下载

1下载券

加入VIP
  • 专属下载特权
  • 现金文档折扣购买
  • VIP免费专区
  • 千万文档免费下载

上传资料

关闭

关闭

关闭

封号提示

内容

首页 Excel基础知识介绍

Excel基础知识介绍.ppt

Excel基础知识介绍

donass
2011-05-11 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel基础知识介绍ppt》,可适用于IT/计算机领域

办公软件应用Excel基础知识介绍办公软件应用Excel基础知识介绍演讲:苏良生MSN:slshotmailcom版本:第一部分工作簿与工作表的概念第二部分窗口(主视窗、菜单栏、工具栏、工作簿窗口)第三部分数据输入(加快输入数据的方法、数据有效性)第四部分工作簿、工作表窗口管理第五部分保护工作簿、工作表第六部分图表第七部分数据分析(排序、筛选、分类汇总、数据透视)第八部分网络应用(共享工作簿)第九部分打印(页面设置、分页符)第十部分常用快捷键和图标介绍目录Excel电子表格Excel电子表格简介Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件确切地说它是一个电子表格软件可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能还可以制作网页呢……工作表与工作簿工作表与工作簿工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念工作簿是Excel使用的文件架构一个Excel文件便是一个工作簿我们可以将它理解为是一本活页夹在这个活页夹里面有许多活页纸而这些活页纸在Excel中称作工作表主视窗主视窗主视窗中可显示多个工作簿主视窗主视窗主视窗由以下组件组成菜单栏和工具栏:存放所有执行命令的场所数据编辑栏:输入、编辑单元格数据的地方名称框:显示单元格位置状态栏:显示窗口的各种状态信息包括操作信息、数字状态菜单栏与工具栏位置调整菜单栏与工具栏位置调整工具栏、菜单栏个性化设置为扩大工作簿的编辑视野我们常把多个工具栏设在同一行显示例如常用和格式工具栏设在同在一行内显示可用鼠标上下拖动工具栏或菜单栏的移动把手来移动位置左右拖动两工具栏交接处的移动把手可调整两个相邻工具栏的显示范围每个工具栏的尾部有一个下拉选项钮点击可添加或删除该工具栏的按钮你可打造个性化工具栏当多个工具栏设在同一行显示时一般屏幕会显示不下那么多按钮这时这个工具选项钮会变成你按下它就会发现那些没能显示出来的工具按钮都藏在这个选项里了小贴士:并排的工具栏还会根据你每一次的操作调整工具栏的显示内容它会将你常用的工具钮提出下拉选项外直接显示在工具栏上而将不常用的工具钮慢慢收进下拉选项中。所以过了一段时间你会发现工具栏非常具有你个性的使用风格哦!(菜单栏也会同样根据你的操作习惯调整显示简易版菜单)工具栏工具栏视图工具栏设置显示或隐藏各种工具栏视图工具栏自己定义可找到更多工具栏比如组织结构图任务窗格任务窗格任务窗格可以方便你完成几项特定的工作视图任务窗格可显示或隐藏任务窗格工具选项视图显示(启动任务窗格)可关闭默认显示任务窗格工作簿窗口工作簿窗口工具选项视图如果你打开一份Excel文档发现无:行列标号、滚动条、工作表标签、网格线、零值工具选项视图窗口选项可设置显示工作表与工作簿工作表与工作簿新建工作簿默认有个工作表(可按自己需要修改默认值)个空白工作表的文件大小为KB而个空白工作表的文件大小为KB也就是说即使不填入数据空白工作表也是占空间的所以建议删除空白工作表后再保存新建工作簿内工作表数设置:工具选项常规单元格与单元格位置单元格与单元格位置工作表内的方格称为单元格工作表顶端有列标题左边有行标题将列标题和行标题组合起来便是单元格的位置一张工作表共有列(A~IV)x行(~)相当于一千六百多万个单元格删除:会用相邻的单元格来填充被删除的地方会影响到其它公式对该单元格的引用清除:只是将单元格的数据擦掉不会影响到其它公式对该单元格的引用加快输入数据的方法加快输入数据的方法自动完成(只选用于文字数据)当你输入数据时Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格数据比较一旦发现有相同的部份就会为该单元格填入剩余的部份若自动填入的数据恰巧是你接着想输入的文字这时只要直接按回车键就可将数据存入单元格中反之若不是你想要的文字则可以不予理会自动填入的文字继续输入即可加快输入数据的方法加快输入数据的方法选择列表(只选用于文字数据)Excel会从选取的单元格往上、往下查找只要找到单元格内有数据就把它放到列表中直到遇到空白单元格为止加快输入数据的方法加快输入数据的方法自动填充可以将数据填充连续的几个单元格也可以根据单元格的数据自动产生一串递增或递减的序列填充控制点:当我们选中某个单元格或范围时其周围会被粗边框围住在粗边框的右下角有个小框那就是填充控制点显示或隐藏填充控制点:工具选项编辑单元格拖放功能当自动填充结束时单元格旁边会出现一个自动填充选项钮它提供你选择自动填充方式(建立不同的自动填入序列自动填充选项钮下拉菜单中的项目也会随序列的特性而有所不同)显示或隐藏自动填充选项:工具选项编辑显示粘贴选项按钮加快输入数据的方法加快输入数据的方法序列(有种类型)运用自动填充功能来填充具有某种规律的数据()等差序列:例如:、、、、、……()等比序列:例如:、、、……、、……()日期:例如:、、……()自动填入:与上述三种序列不同在于自动填入序列是属于不可计算的文字数据例如:一月、二月、三月……星期一、星期二、星期三……等都是。Excel将这类型文字数据建立成数据库让我们使用自动填入序列时就像使用常用序列一样自定义序列:工具选项自定义序列新序列(有种创建方式:单元格导入或输入添加)例如:方案一、方案二、方案三……小组一、小组二、小组三……等比序列不能以拖动填充控制点的方式来建立具体方法是:选中填充范围(含起始值)后需到编辑填充序列中设置数据有效性数据有效性可避免输入时由于人为疏忽造成的错误若你想要对单元格的内容加以限制时最好的方法就是在输入数据之前先出现提示信息来警告我们数据的限制。待完成输入后系统根据设定进行判别验证我们可以为选定单元格设定序列序列内容用非输入法状态下的逗号分隔开例如:标模一科,标模二科,整机一科,整机二科工作表的编辑作业工作表的编辑作业简单演示以下内容(Shift选相邻Ctrl选不相邻)选取多个相邻或不相邻的单元格范围、选取整列或整行、选取整张工表表插入、复制、删除、移动单个或多工作表(快速复制:Ctrl拖动)插入、复制、删除、移动、显示、隐藏单个或多个行、列双击自动调整到最合适的行高或列宽调整工作表的显示比例(方便于视力不好的同事)插入、删除、修改批注显示、隐藏单个或全部批注(工具选项视图批注)单个或多个工作表搜索、替换(查找和替换对话框选项)设置多个工作表的字体、行高、列宽…(必须选中整个工作表)设置单元格格式(重点介绍:自动换行、合并单元格)选择性粘贴格式自动套用格式工作簿窗口工作簿窗口将所有打开的工作簿同时显示在一个屏幕上多重窗口排列:窗口重排窗口调整好各窗口位置的工作环境可以保存起来供下次使用:文件保存工作区(下次打开此工作区文件即可看到原布局好的窗口)查看同一个工作簿内不同的工作表查看同一个工作簿内不同的工作表将同一个工作簿内不同的工作表同时显示在一个屏幕上窗口新建窗口窗口重排窗口水平并排并排比较两个工作簿并排比较两个工作簿同时比较两个工作簿可能很困难多重窗口排列:窗口并排比较当一个工作簿滚动时另一个工作簿也会发生等量滚动拆分与冻结窗口拆分与冻结窗口Excel是按照拆分线来冻结窗口的我们通常用来冻结(保持显示在屏幕上不滚动)标题行双击拆分线可快速撤消拆分线需撤消交叉拆分线时点中交叉处双击即可没有做窗口拆分的情况下你也可以直接选取某个单元格来执行窗口冻结窗口冻结线是该单元格上边框和左边框的延伸保护工作簿保护工作簿工具选项安全性工作簿的保护分成两个层次:一是防止工作簿被别人打开二是防止工作表被别人修改设置修改权限密码后无密码只能以只读方式打开文件不能将他所做的修改存回到原工作簿文件中也就是能改不能保存若以只读方式打开文件你可将修改以后的数据另存成其他文件此时另存的文件仍具备与原文件相同的打开权限密码但是修改权限密码会自动取消设置密码方式:文件另存为工具常规选项保护工作簿的结构和窗口保护工作簿的结构和窗口工具保护保护工作簿保护工作簿结构以后就不能移动、复制、删除、隐藏、取消隐藏、新建工作表及改变工作表的名称和页次标签颜色了保护工作簿窗口以后便不能移动、拆分、冻结、关闭、或改变窗口的大小了保护工作表保护工作表工具保护保护工作表保护工作表单元格得先锁定所有新建工作表的单元格默认是锁定的如果被改动了可以按全选钮然后格式单元格保护勾选锁定最后工具保护保护工作表即可勾选锁定可保护单元格不被更改、删除或移动勾选隐藏则不会把单元格内的公式显示在数据编辑行上允许用户编辑特定保护区域允许用户编辑特定保护区域工具保护允许用户编辑区域可对不同的单元格范围设置不同的保护密码只有知道保护范围密码的人方能修改单元格的内容需执行工具保护保护工作表命令后允许用户编辑区域设置才会真正生效宏宏工具宏宏简单、强大且易于定制可节约时间提高工作效率。宏是存储在工作簿中的代码段它可以自动处理重复的任务快速地组织数据在录制宏时Excel在您执行一系列命令时存储该过程的每一步信息。然后即可运行宏来重复所录制的过程或“回放”这些命令。如果在录制宏时出错所做的修改也会被录制下来。VisualBasic 在附属于某工作薄的新模块中存储每个宏由于别有用心的人可用这个功能制作宏病毒所以我们要提高自我保护意识不要随便打开陌生人发给你含有宏的工作簿。宏病毒防护措施:工具宏安全性设为高想了解更多请看OfficeOnline培训课程Excel宏循序渐进图表图表插入图表大伙应该都知道有时候一张图比千言万语有更佳的表达效果让人更容易理解所以我们也通常把工作表上的数据做成图表这样这些枯燥的数据就会变得生动起来常用工具栏上提供有图表向导钮向导中有种标准图表类型和种内建的自定义类型供你选择不同类型的图表所表达的意义也不尽相同如折线图表达的趋势走向而柱形图强调数量的差异所以你要根据自己的需求选择合适的类型选取数据范围后按快捷键FExcel会自动插入一张图表文件该图表是以默认图表类型快速产生的我们也可以更改这个默认类型图表图表类型选择你喜好图表类型和子图表类型然后按设为默认图表钮图表区的范围搜索功能可检查引用的范围是否正确(当图表与来源数据不是放在同一张工作表时是看不到范围搜索的)格式刷格式刷常用工具栏格式刷只能复制单元格格式、条件格式不包括复制公式(CtrlC可复制单元格格式、条件格式、公式)复制单元格或区域的格式单击格式刷复制单元格或区域的格式到多个位置双击格式刷当完成复制格式时再次单击该按钮或按Esc键即可取消复制格式状态复制列宽或行高选定要复制的列标或行标单击格式刷然后单击目标列标或行标即可排序和自动筛选排序和自动筛选数据排序、自动筛选排序需注意你要整个列表排序还是部分数据排序选取列表范围中的任一单元格然后执行数据排序命令Excel会自动选取整张列表为排序范围(列表就是一组相关数据的集合也可以理解为该单元格周围数据的矩形范围隔行的不在范围内如果想把隔行的数据也括进来得先自行选取好范围)分类汇总分类汇总数据分类汇总取消分类汇总:数据分类汇总全部删除数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图数据数据透视表和数据透视图建议:常用报表中的透视尽可能采用整列透视(“空”可设不显示)共享工作簿共享工作簿工具共享工作簿这个功能少用为妙因为网络上病毒多容易中招工具修订突出显示修订可以查看修改记录打印(页面设置)打印(页面设置)文件页面设置打印前建议先进行打印预览根据内容作适当调整后再打印页面缩放打印可节省纸张工作表打印区域可只打印指定范围对下图大设置进行操作演示分页符分页符插入分页符Excel会自动为打印数据进行分页如果你觉得其分页结果不符合你实际的需要我们还可以人工调整分页视图分页预览模式可通过用鼠标单击并拖动分页符可以调整分页符的位置移动过的分页符会由原本的蓝色虚线改以蓝色实线显示表示这条分页符已变成人工分页符当你调整分页符后如果数据量加大则Excel会自动缩小打印比例若数据量减少并不会放大打印比例只是分页符位置改变而已插入分页符可设置人工分页符这样就可以在你设定的位置另起一个新页打印分页符设置跟拆分线类似同样是以选中单元格上边框和左边框的延伸插入重置所有分页符可一次取消所有人工分页符报表礼仪:报表标题行设置报表礼仪:报表标题行设置浏览和打印时标题行设置俗话说拍戏要对得起观众所以做表也要对得起读者呀标题行一般进行冻结、居中、浅色背景设置报表礼仪:去掉公式链接后再提交报表报表礼仪:去掉公式链接后再提交报表编辑链接断开链接当你打开同事发给你报表时弹出以下窗口那就意味着该表引用了其它工作簿的数据(引用了保存在同事的电脑上的工作簿)报表保护:只锁定及保护部分单元格范围报表保护:只锁定及保护部分单元格范围保护部分单元格中的内容或公式避免被修改由于Excel会将工作表中“所有”单元格的保护模式皆默认为锁定因此一旦执行工具保护保护工作表命令则所有单元格便都被锁定了!若只要保护某些单元格就要先把工作表中默认的锁定状态取消然后重新选取单元格范围来做锁定及保护设置。、按下工作表左上角的全选钮将全部单元格选取起来。、执行格式单元格命令并切换到保护标签取消勾选锁定选项再按下确定钮。、重新选取欲保护的单元格范围然后进入单元格格式保护对话框将锁定选项勾选起来并按下确定钮。、执行工具保护保护工作表命令输入密码(建议为空)再按下确定钮。报表保护:隐藏工作表报表保护:隐藏工作表有些工作表特别重要我们可以将其隐藏起来步骤:格式工作表隐藏步骤:工具保护保护工作簿结构附加文档:工作表插入对象附加文档:工作表插入对象往报表中附加一些文档插入对象由文件创建特殊应用:制作斜线表头特殊应用:制作斜线表头简介:制作中国特色表头好象书上没有教过哦缺点:如果单元格大小发生变化得再次人工调整斜线的位置特殊应用:时间计算特殊应用:时间计算将Excel的小数时间系统转换为小时的时间系统例如:把分钟转为小时特殊应用:批量插入或替换手工换行符特殊应用:批量插入或替换手工换行符手工换行符:是指AltEnter输入的那种如果想在Excel文档中插入或替换大量手工换行符最简单的办法是在替换对话框中用Alt数字小键盘输入手工换行符然后替换即可。其实还可以用Alt数字小键盘输入一些特殊字符在一些场合还是蛮有用的小贴士:由于笔记本电脑上没有数字小键盘所以上述方法不适用于笔记本电脑常用快捷键常用快捷键常用快捷键常用快捷键工作表图标说明工作表图标说明工作表图标说明工作表图标说明帮助帮助帮助窗口的快捷键是F主视窗右上角还提供了一个快速查询框如果在Excel内带的帮助中还是找不到你需要的内容请尝试到Office在线网站上查找

用户评价(0)

关闭

新课改视野下建构高中语文教学实验成果报告(32KB)

抱歉,积分不足下载失败,请稍后再试!

提示

试读已结束,如需要继续阅读或者下载,敬请购买!

文档小程序码

使用微信“扫一扫”扫码寻找文档

1

打开微信

2

扫描小程序码

3

发布寻找信息

4

等待寻找结果

我知道了
评分:

/49

Excel基础知识介绍

VIP

在线
客服

免费
邮箱

爱问共享资料服务号

扫描关注领取更多福利