ERP物流系统实施过程中的常见问题分析

ERPERP物流系统实施过程中的常见问题分析物流系统实施过程中的常见问题分析 □□ 王王 沁沁 摘 要：针对ERP物流系统中的常见问题，采用理论联系实际的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 ，通过研究ERP系统实施过程 中内外部存在的关键问题，对具体业务进行分析并提出解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，为ERP项目的成功实施奠定基 础，为企业信息化建设提供借鉴。 关键词：ERP；物流系统；业务 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 中图分类号：F275.2 文献标识码：A ERP（企业资源计划）是建立在信息技术基础上，以 系统化的管理思想和现代化的管理手段为企业决策层及 员工提供业务流畅、运行高效的管理平台。ERP能整合 企业各项资源，使之发挥出最大效益，是新时代信息经 济、知识经济发展的需要，也是企业实现跨越式发展、全 面提高核心竞争力的需要，更是顺应时代要求的信息技 术与企业管理新思想相结合的产物。 目前，国内企业ERP物流系统应用已经比较普及， 但效果并不是很好。其原因是一些企业盲目启动了 ERP项目，采取缺乏个性化的“生搬硬套”的方式构建本 企业的ERP物流系统。企业在进行系统实施之前没弄 清自身处于何种管理状况、没进行详尽的需求分析，是 导致企业ERP物流系统实施失败的关键问题。由于目 前各企业信息管理子系统相对独立，开发环境和应用平 台差异很大，信息代码没有统一的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，应用水平也参 差不齐，结果各子系统之间形成一个个信息“孤岛”，难 以实现企业内部的信息共享，企业的信息资源无法得到 合理利用。 基于上述原因，本文采用理论联系实际的方法，选 择ERP物流系统的实施作为研究对象，通过对企业的 内外部环境、管理结构、业务流程和信息化现状的系统 调查和分析，结合ERP的管理思想，详细分析了物流系 统实施过程中遇到的业务及技术问题，提出了解决问题 的对策，以改变财务活动与业务活动信息不对称的状 况，使企业财务资源配置与业务运作协调同步、业务信 息与财务信息的获取同步，从而为企业业务有效执行提 供必要的历史信息和同步的财务信息，提高业务执行的 质量和效率。 一、系统外部环境问题 1. 未得到员工的充分认识 这实际上是人的问题：企业员工的抵触心理，以及企 业高层领导对实施项目没有充分认识。因此，在ERP系 统实施之前应对全员开展先行教育。教育和 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 的目的 是为了增强员工对ERP相关知识的了解并规范管理人 员的行为方式，通过培训使企业的各级人员明确什么是 ERP，其实施将会给企业带来哪些变化，明确实施后各岗 位人员应如何开展工作。企业应根据实际情况，分层次 地进行教育和培训。 企业应充分发挥实施顾问的作用，但不能过分依赖 实施顾问。双方必须进行战略合作，不断地交流并互相 冶金经济与管理 信息化管理 - 43 - 文章编号：1002-1779（2010）06-0043-03 Administrator 高亮 学习，确定合理的阶段性目标，求同存异。双方如果能从 平等互利的战略合作角度出发，项目的实施成功将会得 到充分的保障。 2. 没有相对完善的基础数据 建立企业的基础数据是提高管理的重要措施，新系 统的实施是建立在完善的基础数据之上的。与数据有关 的各项工作要提前启动，数据的一致性和准确性对ERP 能否为企业带来效益至关重要。为了系统高效运行，数 据必须做到完整、准确。为了提高系统的运行效率，企业 应对相应的数据进行合理编码，这样有利于系统对信息 的跟踪与查询。虽然采用新的数据标准，清理和转移现 有数据需要大量的时间，但这将保证有关客户、供应商和 账目的重要信息与未来的业务发展保持一致。做好企业 的信息基础工作是系统正常运行的保证，信息必须要做 到完整、准确、规范、及时。如果录入数据出错，将对整个 企业产生严重影响，不准确的数据可能导致市场计划、生 产计划、物料采购等方面的错误。原始数据不准确，信息 产生的数据就会偏离现实，那么信息系统就失去了可信 度和存在的意义。 二、系统内存在的问题 1. 销售业务过程中出现的先开票后提货的情况 （1）业务情况描述。 在销售过程中客户为了能够得到更为优惠的价格，常 常在产品销售价格较低时大量购买，支付货款后取得销售 发票。但是由于客户不急于提货，产品仍滞留在仓库中。 在会计处理上财务以销售的发票记入主营业务收入账，同 时在月度终了时，根据本期销售的产品量进行销售成本结 转。在财务的产成品明细账上已经冲减了产品仓库，但客 户并没有真正从实际仓库中提走产品，保管员并不能在保 管账上冲减。这样就造成财务产成品明细账与仓库实际 保管账不相符。 对这种情况进行手工处理时，财务记产成品账，仓库 保管员记产成品保管账，并同时记录已经开出销售发票 而没有提货的产品清单，只要等式“仓库保管账余额-已 开出发票没提货量=财务产成品余额”成立，就可以说明 记账无误。 （2）系统无法实现的问题。 系统却不能很顺畅地处理上述业务。在系统中销售 收入由销售发票体现，而销售成本只有制作了销售出库 才能结转，并且销售发票与销售出库必须进行钩稽—— 销售发票与销售出库单对应的程序处理，才能使系统的 销售收入与销售成本进行配比，即符合财务的配比原 则。否则就会导致销售收入与销售成本无法配比。但是 一旦制作了销售出库单，系统就会自动地冲减产成品的 库存，也就使仓库的账面库存减少，导致产成品的账面库 存与实际库存不一致，出现会计差错。 也就是说，系统强调的是销售收入与销售出库业务 的一体化管理，如果要分开来处理同一业务流程中的不 同环节，系统不能很顺畅地进行处理。 （3）解决思路。 如果企业只有一个产成品仓库、且产成品不分批次 进行管理时，此业务可以借用客户代保管业务进行处 理。就是在销售开出发票后，就进行账务出库处理，在系 统中制作销售出库单，以减少仓库库存，同时，在库存实 物中划出销售量作为客户的寄存产品，系统也能自动用 关联的方式生成一个用于增加客户寄存产品的库存量。 等到客户前来提货时，就直接从代保管的物品中出库，在 系统中把上次关联入到客户寄存库的单据，再次关联生 成客户提货的出库单据，以减少客户在企业仓库的产品。 如果企业存在多个产成品仓库，但产成品不按批次 进行管理。可以设立一个客户寄存的虚拟库的方式进 行，当销售发票开出时，系统制作一个从客户寄存虚拟出 库的产成品，并形成客户的寄存量（此时以负数来表示）， 当客户真正提货时，再从其他企业的实际库存中以调拨 的方式把此产品从实际仓库中调到客户寄存库中，冲减 客户的产成品代保管量。但在产成品的计价方式与分仓 库核算模式上要设置成所有仓库一起核算，即按总仓进 行核算的方式。 如果企业同时存在着多个产成品仓库，且产成品按 批次进行管理，针对先销售发票后销售出库的业务，系统 设置上可以通过先允许只有销售发票的业务也可以结转 销售成本，同时，系统记录此项销售未提货的客户业务 量，等到客户提货时，再进行制作销售出库单，并与同一 业务销售进行关联钩稽，并冲减原记录的销售未提货的 客户业务量，以确认客户实际提货，但此销售出库单不再 结转销售成本，但要把此销售出库的成本固化为原销售 发票结转的销售成本，以保证两次销售成本的一致。 2. 销售业务过程中出现的先出库后开票情况 （1）业务情况描述。 此业务与上述介绍的业务正好相反，即客户先把产 成品从企业仓库提走，由于客户没有付款，企业往往不开 出销售发票，只开出一个销售出库单，以减少企业的产成 品仓库，而在财务账上不进行记录，同样也会出现财务产 成品明细账与仓库保管账不符的问题。 信息化管理 2010年第6期 - 44 - 企业在手工处理时，往往是把客户已经提走的产成 品作为白条库存进行处理，即把客户已经提走的产成品 的销售出库单上的量，仍然作为企业的实际库存量记入 财务产成品的明细账。 （2）系统无法实现的问题。 系统处理此业务时，分两种情况。一种情况是对企 业存在着分期收款的发出产成品的业务模式，系统中已 经有完整的业务流程进行处理。另一种情况是企业没有 完整的分期收款的发出产成品的业务处理模式，由于这 种业务违背了增值税法规定的业务处理，系统不能够提 供这种业务的处理方法。 （3）解决思路。 这种业务在系统的实施前期通常要与客户沟通，让 其改变自己的这种与增值税法相违背的业务，调整成出 库即开票的正规业务方式。 要是单从业务处理的角度来解决这种业务模式，系统 中应设置一个控制参数来解决此销售出库与销售发票跨 会计期间的业务，即在销售出库时，系统没有制作销售发 票，在查询各种库存情况时，不包括这种只有销售出库没 有销售发票的业务单据，但又要分别记录此销售出库与正 常销售出库的产成品量，当客户发票开出，与此销售出库 单关联后，系统在查询各报表时再将此类单据包括进去。 同时，系统可以制作销售收入业务与销售成本业务。 3. 采购业务中的票先到货后到问题 （1）业务情况描述。 采购业务过程中，采购员以现金支付方式购买材料， 并取得了采购发票。采购员拿到材料后，委托第三方物 流公司进行运输，并支付了运输费，取得运输费用发票。 当采购员回到单位，按一般规则，应该把这部分信息立刻 在系统中体现，而采购的材料在到达单位后，再在系统中 办理入库。 在上述的业务中，若材料赊购、运费付现，通常并不 能取得采购发票而取得了运费发票，而货物没有到达也 不能办理采购入库。企业的现有业务处理模式是采购员 得到这些票据后，先保存起来，等材料到达时，再办理入 库手续。采购员把入库单、采购发票、运费发票一起送给 财务，由财务人员进行账务处理。 （2）系统无法解决的问题。 系统的处理方式是以采购入库为核心单据，而采购 发票与运费发票是采购成本核算的单据。没有入库单， 软件处理不了采购成本，所以系统处理不了这种只有采 购或费用发票的业务。要等到采购入库办理完成后，才 能在系统中录入采购发票与费用发票，并与采购入库单 相关联，以核算采购成本。这样就影响了管理信息的及 时性。 （3）解决思路。 在系统中采购入库与采购发票、费用发票上都有日 期信息，但是目前这种信息是作为单据的主要信息来进 行处理的，并影响系统的会计期间。可以通过改变这种 信息在系统中的作用来改变处理方式。可以把日期作为 备注信息，而3种单据的关联日期，作为系统会计处理的 日期就可以避免这种因为日期信息而影响及时信息处理 的情况。就是说系统成本核算的日期以单据关联时的日 期为准。而单据上的日期只表明单据的发生时间，仅作 为备注信息保留。这样就可以及时处理作为成本核算单 据的采购发票与运费发票。○ （作者单位：沈阳工业大学辽阳校区，辽宁辽阳 111003） 冶金经济与管理 信息化管理 - 45 -