Outlook2007设置

Outlook2007设置 第一课 开篇介绍及Outlook设置 我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！ 同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。 本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。 OK，进入正题！第一课是软件设置： 选择工具：Outlook 2007 1、Outlook数据文件设置：  由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。  设置方法：  文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。 之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“： 其中可以通过选项来设置备份间隔等。 特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况…… 2、设置“联系人”： 在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解： 第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。 第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。 第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。 …… 当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！ 首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf ”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。 然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects 再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。 最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！ 3、Projects联系人内部设置： 选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。 这时，可以看您方便，是否选择下一 步骤 新产品开发流程的步骤课题研究的五个步骤成本核算步骤微型课题研究步骤数控铣床操作步骤 ，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考： 在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！ 参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons  好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！ ---------------分割线--------------- 这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！ 古道视野之Outlook GTD应用教程 第二课 Project及Actions设置 GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 12月 17th, 2008 欢迎光临古道视野  本文可自行转载，但须注明出处，并尽力保持文章原文。如方便，请专贴下述文字：  古道视野(http://www.GudaoVision.com)以专题形式发布文章，关注时间管理、GTD、读 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 、谈判、职场等任何与个人发展有关内容。全部文章均为原创！ 现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！ 第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题： 1、添加Project： 在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。 2、Project分解 从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！ 所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。 当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。 3、设置Actions 做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！ 现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。 对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。 任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！ 添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的! 在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！ 最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图： 在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！ OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了…… 古道视野之Outlook GTD应用教程 第三课 Outlook日程表设置 GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 12月 19th, 2008 欢迎光临古道视野  本文可自行转载，但须注明出处，并尽力保持文章原文。如方便，请专贴下述文字：  古道视野(http://www.GudaoVision.com)以专题形式发布文章，关注时间管理、GTD、读书、谈判、职场等任何与个人发展有关内容。全部文章均为原创！ 在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！ 1、添加日程 依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。 之后，设置“地点”为@Online 注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！ 2、日程较少时的使用方式： 具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页： 这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处： 所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！ （2）日程表： 在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。 使用方法与上述相同。 3、日程较多的设置方式： 如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。 打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置： 在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容） "urn:schemas:calendar:dtstart" = '今天' AND（开始时间等于“今天”且）  ("urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Home%' OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%#2%' OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Office%' OR （地点包含Office，对应地点为@Office） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Online%' OR （地点包含Online，对应地点@Online） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Call%' OR（地点包含Call，对应地点@Calls） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%外出%' OR（地点包含外出，对应地点@外出） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%北京%' OR（地点包含北京） "urn:schemas:calendar:location" LIKE '%项目%' OR（地点包含项目，大家可以删除这两个） "urn:schemas-microsoft-com   ffice   ffice#Keywords" LIKE '%生日%') （地点包含生日，可删除） AND "urn:schemas:calendar:alldayevent" = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示） 这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。 这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。 但是应该注意： 此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！ 永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！ 所以，在使用中： 首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。 HYPERLINK "http://image-001.yo2cdn.com/wp-content/uploads/102/10267/2008/12/image12.png" 最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。 完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。 这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段： 对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。 OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！ 下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！ 古道视野之Outlook GTD应用教程 第四课 GTD应用流程 GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 12月 21st, 2008 欢迎光临古道视野  本文可自行转载，但须注明出处，并尽力保持文章原文。如方便，请专贴下述文字：  古道视野(http://www.GudaoVision.com)以专题形式发布文章，关注时间管理、GTD、读书、谈判、职场等任何与个人发展有关内容。全部文章均为原创！ 在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。 第一步：收集 收集步骤，我一般选择两种方式： 第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！ 第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。 第二步：处理 在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。 第三步：计划 这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。 之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。 这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。 第四步：行动 行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。 注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！ 第五步：回顾 回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点： 日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。 周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？ 月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。 季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！ 年回顾：做好总结和计划等。     至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！ 这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！