那么即使笔记本使用完毕也不要撕下检索便利贴而是继续贴在笔记本页面上方保管起来为日后查找提供方便。使用笔记本激发创意的方法在商场上经常需要开发新产品或提出新战略在起草策划案时若可以善用笔记本就可以不断发现新创意。坐在电脑前念念有词且搜肠刮肚地想是做不出好的策划案的。还是要利用笔记本之类的工具才能轻松地想出好创意。蝉联日本畅销书排行榜周的《考具》一书的作者加藤昌治在书中也提到好的策划案集综合创意之大成。笔记本之类的工具的优点就是可以催生出许多创意。笔记本的特点是方便携带和可以记录各种信息。笔记本与其他工具相比携带方便走到哪里就可以带到哪里只要取出笔记本立刻就能记录信息。如果是袖珍笔记本还可以边走边写。另外做笔记和使用电脑作业不同。电脑会坏而笔记本就算有破损也不影响书写。用电脑打字时总会下意识地避免输入模糊的信息而手写笔记时即使是尚未成型的模糊概念也会记录下来不会觉得有什么不妥。使用笔记本激发创意的方法就是看你如何将一个笔记本变成一本书。这里我将重点锁定笔记本的便携功能和杂记功能来说明。至于如何对创意进行扩充构建出策划框架《考具》等同类书籍中有详细的描述可供参考。创意当然越多越好不过这些创意一定要有明确的主题。本书的宗旨是介绍让工作高效的方法所以尽量省略那些多余的步骤。如果能在归纳整理资料的同时让创意一气呵成从而提高工作效率。创意的产生并不是痛苦地思考来的。关键在于整合所有的信息取其精华产生创意。因此必须对所有的思考内容进行归纳整理。策划的第一个阶段是提取关键词。这时候请将所有能想到的关键词都写出来放到桌上。规定一个时间范围~分钟。限定时间是为了给自己压力使自己尽快写出关键词来。摊开航母笔记本打开思绪想到什么就写什么没有格式要求随心所欲地写出所有想法就行。之后我用思维导图先理清自己的思绪再串起来。刚开始笔记本上只有几个关键词。如“新产品开发”、“促销方案”、“举办活动”、“环保理念”等一些模糊的概念。但它们都可以成为催生创意的元素。然后可以围绕这些关键词展开思考将想法列在这些关键词的周围。不必在意顺序或关联想到什么就写下来。如果看到这些关键词能够激发你想起其他事物也全部写下来。即使是很幼稚的想法或者不值得一提的事项只要想到了就写下来。要有这样一种意识现在不是抱着总结的目的在写而是脑子里想到什么就写什么。例如大家正在对某项新产品的策划案出谋划策你突然想到顾客有可能产生的抱怨即使发生这种事情的概率低得可怜也要把这个想法记下来。如果不写下来而将这个想法存在大脑中那么大脑就会被一些琐碎的事情占据阻碍你的创意迸发。所以马上写下来就对了。正是为了遗忘才要写下来。之后经过整理你会发现创意可以分为几个主题来展开了。这个时候不要再锁定某个单一的主题进行思考而是要设定一个范围更广的主题也就是从整体来考虑。一旦确立了整体观念自然就会衍生出很多枝叶想到更多创意。创意的重点是多项工作任务的经验的积累并最终在限定的时间内迸发出点子来。一边移动一边想出金点子策划的第二个阶段是利用外出的时间来想点子。大家每天上下班的时间或外出的时间应该不会少于分钟。这个时间也可以用来思考想点子。不是要你把所有的时间都用来思考只要利用短暂的等待时间即可。我上下班都要换乘地铁等车时间大约是分钟。我已经养成习惯在这分钟里开动脑筋想点子。方法很简单。首先准备一个记事笔记本。我使用的是纸张可以对半撕开的便携式记事笔记本。当然你也可以使用便笺式笔记本或穿孔式笔记本便利贴也行。总之只要是方便携带的小尺寸笔记本都可以。事前将需要想点子的课题如“针对女性消费者的设计”、“网络推广”、“适合宣传本商品的名人”等写在纸上。留出足够的页数按照一页一个主题的原则书写。将关键词写在纸张中央周围留白。考虑到要有足够的空间记录想到的点子所以不同的主题之间要留一页空白页。即一个主题写在一页纸上下一页留白。不建议大家使用纸页背面记录。然后在换乘车站下车的一刹那看一下记事笔记本上的主题。在站台走动时尽量让大脑运转起来。可能因为身体也在活动的关系你会惊讶地发现竟然可以想出很多点子。一有新点子马上记在空白页上。如果没有笔就无法记录所以要事先将笔夹在笔记本里。点子写下来以后无须再想着它自然也就可以将注意力转移到其他事情上去了。以后再将记录的纸张撕下来贴到航母笔记本上经过内容充实的过程就可以整理出一个策划案。从笔记本上撕下的这些点子经过整合、排列、添加等工作可以激发你进一步思考。所以即使是你认为没用的点子也要先记下来这一点很重要。即使是模糊的概念也没关系总之将这些杂乱的感觉直接记录下来就对了。催生点子的笔记法重点是使用袖珍型笔记本并随身携带。否则当灵感突然出现的时候想到了好点子也无法保存下来更无法做到边看主题边思考。你要经常让自己在远离办公桌的时候积极地思考。将该主题的详细内容记在记事笔记本上做到边走边看边想。无论是外出或上下班时哪怕是在公司时的短暂的休息时间里都可以拿出来看一下想一下。一边欣赏车窗外的风景一边思考。边看风景边思考能够有效地刺激大脑点子就会很神奇地产生了。上下班花费时间较多或经常在外活动的人利用此种方法可以变成一个很棒的创意者。不信你可以试试!不过千万别忘了带笔因为想到的点子不马上记下来很快就会忘记了。会议笔记本上应该记些什么?在公司里开会是家常便饭。此时笔记本正好可以派上用场。做会议笔记重要的一点是一开始就要写明“本次会议要决定什么”。会议让人觉得无聊的原因在于没有作出任何决定没有任何成果当然就会有徒劳无功的感觉。开会的目的应该是为了就某事作出决议才召集众人的所以应该事先决定好议程。然而很多会议只是众人议论一番或做做报告就结束了。为了避免上述情况发生首先要在笔记本上将“会议要决定什么”如促销计划、发售日期、负责人及其责任分配等内容逐条列出并圈起来。这样既醒目又可与会议记录区别开来。哪怕待决定的议题有好几个只要简略化逐条书写就没问题。另一个重点是“本次会议决定了什么”。在开会之前必须将会议的具体内容在开会时解决了。许多会议都是没有结果的。若明确了这一点开会才有意义。开会时在设想和收尾阶段思考三点:①何时(when)②谁(who)③做什么(what)这三点我认为至关重要。也就是说在会议前把有关这W的内容的设想写在笔记本上会后再把结果记录下来。无法事先设想的情况下可以在一边听取会议内容一边收集信息的过程中设想。这个设想内容就是会议要决定的三个重要方面的具体内容。有趣的W会议记录法我说的W记录法并不难。只要你在开会时一边作会议记录一边将脑海中浮现的适合执行该任务的人选和截止日期写下来就可以了。会议中很多议题需要确认一些信息后再作判断也就是需要以某项调查结果为依据来作出决定。比如将父亲的零用钱数额与高中生女儿的零用钱数额作比较从而判断哪一位会是此类商品的主要购买者。很多时候开会并没有决定“谁要在何时做什么”而仅仅是讨论下一步要“做什么”而已。这时候你继续作你的会议记录但可以换成蓝色笔设想一下下面的内容:会由谁来做这项调查工作根据自己推测写下“川上先生”如果下一次的会议时间定在三周后由此你推断出“两周内”要把调查结果归纳整理出来并将“两周后”字样标注在笔记本上。当然这些都是作为设想内容记录的。之后对于会议中实际决定的事情在你设想内容的旁边用红笔记录下来。最终会议所决定的负责人可能与你设想的不一样是“内海先生”那你就把“川上先生”划去改为“内海先生”。如果两周后圆满完成那就画“○”表示通过。至于用不同颜色来区分不同的阶段可以参考前述内容。只要能够清楚辨别是设想的内容还是实际决定的内容即可。你在开会时可以尝试这样去做虽然你在会议上没有决定权但通过做这些事可以让开会变得充满乐趣。如果会议决定由你担当负责人W即成为你要完成的任务。接下来你要做的是首先在日期便利贴上写上任务截止日期然后贴于笔记本页面右侧。这么做就可以督促自己在截止日期前完成任务。如果你拥有会议的决定权并且养成了上述习惯绝对会受益良多。不仅由你主持的会议不会在结果模棱两可的状态下结束而且你会在会议上明确W问题作出决定让会议变得更有实效性。在开会过程中如果这个议题让你想到有工作任务要执行即使有时候想错了也没关系请马上换成蓝色笔将截止日期、负责人姓名、该做何事等内容设想出来。坚持这么做开会就会变得跟赛马一样刺激!把无聊的会议变成展现自己能力的良机按照前述方法养成习惯以后在会议作出决定之前你就已经能够对会议流程展开设想了。至于最终如何作出决议每个公司或每个会议应该都有模式可循。当然有时候因为职位关系你并没有决定权然而这并不影响你事先设想并记录在笔记本上这是你的自由别人管不着。现在的我在很多事情上都有决定权了。然而当我还是一个新人的时候在会议中我根本无权作出任何决定。那时候我做的事情就是把设想的内容和最终结果记录下来。假装自己就是决策者对需要决定的事情进行设想。不管你是新人、骨干还是管理层你都可以这样做。年轻的时候常会厌烦老被逼着参加各种无聊的会议。其实不妨在会议中设想一下决议事项将设想内容写下来再与会议结果对照看自己预测到了哪些事。这可是让自己不会在开会时睡着的秘诀。培养预测未来的能力以赛马的心情猜测谁的意见跟自己相同抱着这样的心情开会就能让无聊的会议现场变成刺激的赛马场。而且如果你的设想与结果不同还可以从差异中领悟出作决定的窍门。如果出现工作没有人去做的情况你可以马上举手请示并告知大家自己能在何时完成任务这是积极表现自己的机会。如此一来可以培养你敏锐的观察力让你善于捕捉各种机会自然比别人更容易获得成功。对于无法决定由谁负责的工作若你当场自告奋勇接下来等于让自己有了表现的机会。等待别人分配工作当然很轻松但是你自己主动接下工作那种即将接受挑战的兴奋心情是无法言表的。在会议上要尽量去设想让自己成为跑得最快的那匹马。巧作会议记录的秘诀下面介绍一下巧作会议记录的秘诀。作会议记录关键是要列出席次并记录下出席者姓名。开会时有时候会被要求作会议记录的工作。此时重点是记录出席者姓名及其发言内容。因此你要画出会议室的座位安排图然后在座位上写出参加者的名字。这张座位图日后将会成为勾起你回忆的最有效的“引子”。如果有不认识的人在场在会议期间有人提到他的名字时你可以及时记录下来。最坏的情况就是会议中无法确认不认识的人的姓名不过也别担心你可以事后拿座位图给会议出席者看问他坐在那个位置上的人是谁。会议开始后立刻画好座位图。然后就可以一边听某人发言一边作会议记录了。这时候在笔记本页面中央画出座位图再从发言人姓名旁边以画漫画的方式引出一个对话框在里面记录其发言重点。有时可以用不同颜色的笔作记录。此时颜色按照人来决定。不同人的发言内容用不同颜色的笔记录下来。比如当你决定记录西山先生的发言内容用蓝色字清水先生用绿色字就以蓝色笔记录西山先生所有发言内容以绿色笔记录清水先生所有发言内容。如果使用三色或四色的圆珠笔就可以轻松转换颜色了。会后从色块大小一眼就能分辨出每位发言者发言内容的多少。有一种圆珠笔里有黑、红、蓝、绿种颜色的笔芯还附带自动铅笔功能合计共有种颜色交替使用非常方便。会议流程也就是议题或进度表已经事先决定好的话可以打印出来代替笔记本使用。然后在会议期间将要点记录在这张流程图的周边空白处。这样可以省略很多工作使会议记录变得轻松。会议结束后你可以向制作会议流程图的人索要电子版直接将添加或修改的内容输入电子文档作为资料使用。许多公司都是用电子邮件发送会议流程图可以直接利用这些电子资料作会议记录一举两得。会议记录完成以后在最初收到会议流程图的那封电子邮件窗口按下群发回复键就可以将会议记录群发给每一位与会人士效率超高。最后你将完成的会议记录打印出来贴在航母笔记本上。不喜欢折叠资料或者资料页数较多时可以将资料缩小影印在一张纸上再贴到航母笔记本上。把会议记录贴到航母笔记本上去下一次开会绝对能派上用场而且你的实施计划也会一并记录下来用起来真的很方便。刚开始作会议记录的时候可能不是很完美会出现缺漏。如果有人指出不足时就用不同颜色的笔在打印出来的会议记录上添加和修改。下次翻阅时就能一眼看到这些缺漏部分可以督促自己下次更好地完成记录工作。用科内尔笔记法作会议记录关于做笔记的方法我是在不断尝试和各种失败的教训中总结出来的。比如有时我会用到“科内尔笔记法”但我会根据自己的需要灵活变通。科内尔笔记法起源于美国科内尔大学这个方法是把笔记本的一页纸分为三个版块目的是让学生更有效地听课复习。将一页纸分为笔记记录、关键词、概要三栏上课时仅需在“笔记记录”一栏书写。复习时将重点部分与疑问写在“关键词”一栏里最好再整理上课内容记在“概要”一栏里。这一做笔记的方法不仅能在上课时派上用场在复习时也助益良多。关于科内尔笔记法的详细介绍在田村仁人《让头脑变聪明的合格笔记法》等书中有专门叙述可供大家参考。这里要介绍的是我本人根据自身需要改进的科内尔笔记法。同样是分为三个部分但是在开会时会同时用到这三个部分。之所以要分为三个部分是为了方便日后查阅及实时抓住会议要点。三栏内容如下:①会议记录②疑问事项、关键词、点子③会议要点中间的大面积空白处用来记录会议内容。具体记录方式采用条列式也行文章式亦可按自己喜欢的方式来就行。左右两边的小栏用来记录会议中有疑问的事项。对于会议结束后有必要查询的关键词或会议中不懂的事项当场记录在这两栏里。还有会议中想到的点子也可以记录在这里。然后要换页的时候把该页的要点整理在笔记本下方的栏里。日后翻阅时只要看看下面这一栏就能回忆起当时的情形同时也能训练自己在会议中归纳重点的能力。当我还是个新人时经常使用这种方法把自己不懂的事项都列在笔记本两侧的栏里还曾经因为不懂的事情太多而感到沮丧呢。列在两侧栏里的内容我建议做个检查表方便日后查阅。查完后就在检查表里做个记号表示你查过了。如果因为要查的内容太多觉得有忘记的可能就立刻写在记事笔记本上这样就能保证有空时可以马上查阅。商店里也有出售适合科内尔笔记法的笔记本(我也画图介绍了)不过只要用尺子画两条线普通的笔记本也能变成科内尔笔记本自己做就行了无须特意去买。用拍照的方式记录会议内容在公司里经常会遇到几个人聚在一起开个小型会议的情况。这种情况下一般不要求作会议记录但我会利用白板和数码相机简单记录下会议内容。会议中我会在白板上书写重点内容这其实就是会议记录。会后只要用数码相机拍下白板上的内容然后打印出来贴在笔记本上就大功告成了。写在白板上的内容没必要再写到笔记本上去这又不是在上课不需要将白板上的字规规矩矩都记在笔记本上。航母笔记本上只需记录没有写在白板上的内容写在白板上的就没必要再做笔记了。最后只要使用数码相机拍下白板上的内容就等于记录了会议内容。现在手机的照相功能完善了用手机拍下来也能打印读取。基于保密的关系我不便公开公司内部会议的白板内容不过我会展示一张与工作无关但更有趣的白板照片。下面的照片是我参加某个女子读书会所办的“新点子讨论会”用手机拍下的白板记录。记录内容很清楚吧?只要拍下来打印贴到笔记本上即可。比起用文字形式输入电脑记录会议内容这种方式更容易让人想起会议时精彩有趣的情景吧?笔记本里粘贴了现场照片然后以此照片为“引子”比起只看笔记本内容应该会让你想起更多的会议信息。不要小看电话留言条的作用在职场上打拼了年我对电话留言条的态度也在改变。对于电话留言条以前我都是随手扔掉但现在我会贴在航母笔记本上。因为我逐渐意识到了它的作用和重要性。工作中经常会收到同事写的电话留言条。我现在都不会丢掉每一张都用心贴在笔记本上。如今使用电子邮件沟通的人多了起来但是电话这个沟通工具仍然是不可或缺的。如果遇到需要对方立刻回复的“紧急情况”或者要马上将重要的事告知对方就会通过电话来联络。也可以这样理解电话留言条是记录工作上及时发现的错误或者记录发生的紧急状况时使用的。如果把电话留言条贴在航母笔记本上就等于把握了搜寻当时记录的关键点。要记录通话内容难度确实很高。然而如果善用电话留言条就可以当成记录保留成为下一次的参考资料。比如你收到一张这样的电话留言条:N公司宫田先生来电:对方特意打电话来绝对有原因。在回电之前就跟开会一样自己先设想一下会是什么事情然后把设想的事项写在笔记本上。首先使用双面胶把电话留言条贴在航母笔记本页面正中央然后在这张留言条周围记录后来的补充资料。如果是与工作无关的事情当然可以不作记录。如果是工作上的事情并且你推测可能是客户投诉或厂商催促交货这样的事情那就必须事先想好应该如何应对。如果留言条上没有对方的电话号码要将这项资料补上。如果是工作上与你联络较为频繁的人给你打电话时对方不会再留下电话号码。对于这类人请使用一张可以贴在笔记本封底内页的便利贴将其号码写在上面。这一点很重要。日后换笔记本时只要将便利贴撕下再贴到新的笔记本的封底内页即可。当你有了补充电话留言内容的经验日后你给其他同事写电话留言条就知道该记下哪些内容了。一般事件另当别论若是紧急事件不要只在电话留言条上写“请回电”或者“待会儿对方会再来电”这样简单的字句还要尽量记下对方来电的原因比如“某某策划案有问题”等。为了以后紧急状况发生时方便联络最好询问对方的手机号码并且写在电话留言条上。回电以后就知道了对方所为何事。对于这个结果也要记录保存方便日后查找。对于设想和结果请使用不同颜色的笔区别记录。在打电话时若对所谈内容有所记录也请写在贴有电话留言条的那一页上。如此一来通话内容这种乍看上去完全无法记录的零散信息也能保存下来所以本人强烈推荐。记录时无须整齐美观也不需要归纳整理就算留言条上有点小污渍日后翻阅时也不会影响你对电话内容的回顾。另外即使不是紧急事件只是一些琐碎的事情也尽量将自己常犯的错误都记录下来。越是小失误越是不会留意也就一直无法改正。养成记录设想与结果的习惯之后即使遇到意想不到的问题或者客户投诉也不会感到手足无措照样能冷静处理。刚进公司或刚换部门时电话留言的使用方法是有窍门的。因为你是新人一定有很多接电话的机会。这时候不要将通话内容记在留言条上而是直接记在你的航母笔记本上然后再确认。如果跟你无关就将留言誊写到电话留言条上交给负责人。如此一来你就能知道本公司或本部门与哪位客户或者其他部门的哪一位同事有往来。如果是不认识的客户或遇到不懂的用语先记在笔记本上然后再上网查找或是将电话留言条交给同事时询问一下。这样你就能迅速适应新的工作环境也能够更快地了解工作内容。我进公司年期间换过个部门这个方法是我迅速融入职场新环境的一个窍门。出差或外出时记得随身携带笔与本在工作上常会需要出差或外出洽谈公务这就让我们有了许多在公司外奔走的机会。这种情况下我会把航母笔记本放在公文包里并将方便携带的记事笔记本与

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