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政府公文写作手册便笺.pdf

政府公文写作手册便笺

szlinjl
2011-04-28 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《政府公文写作手册便笺pdf》,可适用于职业岗位领域

政府公文寫作手冊便箋法定語文事務署一九九七年版權所有 未經許可 請勿複製Copyrightreservedreproductionbypermissiononly目 錄目 錄目 錄目 錄頁數緒言便箋的種類便箋用紙便箋的格式範本便箋、錄事、公函之分便箋格式樣本便箋示例zzzz致另一部門的便箋示例一約見部門人員示例二酒牌轉讓申請示例三客座導師酬金待付示例四借用場地示例五翻譯文件示例六電腦訓練調查示例七辭職通知示例八調職示例九移交員工檔案資料zzzz致同一部門內部單位的便箋示例十通知開會示例十一索取刊物示例十二舉辦課程示例十三呼籲參加活動示例十四通知注意事項示例十五安排署任示例十六批准署任安排示例十七申請從事外間工作示例十八回覆申請附錄:便箋常見辭彙和用語中英對照表政府公文寫作手冊:便箋便箋便箋便箋便箋緒言緒言緒言緒言便箋是政府內部標準公文的一種。“便”即簡便“箋”泛指短函。顧名思義“便箋”就是簡短的公函。便箋是一種比較常用的公文。公務員許多時候都會利用便箋與部門內其他組別的人員以及其他部門的人員洽商公事和互通消息。 中文便箋的規格與英文Memo的規格相若。便箋的內容應該明確扼要行文務求簡潔達意啟首和結尾無須採用敬辭和尊稱。本署經搜集、分析和研究多個政府部門的便箋後參照若干實例撰寫了示例十八則按內容性質分為致另一部門和致同一部門不同單位的便箋兩大類別內容雖屬虛構但體例和寫法都可供參考。便箋的種類便箋的種類便箋的種類便箋的種類常用的便箋除了非機密的普通便箋(Memo)外尚有以下數種:中文名稱英文名稱y高度機密Secrety機密Confidentialy限閱Restrictedy限閱(行政)Restricted(Administration)y限閱(人事)Restricted(Staff)y限閱(招標)Restricted(Tenders)政府公文寫作手冊:便箋便箋用紙便箋用紙便箋用紙便箋用紙擬寫便箋如篇幅超過一頁除第一頁須使用印有箋頭的紙張外其餘應用普通白紙。便箋的格式範本便箋的格式範本便箋的格式範本便箋的格式範本一九九七年一月法定語文事務署把一套配合電腦使用的常用公文格式範本分發給各部門當中包括了中文便箋的格式範本方便公務員擬寫中文便箋時使用。便箋便箋便箋便箋、錄事、錄事、錄事、錄事、公函之分、公函之分、公函之分、公函之分以書面商議公務除了用便箋外也可以採用公函或檔案錄事。至於何時該用便箋或公函何時該用錄事要視乎發文人是否把有關檔案送交受文人參閱跟進而定。一般來說發文部門或經辦人擬好便箋或公函後只須把正本送交受文人副本則存入有關檔案備考。如撰寫錄事便要寫在附於檔首的錄事頁上連同檔案送交受文人參閱或跟進。由於各部門須盡量把檔案存放在各自的辦事處內所以部門與部門之間甚至單位與單位之間無論是商討公事、徵詢意見或提問示覆大多採用便箋或公函。政府公文寫作手冊:便箋政府公文寫作手冊:便箋便箋格式樣本便箋格式樣本便箋格式樣本便箋格式樣本便便便便箋箋箋箋發文人:()受文人:()檔 號:()(經辦人:)電 話:()經:傳 真:來文檔號:()總頁數:()日 期:日 期:傳 真:總頁數:()()。()。()。△△△署長(△△△   代行)()附件:()副本送:()簽名標題政府公文寫作手冊:便箋註釋註釋註釋註釋註()各機關或部門之間的往來便箋發文人和受文人應該是機關或部門首長內部單位之間的便箋發文人和受文人應該是單位主管。此外如須把便箋發給多處可在“受文人”一欄分行列出各受文人(見示例八)。假如受文人數目眾多則可在欄內註明“見分發名單”然後在箋末“附件”之下以“分發名單”為題載列所有受文人(見示例六)。註()如知道經辦人的姓名及/或職銜應該在受文人之下註明方便受文部門或單位的收發處把便箋直接送達經辦人。倘若便箋須經由某人員審閱後才轉交受文人也該在這裏註明(見示例十七)。註()來文註有檔號的話回覆時必須引述方便受文部門或單位歸檔跟進。註()用傳真遞送的便箋須填寫總頁數並在箋頭右上角註明“傳真文件”或“傳真急件”(見示例八)。不用傳真遞送的便箋可略去這一項。註()標題寫在正文之上的中央位置宜用粗體字或加劃線。註()第一段宜點出發文原因、目的或涉及的公務。註()簡單的便箋可以一段完成不用分段。內容較繁複的正文可分段落並由第二段起標註段數。註()下款先列發文人職銜具列姓名方才簽署或蓋章。倘若由下屬代行則先寫出發文人職銜再寫代行人姓名兩者分行平列代行人姓名須加括號並由代行人簽署或蓋章。簽名和蓋章方式可參閱《政府公文寫作手冊y總論》第至頁。註()如有附件應逐一列於箋末。政府公文寫作手冊:便箋註釋註釋註釋註釋((((續續續續))))註()如須加註存/送副本則應在便箋的左下角註明“副本存”、“副本送”等字樣。如知道誰是經辦人應該在受文人之後註明經辦人的姓名及/或職銜(見示例十)。此外如回覆來文而來文有“副本送”一欄則一般來說覆文“副本送”名單應與來文的相同。政府公文寫作手冊:便箋便箋示例便箋示例便箋示例便箋示例致另一部門的便箋致另一部門的便箋致另一部門的便箋致另一部門的便箋示例一示例一示例一示例一(約見部門人員約見部門人員約見部門人員約見部門人員)便便便便箋箋箋箋發文人:法定語文專員檔號:()inOLA()II電話:傳真:日期:一九九七年七月三十日受文人:機電工程署署長    (經辦人:黃△△△女士)來文檔號:日  期:傳  真:  總頁數:推動公務員廣泛使用中文訪問計劃經日前磋商後現把標題所述訪問計劃的細節定下來。本署視察組高級中文主任鄺△△女士會在八月十九日上午十時三十分拜訪貴署與貴署主任秘書李△△女士、副主任秘書黃△△△女士和高級中文主任陳△先生會晤以進一步了解機電工程署推廣使用中文的情況。如有查詢請撥電與下開代行人聯絡。法定語文專員(張△△代行)蓋章政府公文寫作手冊:便箋示例二示例二示例二示例二(酒牌轉讓申請酒牌轉讓申請酒牌轉讓申請酒牌轉讓申請)機機機機密密密密便便便便箋箋箋箋發文人:警務處處長檔號:()inCPLICNTA電話:傳真:日期:一九九七年七月十七日受文人:臨時區域市政局秘書(經辦人:李△△先生)來文檔號:()inRSDHQ日期:一九九七年七月十日新界△△新商場五樓第號舖△△酒樓酒牌轉讓申請  本文與上述來文有關。關於標題所述一事根據警方的刑事記錄申請人陸△△曾於一九七九年因盜竊罪被判監禁六個月緩刑一年。申請人沒有依法呈報這項定罪記錄。為此警方已警誡他並錄取他的口供。申請人在供詞中聲稱自己是△△酒樓的副經理並辯稱申請表是由另一名職員代為填寫他當時沒有特別留意所填報的資料。現付上申請人的供詞副本以供參閱。申請人在酒牌申請表(編號:RSD)所報資料失實可能要負上刑事責任。這事現由△△區雜項調查組處理調查一有結果便會盡快通知貴局。鑑於申請人申報資料時隱瞞事實而他曾經觸犯頗為嚴重的罪行本處反對批准這宗酒牌轉讓申請。警務處處長(陳△△代行)附件:陸△△供詞副本機機機機密密密密簽名政府公文寫作手冊:便箋示例三示例三示例三示例三(客座導師酬金待付客座導師酬金待付客座導師酬金待付客座導師酬金待付)便便便便箋箋箋箋發文人:管理參議署署長檔號:()inMSAII電話:傳真:日期:一九九七年七月十五日受文人:庫務署署長來文檔號:日期:傳真:總頁數:㆒九九七年普通話高級課程客座導師酬金待付   上述課程已於一九九七年七月十一日結束。課程導師的酬金細列如下請安排轉帳過戶:導師姓名計算方法總金額鄭△△女士$x(小時)$,隨箋付上鄭女士填妥的通用表格第A號。管理參議署署長(周△△代行)附件:通用表格第A號蓋章政府公文寫作手冊:便箋示例四示例四示例四示例四(借用場地借用場地借用場地借用場地)便便便便箋箋箋箋發文人:路政署署長檔號:()inHyD()II電話:傳真:日期:一九九七年七月十日受文人:教育署署長經辦人:副部門主任秘書(一般事務)來文檔號:日期:借用場地  本署定於八月二十八日(星期四)舉行本年度長期優良服務獎狀頒授典禮出席的嘉賓和領受獎狀人員預計約有二百人。由於人數眾多本署會議室實不能容納因此謹向貴署商借轄下△△教育資源中心的禮堂使用。本署助理部門主任秘書(一般事務)曾△△女士稍後會與貴署聯絡洽談借用場地的細節。路政署署長(胡△△代行)副本送:助理部門主任秘書(一般事務)簽名政府公文寫作手冊:便箋示例五示例五示例五示例五(翻譯文件翻譯文件翻譯文件翻譯文件)便便便便箋箋箋箋發文人:保險業監理專員檔號:()inOCI()I電話:傳真:日期:一九九七年七月二十三日受文人:法定語文專員   經辦人:總中文主任(翻譯)來文檔號:日期:傳真:總頁數:保險業監理處及職業退休計劃註冊處一九九六年年報  現付上《保險業監理處及職業退休計劃註冊處一九九六年年報》英文稿請代為翻譯。英文稿業經審訂但第七、八章和附錄的統計資料仍有待核定。為爭取時間請先翻譯其他章節譯好的部分可分批交回本處。全份年報一經定稿當即送上。保險業監理專員(陳△△代行)附件:年報英文稿蓋章政府公文寫作手冊:便箋示例六示例六示例六示例六(電腦訓練調查電腦訓練調查電腦訓練調查電腦訓練調查)便便便便箋箋箋箋發文人:一般職系處長檔號:()inGG電話:傳真:日期:年月日受文人:見分發名單來文檔號:日期:傳真:總頁數:秘書職系人員電腦訓練問卷調查  政府近年積極推行辦公室自動化計劃為秘書職系人員提供多種電腦應用軟件以提高工作效率並已為部分秘書職系人員安排相關的電腦訓練。我們這次進行問卷調查目的在了解秘書職系人員的電腦知識水平和所接受過的電腦訓練。請填妥隨附的問卷在年年年年月月月月日日日日前交回本處。如有疑問請電與本處高級行政主任(秘書職系)葉△△女士聯絡。一般職系處長(區△△代行)附件:問卷乙份分發名單  〔略〕  簽名政府公文寫作手冊:便箋示例七示例七示例七示例七(辭職通知辭職通知辭職通知辭職通知)便便便便箋箋箋箋發文人:貿易署署長檔號:()inCHANKK電話:傳真:日期:一九九七年七月八日受文人:一般職系處長 經辦人:總行政主任(文書職系)來文檔號:日期:二級文員陳△△女士辭職通知本署二級文員陳△△女士擬在一九九七年十月三日離職並已按照規定在離職前三個月提出辭職通知。隨箋付上陳女士一九九七年七月三日的辭職信以供參考。由於陳女士申請在辭職通知期內放取天例假因此計算至一九九七年十月三日她積存的例假將尚餘天。現根據《公務員事務規例》第條的規定批准她在一九九七年十月三日至十二月六日(首尾兩天包括在內)期間放取天假期。為此她的薪酬該計算至一九九七年十二月六日為止。請盡快安排替補人員填補空缺。 貿易署署長 (林△△  代行)附件:陳△△女士辭職信副本副本送:庫務署署長稅務局局長簽名政府公文寫作手冊:便箋示例八示例八示例八示例八(調職調職調職調職)傳真急件便便便便箋箋箋箋發文人:法定語文專員檔號:()inPFCLO電話:傳真:總頁數:日期:年月日受文人:消防處處長水務署署長總中文主任(翻譯)來文檔號:日期:傳真:總頁數:中文主任職系職位調派和調職  現公布下列職位調派和調職安排:姓名/職級姓名/職級姓名/職級姓名/職級由由由由至至至至生效日期生效日期生效日期生效日期備註備註備註備註二級中文主任張△△女士初入職人員消防處接替調職的二級中文主任譚△△女士。二級中文主任譚△△女士消防處水務署署任一級中文主任以接替調職的一級中文主任周△△先生。一級中文主任周△△先生水務署法定語文事務署(翻譯組第五組)(i)(ii)署任新設的高級中文主任職位繼續領取潮州話方言津貼。 為此謹請下列部門的首長:(甲)通知下列人員在指定日期上午九時正到香港金鐘道政府合署樓向本署高級行政主任羅△△先生報到:政府公文寫作手冊:便箋姓名/職級姓名/職級姓名/職級姓名/職級部門部門部門部門日期日期日期日期二級中文主任譚△△女士消防處一級中文主任周△△先生水務署(乙)安排有關主管填寫下列人員的評核報告放在內部文件(人事)信封內封密在下列日期前送交本署(請註明送交法定語文專員):姓名/職級姓名/職級姓名/職級姓名/職級部門部門部門部門評核期評核期評核期評核期日期日期日期日期二級中文主任譚△△女士消防處一級中文主任周△△先生水務署二級中文主任黃△△女士水務署(便箋形式)法定語文專員(李△△代行)副本送/存:總中文主任(訓練發展)總中文主任(視察)總中文主任(職系管理)人事檔案個人檔案簽名政府公文寫作手冊:便箋示例九示例九示例九示例九(移交員工檔案資料移交員工檔案資料移交員工檔案資料移交員工檔案資料)便便便便箋箋箋箋發文人:工業署署長檔號:()inYIPTC電話:傳真:日期:一九九七年七月十六日受文人:律政司司長  經辦人:文書主任(人事)方△△先生來文檔號:日期:一級中文主任葉△△先生檔案資料  一級中文主任葉△△先生由一九九七年七月十五日開始派駐本署工作。請把葉先生的個人檔案、假期檔案和職員記錄卡送交本署。工業署署長(沈△△代行)副本送:署外人員法定語文專員庫務署署長稅務局局長署內人員(備考)文員總務助理部門秘書(人事及編制)助理部門秘書(會計)助理部門秘書(總務)機密助理簽名政府公文寫作手冊:便箋致同一部門內部單位的便箋致同一部門內部單位的便箋致同一部門內部單位的便箋致同一部門內部單位的便箋示例十示例十示例十示例十(通知開會通知開會通知開會通知開會)便便便便箋箋箋箋發文人:房屋署廣泛使用中文籌劃委員會秘書檔號:()HDWPUC電話:傳真:日期:一九九七年七月十四日受文人:各辦事處主管人員來文檔號:日期:房屋署廣泛使用中文籌劃委員會第十二次會議通告  房屋署廣泛使用中文籌劃委員會(簡稱中文籌委會)訂於本年七月二十三日(星期三)上午九時三十分在九龍佛光街號香港房屋委員會總辦事處十一樓會議室舉行第十二次會議議程如下:通過第十一次會議記錄討論事項中文籌委會半年工作進展(夾附文件:中文籌委會號)一九九七年下半年度視察計劃(夾附文件:中文籌委會號)其他事項下次會議日期二為方便安排請各委員在七月二十一日前覆實是否出席會議。 中文籌委會秘書何△△副本送:法定語文專員經辦人:總中文主任(視察)簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十一示例十一示例十一示例十一(索取刊物索取刊物索取刊物索取刊物)便便便便箋箋箋箋發文人:郵政署署長檔號:()inPOGR電話:傳真:日期:一九九七年七月四日受文人:各單位主管人員來文檔號:日期:傳真:總頁數:《樓宇名稱》  差餉物業估價署現正修訂《樓宇名稱》一書預計在年底印行。該書詳列本港樓宇(包括居屋苑和公共屋)的中英文名稱和地址也列載一些特別建築物(包括學校、醫院等)的名稱和地址甚具參考價值。各單位主管人員如需要使用該書作為參考請估計需求數量填妥夾附的回條在七月三十一日前交回總務組以便本署把所需總冊數通知差餉物業估價署。郵政署署長(林△△代行)附件:回條副本送:助理部門主任秘書(總務)簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十二示例十二示例十二示例十二(舉辦課程舉辦課程舉辦課程舉辦課程)便便便便箋箋箋箋發文人:民政事務總署部門主任秘書檔號:()inHADCLIV電話:日期:一九九七年七月二十九日受文人:各單位主管人員來文檔號:日期:公文寫作課程  為配合推行公事上多用中文的政策本署計劃開辦一連串中文公文寫作課程向同事介紹中文公文的類別和寫作原則。第一個課程共四節定於一九九七年九月一日和九月八日上下午舉行上課地點是總部演講室。詳情載於附件一。有興趣修讀這項課程的同事請填妥附件二的報名表格在一九九七年八月十五日一九九七年八月十五日一九九七年八月十五日一九九七年八月十五日前交回行政組。學員名單最遲會在八月二十七日公布。是次未獲取錄的同事日後再次報讀可獲優先考慮。如有查詢請撥電與助理部門主任秘書陳△△先生聯絡。民政事務總署部門主任秘書黃△△附件:課程內容介紹(附件一)報名表格(附件二)簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十三示例十三示例十三示例十三(呼籲參加活動呼籲參加活動呼籲參加活動呼籲參加活動)便便便便箋箋箋箋發文人:高級行政主任(總務)檔號:()inSWDMWI電話:傳真:日期:一九九七年七月四日受文人:各單位主管人員來文檔號:日期:傳真:總頁數:第五屆公務員百萬行一九九七年七月二十七日(星期日)  第五屆公務員百萬行定於七月二十七日(星期日)在沙田城門河畔舉行。為了鼓勵熱心公益的部門和公務員積極參與第五屆公務員百萬行籌備委員會特設兩個獎項分別頒發給籌得最多善款的部門和個別人員。過往四屆公務員百萬行本署同事曾鼎力支持籌得不少善款希望同事這次再接再厲爭取更佳的成績。現付上報名暨贊助表格表上載列參加辦法和其他詳情有意參加的同事可自行影印表格填寫。各單位主管人員請盡快把本便箋交給單位內同事傳閱並在七月二十三日前收集所有報名表格一併交回行政主任(總務)陳△△女士跟進。高級行政主任(總務)李△△附件:報名暨贊助表格蓋章政府公文寫作手冊:便箋示例十四示例十四示例十四示例十四(通知注意事項通知注意事項通知注意事項通知注意事項)便便便便箋箋箋箋發文人:勞工處助理處長檔號:()inLDGRSEC電話:傳真:日期:年月日受文人:見分發名單來文檔號:日期:傳真:總頁數:海港政府大樓保安措施  海港政府大樓近日發生多宗失竊事件。為加強保安各同事務須注意下列事項:(i)切勿把貴重物品存放在辦公室(ii)根據《保安規例》第條的規定辦公室無人時必須鎖上(iii)所有保密文件須按照《保安規例》第至條的指引存放。  請各單位主管把本便箋張貼在辦事處的布告板上以便屬下員工知所遵照。勞工處助理處長周△△分發名單〔略〕簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十五示例十五示例十五示例十五(安排署任安排署任安排署任安排署任)便便便便箋箋箋箋發文人:副部門主任秘書()檔號:()inMDPR電話:日期:一九九七年七月十日受文人:部門主任秘書來文檔號:日期:署任安排  助理部門主任秘書(員工關係及福利)區△△先生會在本年七月二十一日至八月十五日休假。現建議在區先生休假期間由助理部門主任秘書(編制)蔡△△女士兼署任助理部門主任秘書(員工關係及福利)一職。助理部門主任秘書(員工關係及福利)是福利組的主管人員。基於工作需要在區先生休假期間該職位須由合適的人員暫代。蔡女士在本處任職逾兩年也是行政科目前年資最深的行政主任熟悉本科的工作由她署任區先生的職位最為適當。請批准這項署任安排。副部門主任秘書()陳△△副本存:人事檔案簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十六示例十六示例十六示例十六(批准署任安排批准署任安排批准署任安排批准署任安排)便便便便箋箋箋箋發文人:部門主任秘書檔號:()inADM()電話:日期:年月日受文人:副部門主任秘書()來文檔號:()inMDPR日期:年月日署任安排署任安排署任安排署任安排  現根據《公務員事務規例》第()條的規定批准下述人員在以下指定期間為方便行政而署任另一職位。在署任期間下述人員有資格按照《公務員事務規例》的有關規定支取署任津貼。姓名/職級姓名/職級姓名/職級姓名/職級署任安排署任安排署任安排署任安排津貼津貼津貼津貼備註備註備註備註高級行政主任蔡△△女士在至期間除擔任本身職務外兼署任助理部門主任秘書(員工關係及福利)一職。《公務員事務規例》第()II(c)及()條代替在至期間休假的高級行政主任區△△先生。請把署任安排告知上述人員並請注意有關的安排純粹是為方便行政而批准的。如上述人員在署任期間連續休假超過三個工作天請以便箋通知本人以便調整署任津貼。部門主任秘書張△△副本存:人事檔案    個人檔案簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十七示例十七示例十七示例十七(申請從事外間工作申請從事外間工作申請從事外間工作申請從事外間工作)便便便便箋箋箋箋發文人:高級文書主任(行政)檔號:電話:日期:一九九七年七月二十一日受文人:路政署署長 經:部門主任秘書來文檔號:日期:申請公餘從事可賺取報酬的外間工作  我現在根據《公務員事務規例》第條的規定申請在公餘從事可賺取報酬的外間工作詳情如下:工作性質:△△區青少年中心兼職書法導師工作時間:逢周末公餘時間(由一九九七年八月 二十四日開始)薪  酬:每小時港幣元請考慮我的申請並請予批准。高級文書主任(行政)何△△簽名政府公文寫作手冊:便箋示例十八示例十八示例十八示例十八(回覆申請回覆申請回覆申請回覆申請)便便便便箋箋箋箋發文人:路政署署長檔號:()inPII電話:日期:年月日受文人:高級文書主任(行政)    經:部門主任秘書來文檔號:日期:年月日申請公餘從事可賺取報酬的外間工作  現根據《公務員事務規例》第條的規定批准你在公餘從事可賺取報酬的外間工作詳情如下:工作性質:△△區青少年中心兼職書法導師工作時間:逢周末公餘時間薪  酬:每小時港幣元請注意本署批准你從事上述外間工作是以該項工作不影響你日常工作為原則。如公眾利益因你的外間工作受到影響這項批准得隨時終止。這項批准的有效日期由年月日至年月日。如果你希望在有效期屆滿後繼續擔任有關工作則須在有效期屆滿之日起計兩星期前另行申請而你的申請應先得到組別主管的推薦。如果你停止擔任上述外間工作或該項工作的細節有任何變更都須盡快通知本署。路政署署長(周△△代行)副本存:人事檔案簽名政府公文寫作手冊:便箋政府公文寫作手冊:便箋附錄便箋常見辭彙和用語中英對照表便箋常見辭彙和用語中英對照表便箋常見辭彙和用語中英對照表便箋常見辭彙和用語中英對照表annex附件appendix附錄assoonaspossibleasap盡快盡速從速assuch因此atyourrequest應你的要求attach付上隨箋付上attachedsheet附頁attentionattn經辦人請交請交辦理bearermemo持來便箋來人便箋blindcarboncopybcc特別副本送(正本並無註錄):BureauSecretaries各局長byfax傳真傳真文件byhand專人送交專人送遞面呈byvirtueof根據規定captionedsubject標題所述事項carboncopycc副本送:carboncopyforinformationccfi副本送備考case個案事件closingdate截止日期complaintcase申訴個案投訴個案confidential機密counterpart對等機構對等人員countersign加簽副署政府公文寫作手冊:便箋coveringmemo隨文便箋criterion標準準則cutoffdate截算日期dateback追溯至(日期)生效detailedreply詳細答覆distributionlist分發名單effectivedate生效日期eligibilitycriterion資格準則enclose夾附enclosureencl附件followupaction跟進工作foraction請辦理forconsideration以供考慮請考慮fordeliberation以供研究請詳加研究foreaseofreference以便參考forfurtheraction請繼續辦理請續辦請進一步辦理forinformationfi以供參閱備考fornecessaryaction請辦理forreference以供參考以資參考以供參閱作為參考資料作參考用forretention以供存照forthetimebeing暫時From:發文人:from(date)to(date)inclusive由至(首末兩天包括在內)furthertomymemodated(date)繼(日期)發出/給你的便箋(日期)發出的便箋相信已經收到政府公文寫作手冊:便箋GeneralFormGF通用表格HeadsofDepartments各部門首長HeadofGrade職系首長highpriority優先考慮優先處理ifshouldyouhaveanyqueriesenquiries如有疑問如有查詢inaccordancewith根據按照inconnectionwith有關induecourse稍後稍後時間inrespectof有關inthisconnection關於這一點在這方面為此inviewof由於鑑於interdepartmentalworkinggroup跨部門工作小組interestedparties有關方面interimreply簡覆irregularity違例事項不當情況不符合規定的情況issuingdepartment簽發部門letyouknow通知你告知你OfficerinchargeOic主管人員onindividualmerits按個別情況oncetheoutcomeisavailable一有結果operationalgrounds基於運作上的需要Ourref:本署檔號:本件檔號:outstandingcommitment未完工作尚待完成的工作package整套計劃整套建議pitchatlevel定在的水平政府公文寫作手冊:便箋pleaseapproach(somebody)請向(某人)查詢pleasebeinformedthat現特告知特此通知pleasecall(somebody)請致電(某人)pleasecontact(somebody)請與(某人)聯絡pleasefeelfreetocontact(somebody)aton(telephonenumber)請隨時撥電(電話號碼)與(某人)聯絡pleasenotethat請注意priorapproval事先批准priority優先次序緩急次序首要工作優先處理項目refertoyourmemounderreference現就上述便箋答覆如下reminder催辦便箋replyasfollows答覆如下reproducedherewith載錄如下轉載如下restricted限閱文件內部文件sameseries同一檔系secret高度機密sectionhead單位主管組別主管seedistributionlist見分發名單steeringcommitteegroup督導委員會/小組策導委員會/小組subjectofficer負責人員subjectto須遵照規定須視乎而定subjecttoapproval如獲通過如獲批准supersede代替取代taskforce專責小組特別專責小組thematterisbeinglookedinto我們/本署現正研究有關事宜政府公文寫作手冊:便箋thematterisreceivingattention我們/本署現正處理/辦理此事To:受文人:toppriority最先考慮最先處理topsecret絕對機密undersigned下方簽署人下款署名人員urgent急件urgentbyfax傳真急件urgentbyhand專遞急件usualpractice一貫做法veryurgent特急件特急via經wespoke我們曾談過此事我們已談過此事witheffectfrom(date)由(日期)起由(日期)起生效withenclosurewencl連附件withreferenceto關於withretrospectiveeffect追溯生效具追溯效力withretrospectiveeffectfrom(date)有效日期追溯至(日期)withoutanyfurthernotice不再另行通知withoutenclosurewoencl不連附件Yourref:來文檔號:來件檔號:目錄緒言便箋的種類便箋用紙便箋的格式範本便箋、錄事、公函之分便箋格式樣本便箋示例致另一部門的便箋示例一:約見部門人員示例二:酒牌轉讓申請示例三:客座導師酬金待付示例四:借用場地示例五:翻譯文件示例六:電腦訓練調查示例七:辭職通知示例八:調職示例九:移交員工檔案資料致同一部門內部單位的便箋示例十:通知開會示例十一:索取刊物示例十二:舉辦課程示例十三:呼籲參加活動示例十四:通知注意事項示例十五:安排署任示例十六:批准署任安排示例十七:申請從事外間工作示例十八:回覆申請附錄:便箋常見辭彙和用語中英對照表

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