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Outlook 2002邮件处理实用指南.doc

Outlook 2002邮件处理实用指南.doc

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7次下载 0人收藏 暂无简介 简介 2011-06-23 举报

简介:电脑学习参考资料

Outlook 2002邮件处理实用指南Outlook2002是OfficeXP中的办公组件之一,它对OutlookExpress的功能进行了扩充,可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。较以前的版本,Outlook2002的最大变化就是它不再只是一个收发电子邮件的软件了,它已经和OfficeXP的其他组件紧密地结合在一起,构成了一个统一的整体。这样Outlook2002就变成了一个信息处理中心,我们在Outlook2002里几乎就可以处理所有的日常事务,甚至可以在Outlook2002里直接浏览网页。本文将详细讲述Outlook2002(以下简称Outlook)的邮件处理功能。一、设置邮件账户要使用Outlook,首先需要正确配置好自己的邮件账户。Outlook支持各种类型的邮件账户,如一般个人用户最常用的POP3账户,公司企业内部网络中所使用的Exchange账户,申请微软.NETPassword所使用的Hotmail账户和MSN账户,以及其他类型的账户。第一次运行Outlook时,会出现邮件账户设置向导以帮助用户创建邮件账户或是提示用户从OE(OutlookExpress)中导入已有的账户设置。按照向导提示,根据自己的具体情况完成设置即可进入Outlook主界面。1.添加邮件账户(1)添加POP3邮件账户:POP3(用来从Internet电子邮件服务器检索电子邮件的常用协议)邮件账户是我们最为常见的。只要你到其相应的Web页上申请,填入一些必要的用户信息进行注册后,就能获得一个属于自己的POP3类型的E-mail地址。在申请POP3账户时,我们会得到其所对应的接收邮件服务器地址(POP3)和发送邮件服务器地址(SMTP)。下面我们就来看一看如何在Outlook中创建和设置一个POP3邮件账户。点击“工具电子邮件账户”菜单命令,打开“电子邮件账户”设置对话框。选中“添加新电子邮件账户”选项,点击“下一步”按钮。在“服务器类型”设置对话框中,你可以看到,Outlook可以支持的所有类型的电子邮件账户,选中“POP3”选项,点击“下一步”按钮。在“Internet电子邮件设置”对话框中,填入正确的用户名、POP3服务器地址、SMTP服务器地址等信息即可完成POP账户创建(如图所示)。如lan_yi@yeah.net,它的POP3地址是:pop3.yeah.net,SMTP地址是:smtp.yeah.net。(2)设置HTTP账户(Hotmail和MSN账户):Outlook对诸如Hotmail、MSN等HTTP类型(基于Web)的账户提供了很好的支持。你只需在“服务器类型”设置对话框中选中“HTTP”选项,点击“下一步”按钮。在出现的对话框中的“HTTP邮件服务提供商”下拉列表中直接选择Hotmail或是MSN,并填入自己的用户名即可完成设置。对于其他的HTTP类型账户,我们只要知道其邮件服务器地址,就能选择“HTTP邮件服务提供商”为“其他”,并填入相应的邮件服务器地址。注意:对于HTTP类型的MSN账户,其登录的用户名包括@msn.com,即为整个E-mail地址;而Hotmail账户的用户名为E-mail地址的前半部分。另外,MSN账户必须选中“使用安全密码验证登录(SPA)”选项,否则无法顺利收发邮件。HTTP类型的账号中的邮件是存储在邮件服务器上的。当在Outlook中访问Hotmail或MSN账号时,只要我们不将邮件移到本地目录中,那么邮件总是被保留在服务器上,在任何一台电脑上用Outlook建立账号后都能进行访问。(3)设置Exchange账号:要使用Exchange账号,首先需要网络管理员配置好Exchange邮件服务器,你只需要从网络管现员那里获知Exchange服务器地址(即作为Exchange邮件服务器的计算机名)和自己在其上的账户名即可。与配置POP3账号相似,只需在“服务器类型”设置对话框中选择即可。所不同的是,在Outlook处于运行状态时是不允许配置Exchange账户的。所以我们需要先关闭Outlook,然后从“控制面板邮件电子邮件账户添加新电子邮件账户”选项来打开“服务器类型”设置对话框。选中“MicrosoftExchangeServer”选项后,点击“下一步”按钮即可进入Exchange账户设置对话框,在其中填入正确的Exchange服务器地址和自己的用户名即可。2.更改或删除邮件账户(1)将某个邮件账户设为默认账户:如果正在使用多个账户,则可以指定默认账户,这样它将成为第一个处理的账户。Outlook使用默认账户发送邮件,除非你点击邮件上的“账户”按钮为该邮件选择另一账户。点击“工具电子邮件账户”菜单命令,在打开的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”选项,然后点击“下一步”按钮。在出现的邮件账户列表中,点击所需的电子邮件账户,然后点击“设为默认值”按钮即可。(2)更改邮件账户名称:邮件账户名称是显示在已创建邮件账户的列表中的名称。如果使用多个电子邮件账户,创建新邮件时,可以点击“账户”按钮来查看账户列表并选择发送当前邮件所用的账户。点击“工具电子邮件账户”菜单命令,在打开的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”选项,然后点击“下一步”按钮。在出现的邮件账户列表中,点击所需电子邮件账户,点击“更改”按钮,在打开的对话框中点击“其他设置”按钮,然后在“邮件账户”框中键入账户的新名称即可。(3)删除电子邮件账户:点击“工具电子邮件账户”菜单命令,在打开的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”选项,然后点击“下一步”按钮。点击需要删除的邮件账户,然后点击“删除”按钮即可。二、撰写电子邮件1.撰写新邮件点击“文件新建邮件”菜单命令,将打开默认的邮件编辑器(WordXP)。在“收件人”和“抄送”框中输入收件人名称。如果需要将信件发送给多人,请输入相应的电子邮件地址,各邮件地址用逗号或分号(;)隔开。如果需要从“通讯簿”列表中选择收件人名称,请点击“收件人”或“抄送”按钮选择。在“主题”框中,键入邮件主题。然后在邮件正文中键入邮件即可。下面我们就可以写邮件的内容了。通过工具栏上的撤消、剪切、复制、粘贴等按钮,你可以轻松地实现对邮件的编辑工作,通过插入文件我们还可以将附件插在邮件中发送。2.插入附件与其他邮件客户端程序一样,在Outlook中同样可以插入附件,你可以在你的邮件中插入文件或邮件。(1)需要插入文件:点击工具栏中的“附件”按钮(回形针图标)旁的箭头,选择“文件”命令,在打开的“插入文件”对话框中,选择需要附加的文件即可。注意:默认情况下,Outlook冻结可能包含病毒的附件文件(如.bat、.exe、.vbs和.js文件)。系统会提示你是否要发送可能不安全的附件。如果回答“是”,Outlook将发送此附件。(2)插入邮件:点击工具栏中的“附件”按钮(回形针图标)旁的箭头,选择“项目”命令,在打开的对话框中选择需要附加的邮件即可。(3)插入链接或图片:如果要添加链接或图片,必须先启用HTML格式。在邮件中,点击需要放置图片文件的位置,或者选定需要链接到文件或Web页的文本。如果要插入链接,可点击工具栏上的“插入超级链接”按钮,在打开的对话框中,给定超级链接的地址或位置。如果需要插入图片,可依次点击“插入图片剪贴画(或来自文件)”菜单命令。在打开的对话框中点击“浏览”按钮,以查找图片文件,然后双击该文件名即可。3.设置新邮件的字体和信纸点击“工具选项”菜单命令,在打开的对话框中点击“邮件格式”选项卡(如图所示),然后点击“字体”按钮,打开“字体”设置对话框。在这里,我们可以设置撰写新邮件、回复和转发邮件以及撰写和阅读纯文本邮件时所采用的字体、字型、字号和颜色等。另外,在“邮件格式”选项卡中还能设置新建邮件所使用的信纸(相当于HTML格式的模板)。点击“信纸选取器”按钮即可编辑、删除或新建信纸。Outlook所使用的信纸实际上是存放在C:\ProgramFiles\CommonFiles\MicrosoftShared\Stationery目录中的HTML文件及其中的图片。需要设计自己的信纸模板,只需用网页编辑器编辑好HTML文件,保存至上述目录即可。4.签名样式的创建与管理撰写完邮件后一定少不了要加上邮件发送人的签名,在Outlook中,我们可以方便地创建多个用于不同场合的签名样式。在“邮件格式”选项卡中点击“签名”按钮,在打开的对话框中即可创建和管理签名样式。创建签名样式时,我们可以使用字体编辑功能来使签名看上去更加美观、个性化。创建好签名样式后,我们可在“邮件格式”选项卡中分别指定新建邮件和回复(转发)邮件时所默认采用的签名样式。在邮件撰写窗口中,只需要在签名处右击鼠标,在弹出的快捷菜单中直接选取即可。5.自动更正功能在撰写邮件时,自动更正功能可以使我们的邮件尽可能少地发生语法书写错误,这对一些英文邮件是相当重要的。点击“工具选项”菜单命令,在打开的对话框中点击“拼写检查”选项卡中,选中“当Word不是电子邮件编辑器时使用自动更正功能”选项即可。注意:当在Outlook中使用其自带的邮件编辑器时,自动更正功能对HTML格式的邮件无效。6.邮件送达后获得通知对于一些比较重要的邮件,我们希望邮件到达收件人信箱或在收件人阅读邮件后,自己能及时收到一封回信通知。Outlook的跟踪回执功能就能满足这一需求。点击“工具选项”菜单命令,在打开的对话框中点击“首选参数”选项卡,点击“电子邮件选项”按钮,在打开的对话框中点击“跟踪选项”按钮,打开“跟踪选项”对话框,选择“‘已读’回执”或“‘送达’回执”选项即可。要为某种邮件添加跟踪回执行,请点击其邮件撰写窗口工具栏上的“选项”按钮,在打开的对话框中选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”选项即可。7.设置邮件的优先级和敏感度在Outlook中,“收件箱”文件夹里的项目,其优先级用一系列的符号来表示。红色的惊叹号表示邮件很重要,图标前面有一个向下箭头标志的邮件表示不怎么重要,而什么标志都没有的邮件表示普通信件了。对信件的重要性的设置也不难。在邮件编辑窗口的工具栏上有红色惊叹号和向下箭头按钮,它们分别是“重要性:高”和“重要性:低”,点击它们即可设置邮件的重要性。邮件的重要性也可以修改。我们再次点击“重要性:高”按钮,这时邮件即为一封普通邮件了。现在我们点击“文件属性”菜单命令,打开“属性”对话框,在这里我们也可以通过对“重要性”下拉列表的选择来设定邮件的优先级。前面讲了邮件的优先级,下面我们来看一看邮件的敏感度。我们打开“敏感度”下拉列表。在这里可以选择邮件的敏感度级别,如果选择“私有”,就可以防止邮件发出去之后再被别人修改。这样做就使得发送重要邮件的安全性提高了。三、电子邮件的发送与接收1.发送电子邮件新邮件撰写好后,我们可以点击工具栏上的“发送”按钮将它立即发送出去,如果你正在脱机撰写邮件,也可以点击“文件保存”菜单命令,将邮件保存在“发件箱”中。如果你有多个邮件帐号并想指定从某个邮件帐号而不是默认帐号发送文件,可以点击“文件发送”菜单命令,然后点击所需的邮件帐号。同时,我们也可以从通讯簿中发送邮件,选择接收这封邮件的联系人(点击联系人名称的同时按下Ctrl键,可以选择多个联系人),然后点击工“发送”按钮即可。2.电子邮件的接收和阅读在Outlook工具栏上,点击“发送和接收”按钮,Outlook即开始检查新的电子邮件并将它下载下来。下载完后,就可以在单独的窗口或预览窗格中阅读邮件了。点击文件夹列表窗中的“收件箱”图标,在邮件列表中双击邮件,就可以在单独的窗口中查看该邮件;在邮件列表中点击邮件,就可以在预览窗格中查看该邮件;点击“文件属性”菜单命令,即可查看有关邮件的所有信息(如发送邮件的时间)。注意一下邮件列表,有的邮件项目带有一个曲别针标记,这就说明该邮件带有附件。点击带有曲别针的邮件,这时邮件的内容就在下面的预览窗格里显示出来了,在预览窗格的右上角有一个黄色的曲别针,我们点击它,在邮件里的附件就以菜单的形式显示出来了,点击附件然后在打开的快捷菜单中执行相应的操作。3.邮件的回复(1)回复发件人:通常我们读完信件后,往往要给对方回一封信。怎么办呢?我们选中要回复的电子邮件,点击“答复发件人”工具按钮,答复邮件编辑窗口即打开,收件人文本框的内容已经自动填好了。我们在这里可以直接输入答复邮件的内容,然后发送邮件。(2)全部答复发件人:在Outlook中还有一个“全部答复”按钮,它可不是答复所有邮件的意思。如果要给一封收到的电子邮件的所有收件人、抄送人和发件人回复电子邮件的话,我们就可以使用“全部答复”命令。将邮件的所有收件人、抄送人和发件人全放在回复邮件的“收件人”文本框里,这样他们就都可以收到这封回复邮件,而且有趣的是我们也是一个收件人,因此自己也会收到这封回复邮件。输入邮件的内容,点击“发送”按钮即可。已经回复过的邮件的图标也变成了一个带红色箭头的打开信封。(3)转发信件:有时我们需要将别人发来的电子邮件原样的发送给另外一个人,我们可以应用Outlook的邮件转发功能。怎样把收到的信转发给其他人怎么办呢?先选中待转发的电子邮件,然后右击鼠标,在快捷菜单中选择“转发”命令,在打开的邮件编辑窗口里输入收件人,点击“发送”按钮,这样这封邮件就存入“发件箱”文件夹准备发送了。4.邮件的管理(1)删除电子邮件:点击要删除的邮件,按下Del键,这时邮件就被移动到“已删除邮件”文件夹了。点击“已删除邮件”文件夹,你看刚才删除的邮件在这里。右击“已删除邮件”文件夹,选择“清空已删除邮件文件夹”命令,然后点击“确定”按钮,“已删除邮件”文件夹就被清空了。(2)通过规则自动管理我们的邮件:Outlook就像一个秘书一样,可以在我们收发邮件时检查邮件,并对邮件做相应的操作。下面我们设置这样一个规则:把主题是“公司信件”的邮件放入“公司”文件夹。点击“工具规则向导”菜单命令,在打开的对话框中我们可以创建新的规则或修改删除已有的规则。只要在规则列表里选择相应的规则,并点击“修改”或“删除”按钮就可以了。点击“新建”按钮,在打开的对话框中点击“由空白规则开始”选项,从列表框中选择“邮件到达时检查”,点击“下一步”按钮。选择“主题中包含特定词语”选项,在规则描述中点击“特定词语”下划线蓝色文字,在打开的“查找文本”对话框中的“添加新条件”文本框中输入“公司信件”,点击“添加”按钮。确定后点击“下一步”按钮。在“如何处理该邮件”列表框中选择“将它移动到指定文件夹中”选项,在规则描述中点击“指定”,在打开的对话框中选择“个人文件夹”,点击“新建”按钮,在“名称”文本框中输入“公司”,点击“否”。这时个人文件夹里就多了一个“公司”文件夹,点击“确定”按钮。点击“完成”按钮。这样规则列表里就多了一条规则,并且它前面的复选框被选中了,点击“确定”按钮。以后每当收到包含有“公司信件”二字的邮件,它们都会自动被移动到“公司”文件夹里。5.发送/接收组在Outlook中的发送/接收是一个很有用的功能。当我们创建了多个邮件账户时,可以通过使用发送/接收组功能来对各个账户的收发进行控制和管理。点击“工具发送/接收设置定义发送/接收组”菜单命令,打开相应的对话框,在这里我们可以看到有一个默认的名为“所有账户”的发送/接收组,其中收发状态为“联机和脱机时均可使用”。我们可以在该对话框中自定义其联机和脱机时收发设置。点击“新建”按钮以创建新的发送/接收组,所有的发送/接收组都会出现在“工具发送和接收”菜单命令中,可以方便在进行选择性发收。在“发送/接收组”对话框中选中某个组后点击“编辑”按钮,在打开的“发送/接收设置”对话框中可以看到所有邮件账户。对每个账户可以分别设定是否将其包含在发送/接收组中,即是否在这个组中对其执行收发邮件的操作。对于每一个账户我们还能够自定义其下的收发文件夹。对于不同类型的账户(POP3、HTTP等),其可设置的选项和收发文件夹不同。另外,在“发送/接收设置”对话框中还能通过点击“账户属性”按钮来直接打开邮件账户设置对话框。6.处理邮件头(标题)通过处理邮件头,我们可以对邮件进行远程管理,例如在邮件服务器上直接删除无用的邮件而不用费时将其下载回来后再删除。Outlook中的信头处理可分为三步:下载信头、标识信头和执行所标识的操作。首先选中收件箱文件夹,点击“工具发送和接收处理标题下载标题”菜单命令,即可下载指定账户或全部账户中的邮件信头。所下载的信头会出现在收件箱中,并由特定的图标标识出来,然后请点击“工具发送和接收处理标题添加/取消邮件下载标记”菜单命令,在其级联菜单中选择对邮件的处理方式。为信头设置好处理方式后,选择“工具发送和接收处理标题处理标记的标题”菜单命令即可对邮件进行相应的处理。四、Outlook进阶应用1.Outlook数据的备份和恢复在控制面板中双击“邮件”图标就能打开配置管理器。在配置管理器中我们可以看到三个按钮。第一个“电子邮件”按钮打开的是电子邮件账户设置界面,下面的两个按钮可分别用于打开数据文件和配置文件(Profile)的管理窗口。首先我们来介绍一下Outlook数据管理中最重要的两个概念:Profile和PST文件。Outlook中用于存储数据的文件是PST(PersonalFoldersFile,个人文件夹文件)文件。不管是邮件、联系人信息,还是日历、任务等其他信息,都存储在某个PST文件里。Profile是Outlook的配置文件,相对于PST文件来说是个更大的概念。一个Profile中可含有一个或多个PST文件,并包含了电子邮件账户信息、地址簿信息、其他服务等信息。Outlook可支持多个Profile来实现多用户之间的不同配置,我们也可将Profile形象地理解为Windows中的用户账号,每个Profile之间都是互相独立的。点击“数据文件”按钮,在打开的对话框可以看到当前Profile中所含有的所有PST文件的名称、存储路径。在这里,我们可以对PST文件进行加密、压缩(减小文件大小)、删除某个PST文件或添加新的PST文件等操作。在一个Profile中创建多个不同的PST可方便我们对邮件进行分类管理和备份PST文件。点击“显示配置文件”按钮,在打开的对话框中可以看到本机上包含的所有Profile文件。Outlook中至少含有一个Profile。若是需要在Outlook中为其他用户配置一套账户,我们可在这里添加一个新的Profile。当然,我们也能删除已有的Profile或是查看某个Profile的属性(即Profile中所含的电子邮件账户配置和PST文件)。另外,在含有多个Profile时,还能在这个对话框设置启动Outlook时直接调用某个Profile或是提示用户调用哪个Profile。(1)备份和恢复PST文件:点击“文件新建(或打开)Outlook数据文件”菜单命令,以新建(或打开)一个PST文件。右击某个PST文件的根目录(每个PST文件下都可含有多级子目录,在这里我们右击最上层的根目录),选择“为设置的属性”命令。在属性对话框中点击“高级”按钮后,在打开的对话框中的“文件名”栏中我们可看到该PST文件的存储路径。记下这个路径,在硬盘上找到这个PST文件将复制到其他介质(如硬盘、刻录盘等)上备份即可。注意:对PST文件进行操作时,请关闭Outlook。否则,由于PST文件在Outlook运行时会被锁定,从而无法完成操作;在Windows2000/XP系统中,PST文件在默认情况下的存储路径是隐藏路径。所以请在系统的“文件夹选项”对话框中打开“显示所有文件和文件夹”选项。另外,在Outlook配置管理器中我们可以更为方便地管理和备份PST文件,配置管理器可独立于Outlook运行,并列出了所有PST文件。最后也是最重要的一点,请确保单个PST文件的大小不要超过2GB,否则Outlook将无法将其打开。所以,定期备份PST文件和注意其文件大小是个良好的习惯。建议大家创建多个PST文件来分类管理和保存Outlook数据。(2)自动保存文件:Outlook中提供的自动保存功能可定期将过期的内容删除或转移到特定的PST文件中(默认为archive.pst文件)。自动存档可分两步:先打开自动存档功能;然后为所需存档的文件夹设置“自动存档”属性。自动存档进程随Outlook的开启而自动运行。点击“工具选项”菜单命令,在打开的对话框中点击“其他”选项卡,然后点击“自动存档”按钮,即可打开自动存档的默认设置对话框。在这里我们可设置自动存档的时间间隔,对过期内容的处理方式(移至存档PST文件中或删除)。在默认情况下,Outlook对日历、任务、日记、已发送的邮件和已删除的邮件这几个文件夹使用上述默认的自动存档设置;对收件箱、便笺、草稿、发件箱和手工新建的目录不启用自动存档功能。要更改某个文件夹的自动存档设置,右击该文件夹,选择“属性”命令,在打开的对话框中的“自动存档”选项卡中我们可选择不启用自动存档功能,套用默认的自动存档设置或自定义自动存档设置。对于每天会用Outlook收取大量信息的朋友来说,自动存档功能是个不错的选择,因为它能定期清理、转移过期的内容,可避免主PST文件过于庞大、杂乱。要将已被存档的内容恢复出来,只需将其从自动存档文件(如archive.pst)中拖拽回来即可。2.联系人文件夹和地址簿(1)联系人文件夹和地址簿:联系人文件夹是Outlook中一种特殊类型的文件夹,专门用于存放联系人的通讯信息。选中联系人文件夹,在空白处双击鼠标或选择“文件新建联系人”菜单命令,即可打开新建联系人对话框,在其中输入联系人的姓名、E-mail地址、电话等信息后,点击“保存并关闭”按钮即可新建一个联系人。联系人文件夹中所有的联系人项默认以卡片的形式显示,当然我们也能在“视图当前视图”菜单命令中选用其他的视图。与联系人项相比,Outlook中的通讯簿提供了一种更为简洁、直观的存储联系人信息的方式。点击“通讯簿”按钮或“工具通讯簿”菜单命令都可打开Outlook中的通讯簿(地址簿)。在撰写邮件时,点击“收件人”、“抄送”或者“密件抄送”按钮后,也是在通讯簿中选择收件人的。简而言之,联系人文件夹是Outlook实际存储联系人信息的地方;而通讯簿则提供了一种界面,使用户方面地调用联系人文件夹中的联系人项。我们可在Outlook中创建多个联系人类型的文件夹(在“新建文件夹”对话框中选择“文件夹包含”为“联系人项”)来分类存放不同类别的联系人。每个联系人类型的文件夹都有一个“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”选项,若选中,那么该文件夹就会显示在通讯簿中。我们只需右击任一个联系人类型的文件夹,然后选择“属性”命令,在打开的对话框中的“Outlook通讯簿”选项卡中即可看到上述该选项。(2)导入地址簿:在Outlook地址簿中所映射出的联系人文件夹中的所有联系人信息都存储在PST文件中,我们可以很方便地使用Outlook导入、导出PST文件的功能在不同计算机之间转移、交换联系人信息。对于其他不支持PST文件的电子邮件软件(如OutlookExpress、Foxmail等),我们也能导入它们的联系人(地址簿)信息。要导入OutlookExpress中的地址簿信息,只要在Outlook中点击“文件导入和导出导入Internet邮件和地址”菜单命令,在打开的对话框中选择“OutlookExpress4.55”和其下“导入通讯簿”选项即可。对于那些没有被列出的电子邮件软件,如Foxmail,我们可先将其通讯簿导出为.csv(CommaSeparatedValue)格式的文件(许多电子邮件软件都支持将通讯簿导出为.csv文件),然后在Outlook中点击“文件导入和导出从另一程序或文件导入以豆号为分隔符(Windows)”菜单命令来导入.csv文件。在导入.csv文件向导中的最后一步,一般需要点击“映射自定义字段”按钮,在打开对话框中通过鼠标拖拽的方法来将.csv文件中的字段映射到Outlook联系人的属性项上。我们时常会遇到诸如只有姓名被导入而没有E-mail地址等其他信息的情况,究其原因就是在导入.csv文件时没有进行字段映射这一步骤。这一问题值得引起大家注意。另外顺便提一下,.csv文件默认可由Excel打开,我们也能手工用一般文本编辑软件打开,并查看和编辑其中内容

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Outlook2002邮件处理实用指南 Outlook2002是OfficeXP中的办公组件之一,它对OutlookExpress的功能进行了扩充,可以用它来 收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。较以前的版本,Outlook2002的最 大变化就是它不再只是一个收发电子邮件的软件了,它已经和OfficeXP的其他组件紧密地结合在一起, 构成了一个统一的整体。这样Outlook2002就变成了一个信息处理中心,我们在Outlook2002里几乎 就可以处理所有的日常事务,甚至可以在Outlook2002里直接浏览网页。 本文将详细讲述Outlook2002(以下简称Outlook)的邮件处理功能。 一、设置邮件账户 要使用Outlook,首先需要正确配置好自己的邮件账户。Outlook支持各种类型的邮件账户,如一般个人 用户最常用的POP3账户,公司企业内部网络中所使用的Exchange账户,申请微软.NETPassword所使 用的Hotmail账户和MSN账户,以及其他类型的账户。 第一次运行Outlook时,会出现邮件账户设置向导以帮助用户创建邮件账户或是提示用户从OE(Outlook Express)中导入已有的账户设置。按照向导提示,根据自己的具体情况完成设置即可进入Outlook主界面。 1.添加邮件账户 (1)添加POP3邮件账户: POP3(用来从Internet电子邮件服务器检索电子邮件的常用协议)邮件账户是我们最为常见的。只要你到其 相应的Web页上申请,填入一些必要的用户信息进行注册后,就能获得一个属于自己的POP3类型的E-m ail地址。在申请POP3账户时,我们会得到其所对应的接收邮件服务器地址(POP3)和发送邮件服务器地址 (SMTP)。下面我们就来看一看如何在Outlook中创建和设置一个POP3邮件账户。 点击“工具→电子邮件账户”菜单命令,打开“电子邮件账户”设置对话框。选中“添加新电子邮件账户”选项, 点击“下一步”按钮。 在“服务器类型”设置对话框中,你可以看到,Outlook可以支持的所有类型的电子邮件账户,选中“POP3” 选项,点击“下一步”按钮。 在“Internet电子邮件设置”对话框中,填入正确的用户名、POP3服务器地址、SMTP服务器地址等信息即 可完成POP账户创建(如图所示)。如lan_yi@yeah.net,它的POP3地址是:pop3.yeah.net,SMTP地 址是:smtp.yeah.net。 (2)设置HTTP账户(Hotmail和MSN账户): Outlook对诸如Hotmail、MSN等HTTP类型(基于Web)的账户提供了很好的支持。 你只需在“服务器类型”设置对话框中选中“HTTP”选项,点击“下一步”按钮。在出现的对话框中的“HTTP邮 件服务提供商”下拉列表中直接选择Hotmail或是MSN,并填入自己的用户名即可完成设置。

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