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上传者: mrdf 2011-06-01 评分 5 0 390 53 1775 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《Excel函数教程doc》,可适用于高等教育领域,主题内容包含Excel函数教程Excel函数教程Excel函数应用之函数简介一、什么是函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式它们使用一些称为参数的特定符等。

Excel函数教程Excel函数教程Excel函数应用之函数简介一、什么是函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。术语说明  什么是参数?参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如#NA的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。参数不仅仅是常量、公式或函数还可以是数组、单元格引用等:数组用于建立可产生多个结果或可对存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式。在MicrosoftExcel有两类数组:区域数组和常量数组。区域数组是一个矩形的单元格区域该区域中的单元格共用一个公式常量数组将一组给定的常量用作某个公式中的参数。单元格引用用于表示单元格在工作表所处位置的坐标值。例如显示在第B列和第行交叉处的单元格其引用形式为"B"。常量常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值或由名称所代表的数字或文本值。例如日期、数字和文本"QuarterlyEarnings"都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。函数是否可以是多重的呢?也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢?当然可以这就是嵌套函数的含义。所谓嵌套函数就是指在某些情况下您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如图中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数并将结果与相比较。这个公式的含义是:如果单元格F到F的平均值大于则求F到F的和否则显示数值。 图嵌套函数在学习Excel函数之前我们需要对于函数的结构做以必要的了解。如图所示函数的结构以函数名称开始后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现请在函数名称前面键入等号(=)。在创建包含函数的公式时公式选项板将提供相关的帮助。 图函数的结构公式选项板帮助创建或编辑公式的工具还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的"编辑公式"按钮或是单击"常用"工具栏中的"粘贴函数"按钮之后就会在编辑栏下面出现公式选项板。整个过程如图所示。 图公式选项板二、使用函数的步骤在Excel中如何使用函数呢?单击需要输入函数的单元格如图所示单击单元格C出现编辑栏 图单元格编辑单击编辑栏中"编辑公式"按钮将会在编辑栏下面出现一个"公式选项板"此时"名称"框将变成"函数"按钮如图所示。单击"函数"按钮右端的箭头打开函数列表框从中选择所需的函数 图函数列表框当选中所需的函数后Excel将打开"公式选项板"。用户可以在这个选项板中输入函数的参数当输入完参数后在"公式选项板"中还将显示函数计算的结果单击"确定"按钮即可完成函数的输入如果列表中没有所需的函数可以单击"其它函数"选项打开"粘贴函数"对话框用户可以从中选择所需的函数然后单击"确定"按钮返回到"公式选项板"对话框。在了解了函数的基本知识及使用方法后请跟随笔者一起寻找Excel提供的各种函数。您可以通过单击插入栏中的"函数"看到所有的函数。 图粘贴函数列表三、函数的种类Excel函数一共有类分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。数据库函数当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时可以使用数据库工作表函数。例如在一个包含销售信息的数据清单中可以计算出所有销售数值大于,且小于,的行或记录的总数。MicrosoftExcel共有个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析这些函数的统一名称为Dfunctions也称为D函数每个函数均有三个相同的参数:database、field和criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数database为工作表上包含数据清单的区域。参数field为需要汇总的列的标志。参数criteria为工作表上包含指定条件的区域。日期与时间函数通过日期与时间函数可以在公式中分析和处理日期值和时间值。工程函数工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型:对复数进行处理的函数、在不同的数字系统(如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统)间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。财务函数财务函数可以进行一般的财务计算如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数:未来值(fv)在所有付款发生后的投资或贷款的价值。期间数(nper)投资的总支付期间数。付款(pmt)对于一项投资或贷款的定期支付数额。现值(pv)在投资期初的投资或贷款的价值。例如贷款的现值为所借入的本金数额。利率(rate)投资或贷款的利率或贴现率。类型(type)付款期间内进行支付的间隔如在月初或月末。信息函数可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为IS的工作表函数在单元格满足条件时返回TRUE。例如如果单元格包含一个偶数值ISEVEN工作表函数返回TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格可以使用COUNTBLANK工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数或者使用ISBLANK工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。逻辑函数使用逻辑函数可以进行真假值判断或者进行复合检验。例如可以使用IF函数确定条件为真还是假并由此返回不同的数值。查询和引用函数当需要在数据清单或表格中查找特定数值或者需要查找某一单元格的引用时可以使用查询和引用工作表函数。例如如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值可以使用VLOOKUP工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置可以使用MATCH工作表函数。数学和三角函数通过数学和三角函数可以处理简单的计算例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。统计函数统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息如直线的斜率和y轴截距或构成直线的实际点数值。文本函数通过文本函数可以在公式中处理文字串。例如可以改变大小写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例借以说明如何使用函数TODAY和函数TEXT来创建一条信息该信息包含着当前日期并将日期以"ddmmyy"的格式表示。用户自定义函数如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算而工作表函数又无法满足需要则需要创建用户自定义函数。这些函数称为用户自定义函数可以通过使用VisualBasicforApplications来创建。以上对Excel函数及有关知识做了简要的介绍在以后的文章中笔者将逐一介绍每一类函数的使用方法及应用技巧。但是由于Excel的函数相当多因此也可能仅介绍几种比较常用的函数使用方法其他更多的函数您可以从Excel的在线帮助功能中了解更详细的资讯。Excel函数应用之数学和三角函数学习Excel函数我们还是从“数学与三角函数”开始。毕竟这是我们非常熟悉的函数这些正弦函数、余弦函数、取整函数等等从中学开始就一直陪伴着我们。首先让我们一起看看Excel提供了哪些数学和三角函数。笔者在这里以列表的形式列出Excel提供的所有数学和三角函数详细请看附注的表格。从表中我们不难发现Excel提供的数学和三角函数已基本囊括了我们通常所用得到的各种数学公式与三角函数。这些函数的详细用法笔者不在这里一一赘述下面从应用的角度为大家演示一下这些函数的使用方法。一、与求和有关的函数的应用SUM函数是Excel中使用最多的函数利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据的单元格语法简单、使用方便。相信这也是大家最先学会使用的Excel函数之一。但是实际上Excel所提供的求和函数不仅仅只有SUM一种还包括SUBTOTAL、SUM、SUMIF、SUMPRODUCT、SUMSQ、SUMXMY、SUMXPY、SUMXMY几种函数。这里笔者将以某单位工资表为例重点介绍SUM(计算一组参数之和)、SUMIF(对满足某一条件的单元格区域求和)的使用。(说明:为力求简单示例中忽略税金的计算。) 图函数求和SUM、行或列求和以最常见的工资表(如上图)为例它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。比如求该单位年月的实际发放工资总额就可以在H中输入公式:=SUM(H:H)、区域求和区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。此时你可以让单元格指针停留在存放结果的单元格然后在Excel编辑栏输入公式"=SUM()"用鼠标在括号中间单击最后拖过需要求和的所有单元格。若这些单元格是不连续的可以按住Ctrl键分别拖过它们。对于需要减去的单元格则可以按住Ctrl键逐个选中它们然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。当然你也可以用公式选项板完成上述工作不过对于SUM函数来说手工还是来的快一些。比如H的公式还可以写成:=SUM(D:D,F:F)SUM(G:G)、注意SUM函数中的参数即被求和的单元格或单元格区域不能超过个。换句话说SUM函数括号中出现的分隔符(逗号)不能多于个否则Excel就会提示参数太多。对需要参与求和的某个常数可用"=SUM(单元格区域常数)"的形式直接引用一般不必绝对引用存放该常数的单元格。SUMIFSUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和该条件可以是数值、文本或表达式可以应用在人事、工资和成绩统计中。仍以上图为例在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。要计算销售部年月加班费情况。则在F种输入公式为=SUMIF($C$:$C$,"销售部",$F$:$F$)其中"$C$:$C$"为提供逻辑判断依据的单元格区域"销售部"为判断条件即只统计$C$:$C$区域中部门为"销售部"的单元格$F$:$F$为实际求和的单元格区域。二、与函数图像有关的函数应用我想大家一定还记得我们在学中学数学时常常需要画各种函数图像。那个时候是用坐标纸一点点描绘常常因为计算的疏忽描不出平滑的函数曲线。现在我们已经知道Excel几乎囊括了我们需要的各种数学和三角函数那是否可以利用Excel函数与Excel图表功能描绘函数图像呢?当然可以。这里笔者以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。 图函数图像绘制、录入数据如图所示首先在表中录入数据自B至N的单元格以度递增的方式录入从至的数字共个数字。、求函数值在第行和第三行分别输入SIN和COS函数这里需要注意的是:由于SIN等三角函数在Excel的定义是要弧度值因此必须先将角度值转为弧度值。具体公式写法为(以D为例):=SIN(D*PI())、选择图像类型首先选中制作函数图像所需要的表中数据利用Excel工具栏上的图表向导按钮(也可利用"插入"/"图表")在"图表类型"中选择"XY散点图"再在右侧的"子图表类型"中选择"无数据点平滑线散点图"单击下一步出现"图表数据源"窗口不作任何操作直接单击下一步。、图表选项操作图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤在"图表选项"窗口中进行(如图)依次进行操作的项目有:标题为图表取标题本例中取名为"正弦和余弦函数图像"为横轴和纵轴取标题。坐标轴可以不做任何操作网格线可以做出类似坐标纸上网格也可以取消网格线图例本例选择图例放在图像右边这个可随具体情况选择数据标志本例未将数据标志在图像上主要原因是影响美观。如果有特殊要求例外。、完成图像操作结束后单击完成一幅图像就插入Excel的工作区了。、编辑图像图像生成后字体、图像大小、位置都不一定合适。可选择相应的选项进行修改。所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分再单击右键弹出快捷菜单通过快捷菜单中的有关项目即可进行操作。至此一幅正弦和余弦函数图像制作完成。用同样的方法还可以制作二次曲线、对数图像等等。三、常见数学函数使用技巧四舍五入在实际工作的数学运算中特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然excel的单元格格式中允许你定义小数位数但是在实际操作中我们发现其实数字本身并没有真正的四舍五入只是显示结果似乎四舍五入了。如果采用这种四舍五入方法的话在财务运算中常常会出现几分钱的误差而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢?其实Excel已经提供这方面的函数了这就是ROUND函数它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。在Excel提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为ROUND(number,numdigits)的函数它的功能就是根据指定的位数将数字四舍五入。这个函数有两个参数分别是number和numdigits。其中number就是将要进行四舍五入的数字numdigits则是希望得到的数字的小数点后的位数。如图所示:单元格B中为初始数据B的初始数据为将要对它们进行四舍五入。在单元格C中输入"=ROUND(B,)"小数点后保留两位有效数字得到、。在单元格D中输入"=ROUND(B,)"则小数点保留四位有效数字得到、。 图对数字进行四舍五入对于数字进行四舍五入,还可以使用INT(取整函数)但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值。因此用INT函数进行四舍五入还是需要一些技巧的也就是要加上才能达到取整的目的。仍然以图为例如果采用INT函数则C公式应写成:"=INT(B*)"。最后需要说明的是:本文所有公式均在Excel和Excel中验证通过修改其中的单元格引用和逻辑条件值可用于相似的其他场合。Excel函数应用之逻辑函数(陆元婕 年月日:)用来判断真假值或者进行复合检验的Excel函数我们称为逻辑函数。在Excel中提供了六种逻辑函数。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函数。一、AND、OR、NOT函数这三个函数都用来返回参数逻辑值。详细介绍见下:(一)AND函数所有参数的逻辑值为真时返回TRUE只要一个参数的逻辑值为假即返回FALSE。简言之就是当AND的参数全部满足某一条件时返回结果为TRUE否则为FALSE。语法为AND(logical,logical,)其中Logical,logical,表示待检测的到个条件值各条件值可能为TRUE可能为FALSE。参数必须是逻辑值或者包含逻辑值的数组或引用。举例说明:、在B单元格中输入数字在C中写公式=AND(B>,B<)。由于B等于的确大于、小于。所以两个条件值(logical)均为真则返回结果为TRUE。 图AND函数示例、如果BB单元格中的值为TRUE、FALSE、TRUE显然三个参数并不都为真所以在B单元格中的公式=AND(B:B)等于FALSE 图AND函数示例(二)OR函数OR函数指在其参数组中任何一个参数逻辑值为TRUE即返回TRUE。它与AND函数的区别在于AND函数要求所有函数逻辑值均为真结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。比如上面的示例如果在B单元格中的公式写为=OR(B:B)则结果等于TRUE 图OR函数示例(三)NOT函数NOT函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时可以使用NOT函数。简言之就是当参数值为TRUE时NOT函数返回的结果恰与之相反结果为FALSE比如NOT(=)由于的结果的确为该参数结果为TRUE由于是NOT函数因此返回函数结果与之相反为FALSE。二、TRUE、FALSE函数TRUE、FALSE函数用来返回参数的逻辑值由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE或者FALSE。因此这两个函数通常可以不使用。三、IF函数(一)IF函数说明IF函数用于执行真假值判断后根据逻辑测试的真假值返回不同的结果因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。它的语法为IF(logicaltest,valueiftrue,valueiffalse)。其中Logicaltest表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。Valueiftrue显示在logicaltest为TRUE时返回的值Valueiftrue也可以是其他公式。Valueiffalselogicaltest为FALSE时返回的值。Valueiffalse也可以是其他公式。简言之如果第一个参数logicaltest返回的结果为真的话则执行第二个参数Valueiftrue的结果否则执行第三个参数Valueiffalse的结果。IF函数可以嵌套七层用valueiffalse及valueiftrue参数可以构造复杂的检测条件。Excel还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数则可使用COUNTIF工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和则可使用SUMIF工作表函数。(二)IF函数应用、输出带有公式的空白表单 图人事分析表以图中所示的人事状况分析表为例由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写在总计栏(以单元格G为例)公式为:=SUM(C:F)我们看到计算为的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的呢?你可能会说不写公式不就行了。当然这是一个办法但是如果我们利用了IF函数的话也可以在写公式的情况下同样不显示这些。如何实现呢?只需将总计栏中的公式(仅以单元格G为例)改写成:=IF(SUM(C:F),SUM(C:F),"")通俗的解释就是:如果SUM(C:F)不等于零则在单元格中显示SUM(C:F)的结果否则显示字符串。几点说明:()SUM(C:F)不等于零的正规写法是SUM(C:F)<>在EXCEL中可以省略<>()""表示字符串的内容为空因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 图、不同的条件返回不同的结果如果对上述例子有了很好的理解后我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 图某班级的成绩如图所示为了做出最终的综合评定我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过分则认为是合格的否则记作不合格。根据这一规则我们在综合评定中写公式(以单元格B为例):=IF(B>,"合格","不合格")语法解释为如果单元格B的值大于则执行第二个参数即在单元格B中显示合格字样否则执行第三个参数即在单元格B中显示不合格字样。在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为分综合评定为不合格。其余均为合格。、多层嵌套函数的应用在上述的例子中我们只是将成绩简单区分为合格与不合格在实际应用中成绩通常是有多个等级的比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗?可以使用多层嵌套的办法来实现。仍以上例为例我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过时评定为优秀。如图所示。 图说明:为了解释起来比较方便我们在这里仅做两重嵌套的示例您可以按照实际情况进行更多重的嵌套但请注意Excel的IF函数最多允许七重嵌套。根据这一规则我们在综合评定中写公式(以单元格F为例):=IF(F>,IF(AND(F>),"优秀","合格"),"不合格")语法解释为如果单元格F的值大于则执行第二个参数在这里为嵌套函数继续判断单元格F的值是否大于(为了让大家体会一下AND函数的应用写成AND(F>)实际上可以仅写F>)如果满足在单元格F中显示优秀字样不满足显示合格字样如果F的值以上条件都不满足则执行第三个参数即在单元格F中显示不合格字样。在综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为分综合评定为优秀。(三)根据条件计算值在了解了IF函数的使用方法后我们再来看看与之类似的Excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数则可使用COUNTIF工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和则可使用SUMIF工作表函数。关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。这里重点介绍COUNTIF的应用。COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在元以上的员工数。语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件其形式可以为数字、表达式或文本。例如条件可以表示为、""、">"、"apples"。、成绩表这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。我们需要计算的是:每位学生取得优秀成绩的课程数。规则为成绩大于分记做优秀。如图所示 图根据这一规则我们在优秀门数中写公式(以单元格B为例):=COUNTIF(B:B,">")语法解释为计算B到B这个范围即jarry的各科成绩中有多少个数值大于的单元格。在优秀门数栏中可以看到jarry的优秀门数为两门。其他人也可以依次看到。、销售业绩表销售业绩表可能是综合运用IF、SUMIF、COUNTIF非常典型的示例。比如可能希望计算销售人员的订单数然后汇总每个销售人员的销售额并且根据总发货量决定每次销售应获得的奖金。原始数据表如图所示(原始数据是以流水单形式列出的即按订单号排列) 图原始数据表按销售人员汇总表如图所示 图销售人员汇总表如图所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。首先建立一个按照销售人员汇总的表单样式如图所示。然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。()订单数用COUNTIF计算销售人员的订单数。以销售人员ANNIE的订单数公式为例。公式:=COUNTIF($C$:$C$,A)语法解释为计算单元格A(即销售人员ANNIE)在"销售人员"清单$C$:$C$的范围内(即图所示的原始数据表)出现的次数。这个出现的次数即可认为是该销售人员ANNIE的订单数。()订单总额用SUMIF汇总每个销售人员的销售额。以销售人员ANNIE的订单总额公式为例。公式:=SUMIF($C$:$C$,A,$B$:$B$)此公式在"销售人员"清单$C$:$C$中检查单元格A中的文本(即销售人员ANNIE)然后计算"订单金额"列($B$:$B$)中相应量的和。这个相应量的和就是销售人员ANNIE的订单总额。()销售奖金用IF根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过万元时奖励幅度为百分之十五否则为百分之十。根据这一规则仍以销售人员ANNIE为例说明。公式为:=IF(C<,,)*C如果订单总额小于则奖金为如果订单总额大于等于则奖金为。至此我们已完全了解了EXCEL函数的逻辑函数相信大家在实际工作中会想出更多更有用的运用。Excel函数应用之文本日期时间函数(陆元婕 年月日:)所谓文本函数就是可以在公式中处理文字串的函数。例如可以改变大小写或确定文字串的长度可以替换某些字符或者去除某些字符等。而日期和时间函数则可以在公式中分析和处理日期值和时间值。关于这两类函数的列表参看附表这里仅对一些常用的函数做简要介绍。一、文本函数(一)大小写转换LOWER将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。UPPER将文本转换成大写形式。PROPER将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。这三种函数的基本语法形式均为函数名(text)。示例说明:已有字符串为:pLeaseComEHere!可以看到由于输入的不规范这句话大小写乱用了。通过以上三个函数可以将文本转换显示样式使得文本变得规范。参见图Lower(pLeaseComEHere!)=pleasecomehere!upper(pLeaseComEHere!)=PLEASECOMEHERE!proper(pLeaseComEHere!)=PleaseComeHere! 图(二)取出字符串中的部分字符您可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法格式为LEFT函数:LEFT(text,numchars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Numchars指定要由LEFT所提取的字符数。MID函数:MID(text,startnum,numchars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Startnum是文本中要提取的第一个字符的位置。RIGHT函数:RIGHT(text,numchars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Numchars指定希望RIGHT提取的字符数。比如从字符串"Thisisanapple"分别取出字符"This"、"apple"、"is"的具体函数写法为。LEFT("Thisisanapple",)=ThisRIGHT("Thisisanapple",)=appleMID("Thisisanapple",,)=is 图(三)去除字符串的空白在字符串形态中空白也是一个有效的字符但是如果字符串中出现空白字符时容易在判断或对比数据是发生错误在Excel中您可以使用Trim函数清除字符串中的空白。语法形式为:TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。需要注意的是Trim函数不会清除单词之间的单个空格如果连这部分空格都需清除的话建议使用替换功能。比如从字符串"MynameisMary"中清除空格的函数写法为:TRIM("MynameisMary")=MynameisMary参见图 图(四)字符串的比较在数据表中经常会比对不同的字符串此时您可以使用EXACT函数来比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同则返回TRUE否则返回FALSE。函数EXACT能区分大小写但忽略格式上的差异。利用函数EXACT可以测试输入文档内的文字。语法形式为:EXACT(text,text)Text为待比较的第一个字符串。Text为待比较的第二个字符串。举例说明:参见图EXACT("China","china")=False 图二、日期与时间函数在数据表的处理过程中日期与时间的函数是相当重要的处理依据。而Excel在这方面也提供了相当丰富的函数供大家使用。(一)取出当前系统时间日期信息用于取出当前系统时间日期信息的函数主要有NOW、TODAY。语法形式均为函数名()。(二)取得日期时间的部分字段值如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期时间中取出需要的数据。具体示例参看图。比如需要返回:PM的年份、月份、日数及小时数可以分别采用相应函数实现。YEAR(E)=MONTH(E)=DAY(E)=HOUR(E)= 图此外还有更多有用的日期时间函数可以查阅附表。下面我们将以一个具体的示例来说明Excel的文本函数与日期函数的用途。三、示例:做一个美观简洁的人事资料分析表、示例说明在如图所示的某公司人事资料表中除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间为手工添入外其余各项均为用函数计算所得。 图在此例中我们将详细说明如何通过函数求出:()自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。()自动从参加工作时间中提取工龄信息。、身份证号码相关知识在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前首先需要了解身份证号码所代表的含义。我们知道当今的身份证号码有位之分。早期签发的身份证号码是位的现在签发的身份证由于年份的扩展(由两位变为四位)和末尾加了效验码就成了位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份证号码的含义如下:()位的身份证号码:~位为地区代码~位为出生年份(位)~位为出生月份~位为出生日期第~位为顺序号并能够判断性别奇数为男偶数为女。()位的身份证号码:~位为地区代码~位为出生年份(位)~位为出生月份~位为出生日期第~位为顺序号并能够判断性别奇数为男偶数为女。位为效验位。、应用函数在此例中为了实现数据的自动提取应用了如下几个Excel函数。()IF函数:根据逻辑表达式测试的结果返回相应的值。IF函数允许嵌套。语法形式为:IF(logicaltest,valueiftrue,valueiffalse)()CONCATENATE:将若干个文字项合并至一个文字项中。语法形式为:CONCATENATE(text,text……)()MID:从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。语法形式为:MID(text,startnum,numchars)()TODAY:返回计算机系统内部的当前日期。语法形式为:TODAY()()DATEDIF:计算两个日期之间的天数、月数或年数。语法形式为:DATEDIF(startdate,enddate,unit)()VALUE:将代表数字的文字串转换成数字。语法形式为:VALUE(text)()RIGHT:根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。语法形式为:RIGHT(text,numchars)()INT:返回实数舍入后的整数值。语法形式为:INT(number)、公式写法及解释(以员工Andy为例说明)说明:为避免公式中过多的嵌套这里的身份证号码限定为位的。如果您看懂了公式的话可以进行简单的修改即可适用于位的身份证号码甚至可适用于、两者并存的情况。()根据身份证号码求性别=IF(VALUE(RIGHT(E,))=INT(VALUE(RIGHT(E,))),"女","男")公式解释:aRIGHT(E,)用于求出身份证号码中代表性别的数字实际求得的为代表数字的字符串bVALUE(RIGHT(E,)用于将上一步所得的代表数字的字符串转换为数字cVALUE(RIGHT(E,))=INT(VALUE(RIGHT(E,))用于判断这个身份证号码是奇数还是偶数当然你也可以用Mod函数来做出判断。d=IF(VALUE(RIGHT(E,))=INT(VALUE(RIGHT(E,))),"女","男")及如果上述公式判断出这个号码是偶数时显示"女"否则这个号码是奇数的话则返回"男"。()根据身份证号码求出生日期=CONCATENATE("",MID(E,,),"",MID(E,,),"",MID(E,,))公式解释:aMID(E,,)为在身份证号码中获取表示年份的数字的字符串bMID(E,,)为在身份证号码中获取表示月份的数字的字符串cMID(E,,)为在身份证号码中获取表示日期的数字的字符串dCONCATENATE("",MID(E,,),"",MID(E,,),"",MID(E,,))目的就是将多个字符串合并在一起显示。()根据参加工作时间求年资(即工龄)=CONCATENATE(DATEDIF(F,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F,TODAY(),"ym"),"个月")公式解释:aTODAY()用于求出系统当前的时间bDATEDIF(F,TODAY(),"y")用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的年份cDATEDIF(F,TODAY(),"ym")用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的月份忽略日期中的日和年。d=CONCATENATE(DATEDIF(F,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F,TODAY(),"ym"),"个月")目的就是将多个字符串合并在一起显示。其他说明在这张人事资料表中我们还发现创建日期:时显示在同一个单元格中的。这是如何实现的呢?难道是手工添加的吗?不是实际上这个日期还是变化的它显示的是系统当前时间。这里是利用函数TODAY和函数TEXT一起来创建一条信息该信息包含着当前日期并将日期以"ddmmyyyy"的格式表示。具体公式写法为:="创建日期:"TEXT(TODAY(),"ddmmyyyy")至此我们对于文本函数、日期与时间函数已经有了大致的了解同时也设想了一些应用领域。相信随着大家在这方面的不断研究会有更广泛的应用。Excel函数应用之查询与引用函数(陆元婕 年月日:)在介绍查询与引用函数之前我们先来了解一下有关引用的知识。、引用的作用在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用可以在公式中使用工作表不同部分的数据或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。、引用的含义关于引用需要了解如下几种情况的含义:外部引用不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。远程引用引用其它程序中的数据称为远程引用。相对引用在创建公式时单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。绝对引用如果在复制公式时不希望Excel调整引用那么请使用绝对引用。即加入美元符号如$C$。、引用的表示方法关于引用有两种表示的方法即A和RC引用样式。()引用样式一(默认)AA的引用样式是Excel的默认引用类型。这种类型引用字母标志列(从A到IV共列)和数字标志行(从到)。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格请顺序输入列字母和行数字。例如C引用了列C和行交叉处的单元格。如果要引用单元格区域请输入区域左上角单元格的引用、冒号(:)和区域右下角单元格的引用如A:C。()引用样式二RC在RC引用样式中Excel使用"R"加行数字和"C"加列数字来指示单元格的位置。例如单元格绝对引用RC与A引用样式中的绝对引用$A$等价。如果活动单元格是A则单元格相对引用RC将引用下面一行和右边一列的单元格或是B。在了解了引用的概念后我们来看看Excel提供的查询与引用函数。查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值或者需要查找某一单元格的引用。Excel中一共提供了ADDRESS、AREAS、CHOOSE、COLUMN、COLUMNS、HLOOKUP、HYPERLINK、INDEX、INDIRECT、LOOKUP、MATCH、OFFSET、ROW、ROWS、TRANSPOSE、VLOOKUP个查询与引用函数。下面笔者将分组介绍一下这些函数的使用方法及简单应用。一、COLUMN、ROW、ADDRESS、COLUMN用于返回给定引用的列标。语法形式为:COLUMN(reference)Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略reference则假定为是对函数COLUMN所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域并且函数COLUMN作为水平数组输入则函数COLUMN将reference中的列标以水平数组的形式返回。但是Reference不能引用多个区域。、ROW用于返回给定引用的行号。语法形式为:ROW(reference)Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略reference则假定是对函数ROW所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域并且函数ROW作为垂直数组输入则函数ROW将reference的行号以垂直数组的形式返回。但是Reference不能对多个区域进行引用。、ADDRESS用于按照给定的行号和列标建立文本类型的单元格地址。其语法形式为:ADDRESS(rownum,columnnum,absnum,a,sheettext)Rownum指在单元格引用中使用的行号。Columnnum指在单元格引用中使用的列标。Absnum指明返回的引用类型代表绝对引用代表绝对行号相对列标代表相对行号绝对列标为相对引用。A用以指明A或RC引用样式的逻辑值。如果A为TRUE或省略函数ADDRESS返回A样式的引用如果A为FALSE函数ADDRESS返回RC样式的引用。Sheettext为一文本指明作为外部引用的工作表的名称如果省略sheettext则不使用任何工作表名。简单说即ADDRESS(行号列标引用类型引用样式工作表名称)比如ADDRESS(,,,FALSE,"BookSheet")等于"BookSheet!RC"参见图 图二、AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWS、AREAS用于返回引用中包含的区域个数。其中区域表示连续的单元格组或某个单元格。其语法形式为AREAS(reference)Reference为对某一单元格或单元格区域的引用也可以引用多个区域。如果需要将几个引用指定为一个参数则必须用括号括起来。、COLUMNS用于返回数组或引用的列数。其语法形式为COLUMNS(array)Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。、ROWS用于返回引用或数组的行数。其语法形式为ROWS(array)Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。以上各函数示例见图 图、INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数INDEX()有两种形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组引用形式通常返回引用。()INDEX(array,rownum,columnnum)返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。Array为单元格区域或数组常数。Rownum为数组中某行的行序号函数从该行返回数值。Columnnum为数组中某列的列序号函数从该列返回数值。需注意的是Rownum和columnnum必须指向array中的某一单元格否则函数INDEX返回错误值#REF!。()INDEX(reference,rownum,columnnum,areanum)返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。Reference为对一个或多个单元格区域的引用。Rownum为引用中某行的行序号函数从该行返回一个引用。Columnnum为引用中某列的列序号函数从该列返回一个引用。需注意的是Rownum、columnnum和areanum必须指向reference中的单元格否则函数INDEX返回错误值#REF!。如果省略rownum和columnnum函数INDEX返回由areanum所指定的区域。三、INDIRECT、OFFSET、INDIRECT用于返回由文字串指定的引用。当需要更改公式中单元格的引用而不更改公式本身使用函数INDIRECT。其语法形式为:INDIRECT(reftext,a)其中Reftext为对单元格的引用此单元格可以包含A样式的引用、RC样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用。如果reftext不是合法的单元格的引用函数INDIRECT返回错误值#REF!。A为一逻辑值指明包含在单元格reftext中的引用的类型。如果a为TRUE或省略reftext被解释为A样式的引用。如果a为FALSEreftext被解释为RC样式的引用。需要注意的是:如果reftext是对另一个工作簿的引用(外部引用)则那个工作簿必须被打开。如果源工作簿没有打开函数INDIRECT返回错误值#REF!。、OFFSET函数用于以指定的引用为参照系通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一个单元格或者单元格区域并可以指定返回的行数或者列数。其基本语法形式为:OFFSET(reference,rows,cols,height,width)。其中reference变量作为偏移量参照系的引用区域(reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用否则OFFSET函数返回错误值#VALUE!)。rows变量表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向上(向下)偏移的行数(例如rows使用作为参数表示目标引用区域的左上角单元格比reference低行)行数可为正数(代表在起始引用单元格的下方)或者负数(代表在起始引用单元格的上方)或者(代表起始引用单元格)。cols表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向左(向右)偏移的列数(例如cols使用作为参数表示目标引用区域的左上角单元格比reference右移列)列数可为正数(代表在起始引用单元格的右边)或者负数(代表在起始引用单元格的左边)。如果行数或者列数偏移量超出工作表边缘OFFSET函数将返回错误值#REF!。height变量表示高度即所要返回的引用区域的行数(height必须为正数)。width变量表示宽度即所要返回的引用区域的列数(width必须为正数)。如果省略height或者width则假设其高度或者宽度与reference相同。例如公式OFFSET(A,,,,)表示比单元格A靠下行并靠右列的行列的区域(即D:H区域)。由此可见OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或者更改选定区域它只是返回一个引用。四、HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUP、LOOKUP函数与MATCH函数LOOKUP函数可以返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行并且要查找下面给定行中的数据时使用函数HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时使用函数VLOOKUP。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身则应该使用函数MATCH而不是函数LOOKUP。MATCH函数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。从以上分析可知查找函数的功能一是按搜索条件返回被搜索区域内数据的一个数据值二是按搜索条件返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。利用这两大功能不仅能实现数据的查询而且也能解决如"定级"之类的实际问题。、LOOKUP用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。函数LOOKUP有两种语法形式:向量和数组。()向量形式函数LOOKUP的向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。其基本语法形式为LOOKUP(lookupvalue,lookupvector,resultvector)Lookupvalue为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。Lookupvalue可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookupvector为只包含一行或一列的区域。Lookupvector的数值可以为文本、数字或逻辑值。需要注意的是Lookupvector的数值必须按升序排序:、、、、、、、AZ、FALSE、TRUE否则函数LOOKUP不能返回正确的结果。文本不区分大小写。Resultvector只包含一行或一列的区域其大小必须与lookupvector相同。如果函数LOOKUP找不到lookupvalue则查找lookupvector中小于或等于lookupvalue的最大数值。如果lookupvalue小于lookupvector中的最小值函数LOOKUP返回错误值#NA。示例详

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