办公室环境管理

null模块二 办公室管理模块二 办公室管理学习目标主要内容null 通过秘书办公室管理工作的学习和训练,掌握办公室环境的 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 和布置能力；妥善管理办公用品的能力；印鉴管理和邮件处理能力。null项目1 办公环境管理项目2 办公用品管理项目3 印信和邮件处理项目1 办公环境管理项目1 办公环境管理一、办公环境的含义:   是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 null二、 办公环境管理的原则  方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 办公室环境布置要求：办公室环境布置要求： 1、空气环境： ①空气清新，无异味，有流动； ②温度：22℃-26℃； ③湿度：40%-60%。 。null2、听觉环境：安静，无噪音 ①避免户外声音干扰； ②避免办公室内声音干扰； ③避免办公设备声音干扰。 3、空间环境：无障碍 ①桌椅摆放合理，便于行走： ②没有私拉乱扯电线或电话线； ③常用档案柜及其设备应就近摆放； ④公共走道或安全出口不能摆放其他物品； ⑤秘书座位与上司座位临近，便于沟通。null办公桌面整洁有序。 ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。 ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。 ③办公必需品齐备。 ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。 ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。4、视觉环境：4、视觉环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 办公室内覆盖物:  (1)有效地使用颜色。  (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。 null．照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。    光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。 5、办公室的保健与安全环境管理 5、办公室的保健与安全环境管理 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 null办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。null情景分析： 顾客王某在某公司看到如下情景：秘书钟苗正站在有轮子的办公椅上取文件柜上面的东西；一办公人员正在搬动办公室一角放置的一堆东西，显然在寻找什么，王某瞅见灭火器被压在下面；窗外的阳光直射到窗边的电脑上。顾客王某看此情景皱起了眉头。 请问：王某为什么皱眉头？null实训1： 方圆公司新搬到一座办公楼，秘书小韩要选择、布置总经理办公室和秘书办公室，她要从以下几方面进行布置。 1、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。 2、总经理办公室室内环境：需要哪些办公设备、会客用品？如何摆放，窗帘的颜色、材质选择；光线、空气如何优化？。 3、秘书办公室室内布局：（面积、办公设备、视觉环境要求） 请为秘书小韩做出设计参考案例：秘书与领导办公室布局参考案例：秘书与领导办公室布局 冯市长的办公室就在黄一平（秘书）斜对门，中间只隔一道宽大的走廊。如此设置的好处显而易见，一方面，坐在黄一平的位置上，凡是从电梯上来进市长办公室者，必先经过秘书室，方便秘书为客人引路，或向领导请示、报告、预约，也可直接为领导挡驾；另一方面，两边门都开着的时候，黄一平稍一探头，就可以纵览对面市长办公室，领导有事招呼秘书，只要轻呼一声或一点头、一招手即可。null实训2：方圆公司办公室共有4名秘书，1名主任。现在公司分配了一间30平米的办公室给他们5人办公。请为他们设计、布置办公室。实训要求实训要求1、可到学校8号楼各办公室、教研楼办公室参观考察，了解办公室环境； 2、根据任务形成设计 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。 实训方法和步骤实训方法和步骤1、分组，确定实训任务； 2、讨论，制定实训 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ； 3、分工，实施实训计划； 4、汇总，形成设计方案。 5、评价方案。（二） 办公室的设备设施管理（二） 办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为 宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。 null 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。 null 办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。 null 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面（见图6-24）。 图6-24 对办公机械设备和电器设备的管理（三）办公室的环境管理（三）办公室的环境管理 秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处 的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括 人文环境。 办公室环境安排 是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘 书人员相对固定的办公座位格局。 null 有两种办公形式（见图6-25）。图6-25 办公的形式null 不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然 有序的办公状态。null 办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 当和机关的整体风格和格调一致， 应当使办公物品烘托环境的庄重、 整洁和雅致。null 灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何 流苏。 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中， 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置， 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件， 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。null 办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 格、工作作风，因此必须加以注意。 办公室氛围的营造 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 在工作中体现的风格作风，是最能 表现办公室管理水平的。 null 主要应注意以下三点（见图6-26）。 图6-26 营造办公室氛围注意事项null 办公室，说到底是秘书工作的场所，有别 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作 氛围。（四）办公室的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 建设（四）办公室的制度建设 制度建设是实现办公室管理的重要保障。 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要 求、办公物品使用要求、分工后的岗位 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 、 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不 断修改完善，最终形成明确的制度。第二节 办公室日常事务第二节 办公室日常事务本节要点一、值班工作二、电话接待工作三、来客接待工作四、信访工作续 五、印章的管理和使用六、开具各种信函七、拟写大事记八、领导临时交办的工作续 null 办公室日常事务是秘书工作中最基础 的一项，也是最见秘书的管理工作水平的 一项。一、值班工作一、值班工作 值班工作是秘书部门的日常工作之一， 各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各 有不同的特点。一般来说，其工作包括：办 理领导交办的事项；上传下达，沟通内外； 处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动 的情况；协调处理安全保卫工作。 null 要做好值班工作，应当做到，如表6-6所示。表6-6 值班工作的内容续 表续 表二、电话接待工作二、电话接待工作 办公室日常事务之一，就是接打电话。打 电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认 真对待。做好接打电话工作需要 注意以下几点。（一）熟悉常用电话号码（一）熟悉常用电话号码 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科 室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉 主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联 系的电话号码；工作案头应备电话 号码查询资料以咨查用。（二）打电话时应注意的事项（二）打电话时应注意的事项 打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。 图6-27 打电话时应注意的事项（三）接电话时应注意的事项（三）接电话时应注意的事项 接电话时应注意的事项如下（见图6-28）。图6-28 接电话时应注意的事项（四）注意电话礼仪（四）注意电话礼仪 无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔 和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中， 嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。 接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对 方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然 是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问 候了，那么一定要回敬问候语， 然后再询问对方有什么事情。（五）做好电话记录 （五）做好电话记录 无论打电话还是接电话，必要的时候，都 要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录 工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐 全。这五要素通常称为“5W1H”。 记录电话内容，应备有格式固定的电话记 录本，摘记内容可依据“5W1H” 的要求，电话 记录是事先印制好的表格式簿册。 （六） 做好图文传真（六） 做好图文传真 做好图文传真应了解以下九点。 目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。 接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先 按Fax键，后挂机。 原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真 机前就放好传真件。 一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时 间，传真号码。秘书可以以此做好登记。 一般传真机的提示屏有文字提示： Phone 电话 Sending 发送null 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问 题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受 传真容易失密。 换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两 种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多 地采用复印传真兼可的设备和用纸。 热敏纸传真件要留存需及时复印。 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。null 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。 （七）电话记录的处理（七）电话记录的处理 通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关 领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 务，秘书人员可直接答复或办理。三、来客接待工作三、来客接待工作 来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来 访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌 性的接待工作和对来客、来访所涉及的事务处理 工作。接待工作，是秘书的一项全面体现素质修 养的工作，也是秘书体现单位机构作风的门面窗 口性工作。接待礼仪包括接待环境 和接待工作两方面。（一）秘书应尽量坚持“约见”制度（一）秘书应尽量坚持“约见”制度 接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而 分为“有约来客”和“无约来客”。在秘书的接待工 作中，秘书应尽量坚持“约见”制度，即使每一位 来客和来访者能在事前通过电话，预约来访时间 和所谈事宜，使秘书对每一项接待都先有准备， 接谈后事情能够落实，或有进展。 null 根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分 为有约接待和无约接待两类。秘书应注意（见图 6-29）。图6-29 约见秘书应注意的事项（二）秘书必须坚持“一视同仁” 的原则（二）秘书必须坚持“一视同仁” 的原则 秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁 的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还 是来寻求帮助的人。这不仅仅体现在接待的具 体细节上，更重要的是要对来宾有同等的尊重 和同样的礼遇。在具体的接待中，秘书应注意：null 无论是来客自行推门而入还是有人引见， 秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身 站立，问候并接待。 如果是到接待室、会客室相见，秘书要 守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声 问：“哪位是×先生（小姐）？”确 认后，马上自我介绍：“您好！我 是××部门秘书，我叫×××。”null 见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼 节，握手时应注意以下六点。 站立并伸右手，摘去手套。 不便握手时，要面带歉意申明。 对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份 较高的，秘书可不主动伸手。 手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。 握手不要太用力，尤其是对女客；不要握而无 力，不要久不放手，东张西望。 在秘书的接待工作中，可以称来客“同 志”、“先生”、小姐”、“女士”。还可以称对 方的职务或职业，称呼之后，是问候“您好”！ （三）秘书应坚持热情适度、 礼仪周全的接待原则（三）秘书应坚持热情适度、 礼仪周全的接待原则 秘书应该时刻清楚，来访者是本公司、本 单位的客人，自己只是代表公司、但作为做接 待工作的秘书，接待工作的核心是明确客人来 意，尽快处理事宜。 确认需要引见的，秘书要先与其联系。秘 书对要求见自己的领导、上司的来客，一般应 坚持事先约定的原则。 null 如果引导客人到其他地方、秘书要注意 （见图6-30）。 图6-30 引导客人注意事项null为来客引见介绍时，秘书要注意（见图6-31）。图6-31 来客引见介绍的注意事项null 需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人， 都应受到及时的热情招待。 彼此确认身份后，马上为来客让座或让进会客室。 尽量选一个便于谈话的安静环境。 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面 烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种 饮品。 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可 以送上报纸、杂志等。 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心 倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答 复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥 的，要约定下次协商的时间或办妥时限。null 来客告辞,秘书要起身相送。一般领导、上司 约见的客人也可以由秘书送出。对一般客人秘书 可以只送到楼梯口或电梯处。秘书要为客人叫电 梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或 走下楼梯离去。尊贵的客人，送至大厅门口或办 公楼外，甚至要为客人叫好出租车， 握别后，要目送客人离去再返身。（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则 秘书在接待工作中，不能因为初次接触一个陌生的 来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交 而人走茶凉。秘书在具体接待中应注意（见图6-32）。图6-32 秘书在具体接待中应注意的事项（五）秘书应注意“上下区分， 内外有别”的原则（五）秘书应注意“上下区分， 内外有别”的原则 上下区分一般指上下级机关之间的接待工 作原则。“上、下”是指来客来访者的单位与秘 书本身的机关单位的上下关系。来客是上级领 导机关的，秘书应做好以下四点（见图6-33）。null图6-33 接待上级单位应注意的事项null 来客是平级单位或不相隶属单位的，秘书 应做好以下四点（见图6-34）。图6-34 接待平级单位应注意的事项 null 来客是下级单位的，秘书应做好以下四点 （见图6-35）。 图6-35 接待下级单位应注意的事项null 来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点 （见图6-36）。图6-36 接待新闻媒体应注意的事项null “内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人 有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则 上（见图6-37）。 图6-37 接待原则四、信访工作四、信访工作 信访工作是政府联系群众，解决基层工作 中存在问题的重要手段。在企业公司，没有信 访工作一项，但是也会有提意见建议的，一般 归接待工作处理。接待上访人员，要讲究工作 方法，一是要热情友善，二是要坚持原则，三 是耐心疏导，四是要高度负责，具 体内容如表6-7所示。null表6-7 接待上访人员的方法null 做好信访工作，要注意以下问题，如表6-8所示。表6-8 信访工作应注意的事项续 表续 表五、印章的管理和使用五、印章的管理和使用 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的 日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、 负责人印章等。 公章是一个机关、单位或社会组织的正式 印章，是其具有合法性的标志，是行使 其职权的凭信。 null 公章可分为两种（见图6-38）。图6-38 公章的分类null 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须 报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的印章，如 “财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机 关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的 业务权力。专用章可以是圆形，也可 以是椭圆形、方形、菱形或长方形。null 手章是负责人印章，是机关、单位主要负 责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权， 因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些 手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合 同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手 章才能生效。null 印章的应用应注意以下四个方面，如表6-9所示 。表6-9 印章的应用应注意的事项六、开具各种信函六、开具各种信函 开具或拟写各种信函文件，是办公室日常 工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。 常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。（一） 介绍信（一） 介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其 他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、 参加各种社会活动使用的一种专用书信。 介绍信的种类 介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的 印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用 一般公文纸书写的介绍信。null 介绍信的写作 介绍信包括以下内容，如表6-10所示。表6-10 介绍信的内容null 书信式介绍信 例文6 介绍信 ××公司负责同志: 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位 同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致 敬礼! ××实用技术研究所 （盖公章） 二○○二年×月×日null 不带存根的印刷介绍信 例文7 ××市××局介绍信 ___负责同志： 兹介绍_____同志前往你处________事宜， 请接洽并予协助。 （有效期___天） ××市××局（盖章） 二○○二年×月×日null 带存根的印刷介绍信 例文8 介绍信（存根） ___ 字___号 ____等______名同志，前往______联系_______事宜。 年 月 日 介绍信 ___字___号 兹有_____等______名同志，前往________联系 _____事宜，望接洽并予协助。 此致 敬礼! ×××（盖章） 年 月 日（二）证明信（二）证明信 证明信是证明一个人的身份、经历或一件 事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称 为“证明”或“证明书”。 证明信的种类 证明信可以有以下几种分类，如表6-11所 示。null表6-11 证明信的种类null 证明信的写作 一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期 组成（见图6-39）。图6-39 证明信的写作null 撰写证明信要认真负责，必须对被证明 的人或需证明的事情实事求是，要做到字必 有据，用语准确，切不可含糊其辞，模棱两 可。书写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢 笔或毛笔。如有涂改，须在涂改处加盖公章 或印上证明人的指纹。所拟证明信应予登记， 留有存根或底稿，以备查考。邮寄证明信， 应使用挂号方式，以免丢失。null 固定式证明书信 例文9 证 明 信 ×校办字×号 兹证明我校××同志（男），因公到___， 请解决交通、住宿问题。 特此证明 ××××（盖章） 二○○二年×月×日null 作为证件用的证明信 例文10 证 明 信 我厂工程师×××同志，技术员×××同 志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理 我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮 助。 特此证明 ××省××市×××厂（公章） 二○○二年×月×日null 作为材料存入档案的证明信 例文11 证 明 信 ××大学党支部： ×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你 校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下： ××同志，现年××岁，中共党员，是我校中文 系教师。该同志和家庭历史以及社会关系均清楚。该 同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模 范教师。 特此证明 ××省××市××大学党支部（公章） 二○○二年×月×日null 个人出具的证明信 例文12 ××局负责同志： 王××原为校中文系××级学生，曾担任 前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校 各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结 的活动。 特此证明 证明人：李×× 二○○二年×月×日 （三） 推荐信 （三） 推荐信 推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。 有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把 被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理 由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人 的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供 真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信 中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关 系。 （四） 邀请函 （四） 邀请函 邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书 信。邀请函的写作内容有以下四点，如表6-12所示。表6-12 邀请函的写作内容null 例文13 邀 请 函 尊敬的×××教授： 本学会决定于2001年5月×日在省城华祥宾馆举办 民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状 与发展发表高见。务请拨冗出席。 顺祝 健康! 联系人：×× 电话：××××××× ××省文学研究会 二○○一年五月×日（五） 聘书（五） 聘书 聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。 聘请书的写作内容如下（见图6-40）。 图6-40 聘请书的写作null 例文14 聘 请 书 兹聘请×××同志从1996年1月1日起担任 我公司营业部主任。 此聘 ×××公司 1995年12月25日 七、拟写大事记七、拟写大事记 一般地说，各个单位办公部门都有人负责 或专管本单位的大事记工作，各职能部门相应 也有人负责或专管本部门职责范围内的大事记。 单位大事记，常由办公部门在年终收集各职能 部门大事记，在其基础上修订整理而成，然后 送主管领导把关，审核后，打印存档。（一） 大事记的概念（一） 大事记的概念 大事记，是用于随时记载机关日常重要工 作或活动简况的公文文种。所谓“大事”，指能 反映本单位的重要工作或活动面貌，于今后有 查考价值的事项。（二） 大事记的写法（二） 大事记的写法 大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下 （见图6-41）。 图6-41 大事记的内容null 例文15 ××大学1982年大事记 1982年1月份 1月1日 放假。上午，刘××、周××等几位校 领导及党内、校办负责同志看望了陈××、邵××、 于××、毛××等4名老年教师。下午，省委书记关 ××、副省长陈××到校看望了许××、高××、 陈××等3位教授。下午4时，在校召开了知识分子 座谈会，上述3位教授和陈××、邵××、毛××等 10名教师参加，刘××、孙××等校领导同志也参 加了座谈会。null 1月3日 上午，校党委常委召开会议，学习元旦社 论，并研究新学期的工作设想。 全校教学质量大检查开始，由孙××同志主持， 教务处的同志参加。这次全校教学质量大检查主要是 检查教学计划的落实、教师配备、教学效果，以总结 经验，促进教学质量的提高。 下午，由校团委、校学生会召开了“五讲四美树新 风”座谈会，25名学生代表参加，着重讨论了新时期大 学生的行为准则问题。下午4时，××大学党委副书记 一行五人到校。校党委副书记张××、宣传部部长郑 ××接待。客人来校的主要目的是交流学生思政工作 的经验。拟活动两天后去上海。（下略）八、领导临时交办的工作八、领导临时交办的工作 每个单位都经常会有一些临时性的工作任 务，完成领导临时交办的工作任务是秘书的重 要职责之一。领导临时交办的工作大多数具有 时间紧、要求高、综合性强等特点。 null 一般说来，秘书要完成并做好领导临时交 办的工作，应当注意以下问题（见图6-42）。 图6-42 做好领导临时交办的工作应注意的问题第三节 秘书工作中的会计报表与银行事务第三节 秘书工作中的会计报表与银行事务本节要点一、秘书工作中遇到 的会计报表二、秘书工作涉及的 银行业务null 在企业公司就职的秘书，其工作内容必 然涉及财务和银行业务，所以了解掌握这方 面的内容对现代秘书是非常重要的。 一、秘书工作中遇到的会计报表一、秘书工作中遇到的会计报表 秘书工作中遇到的会计报表在工作中运用 很广泛，熟练运用会计报表已成为秘书必备的 意向知识。 这里主要介绍三种会计报表。（一）会计报表的种类与作用（一）会计报表的种类与作用 资产负债表 资产负债表是反映企业在某一特定日期（月末、年 末）财况为：资产部分按流动性排列，也就是按资产转 换成现金的能力排列；负债部分也按流动性排列，也就 是按照偿还期的近远排列；所有者权益部分按永久性程 度排列，永久性程度高的在前。 资产负债表各项目基本上是根据相应的总分类账户 的期末余额填列，或若干个总分类账户的期末余额填 列，或若干个总分类账户的期末余额合并填列。 null 资产负债表的作用如下（见图6-43）。 图6-43 资产负债表的作用null 损益表 损益表，又称利润表，是总括反映企业在一 定会计期间内利润（亏损）的实现情况的报表， 属动态报表。损益表将企业利润总额的构成划分 为三步骤。第一步骤详列主营业务的利润构成； 第二步骤反映企业营业利润的构成情况；第三步 骤得出企业的利润总额。三个步骤依重要性大小 从上到下依次计算排列。null 损益表以附表的形式，进一步明确利润分 配、商品销售的情况（见图6-44）。图6-44 附表的形式null 损益表的作用（见图6-45）。图6-45 损益表的作用null 财务状况变动表 财务状况变动表，是综合反映一定会计期 间内营运资金来源和运用及其增减变动情况的 报表，属动态报表。财务状况变动表的左方反 映营运资金的来源和运用情况，也可以包括一 部分不涉及营运资金变动的重要财务事项，主 要是涉及筹资和投资的财务活动。右方反映各 项流动资产和流动负债的增减情况。null 财务变动表的作用如下（见图6-46）。图6-46 财务变动表的作用（二） 秘书认识会计报表的意义（二） 秘书认识会计报表的意义 会计报表是定期、总括地反映企事业单位的经济 活动及其结果的专门表格。 在日常会计核算中，对于企事业单位在一定时期 内所发生的各项经济业务都已填制会计凭证，在有关 的账簿中进行连续、系统、全面的记录。但是这些日 常核算资料、比较分散，无法直接使用这些分散的会 计记录来分析评价企事业单位的财务状况和经营成果。 因此，有必要定期地对日常核算资料加以总结，按照 一定的表格形式编制会计报表，总括地反映企事业单 位的经济活动情况及其结果，为有关方面进行管理和 决策提供所需的会计信息。 二、秘书工作涉及的银行业务二、秘书工作涉及的银行业务 （一） 银行账户 银行账户的概念和种类 银行账户是指办理支付结算业务的存款人 在经办银行开立的存款账户。根据规定，银行 账户分为基本存款账户、一般存款 账户、临时存款账户和专用存款账 户四类。null 基本存款户：基本存款户是指存款人办理 日常转账结算和现金收付的账户，是存款人在 银行的主要存款账户。存款人发放工资、奖金 等，只能通过基本存款账户办理或支取。 一般存款账户：一般存款账户是指存款人 在基本存款账户以外的银行建立的账户，用以 借款转存，或方便不在同一地点的附属的非独 立核算的下级单位。存款人可以通过该账户办 理转账结算和现金缴存，但不能办现金支取。null 临时存款账户：临时存款账户是指存款人 因临时经营活动需要开立的账户。存款人可以 通过该账户办理转账结算和根据国家现金管理 的规定办理现金收付。 专用存款账户：专用存款账户是指存款人 因特定用途需要开立的账户。null 开立银行账户的条件和程序 开立基本存款账户的条件和程序。根据规 定，下列存款人可以申请开立基本存款账户： 企业法人； 企业法人内部单独核算的单位； 管理财政预算资金和预算外资金的财政部 门； 实行财政预算管理的行政机关、事业单位；null 团级以上军队、武警单位； 外国驻华机构； 社会团体； 单位附设的食堂、招待所、幼儿园； 外地常设机构； 私营企业、个体经济户、承包户和个人。null 存款人申请开立基本存款账户，应填制开 户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一 （见图6-47 ） 。图6-47 申请人需出具的文件null 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意，并凭中国人民银行当地分支机 构核发的开户许可证，即可开立该账户。 开立一般存款账户的条件和程序。根据规 定，下列情况的存款人可以申请开立一般存款 账户；①在基本存款账户以外的银行取得借款 的单位和个人；②与基本存款账户的存款人不 在同一地点的附属非独立核算单位。 null 申请人需出具的文件如下（见图6-48）。 图6-48 申请人需出具的文件null 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意后，即可开立该账户。 开立临时存款账户的条件和程序。根据规 定，下列情况的存款人可以申请开立临时存款 账户：①外地临时机构；②临时经营活动需要 的单位和个人。 null 申请人需出具的文件如下（见图6-49）。图6-49 申请人需出具的文件null 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意后，即可开立该账户。 开立专用存款账户的条件和程序。根据规 定，存款人有下列特殊用途的资金可以申请开 立专用存款账户：①基本建设的资金；②更新 改造的资金；③特定用途需要专户管理的资金。 null 申请人需出具的文件如下（见图6-50 ）。 图6-50 申请人需出具的文件null 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意后，即可开立该账户。 银行账户的变更和撤销 银行账户的变更是指银行账户名称的变更 和开户银行的变更。null 银行账户撤销时，存款人必须与开户银行 核对账户余额，经开户银行审核同意后，办理 销户手续，并交回各种重要空白凭证和开户许 可证；开户银行对已开户一年，但未发生任何 业务的账户，应通知存款人自发出通知30日内 到开户银行办理销户手续，逾期视同自愿销户。（二） 票据（二） 票据 票据是支付结算的重要手段。票据在运用时，必 须遵守《票据法》、《票据管理实施办法》和《支付 结算办法》。 票据的概念 票据是指《票据法》所规定的由出票人依法签发 的、约定自己或者委托付款人在见票时或指定的日期 向收款人或持票人无条件支付一定金额并可转让的有 价证券，包括汇票、本票和支票。一般来 讲，票据具有信用、支付、汇兑和结算等 职能。null 票据当事人 票据当事人是指票据法律关系中享有票据权利、 承担票据义务的当事人，也称票据法律关系主体。票 据当事人包括出票人、付款人和收款人，他们是票据 的基本当事人，是在票据作成和交付时就业已存在的 当事人，是构成票据法律关系的必要主体。 此外，承兑人、背书人、被背书人、保证人等也 是当事人，但他们是在票据作成并交付后，通过一定 的票据行为加入票据关系而享有一定权利、义务的当 事人，属非基本当事人。 票据权利与义务 票据权利与义务内容，如表6-13所示。null表6-13 票据权利与义务内容null 票据行为 票据行为是指能够产生票据权利与义务关 系的法律行为。包括出票、背书、承兑和保证 四种。 null 票据签章 票据签章是指票据有关当事人在票据上签 名、盖章或签名加盖章的行为。票据签章是票 据行为生效的重要条件，也是票据行为表现形 式中不可缺少的应载事项。如果票据缺少当事 人的签章，该项票据行为无效。null 票据记载事项 票据记载事项是指依法在票据上记载票据 相关内容的行为。票据记载事项可分为绝对记 载事项、相对记载事项和任意记载事项等。绝 对记载事项是指《票据法》明文规定必须记载 的，如不记载，即成为票据的无效事项。相对 记载事项是指《票据法》规定应该记载而未记 载，但适用法律的有关规定而不使票据失效的 事项。null 票据丧失 票据丧失是指票据因灭失、遗失、被盗等 原因而使票据权利人脱离其对票据的占有。票 据丧失后可以采取以下三种形式进行补救（见 图6-51）。null图6-51 票据丧失后的补救（三） 常用票据（三） 常用票据 支票 支票是出票人签发的、委托办理支票存款业务的 银行在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持 票人的票据。它适用于在同一票据交换区域需要支付 各种款项的单位或个人。 支票的出票人是在银行开立的可以使用支票的存 款账户所有者。支票的付款人为支票上记载的出票人 开户银行。支票的付款地为付款人所在地。 支票分为现金支票、转账支票和普通支票。在普 通支票左上角划两条平行线的，为划线支票，划线支 票只能用于转账，不能支取现金。null 签发支票必须记载下列事项（见图6-52）。图6-52 签发支票必须记载事项null 欠缺记载任何一项的，支票都为无效。支票的记， 未补记前不得背书转让。支票的提示付款期，限自出票 日起10日内，超过提示付款期限要求付款的，持票人开 户银行不予受理，付款人不予付款。 出票人在付款人处的存款足以支付支票金额时，付 款人应当在见票当日足额付款。存款人领购支票，必须 填写“票据和结算凭证领用单”并签章，签章应与预留银 行的签章相符。存款账户结清时，必须将全部剩余空白 支票交回银行注销。null 支票签发时，要注意。 签发支票应使用碳素墨水或墨汁。 签发现金支票和用于支取现金的普通支票必须符 合国家现金管理的规定。 支票的出票人签发支票的金额不得超过付款时在 付款人处实有的金额。禁止签发空头支票。 支票的出票人在票据上的签章，应为其预留银行 的签章，该签章是银行审核支票付款的依据。银行也 可以与出票人约定使用支付密码，作为银行审核支付 支票金额的条件。null 出票人不得签发与其预留银行签章不符的支票； 使用支付密码的，出票人不得签发支付密码错误的 支票。 出票人签发空头支票、签章与预留银行签章不 符的支票，使用支付密码错误的支票，银行将予以 退票，并按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款； 持票人有权要求出票人赔偿支票金额2%的赔偿金。 对屡次签发有误的出票人，银行将停止其签发支票 的权利。null 持票人可以委托开户银行收款或直接向付 款人提示付款。用于支取现金的支票仅限于收 款人向付款人提示付款。null 委托开户银行：持票人委托开户银行收款时，应 作委托收款背书，在支票背面背书人签章栏签章、记 载“委托收款”字样、背书日期，在被背书人栏记载开 户银行名称，并将支票和填制的进账单送交开户银行。 直接向付款人提示付款：持票人持用于转账的支 票向付款人提示付款时，应在支票背面背书人签章栏 签章，并将支票和填制的进账单送交出票人开户银行。 收款人持用于支取现金的支票向付款人提示付款时， 应在支票背面“收款人签章”处签章，持票人为个人的， 还需交验本人身份证件，并在支票背面注明证件名称、 号码及发证机关。null 银行汇票 银行汇票是出票银行签发的，是见票时按照实际 结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。它 适用于单位和个人在异地的各种款项的结算。 银行汇票： 银行汇票可以用于转账，标明现金字样的“银行汇 票”也可以提取现金。银行汇票的出票银行为银行汇票 的付款人，银行汇票的付款地为代理付款人或出票人 所在地。银行汇票的出票人在票据上的签章，应为经 中国人民银行批准使用的该银行汇票专用章加其法定 代表人或其授权经办人的签名或者盖章。null签发银行汇票必须记载下列事项（见图6-53）。图6-53 签发银行汇票必须记载的事项null 欠缺记载以上事项之一的，银行汇票无效。银行 汇票的提示付款期限自出票日起1个月。持票人超过付 款期限提示付款的，代理付款人（银行）不予受理。 银行汇票的债务可以依法由保证人承担保证责任。填 明“现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，可以由 失票人通知付款人或者代理付款人挂失止付。未填明 “现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，不得挂失 止付。null 申办银行汇票的基本程序。 申请人使用银行汇票，应向出票银行填写“银行汇 票由请书”，填明收款人名称、汇票金额、申请人名称、 申请日期等事项并签章，其签章为预留银行印。申请 人或收款人为单位的，不得在“银行汇票申请书”上填 明“现金”字样。 出票银行受理银行汇票申请书，收妥款项后,将签 发银行汇票，并用压数机压印出票金额，将银行汇票 和解讫通知一并交给申请人。 签发转账银行汇票，不得填写代理付款人名称。 但可由人民银行代理兑付银行汇票的商业银行，向设 有分支机构地区签发转账银行汇票。null 申请人应将银行汇票和解讫通知一并交付 给汇票上记明的收款人。 银行汇票的实际结算金额低于出票金额 的，其多余金额由出票银行退交申请人。 申请人因银行汇票超过付款提示期限或其 他原因要求退款时，应将银行汇票和解讫通知 同时提交出票银行，并提供本人身份证件或单 位证明。对于代理付款银行查询的该张银行汇 票，应在汇票提示付款期满后方能办理退款。 申请人缺少解讫通知要求退款的，出票银行将 于银行汇票提示付款期满一个月后办理。null 兑付银行汇票的基本程序（见图6-54）。图6-54 兑付银行汇票的基本程序null 信用卡 信用卡是指商业银行向个人和单位发行的， 可以向特约单位购物、消费和向银行存取现金， 且具有消费信用的特制载体卡片。信用卡按使用 对象分为单位卡和个人卡；按信誉等级分为金卡 和银卡。null 申领信用卡的基本程序，如表6-14所示。表6-14 申领信用卡的基本程序续 表续 表null 信用卡使用的基本规定。 信用卡仅限于合法持卡人使用，持卡人不得出租 或转借信用卡。 持卡