会议室管理规定

3 机关会议室管理规定 第1章​  总则 第1条​ 为加强会议室管理，提高会议室使用效率，规范会议室服务，合理安排各类会议，特制定本管理规定。 第2条​ 本规定所指的会议室包括公司机关大楼二楼、四楼、五楼会议室，三楼电教室，二区礼堂以及由总经理办公室管理的其它各个会议室。 第3条​ 各会议室由总经理办公室统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、植物更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。 第2章​ 会议室基本情况及功能定位 第4条​ 会议室的基本情况： 会议室名称 地 点 容纳人数 二楼会议室 办公楼二楼212室 40人 四楼会议室 办公楼四楼411室 60人 五楼会议室 办公楼五楼505室 26人 三楼电教室 办公楼三楼311室 54人 二区礼堂 公司办公楼二区一楼 389人 第5条​ 　会议室使用范围： （1）​ 二楼会议室：用于股份公司机关各部门召开的公司层面的各类会议； （2）​ 四楼、五楼会议室：用于股份公司领导班子会议、党委会、总经理办公会、半年或全年工作会、董事会、公司领导主持召开的有关会议以及公司领导参加的接待来宾等活动； （3）​ 三楼电教室：用于股份公司机关各部组织的培训活动； （4）​ 二区礼堂：用于股份公司年度工作会、表彰会以及各类培训等大型会议和大型活动。 第6条​ 由于会议室资源紧张，机关办公楼内二楼、四楼、五楼会议室和三楼电教室仅限机关各部门申请使用，不对外提供会务服务。各单位如有工作需要，可以申请使用二区礼堂。 第3章​ 会议室申请 第7条​ 会议室的申请和使用，由总经理办公室统一负责审核、调配。 第8条​ 机关会议室原则上仅限股份公司领导和机关各部门使用，不得安排其它用途，不对外租借，其他单位如有特殊情况需要使用，应向总经理办公室提出申请。 第9条​ 电教室原则上仅限股份公司机关各部使用，不得安排其它用途，不对外租借。 第10条​ 与会人数少于10人，没有公司领导参加的部门会议，原则上不安排会议室。 第11条​ 与会人数不满60人，原则上不安排二区礼堂。 第12条​ 参与培训人员大于10人的，或培训活动必须使用计算机的，可以提出申请使用电教室。 第13条​ 申请使用二楼、四楼和五楼会议室，应提前1－2个工作日填写《会议室使用 申请表 食品经营许可证新办申请表下载调动申请表下载出差申请表下载就业申请表下载数据下载申请表 》，报总经理办公室审批同意后安排。 第14条​ 申请使用电教室，应提前3个工作日填写《电教室使用申请表》，经总经理办公室审批同意后安排。 第15条​ 申请使用二区礼堂，应提前3个工作日填写《礼堂使用申请表》，报总经理办公室审批同意后安排。 第16条​ 会议室申请和使用按照“先申请先使用”的原则进行安排。部门召开的会议如与公司临时性重要会议发生冲突，须保证公司级会议优先使用。部门之间会议发生冲突时，由各部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决,并将协商结果告知总经理办公室。 第17条​ 已审核通过并确定会议室安排的申请，原则上不允许随意变更。 第18条​ 参加会议领导及人员与《会议室使用申请表》不符，承办部门应在会议召开前及时向总经理办公室说明情况，以便总经理办公室根据当日各会议室安排情况及时做出调整。 第19条​ 各部门承办的会议，凡涉及到公司全局的会议以及邀请有上级领导或兄弟单位领导出席，应事先向总经理办公室说明情况，并在《会议室使用申请表》中注明，以便做好各项会务服务工作。 第4章​ 会议室的使用 第20条​ 会议室使用须知： （1）​ 会议室内与会人员应自觉遵守相关管理规定，未经允许，不得随意挪动会议室内设施，随意开关和调试电子设备设施； （2）​ 与会人员进入会议室后，应自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室，禁止随意乱丢纸屑、垃圾，严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写； （3）​ 会议召开期间，会议服务人员应根据现场情况随时调整相关设备，保证会议的正常进行，无关人员不得进入工作间； （4）​ 会议结束后，使用部门应及时清理会场，带走会议材料，并及时通知总经理办公室工作人员检查会场，关好门窗、空调、灯光等设备，未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应赔偿责任； （5）​ 如果有重要会议进行召开，为确保不泄漏会议内容，会议室将启用移动电话屏蔽系统。 第21条​ 电教室使用须知： （1）​ 正确开关电脑，使用键盘，鼠标和耳机时勿强力拉扯； （2）​ 爱护电脑等相关设备，不得随意移动设备，确保设备的完好无损； （3）​ 电教室内设备出现问题必须及时向管理人员反映，使用人员不得自行处理设备故障； （4）​ 禁止访问反动、色情、暴力等国家明令禁止访问的网站； （5）​ 严禁将任何食品、饮料等带入电教室内食用，禁止随意乱丢垃圾纸屑，禁止吸烟、吐痰，注意保持电教室的清洁卫生，避免污染环境和电脑； （6）​ 工作人员在使用展示台展示实物时，要轻拿轻放，注意保持接触面清洁，避免划伤镜面； （7）​ 学员离开电教室前，请随手带走自已的物品，并且将耳机挂在显示器左上方，将鼠标键盘摆放整齐后关闭计算机； （8）​ 电教室申请使用部门（或单位）在培训结束后，申请部门（或单位）的培训负责人应当与总经理办公室管理人员对电教室进行交接、清点，确保电教室内设备正常、完好； （9）​ 电教室内设备如果在使用过程中发生故障，经确定是人为原因造成的，在确定损失情况和赔偿金额后，由责任部门（或单位）负责赔偿。若责任部门隐瞒不报，经总经办检查后发现并确认，则禁止该单位/部门以后继续使用电教室。 第22条​ 礼堂使用须知： （1）​ 礼堂内与会人员应自觉遵守相关管理规定，爱惜使用礼堂内座椅和写字板，在使用完写字板后应将其收回原位； （2）​ 使用单位工作人员不得随意调试各类电子设备，如有需要，应联系总经理办公室工作人员进行调整； （3）​ 严禁将任何食品、饮料等带入礼堂内食用，禁止随意乱丢垃圾纸屑，禁止吐痰、吸烟，注意保持礼堂内清洁卫生，防止引发火灾； （4）​ 礼堂内设备设施如果在使用过程中发生损坏，经确定是人为原因造成的，在确定损失情况和赔偿金额后，由责任部门（或单位）负责赔偿。若责任部门隐瞒不报，经总经办检查后发现并确认，则禁止该单位/部门以后继续使用礼堂。 第5章​  会务服务 第23条​ 会务服务由总经理办公室行政科负责，主要内容包括：茶水、瓶装水、音响、投影、台签、会标、果盘、毛巾、引导牌、鲜花、绿化等。总经理办公室根据会议不同性质，以及申请单上提出的不同需求，来提供各类会务服务。 第24条​ 会务服务项目提供按照以下标准执行： 类型 会议内容 配备标准 一类 1、​ 上级领导、行业主管部门检查调研、兄弟单位参观访问等公司级重要接待活动 2、​ 公司年度工作会议 3、​ 公司大型活动 主席台鲜花、果盘、毛巾、茶水、瓶装水、欢迎牌、指标牌、横幅、台签、会议记录本、圆珠笔、投影、音响 二类 公司领导参加的各类中、小型会议 茶水、瓶装水、台签、投影、音响 三类 各部门召开的公司内部会议 茶水、投影、音响 注：以上物品配备可根据会议实际情况进行适当调整。 第25条​ 公司领导参加的各类会议，由总经理办公室负责会场布置、提供茶水或瓶装水以及各项会务服务，会议承办部门协助负责完成台签及会议资料的摆放 第26条​ 机关各部门承办的内部会议，由各部门自行负责茶水等会务服务，总经理办公室提前在会议室内备好热水、茶叶、茶杯，音响、投影等电子设备由总经理办公室工作人员负责调试使用。 第27条​ 电教室内不提供任何茶水、果盘、鲜花等服务，总经理办公室仅限提供电教室内设备的相关服务工作。 第28条​ 各单位使用二区礼堂，应自行负责各项会务服务，使用完毕后自行完成礼堂的清洁、整理。总经理办公室工作人员应及时检查设备，关闭音响、视频设备，关闭全部设施设备电源，做好防火、防盗及其他安全工作。 第6章​ 其它 第29条​ 对于未按规定要求使用会议室的部门或单位，总经理办公室有权定期进行通报，或禁止其以后继续使用会议室。 第30条​ 本规定由总经理办公室负责解释。 第31条​ 本规定自下发之日起施行。