20110419-130 医院物资基数库房管理模式探讨

医院物资基数库房管理模式探讨 吴凯 ① 熊志强① ①广东省医学科学院 广东省人民医院信息科，510080，广州市中山二路 106 号 摘 要 随着医疗卫生改革的稳步深入地推进，医院面临着越来越大的市场竞争压力。降低 医疗服务成本，优化医疗服务流程，构建低成本经营优势，已经成为医院自我发展的必由之 路。医院的消耗性物资种类繁多，需求量大，其管理水平直接影响医院的经济收益和成本的 支出。因此，加强对医院物资的管理，特别对医院物资二级库的管理，是医院增收节支，提 高经济效益的重要保证，是医院经济管理的重要组成部分。通过对医院物资管理模式的尝试 和改进，达到了节支、优化业务流程、提高效率的管理目标。 关键词 物资 基数库房 库房管理系统 医院物资管理是完整的医院信息系统的组成部分，它融合在以提高整个医院 的管理水平、生产力和效益为基本目标的，涵盖医院所有管理和业务活动的全面 的医院信息系统当中，与其它各个子系统共享数据、互为支撑，是实现全院信息 化管理的重要环节。对特定的物资进行库存管理并在每次向上级库房领用时按照 基数进行领取，称为基数库房管理。例如各住院病区、技诊手术、门诊治疗等科 室对本科室药品、卫生材料、办公耗材等物资的管理。进行基数管理的库房或科 室是基数库房。基数库房的库存与门诊、住院、技诊系统进行库存同步。 1 传统手工管理模式 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 传统的医院物资管理模式由物资使用科室填写领用的品种和数量，上级库房 根据科室的申领单发放物资。科室凭经验领用，领用数量不受控制，而核算数据 只能按“以领代支”。传统模式存在以下问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ： 1.1 基数科室物资基数管理应用很不充分 所谓“基数管理”，是指临床科室对所 领用的、作为科室消耗或患者直接使用的、可收费或不可收费的物资的管理。由 于没有进行基数管理，导致这部分的材料领用与消耗脱节。首先“按需领用”没 有有效的措施或手段控制，科室留有大量库存物资，导致领用数量远大于消耗数 量。其次，未及时补办领用手续。部分物资直接送货至科室，验收后，科室未及 时办理领用手续，导致消耗数量远大于领用数量。 1.2 收费系统与物资管理系统未能有效融合 首先，临床科室的医疗物资领用、 消耗、收费、记账相互脱节，存在巨大的管理漏洞。收费记账系统、物资管理系 统在临床科室的前端仍表现为两套系统。这使得前线医护人员在使用系统时需要 在两个系统中进行切换，使用较不方便。并且，缺乏一体化的系统 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 也人为地 割裂了实际的业务操作。其次，业务录入源头未能严格把关。这里指的“录入源 头”，是指在门诊、住院等业务系统中，存在抽象费别项目的录入问题，如收费 时只录入“材料费”，无开单科室、执行科室、材料明细等信息。这样造成的后 果是：无法准确归集收入、无法准确计算成本、无法准确对应成本与物资消耗。 1.3 存在收费不规范的嫌疑 如科室某月领用某材料过量，必然导致后期少领用， 若上级部门正好短期内检查后期该种材料的收费情况，发现收费数量远大于领用 数量，就可能理所当然推断不合理收费或重复收费。 1.4 不利于物资的使用管理 多领的药品难以在短期内使用消耗完毕，如放置时 间过长而又不及时清理，可能造成过期或损耗。同时，如果没有相关的机制对药 品的消耗进行监控，会存在流失的可能性。 1.5 增加资金成本及储存成本 如不按实际消耗情况，一次性购入领用大量的医 疗物资，必然使得此笔资金及物资闲置，加大资金成本及储存成本。 1.6 导致数据不匹配 物资的领用数据与消耗数据不符，意味着其收入、成本数 据不匹配，这就造成了核算数据只能“以领代支”，不能客观、真实地反映情况， 不利于医院管理。 1.7 科室物资领用缺乏有效监控 科室物资“按需领用”，主动权完全掌握在科室 手中，而科室的使用消耗也完全放任自由，医院缺乏控制手段，也造成巨大的浪 费和流失漏洞。由于部分物资成本不能从患者收费中获得补偿，因此造成的损失 直接体现为医院利润绝对值的减少。 2 新的管理模式 新的管理模式有物资的“按需领用”改为“按实发放”，建立“按实发放， 以耗列支”的基数物资管理流程，并进行物资使用的监控管理。科室领用物资不 再自己填写品种和数量，而是在保障科室基本用量（即科室物资基数）的前提下， 物资的补充由上级物资管理系统根据消耗和收费记录自动统计，物资管理部门根 据自动生成的领用单发放。 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 如下： 2.1 方法一 上级物资管理部门根据医嘱或收费记录等定时统计二级库房物资消 耗情况，并按统计的品种和数量发放。该方法可视为“按实发放，以耗列支”最 原始的模式。但该方法人工干预性强，工作量大。由于业务收费系统与物资管理 系统没有直接的关联，上级物资管理部门需要通过业务收费系统按周期对科室消 耗进行统计，同时要在医疗物资管理系统录入明细进行出库销账操作，容易造成 交叉或重复统计等问题。 2.2 方法二 通过建立物资库存变动采集机制，物资管理系统自动采集科室的物 资消耗情况，每日通过数据库系统代理作业生成“物资基数补充领用单”。各科 室可设置领用周期，如每日、每周或每月，而领用单的明细则是该科室周期内物 资的消耗明细，实现“按实发放，以耗列支”。该方法实现了材料库存系统和业 务系统的关联，减轻了材料管理部门的工作量，优化了流程。 2.3 方法三 设置各科室各品种物资库存的“最低限量”和“最高限量”，建立医 疗物资库存同步机制，当科室某种物资库存小于最低限量时生成“物资基数补充 领用单”。领用数量为设置的最高限量与当前库存数的差额。“最低限量”作为材 料领用的临界点，也可以看做是库存的报警点。该方法以物资当前库存作为补充 领用的依据，在这层面上，此方法可视为正在意义上的库存管理，也是“按实发 放，以耗列支”的最终目标。具体流程见图 1： 图 1 结合医院的实际情况，以上三种方法适应于不同科室、不同物资、不同品种 的管理。各科室可以对本科室的材料选择不同的方法进行管理，也可以几种方法 各管理不同品种的材料，灵活性强。 3 管理成效 在多年的管理模式探索尝试当中，系统提供了准确、及时的物资物流信息和 完善、简便的系统处理流程。以上几种模式已应用于医院的药品、卫生材料等物 资的基数库房管理中。在医院的物资管理中取得显著的成效。 3.1 节省支出，提高效益 按传统的物资管理模式来满足医疗所需，医院需投入大 量的资金，而使用的不确定性更使资金的投入带来风险。新模式的应用满足物资 的管理要求，实现了节支，避险的目标。 3.2 流程优化，方便管理 从物资的领用到使用，新模式下计算机系统提供简便的 操作以及完善的查询与报表功能，清晰反映每个物资、每个批次的领用与使用情 况。有效地防止物资的过期与耗损，强化了各使用科室的责任心，科室管理水平 得到提升。 3.3 节省人力，提高效率 手工记录和统计难以避免人为误差。新管理模式的实施， 每一环节都通过系统完成，收费系统与物资系统有效地融合在一起，加快了使用 选取基数库房 和基数物资 系统设置 系统自动生成周期 基数物资领用单 科室实际耗用 物资信息 设置要进行自动基数管理的科室、 基数物资、库存高低限量及基数领 用单生成周期（每日、每周或每月） 领用数量为该科室上一周期实际 的消耗数量或最高限量与当前库 存的差额 实际耗用物资信息定期反馈至系 统设置中，不断调整，最后形成适 用的基数、库存高低限量等信息。 科室和管理部门的响应时间，提高了工作效率。 3.4 信息共享，方便准确 系统将大量的实时动态的库存变动数据进行分析加工， 形成报表输出，为管理部门提供准确、实时的科室物资领用与使用数据。在归集 收入、计算成本以及对应成本与消耗关系等方面提供准确数据。而数据信息的共 享又为医院的决策提供了依据。 4 总结 医院对医疗物资实行基数库房管理，既减少了医院的物资库存，加快了资金 周转率，又降低了管理成本，提升了医院的管理水平，使科学的管理理念得以实 现。建立物资基数库房管理的前提条件，要实现物资的分级数量化管理，要有完 善的物资管理软件和保证数量管理准确的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。而在实际应用中应对方法加 以验证和改进，以达到最大的管理效果。 参考文献 [1] 吴凯,熊志强,邓素彤,等.医院代销材料库存管理子系统的软件设计.中国数字医学，2009， 4（12）：39-42. [2] 廖广仁,许百虹,等.药品二级库动态库存预警系统的设计与应用.中国药房，2008，19（7）： 516