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巧用excel数据透视表(EXCEL)@

半只风筝
2011-05-08 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《巧用excel数据透视表(EXCEL)@pdf》,可适用于高等教育领域

培训练习返回课程创建数据透视表练习:创建报表视图在工作表中选择包含数据的任意单元格。例如单击单元格A。在“数据”菜单上单击“数据透视表和数据透视图”。将显示向导。在向导的步骤中确保选择“MicrosoftExcel数据列表或数据库”作为第一个问题的答案。确保选择“数据透视表”作为下一个问题的答案。单击“完成”。注意正确!单击“完成”让向导使用默认设置为数据透视表设置区域。单击“下一步”而不单击“完成”您可能要花费更多时间设置向导但是现在不需要这样操作。向下滚动阅读后面的练习步骤布局区域内的文本将消失。在工作表上单击时文本重新显示。新工作表“Sheet”插入到练习单元工作簿中。新工作表包括三个项目:“数据透视表字段列表”、报表的布局区域(其中包括各个用于放置拖放字段的带外边框的独立拖放区域)和“数据透视表”工具栏。假如不能看到类似于如下所示的字段列表:单击带外边框的区域。如果还是不能看到字段列表则在“数据透视表”工具栏上(该工具栏浮动在工作表上或者固定在一边。)单击“显示字段列表”按钮。注意如果“数据透视表”工具栏不可见在“视图”菜单上指向“工具栏”然后单击“数据透视表”。完成后面的练习时如果愿意您可以将字段列表和工具栏拖动到其他位置。练习:设置报表布局现在将设置报表布局以算出每位销售人员的销量。将字段放置到布局中时报表布局的外观将发生更改。从“数据透视表字段列表”中将“销售人员”字段拖动到标签为“将行字段拖至此处”的拖放区域。可以通过选择字段名称或字段名称前面的按钮拖动字段。如果将字段拖放到了错误的拖放区域只需把它拖放到正确的拖放区域即可。注意拖放字段名称后它们仍保留在列表上但是更改为黑体。从“数据透视表字段列表”中将“订单金额”字段拖动到标签为“请将数据项拖至此处”的拖放区域。将字段拖放到数据项的拖放区域中时彩色外框将消失并将显示报表其中显示有每位销售人员的销售总额。数据透视表的前几行如下图所示:要查看该报表且工作表顶部不显示空白的页字段拖放区域:单击布局区域外的任意位置。例如在单元格C内单击页字段区域消失“数据透视表字段列表”也消失。练习:转动报表在这个练习中您将把数据从行方向转到列方向。单击“销售人员”字段标题(在单元格A中)。拖放“销售人员”字段标题到单元格BB是在“总额”正上方的单元格。拖动时只要获得灰色框光标并把光标指向目标单元格即可。报表的外观发生更改将按列方向显示销售人员姓名而不是按行方向。这种特殊的数据按列格式读起来非常不容易但是列格式与其他数据一起非常有用。您需要了解如何将数据从一个方向移动到另一个方向。下一步将“销售人员”字段移回到行方向。操作步骤单击“销售人员”字段标题将其拖放到单元格A。练习:创建页视图现在可以进行新的尝试:创建页视图。在本示例中将显示销售人员的订单金额不同国家地区的数量显示在不同页面上。将字段拖放到标签为“将页字段拖至此处”的拖放区域。•将“国家地区”字段从“数据透视表字段列表”拖放到“将页字段拖至此处”区域。注意如果看不到字段列表单击布局区域。如果还不能看到则在“数据透视表”工具栏上单击“显示字段列表”按钮。现在报表将如下图所示:可见页面的名称显示在“国家地区”字段旁的单元格中。在本示例中可见页面具有列表中所有国家地区的数据。•要查看另一页面单击页面名称旁边的箭头选择一个页面然后单击“确定”。可以查看三个页面。在国家地区页面上按国家地区显示每个销售人员的销售数量在“(全部)”页面上显示他们在所有国家地区销售的总量。练习:从报表中拖出字段我们已经讲过可以很容易地更改报表中包含的信息。现在可以看到如何删除字段。开始之前注意现在在报表视图中显示的字段在“数据透视表字段列表”中用粗体字母显示。这将帮助您追踪已拖放到报表中的字段。单击工作表(单元格A)上的“国家地区”字段标题然后拖放到外边框外面的任何位置。例如将它拖放到单元格D中。注意将字段拖动到布局区域外面后一个红“X”显示在插入点下方。这个X表示该字段已从报表布局中删除。单击工作表(单元格A)上的“订单金额总额”字段标题然后拖放到外边框外面的任何位置。拖放字段时外边框将扩张。单击工作表(单元格A)上的“销售人员”字段标题然后拖放到外边框外面的任何位置。外边框看上去和开始操作之前一样。字段列表上的任何名称都不用粗体字母表示因为该列表中没有字段用于数据透视表布局区域。这样如果您想从头再试一次将会很简单。几秒之内就可获得明确的结论。完成本课程后建议您继续学习本课程系列学习“使用数据透视表”。继续学习课程单击“返回课程”回到Web浏览器中的课程页面。返回后单击“下一页”继续本课程的学习。返回课程培训练习返回课程使用向导和移动字段练习:使用向导创建透视表布局区域开始前请先查看源数据。“订单金额”字段包含销售图表数据“销售人员”字段包含销售人员姓名。在本练习单元中您将使用这两个字段以及“国家地区”字段它标识每位销售人员所在的国家。操作步骤选择工作表中包含数据的任一单元格。例如单击单元格A。在“数据”菜单上单击“数据透视表与数据透视图”再单击“完成”。单击“完成”会通知向导使用缺省设置来设置数据透视表区域的布局在本例中这就足够了。新工作表“sheet”将插入到练习工作簿中。新的工作表包含透视表的布局区域、“数据透视表”工具栏以及“数据透视表字段列表”。“数据透视表字段列表”如下所示:如果看不到此字段列表则单击分级显示的布局区域。如果还是看不到请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮(该工具栏应该浮动显示在工作表上或者固定在一侧。如果它不可见单击“视图”打开视图菜单指向“工具栏”然后单击“数据透视表”。)练习:设置透视表布局在本练习中您将汇总源数据(销售图表)中的行信息并将之放到一张简短的数据透视表中。设置透视表布局以回答以下问题:每位销售人员的总销售额是多少?请注意销售额数据包含在“订单金额”字段中。操作步骤从“数据透视表字段列表”将“销售人员”字段拖动到标签为“将行字段拖至此处”的拖放区域中的任意位置。将该字段拖到拖放区域时该区域的分级显示将消失您会看到每位销售人员的姓名(每行一个姓名)。注意“数据透视表字段列表”上的“销售人员”字段的名称现在以粗体显示表示该字段已被拖放到了布局区域。接下来从“数据透视表字段列表”将“订单金额”拖放到标签为“请将数据项拖至此处”的拖放区域中的任意位置。如果数据透视表中的数据如以下所示您现在就获得了每位销售人员的总销售额了。注意如果您的透视表中的数据和这幅图不一样或者您需要了解更详细的说明可以考虑学习“数据透视表I:数据透视表为何如此重要?”后再学习本课并做练习。练习:创建页字段请注意所有来自英国和美国的销售人员都有相应的销售额。通过页字段您可以选择是一次查看所有国家或地区的数据还是一次只看一个国家或地区的数据。操作步骤在“数据透视表字段列表”中选择“国家地区”字段并将其拖放到“请将页字段拖至此处”区域该区域如下所示:拖放“国家地区”字段后您会看到不同的页视图。操作步骤单击“国家地区”字段标题旁的向下箭头:选择“英国”然后单击“确定”。现在您将只看到英国的销售额。要再次查看所有国家再次单击向下箭头选择“(全部)”然后单击“确定”。注意字段标题上的向下箭头表示您可以选择要在透视表中显示的细节。例如单击“销售人员”上的箭头将显示包含每位销售人员姓名的列表。要仅显示部分销售人员的姓名请单击“全部显示”旁边的框以清除所有的复选标记再单击您要显示的姓名然后单击“确定”。要再次显示所有的姓名请单击“销售人员”字段上的箭头再单击“全部显示”旁边的框然后单击“确定”。练习:创建新布局以获取其他问题的答案创建新的数据透视表来回答这个问题:各个国家或地区的总销售额是多少?将所有字段从布局上拖走然后再拖回来可以解答这个问题。但本练习将介绍在不从头开始的情况下如何进行更改。操作步骤在数据透视表布局上单击“销售人员”字段标题然后将它拖到布局区域以外的任何位置。例如将它拖到单元格D。您需要将该字段从透视表上拖走这是因为我们不再需要销售人员的总销售额了。注意在该字段被拖离布局后一个红色的“X”将出现在插入点的下面。X表示该字段已从透视表布局上移走了。当放开鼠标按钮时X将会消失。注意如果您单击了透视表外的单元格透视表字段列表将会消失。要让它重新显示单击透视表内部即可。从数据透视表布局上将“国家地区”字段拖放到单元格A。注意在拖动“国家地区”字段时它看上去仍在A中。一旦插入点位于单元格A中该单元格的边框将成为深灰色线条。这时您就可以将该字段放到单元格A了。您正在用“国家地区”字段替换“销售人员”字段来查看各国家或地区的总销售额而不再查看销售人员的总销售额。透视表刷新后将以行来显示国家或地区的名称并按国家或地区显示其总销售额。提示可以将该“国家地区”字段拖动到列字段区域而不是行字段区域来在列方向显示国家或地区。单击“国家地区”字段标题然后将其拖放到单元格B该单元格就在“汇总”的上面。您还记得在将“订单金额”字段放在布局之前“将列字段拖至此处”区域就在此位置吗?虽然该区域的名称不可见但它还在此处您仍可以使用它。透视表刷新后在列方向、而不是行方向上显示国家或地区的名称。练习:使用菜单命令向布局区域添加字段不喜欢拖放方法吗?请尝试使用命令而不是拖动来将字段移到布局区域。在开始前将所有字段从数据透视表拖走。提示遵循练习中的步骤将字段拖动到布局区域外的任意位置。注意从布局区域拖走字段时“数据透视表字段列表”上的字段名不再以粗体显示。您将创建与练习和练习一样的数据透视表只是这次拖动字段使用的是菜单命令。首先将“国家地区”字段放到“请将页字段拖至此处”:ƒ在“数据透视表字段列表”上单击“国家地区”字段。在字段列表的右下角单击箭头然后选择下拉列表中的“页面区域”。如果看不到字段列表的底部可以在工作区中将它往上拉。单击“添加到”将“国家地区”字段添加到“请将页字段拖至此处”区域。重复以上步骤通过在下拉菜单分别选择“行区域”和“数据区域”将“销售人员”和“订单金额”字段添加到“将行字段拖至此处”和“请将数据项拖至此处”区域。继续学习本课程单击“返回课程”回到Web浏览器中的课程页面。返回后单击“下一页”继续学习本课程。返回课程培训练习返回课程旋转数据透视表练习:重命名字段标题操作步骤在工作表的底部单击数据透视表选项卡以便看到数据透视表。然后单击单元格A(在“销售人员”字段标题之上的灰色框中的字段标题)中的“订单金额总和”键入全部订单按Enter键。练习:更改排序次序在本练习中您将更改排序次序使姓名按销售额而不是按姓名字母排序。单击“销售人员”。在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”然后单击“排序并显示前项”。注意也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到“排序并显示前项”命令。在“自动排序选项”下单击“降序”。在“使用字段”列表中单击向下箭头选择在练习中为“订单金额总和”字段指定的新标题进行排序。例如如果将该字段重命名为“全部订单”则单击该名称。单击“确定”。现在透视表以降序次序显示销售人员的销售额从销售额最高的潘金开始以销售额最低的林丹结束。练习:设置数字的格式在本练习中您将设置销售额的货币格式。单击数据拖放区域中包含数值的任一单元格。例如单击单元格B。单击“数据透视表”上的“字段设置”按钮然后单击“数字”。在“单元格格式”对话框中单击“分类”列表中的“货币”。在“小数位数”列表中单击向下箭头使列表中的值为。这将去掉小数位。单击“确定”两次。练习:刷新数据在本练习中您将修改源数据中的一个数字然后在透视表中反映该变化。在工作表的底部单击“练习”选项卡切换到源数据。在单元格C中将“¥”修改成“¥,”按Enter键。单击工作表底部的“数据透视表”选项卡切换回数据透视表。注意林丹的总额是¥,。单击“数据透视表”工具栏上的“刷新数据”按钮。(顺便提一下如果“刷新数据”命令不可用单击数据透视表区域内部也可刷新数据。)林丹的总额变为¥,他不再是排序列表中的最后一位。现在轮到苏术平不好受了。练习:更改数据汇总的方式假设您需要统计每位销售人员成交订单的笔数而不是统计他们的销售额。单击数据区域中的任何单元格。例如单击单元格B。单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。在“汇总方式”列表中单击“计数”然后单击“确定”。现在透视表中显示每个人成交订单的笔数但数字是以在练习中指定的货币格式显示的。要消除货币格式请重复练习中的步骤并在“分类”列表中选择“常规”然后单击“确定”两次。练习:删除数据透视表尝试一些新的操作:删除数据透视表。这只是删除了透视表对源数据并没有任何影响。单击数据透视表。在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”指向“选定”然后单击“整张表格”。注意也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到“选定”命令。在“编辑”菜单上指向“清除”然后单击“全部”。该透视表就被删除了您将看到一张空的工作表。源数据仍然保存在练习工作表中。提示用鼠标右键单击工作表标签并单击“删除”也可以删除透视表和工作表。您会看到所有数据都将永远被删除的警告继续并单击“删除”。继续学习本课程单击“返回课程”回到Web浏览器中的课程页面。返回后单击“下一页”继续学习本课程。返回课程培训练习返回课程高级内容练习:在同一拖放区使用两个字段确定“数据透视表字段列表”已经显示。如果看不到字段列表请单击数据透视表。如果仍然看不到字段列表请在“数据透视表”工具栏(该工具栏应该浮动显示在工作表上或者固定在一侧)上单击“显示字段列表”按钮。如果“数据透视表”工具栏不可见单击“视图”打开菜单指向“工具栏”然后单击“数据透视表”。要按季度比较单个销售人员的销售额请首先将“订单日期”字段添加到报告的“行”拖放区这会使得“订单日期”成为报告的第二行字段。操作步骤从“数据透视表字段列表”将“订单日期”字段拖动到“销售人员”字段的左边。当灰色框出现在单元格A的最左边时则说明该位置是正确的:销售结果按日显示然后是每天的汇总。在下一次练习中您将看到如何将每日信息汇总到季度。练习:按季度组合订单日期在“订单日期”字段的单元格A中单击鼠标右键。注意本步骤中不能单击报告中的任何单元格必须单击包含在“订单日期”字段中的某个单元格。例如不能单击列C的分类汇总或者分类汇总的标题例如A否则就不能执行步骤。在快捷键菜单上指向“组及显示明细数据”单击“组合”。在“组合”对话框中单击“季度”。如果同时选择了“月”请单击取消选择它然后单击“确定”。现在销售额数据在左边按季度分开每位销售人员的姓名列在每季度的右边。还记得本课的内部和外部字段吗?在内部字段中的项可以按需重复但外部字段的项只能显示一次。在本报告中“销售人员”是内部字段所以所有销售人员的姓名列在每个季度的旁边。“订单日期”是外部字段所以一次只列出一个季度。练习:重命名订单日期字段要使标题与新的组合匹配需要重命名订单日期字段。操作步骤选择“订单日期”字段。键入新名字“季度”然后按Enter。练习:交换位置以获得不同的视图在本次练习中您将透视报告以便按季度比较每个人的业绩。操作步骤将“季度”字段拖到“销售人员”字段的右边。记住该字段在报告中是灰色框包含“季度”。在列B与列C的中间看到灰色框时释放鼠标键。注意如果不知道如何操作请回到本课开始查看“交换位置可以得到不同的视图”动画。动画会显示如何进行本次练习的操作。透视报告转换内部与外部字段的位置。在本报告中“季度”是内部字段依次列出了所有四个季度。现在“销售人员”是外部字段所以销售人员的姓名只列出了一次。然后对报告执行透视操作以回到原始视图。操作步骤将“季度”字段拖动到“销售人员”字段的左边。当看到列A的左边出现灰色框时释放鼠标键。练习:尝试新的技术Buchanan在第一季度取得成功的背后是什么呢?在本次练习中您将发现这个秘密。操作步骤双击单元格C它包含了Buchanan第一季度的销售数据。新工作表Sheet会添加到工作簿中。它包含所有用来汇总以得到Buchanan第一季度结果的销售数据。同样的数据在原始源数据中也有没有从该数据中删除任何东西来构成新的工作表。可以删除或保留新工作表。继续学习课程单击“返回课程”回到Web浏览器中的课程页面。返回后单击“下一页”继续本课程的学习。返回课程培训练习返回课程其他汇总方法练习:再次使用同一数据字段并更改字段汇总方式在本次练习中您将确定每位销售人员每季度的销售数方法是将“订单金额”字段再次拖动到“数据”拖放区然后选择不同的汇总函数。如果有必要在报告内部任一位置单击以显示“数据透视表字段列表”。如果仍看不到字段列表请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮。在“数据透视表字段列表”上单击“订单金额”并将它拖动到包含订单金额字段的任何地方。例如将它拖动到单元格C。该报告现在有两个数据字段:“订单金额总和”与“订单金额总和”。单击任何标为“订单金额总和”的单元格然后单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。在“汇总方式”列表中单击“计数”然后单击“确定”。现在这两个数据字段是“订单金额总和”与“订单金额计数”。“订单金额计数”单元格现在显示每位销售人员每季度的销售数。练习:格式化报告既然报告不是很方便阅读并且我们已经完成了透视报告现在可以更改格式了。单击报告然后单击“数据透视表”工具栏上的“设置报告格式”按钮。在“自动套用格式”对话框中单击“报告”然后单击“确定”。现在更改“订单金额计数”字段的名称。操作步骤选择“订单金额计数”字段标题。键入新的名称“订单#”然后按Enter。如果希望列D更窄些以放置新的名字请双击列标题的“D”右边的边界。注意更改字段标题名称的另一个方法是在报告中选中字段标题在“数据透视表”工具栏上单击“字段设置”然后在“数据透视表字段”对话框的“名称”框中键入新的名字。现在报告看起来好多了更方便阅读。练习:以总和的百分比显示数值数据在本次练习中您将以总和的百分比显示数据方法是使用自定义计算来显示每位销售人员的销售额与销售总量之间的关系。可以将“订单金额”字段再次拖动到报告上但在本次练习中我们将更改Excel计算报告上已有的“订单#”字段。单击“订单#”字段中的任一单元格。在“数据透视表”工具栏上单击“字段设置”按钮。在“汇总方式”列表中单击“求和”将汇总方式由“计数”更改为“求和”。我们希望显示总计的百分比而不是计数。单击“选项”按钮。在“数据显示方式”列表中单击箭头向下滚动列表然后单击“占总和的百分比”。单击“确定”。订单数现在以订单总数的百分比显示。现在将字段标题从“订单#”更改为“订单”。也可以将“订单金额”更改为“订单¥”以节省一点空间。请参看练习最后的更改名称步骤。提示如果您希望显示百分比但没有两位小数请单击“订单”字段标题再单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮然后单击“数字”。在“小数位数”列表中单击箭头以显示“”。然后单击“确定”两次。继续学习课程单击“返回课程”回到Web浏览器中的课程页面。返回后单击“下一页”继续本课程的学习。返回课程培训练习返回课程更多数据透视表计算练习:确定奖金百分比销售人员每季度会得到的奖金但今年每个销售额超过¥,的销售人员会在任何季度获得的奖金。在本次练习中您将使用计算字段输入公式。这里是公式:=IF('订单金额’>,,)单击报告内部。然后在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”指向“公式”然后单击“计算字段”。(如果菜单上看不到“公式”请单击底部的展开按钮将菜单展开。)在“名称”框中输入公式名。例如输入“奖金”。删除“公式”框中的文字。在框中输入=IF(。在“字段”列表中单击“订单金额”然后单击“插入字段”。注意尽管“订单金额”字段重新命名为“订单¥”但该字段名在“插入计算字段”对话框中仍为“订单金额”。接着输入公式的其他部分:>,,)然后单击“确定”。名为“奖金”的新字段将插入报告中。结果看上去不像百分比不是吗?带有美圆符号而不是百分号。接着将奖金百分比格式化。操作步骤单击“奖金”字段内部。例如单击单元格D。单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。然后单击“数字”。在“分类”列表中单击“百分比”并在“小数点”位数列表中单击向下箭头到达“”(消除小数位数)。单击“确定”两次。练习:关闭自动分类汇总Buchanan四季度的奖金百分比是虽然她没有每个季度都达到。Excel将列C中的Buchanan的四季度销售额累加起来因为自动分类汇总打开了。又由于总和大于¥,所以计算字段公式在带有分类汇总的行上输入。为了避免混淆应该关闭分类汇总。单击“销售人员”字段中的任何地方因为您希望关闭该字段的分类汇总。例如单击单元格A。在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”然后单击“分类汇总”清除复选标记。(如果在菜单上看不到“分类汇总”请单击底部的展开按钮以展开菜单。)这样将关闭分类汇总。练习:确定奖金额创建另一个计算字段公式以确定每位销售人员每季度的奖金额。这里是公式:='订单金额'*'奖金'操作步骤在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”指向“公式”然后单击“计算字段”。在“名称”框中输入公式名。例如键入奖金¥。删除“公式”框中的文本。在“公式”框中输入公式:='订单金额'*'奖金'提示在“字段”列表中单击“订单金额”然后单击“插入字段”(或者只是双击“订单金额”)。输入星号(*)以便相乘单击“字段”列表中的“奖金”然后单击“插入字段”。单击“确定”。名为“奖金¥”的新字段将添加到报告中。最后将“奖金¥”字段中的数字格式化为货币:在该字段中的任何地方单击再单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮然后单击“数字”选择货币格式。在“小数位数”列表中单击向下箭头直到显示“”(消除小数位数)。然后单击“确定”两次。练习:在数据透视表外部创建公式本次练习中您将汇总Buchanan的季度奖金额。这里是公式:=SUM(E:E)选择单元格F并输入“=SUM(”。单击单元格E(Buchanan的第一季度总和)将插入点拖到单元格E的底部然后按Enter。结果是¥,(如果结果没有自动进行无小数格式化则结果为¥,)。注意此公式很简单在您使用数据的范围时它很适用。然而还有另一种方法:GETPIVOTDATA函数。这是更高级的公式我们将在下一练习中演示因为也许您在透视您自己的报告时会遇到这种情况。练习:GETPIVOTDATA函数在报告外部键入等号然后选择报告内部的单个单元格时会自动输入GETPIVOTDATA函数。您对此可能感到惊讶。本练习中您将看到它的结果。操作步骤选择单元格D键入等号(=)然后选择单元格C。在工作表中会突然出现看上去复杂的公式。按Enter完成公式。GETPIVOTDATA将从数据透视表中检索数据。该函数的最大好处是当报告布局更改时它能继续检索正确的数据。如果在布局更改时某块数据的单元格位置也更改了函数仍将找到并返回正确的值不管它在哪个单元格。默认情况下GETPIVOTDATA函数自动打开但可根据意愿将其关闭在本课后面的“课程摘要卡”中您可以看到如何进行该操作。继续学习课程单击“返回课程”回到Web浏览器中的课程页面。返回后单击“下一页”继续本课程的学习。返回课程数据透视表数据透视表数据透视表数据透视表数据透视表数据透视表

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