高效会议管理技巧（要点摘录）

高效会议管理技巧 张晓彤：人力资源开发与管理专家 北大光华管理学院 EMBA 班特邀讲师 曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源经理 诺基亚学院非技术课课程经理 诺基亚中国投资有限公司部门经理培训部非技术类首席培训师。 现任金蝶软件人力资源总监 ☆ 了解会议的目的、种类和体系 ☆ 了解会议效率不高的原因及对策 ☆ 掌握有效为会议做准备的要领 ☆ 掌握会议中的沟通和反馈技巧 ☆ 掌握会议主持人的会议管理技巧 ☆ 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 1、 会议的定义 z 是一个集思广益的渠道； z 显示组织或部门的存在； z 是重要的群体沟通方式。 2、 会议的目的 z 开展有效的沟通； z 咨询传达； z 监督员工的工作进展； z 达成 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 ，解决问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ； z 决策和资源共享； z 开发创意； z 激励员工的士气； z 巩固经理人的地位。 3、 会议的种类 z 按人数：一对一会议、团体会议； z 按方式：面对面会议、电话会议、视频会议； z 按目的：固定的部门会议、临时处理突发事件的会议、宣布人事决策和政策的会议、当众表扬或批评 别人的会议、集思广益的会议。 4、 会议的频率 z 固定部门的会议至少每月一次（把时间记在记事本上，避免遗忘）； z 全体会议建议每年至少一次； z 处理突发事件的会议可以随时开，但要避免频繁，以至于让员工失去信心； z 一对一的会议可以随时开，是绩效管理的一种方式，但不要超过 1 小时，否则会变成体力的较量。 5、 会议成本的计算 z 会议的时间成本＝参加的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议秘书工作时间＋会 议服务人员的工作时间； z 会议的直接成本（租赁费、食宿费、差旅费、资料费等）； z 效率损失的成本（未接到电话，造成客户订单损失；未及时处理问题，客户投诉损失；不能及时解决 自己管辖范围内的突发事件，造成停工、停产损失等）。 第二讲 会议效率不高的原因及解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 1、 会议效率不高的原因 z 时间安排的不合适； z 地点安排的不妥当； z 开会对象选择的不对； z 主持人的影响力不够； z 参会者的技能不够； z 准备工作不充分； z 开会的目的和结果不明确。 2、 如何进行预防性管理 z 会议时间安排要适当（会议安排在周二到周四上午或下午 2：30 之后）； z 地点（不在经理办公室，而是在相对封闭的会议室中，桌子是圆的，可缩小心里障碍）； z 开会对象选择对（列出必须参加、可以旁听、可以选择参加的人员名单）； z 主持人要有影响力（不一定是权威，但要有亲和力和权威性的影响力）； z 参会者要有听的技能； z 要充分做好准备工作（会议失败的头号元凶）； z 明确会议的原因和目的，提前告知参会人员作准备； 3、 高效会议的八大特征（可在日常工作中按此逐项核对 CHECK LIST） z 只有必要时才召集开会（MUST/NEED）； z 要经过好好的筹备； z 拟定和分发了会议议程； z 严格遵守时间（准时结束的前提是准时的开始）； z 一切都按部就班； z 请了最有经验的人出席； z 结束时作出了评论和归纳总结； z 记录了决定、建议和负责人。 4、 会议规范 z 时间安排规范（8 点上班，会议一般不应在 8 到 9 点之间，此时最不应进行业务分析、竞争对手分析， 让讲太多意见，此时无说话意愿；9 点到 10 点比较适合一对一会谈，业务分析和商业谈判；10 点到 12 点以及 1 点到 3 点适合集思广益的会议；5 点之前不适合开会；全体会议最好每年 2 次；部门会议 至少每月一次）； z 固定会议流程规范（一个中心（议题）两个基本点（会议准备、会议跟踪）；1、准备；2、开始：欢 迎词、会议目的、会议议程、具体时间限制、指定负责人记笔记、开会的规章制度；3、议程：分享 话题和目标、交流信息、出主意、作决定、确认行动、总结；4、结束：总结以及安排下一次会议；5、 跟踪：写备忘录、发备忘录、指定负责人具体跟踪某项行动、制定跟踪计划并安排下一次时间、谁来 做具体汇报；） z 会议本身要遵守的规则 HOUSE KEEPING（参会者要将工作安排交给会议主席；超过 1 小时的会议要 有书面通知；所有参会者都要有准备发言的心态；会议要准时开始准时结束；负责人对决议能否达成 负直接责任；在会上要维护别人的尊严；要有人提出不同的意见；会后要能拿到书面的记录；参会者 要履行反馈职责；要请第 3 方监控会议质量）。 第三讲 开会前的准备工作 1、 如何判断是否需要开会 z 不需要开会的情况：1、已经按惯例开过的会议；2、没有要讨论的特别事情；3、还有比开会更好的 方法；4、预算的会议成本太大；5、决策者已经决定的事情。 z 需要开会的情况：1、把信息同时传递给很多人；2、需要别人参与以集思广益；3、需要听取各部门 工作汇报（交 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 是浮于表面）；4、需要当众表扬或批评；5、给小组或部门分配任务时。 2、 会议准备的作用和方法 z 会议准备的作用：可选择最适当讨论方式；使参会者有讨论的方向；事先告知参会者做好准备，何种 行为表现；节省会议时间与减少冲突； z 怎样做准备：1H5W 法（HOW 怎样开会 WHY 为何开 WHAT 开什么样的会 WHEN 何时开 WHO 谁 来开会 WHERE 在哪儿开）一般不要超过 9 人，5 到 7 人适合做决策和讨论问题。 3、 会议准备的内容（核对单 20 项） z 会议目的； z 是否一定开； z 会议形式； z 会议时间； z 会议议程； z 主持人； z 地点； z 会场如何布置；（人数超过 10 人 U 字形，5 到 7 人圆桌形，全体阶梯型） z 出席者名单； z 出席者座位安排；（主持人坐中间，两边是同党，话多人在最两边，对面安排扮黑脸的人提反对意见） z 是否准备会议名签； z 是否准备出席人员的交通工具； z 是否准备出席人员的住宿； z 准备哪些必要的辅助的、视听的教材（投影、白板、录音等）； z 准备文具； z 准备会场周边位置图； z 是否与会者准备资料以及复印多少份； z 是否安排食宿床位以及娱乐项目； z 其他（是否有少数民族；是否有吃素；是否有外国人；是否有媒体记者）。 4、 主持人如何做会前准备 z 设定沟通目标 z 制定行动计划（书面记录）； z 如何应对争执（书面记录可能的争执）； z 进行 SWOT 分析（S-strength 优势、W-weakness 劣势、O-opportunity 机会、T-threat 威胁） 第四讲 成功会议的五种策略 1、 如何做开场白 z 开场白是会议开始之前 3 到 5 分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段话； z 主要是沟通开会的目的、时间安排、议事方式、约定俗成的会议规范； z 开场白程序：概括会议进行的程序；提供跟讨论有关的资讯背景；规范会议的议程；指定会议的记录 者；征求对会议议程 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 的意见。 2、 如何分配发言时间 z 主持人发言多的原因：对会议的议题特别熟悉；地位高而且声音较大；负担较多的行政责任； z 主持人发言应该只占会议的 20％，剩下的时间尽可能人人时间均等； z 一场会议一般 80％开会，15％沉默，5％抢着发言； 3、 如何掌握议事进度 z 控场是主持人的基本技能； z 控场方式有语言和非语言方式； z 语言方式：如某人能说，需 5 分钟，则告之 3 分钟发言；把能说的人从一个问题带到另一个问题；把 这个人让过去（您说得非常好，听听您旁边人的意见）； z 非语言方式：眼神转向别人；说你讲的很好，但手势下压；下笔，合上笔记本；短暂的沉默； 4、 如何达成会议决策 z 彼得。德鲁克：1、要用足够德时间考虑会议达成决策困难是什么，并且和与会者达成共识；2、用列 表或图表的方法，提出各种提案，并开始讨论；3、客观的计较每个提案的优劣，但要避免意气之争； 4、估计各提案的获益率；5、评估有无采集更多资料的需要，如有，马上散会收集，全了以后再开； 6、征求反对意见；7、主持人站在中立位置，检查正反意见各个的优劣是什么；8、寻求参会者对各 个提案的认同，可用举手表决；9、大家同意某一提案后，对提案做适当的调整、妥协、修改后，确 定议事结果；10、跟踪，指定提案由谁负责，由谁监督，由谁执行； z 决策的方式：权威决策（迅速高效，适合企业做大的决定，时间十万火急的情形，管理者说了算）； 少数服从多数（适合时间有限，不是特别急时使用）；共识决策（所有成员都不同程度上支持决策， 只要时间允许，尽量达成一致，如提成方案）；无异议决策（100％通过）； z 达成团队决策的方法：1、头脑风暴法（又叫突发性神经紊乱，集思广益，所有点子提出后平等评议， 要数量不要质量，不要打击别人）；2、德尔菲方法（又叫专家决策，讨论结果以书面形式提供给专家， 专家来判定正确的解决方案，然后再反馈给大家讨论，汇总后再给专家，专家拿出最后方案，询问是 否同意，可以采用少数服从多数，也可共识决策）；3、易地思考法（换一种方式，换一种思维）；4、 思路转换法（在会议中，设反面提出与大家的不同，避免延旧思路一步一步走下去）。 5、 如何圆满结束会议 z 结束会议前留 5 到 7 分钟，总结，要保证大家都了解了意思； z 每个人的工作都分配妥当； z 保证准时结束会议。 第五讲 会议中的沟通与反馈技巧 1、 沟通技巧 z 沟通漏斗：你心里想的 100％ 你嘴上说的 80％ 别人听到的 60％ 别人听懂的 40％ 别人行动的 20％ z 沟通的定义：为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程； z 沟通金山角：换位思考 z 沟通的冰山模式（5－20％工作层面在冰山上，80－95％在关系层面在冰山下） z 有效沟通的原则：1、有明确的沟通目标；2、有明确的时间约束；3、充分做好准备工作；4、要重视 每一个细节；5、要积极努力的倾听；6、双方努力达成目标。 z 造成沟通困难的要素：1、信息和专业知识掌握不够，不知对方说什么；2、重点强调不足或条理不清 楚；3、不会积极地聆听，有偏见、有定式，先入为主，判断错误；4、按自己的路数去思考，忽略了 他人的需求，也就是没有换位思考；5、沟通的时间长，失去耐心，造成争执（会议一般控制在 1 小 时，最长不超过 2 小时）；6 准备不充分，没有慎重考虑就发表意见；7、时间准备不充分，情绪不好； 8、语言不同，大家用的专业术语不一样；9、记忆力不好（解决办法：注意倾听，注意反馈）。 z 沟通的基础是双方的信任； z 得到对方信任的小窍门：1、要找出双方的共同点；2、适当展示能力和水平；3、适当暴露脆弱的地 方；4、建立信任（可以保守秘密，但不能撒谎）。 2、 会议中的反馈技巧 z 表扬别人，批评别人； z 要表扬就纯粹表扬，只表扬行为价值，要及时； z 批评三步曲：首先表扬特定的成就；指出做的不好的地方；以肯定和支持来结束。 第六讲 主持人的会议管理技巧 1、 倾听技巧 z 倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，跟着他一起去体验 感受整个过程； z 倾听的礼节：听听别人的故事；听听别人完整的故事；先听听别人完整的故事。 z 倾听的技巧：1、点头且微笑；2、良好的眼神接触；3、发出倾听的声音；4、身体向前倾；5、重复 和总结；6、必要时做记录； z 倾听的误区：1、别人讲话时想自己的事；2、开会时一边听一边和自己的不同观点比较；3、经常性 打断别人的谈话；4、为正在说话的人草草结束他的演讲（抢话）；5、忽略整个过程只想要结果；6、 挑着听，听自己想听的，爱听的；7、注意力不集中，走神，被别人干扰； z 表达个人感受的两句话：我也有过相同的经历；如果我是你，我跟你感觉一样。 2、 讲话技巧 z 展示 Presenting z 探询 Probing（那么后来呢、结果怎样呢、能再讲清楚点吗） z 评论 Commenting z 建立 Building z 测试 Testing z 总结 Summarizing z 排除 Shutting in z 引进 Brining in z 建议 Proposing 第七讲 如何对待会议中的意外情况 1、“蝉”型发言者的症状和应对办法 z 症状：1、讲故事（和会议主题无关）；2、讲了很久才能进入主题；3、讲的太模糊，没有具体事例； 4、拒绝倾听别人的主要观点。 z 应对：1、话语阻止；2、非语言阻止（如摇头且微笑）；3、总结式的话语结束。 2、“鲨鱼”型发言者的症状和应对办法 z 症状：1、有攻击别人的倾向；2、总是给予别人消极否定意见；（有时会议中会故意安排鲨鱼唱黑脸） z 应对：1、话语打断（我非常理解你，但是。。。）；2、重申会议规范；3、反问法； 3、“驴”型发言者的症状和应对办法 z 症状：1、防卫性特别强，心里有堵墙；2、不能站在别人的立场看问题；3、过于敏感； z 应对：1、点名发言；2、重复问题；3、突出他的贡献； 4、“兔子”型发言者的症状和应对办法 z 症状：1、质疑正在使用的程序；2、总是提议不同的方法； z 应对：1、肯定他的贡献；2、重申可以先试用现在的程序。 5、“螃蟹“型发言者的症状和应对办法 z 症状：1、做别的事；2、小团体会议；3、经常接电话；4、经常打瞌睡；5、其他的方式（如敲桌子 等）； z 应对：1、强调时间压力；2、重申会议规程；3、带入别人（如有人打瞌睡，处罚旁边的人唱歌或回 答问题）；4、短暂沉默。 第八讲 主持人与参会者的守则与责任 1、 主持人的守责与责任 z 守责：1、要营造和谐的气氛；2、负责会议的照常进行；3、负责总结讨论的内容；4、引导发言人去 解释；5、帮参会者理清思路；6、避免会议中意见一边倒；7、减少和议题无关的争论；8、要保持中 立的态度。 z 主持人失败的原因：1、听完陈述后就没词了；2、向双方之一表示赞同；3、阻止对方宣泄；5、指出 双方都有错误；5、缩小问题的严重性；6、引导双方攻击自己；7、建议举行其他主持人会议；8、表 达出自己不愉快的情绪。 2、 参会者的守责与责任 z 守责：1、会前充分准备；2、会中贡献创意、意见；3、以解决问题为己任；4、抛开部门之见；5、 尽可能多的获取信息；6、耐心倾听，尊重他人意见；7、勇于发言，言之有物；8、不隐恶扬善，不 人身攻击；9、避免不当的肢体语言；10、会后总结。 3、 主持人和参会者怎样达成协议 z 冲突的二维模型：横坐标是合作，纵坐标是决断，中心是妥协。第一区间协作，二区间竞争（暴力）， 三区间是回避，四区间是迁就。 z 处理冲突的类型：暴力型；迁就型；回避型；协作型；妥协型。 第九讲 会议记录 1、 记录者的功能和胜任条件 z 功能：1、仅次于主持人（推荐由有支持人潜力的人轮流担任）；2、记录及维持议程所设计的顺序；3、 协助主持人总结与归纳； z 胜任条件：1、反应敏捷的人；2、写字快的人；3、知识面宽的人；4、记忆力强的人；5、组织能力 强的人；6、倾听能力强的人；7、总结能力强的人。 2、 对会议记录的十大建议 z 重要的会议应该进行录音； z 定期召开的会议不用录音； z 多数会议指定会议记录者； z 记录者的笔记流畅不失真； z 会议记录者的责任更全面；（1、要随时指出困惑的发言，让其澄清，请发言人解释清楚；2、适时做 总结，协助讨论顺利进行；3、向与会者确认，各议案的排序是否无误；） z 会议记录内容全面而准确； z 会议结束后整理记录内容； z 会议记录应有组织的整理（标题、会议目的、主持人姓名、缺席人、出席人、说明会议达成什么一致、 工作分派情形及完成情况、通过此决议的评估标准，即决策方式）； z 与会议主席共同修正错误部分； z 将会议记录发送给与会者 3、 团队会议的误区 z 误区：社会性懈怠（每个人都不愿发言）；团体思维；团体极化； z 误区应由第三方监控会议，如无第三方，则由记录者承担； z 会议评估单，由记录者发放，在会议结束之前 3－5 分钟填写完成。由记录者统计得分，评估会议质 量； z 会议评估单内容：1、会议有无必要；2、参会人是否必要；3、主持人准备了议程没有；4、开会的目 的清楚吗；5、会议记录者有无；6、会议是否按章程进行；7、是否整合了参会者的意见；8、工作分 派是否恰当；9、参会是否准时；10、参会者是否积极准备了；11、是否积极参加讨论；12、是否按 议程讨论。 第十讲 会后跟进 1、 参会者如何进行会后跟进 z 拿到会议记录后要细读； z 分析不同参会者得众生相； z 考虑自己任务得完成方法； z 会议是一项新任务得开始。 2、 主持人如何进行会后跟进 z 请大家填写会议评估表； z 针对意见作出改进措施； z 询问和联络缺席得同事； z 制定跟进计划，负责跟进； z 如有需要，找高层协助； z 如计划进行顺利，取消下次会议； z 会议后检讨得失； 3、 会后得自我评定 z 在开会中，别人是否会误解我的意思； z 是否自己跑题； z 我主持会议是否会让与会者先了解会议内容； z 面对一些人讲话，是否紧张：（最好的解决办法是排练） z 在会上作为主持人是否只有我一个人讲话(应 20％)； z 谈话结束时我是否问员工，是否明白我的意思（问的方法：我说明白了吗？我解释清楚了吗？） z 我分配工作时，他们是否从来不说话提问(方法：这位先生明白了吗？这个部门经理明白了吗？我要你 做。。。，你明白了吗？不能说：大家明白没有？)； z 在开会中是否把这件事的前因后果呈现给别人； z 是否考虑如果我表达的意思很复杂，别人难以明白，事先考虑用更清楚的话解释清楚（如 HRD 人力 资源开发、HRM 人力资源管理）； z 会议最后是否问还有什么问题（问的方法：我说明白了吗？我解释清楚了吗？）。 4、 如何提高下次会议的质量 z 必要时才开； z 会前早准备； z 事先发放议程； z 准时开始准时结束； z 会议中要有意识的归纳； z 把握会议的方向； z 注意力集中，不要让意外事件把思路分开； z 会议记录应阐明最后的结论和负责人； z 主持人要注意劝阻滔滔不绝的人，鼓励沉默的人 z 阐明糊涂的观点，删除重复的话题； z 如果与会者做了特别有意义的发言，别忘了赞扬的威力。 知识技能反复练习，21 天可成为习惯。 先形成习惯，习惯改造我们。 2006-8-22