会计电算化基础知识

第一章 会计电算化基础知识 【学习目标】 1．了解会计电算化的含义和发展过程，掌握电算化会计信息系统与手工会计信息系统的关系。 2．了解会计信息系统的基本概念，掌握会计信息系统的物理结构和功能结构。 3．了解会计软件的概念、分类，掌握商品化会计软件的优缺点。 4．掌握会计电算化的实施过程。 第一节 会计电算化 一、会计电算化的含义 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，它不仅是会计数据处理手段的变革，而且必将对会计理论和实务产生深远的影响。 随着会计电算化事业的发展，“会计电算化”的含义得到了进一步的引申和发展。它不仅指“计算机技术在会计工作中的应用”，而且指其他相关的工作，如会计电算化制度的建立、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观管理、计算机审计、会计电算档案管理等。所以“会计电算化”有两层含义：－是狭义的会计电算化，是指电子计算机技术在会计实务中的应用；另一层含义是广义的会计电算化，是指会计电子化及其相关工作，也可称之为“会计电算化工作”。 会计电算化是研究如何利用电子计算机信息处理技术进行会计核算、会计管理、会计辅助决策及有关的所有工作。它的主要任务是：研究如何在会计实务中应用计算机来提高会计核算和会计管理水平，及时、准确地提供会计实务信息。从会计电算化的研究对象和主要任务来看，它不仅是研究如何通过电子计算机及相关技术获取会计信息的全过程，而且也研究如何按管理的需要，对现行会计工作进行改革和发展。 二、会计电算化的发展过程 （一）国外会计电算化的发展过程 1954年10月，美国通用电气公司第一次使用UNIAC-1型计算机计算职工工资，电子计算机开始进入会计数据处理领域。50多年以来，随着会计本身和电子计算机硬件、软件技术的不断进步，电子计算机在会计中的应用也逐步普及和深入发展。纵观整个发展过程，计算机在会计中的作用大致经历了以下三个阶段： 1．单项数据处理阶段（20世纪50年代初～60年代中期） 这是电子计算机在会计中应用的初级阶段。这一阶段中电子计算机逐步取代了沿用近半个世纪的以穿孔卡片为输入方式的会计机器，成为数据处理的重要工具。电子计算机主要用于数据量大、业务简单、重复次数多的经济业务中，如工资计算、库存材料的收发核算等。它以模拟手工会计的核算方式，替代了部分手工劳动，提高了这些业务的工作效率。限于当时计算机硬、软件的技术水平，这一阶段的数据处理方式一般采用单机的批处理方式。 2．数据处理系统阶段（20世纪60年代中期～70年代初期） 这是电子计算机在会计中应用的第二阶段。在这一阶段中采用小规模集成电路的第三代计算机得到了比较广泛的应用；出现了能随机存储的外存储设备——磁盘；操作系统日趋成熟，具有处理机管理、存储管理、设备管理、文件管理、作业管理和信息定时处理功能的通用操作系统问世。计算机软、硬件技术的不断发展为计算机在会计中的应用开辟了广阔的发展空间。会计数据的处理基本实现了自动化，逐步形成了完整的电算化会计核算系统。电子计算机几乎完成了手工簿记系统的全部业务，并打破了手工方式下的一些常规结构，更重视数据的综合加工处理，更好地为分析、预测、决策和日常管理服务。 3．管理系统阶段（20世纪70年代至今） 20世纪70年代以来，计算机技术发展迅猛，微型计算机出现并迅速得到广泛的应用。计算机网络和远程通信技术的出现以及数据库管理系统的应用，电子计算机的功能大大增强而价格不断降低，这一切为计算机在各个领域广泛应用提供了良好的条件，计算机化的管理信息系统逐步形成和发展。会计信息系统开始从主要处理历史数据的日常业务型发展为能够向各管理层提供各种管理信息，进行财务计划、分析、预测、决策，具有管理信息系统特征的电算化会计信息系统，并在企业的管理信息系统中占据中心和主体的地位。 （二）我国会计电算化的发展过程 我国的第一台电子计算机诞生于1957年，此后的半个世纪中我国计算机事业有了突飞猛进的发展。特别是近年来，汉字处理技术取得了突破性的进展，这一切为计算机在各个领域中的应用特别是经济管理领域的应用奠定了坚实的物质基础。我们会计电算化的发展经历了以下四个阶段： 1．科研试点阶段 1983年以前，我国的会计电算化工作以理论研究和试验准备为主。该阶段的代表项目是1979年财政部直接参与和支持的长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。这个阶段的主要特点是：电算化工作主要是单项会计业务的电算化，最为普遍的是工资核算的电算化。整个会计电算化工作处于试验探索阶段，发展非常缓慢。 发展缓慢有两个方面的原因：一方面，当时我国经济改革刚刚起步，尽管企业管理的重要性逐步得到重视，管理现代化的呼声日渐高涨，部分企业已开始会计电算化的试验工作，但相当多单位的领导还没有树立以效益为中心的思想，更没有向管理要效益的观念，可以说会计电算化还没有列入各级领导的议事日程。另一方面，当时我国计算机设备十分缺乏，性能相对较低，价格又十分昂贵，汉化的工具软件很不齐全，既懂计算机又懂会计的人才更是寥寥无几，缺乏会计电算化的物质、技术和人才基础。 2．以单项实用为主的自发发展阶段 这一阶段大致在1983—1987年。1983年国务院成立了电子振兴领导小组，从此我国电子技术进入了一个新的发展阶段。在这一时期，全国掀起了一个应用计算机的热潮，特别是微型计算机在国民经济各个部门得到广泛的应用。不少单位自主开发一些单项会计电算化软件并应用于具体工作中，取得了一些成就。这一阶段的发展特点是： （1）我国电子计算机尤其是微机数量大幅度增加，计算机硬件软件技术逐渐成熟，性能价格比不断上升。计算机汉字处理技术在这阶段有了重大突破并走向实用，在很大程度上排除了电子信息处理的语言障碍。这一切都为会计电算化提供了重要的物质保证。 （2）全国掀起的应用计算机热潮，极大地推动了会计电算化的普及过程，各大专院校纷纷开始培养会计电算化专门人才，为今后会计电算化的稳步发展奠定了坚实的基础。 （3）会计电算化理论研究受到重视。1987年11月中国会计学会成立了会计电算化研究小组，为有组织地开展理论研究作了准备。 （4）会计电算化发展比较盲目，低水平的重复开发现象严重。 3．以全部会计核算电算化为目标的有组织、有计划的稳步发展阶段 1987—1990年，计算机在整个管理领域的应用处于缓慢发展阶段，但是会计电算化的发展却一直保持良好势头，初步走向正规。这一阶段的特点是： （1）计算机性能价格比呈几何级数上升。以软件工程、数据库理论、计算机网络理论为代表的软件科学的发展，使计算机应用软件的系统设计水平大为提高，涌现出了一批既懂会计又懂计算机的复合型人才。这一切都为开发高质量的会计电算化系统创造了良好的技术、物质和人才条件。 （2）各级财政部门加强了会计电算化的管理工作。1989年12月财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定》，1990年7月又颁发了《关于会计核算软件评审的补充规定》，这两个文件的颁发是我国会计电算化事业发展的一个里程碑。它们对于发展我国会计电算化事业，提高会计核算软件开发质量，形成和完善我国的会计电算化软件市场，具有重大的现实意义和深远的历史意义。 （3）在财政部的支持下，相继出现了一批专业的会计软件公司。通用会计软件的研制得到发展，商品化的会计软件市场初步形成，这一切为我国会计电算化事业的发展注入了新的活力。 4．以管理型会计信息系统为目标的深入发展阶段 1990年开始，有关会计电算化方面的著作大量出现，理论研究空前繁荣，并对电算化的实践做了总结，提出了会计电算化的理论体系，使会计电算化的发展逐步深入。实现会计电算化，既是会计改革的重要内容，也是会计工作现代化的必然趋势，已成为国有大管理部门和整个会计界的共识。为了推动我国会计电算化事业的发展，财政部于1994年颁布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，同年7月又颁布了《会计电算化 管理办法 关于高温津贴发放的管理办法稽核管理办法下载并购贷款管理办法下载商业信用卡管理办法下载处方管理办法word下载 》等三个规章，这一切给我国会计电算化工作注入了强大的动力，从此，会计电算化工作在管理型会计信息系统这一更高层次上深入发展。 经过十多年的发展，我国会计电算化已经取得了可喜的成绩。据初步统计，截至1998年年底，已有38个商品化会计软件通过了财政部的评审，160个软件通过了省级财政部门的评审。全国已有近30%的单位不同程度地开展了会计电算化工作。1994年，财政部提出了会计电算化知识的初、中、高三级培训计划，已有近200万会计人员接受了会计电算化初级培训，基本缓解了会计电算化人才匮乏的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。会计电算化法规、标准体系不断完善，从软件开发到应用的规范现已基本齐全。会计电算化带动了企业管理信息化的进程，成为企业信息化的一个热点。 但是，也应看到，我国目前会计电算化发展还很不够。一是会计电算化软件缺乏统一的标准；二是商品化会计软件的市场有待于进一步形成；三是会计人员专业素质较低，会计软件还不能得到很好的推广应用。其中关键是人才问题。 三、会计电算化的意义 会计电算化是传统会计信息处理技术的重大变革，对会计工作的各方面产生了深远的影响。其主要意义如下： 1．减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率 实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、汇总、分析等工作，全部由计算机完成。这就将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱了出来，减轻了劳动强度。同时，由于电子计算机处理速度快，是手工处理速度的几百倍、几千倍，从而使大量的会计信息得到及时、迅速的处理，提高了工作效率。 2．促进会计工作的规范化，提高会计工作的质量 手工会计工作中，由于工作量大、业务繁杂等原因，易出现错记、漏记，账证表难以规范、统一。实现会计电算化后，软件采用先进的技术对输入数据进行校验，防止非法数据的进入，如一张借贷不平的凭证，计算机拒绝接收，从而保证了会计信息的合法性、完整性，促进了会计工作的规范化，提高了会计信息的质量。 3．促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平 会计作为管理活动的一个重要组成部分，不仅具有核算、监督的基本职能，而且还通过分析，进行预测并参与经济决策。手工处理方式下，会计人员整天忙于记账、算账、报账，很难有时间和精力对会计信息进行分析，参与经济决策。同时，由于手工处理方式的客观限制，会计信息难以得到全面、详细、及时、准确的处理，使分析、预测缺少科学的依据。会计电算化后，不仅可以将会计人员从繁杂的事务中解放出来，使他们把主要精力用于经济活动的分析、预测，同时也提供了更全面、科学的决策依据，更加充分地发挥会计的预测、决策职能。 4．促进会计队伍素质的提高 会计电算化的实现，对会计人员提出了更高的要求。一方面，会计信息处理方式的改变，要求会计人员学习和掌握许多新知识；另一方面，会计职能的转变，需要会计人员更多地参与经济活动的分析、预测，探索经济活动的规律。 5．促进会计理论研究和会计实务的发展，促进会计制度的改革 由于会计电算化改变了传统的会计信息处理技术，必然对会计核算方式、方法、程序、内容等方面产生一定的影响。同时，会计电算化提出了许多新的技术问题，如电算化后的内部控制、审计方法等，促使会计理论和会计实务工作者去研究、探索，推动会计理论研究和实务的发展。 6．为整个管理工作现代化奠定基础 会计信息作为经济活动信息的重要组成部分，在经济管理中起着至关重要的作用。实现会计电算化后，会计信息可以得到及时、准确的处理，加快了信息流动，有助于管理者及时做出决策。同时，实现会计电算化后，大量的信息可以得到共享，促进和带动其他业务、管理部门的信息沟通，为整个管理现代化奠定基础。 四、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的关系 （一）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的共同点 电子计算机应用于会计信息系统，也是一种人造系统。这里将人造系统区分为不使用电子计算机的手工系统和使用电子计算机后的人机系统，仅是便于叙述，本 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 大量论及的系统是指电算化会计信息系统。 手工系统和人机系统有以下几个共同点： 1．系统目标一致 无论是手工系统还是人机系统，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。 2．遵守会计法规及财政制度 人机系统的应用，不能置财经法规、制度于不顾，相反应当更严格地维护财经法规，从技术上、制度上堵塞可能的弊端。 3．保存会计档案 会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。人机系统形成的大部分会计档案的物理性质变化了，备份的消失与复制很容易，这就要求系统的信息资料管理更要加强。 4．编制会计报表 会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一，人机系统应当编制出符合国家要求的会计报表，不得各行其是。 5．遵循基本的会计理论与会计方法 会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。人机系统会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的，而不是突变型的。目前建立的人机系统应当遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。 6．信息系统的基本功能相同 任何一种信息系统都有五方面的基本功能，即：①信息的采集与记录（输入）；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。无论是手工系统还是人机系统，要达到系统目际，必须具备上述五个功能。人机系统由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，其功能应当比手工系统更强。 （二）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的区别 这里的人机系统不是一般意义上的电算化系统，而是有数据输入终端（如收款机或终端输入设备）的比较完整的电子计算机会计信息系统，或者是从属于管理信息系统网络中的一个子系统，能实现数据共享。这样的人机系统与手工系统相比，有着许多显著的区别，表现在： 1．运算工具不同 手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器，计算过程中每运算一次都要重复一次。由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，且速度慢。 人机系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。 2．信息载体不同 手工系统中所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。 人机系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性材料（磁带、磁盘等）作信息载体，它占用空间小（一般企业一年的信息量只占用一本明细账册的空间，约十余张软盘），查找方便，保管容易。 3．簿记规则不同 手工系统规定的日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字法更正，账页中的空行、空页要用红线划销。 人机系统打印输出的账页是折叠或卷带状的，与市售的账簿明显不同。一个成熟的人机系统是不应当仿照手工系统设立日记账、明细账、总账三套账簿的，更不必全部打印。手工系统用三套账簿来实现相互牵制、相互校对的目的，而电子计算机通过对凭证的分类、排序、合并，随时可以生成任何一种账簿形式，由于是一个程序完成登账工作，不存在账账、账证、账表的相互牵制与校对问题。凭证正确，输入无误，皆对，否则皆错。由于打印量大，成熟的人机系统一般都将数据存储在磁盘中。 人机系统不可能采用手工系统完全一致的改错方法。为了保证审计的追踪线索不致中断，人机系统规定，凡是已经登过账的数据，不得更改（当然还要辅以技术控制），即使有错，只能采用输入“更改凭证”加以更改，以便留下改动痕迹。对于需要打印的账页的空行、空页可用人工处理。 4．账务处理程序（会计核算形式）不同 手工系统的账务处理程序有四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员、环节与差错的增多。 人机系统的账务处理程序有两种方案可取。按目前的经济状况与开发水平，取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植。第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即： （1）会计凭证磁性化（或用条形码）。在规格化的会计凭证上，用磁性墨水书写（或打上条形码），由阅读机识别后将数据输送到中央处理机。 （2）中央处理机内以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大财务报表为中心，分别对数据进行处理，同时辅以成本核算模块程序。 （3）由用户定义输出形式与结果，输出设备（显示器、打印机）提供查询与打印。 人机系统的账务处理程序不因企业或成本核算对象不同而不同，成熟的人机系统应当用同一模式来处理会计业务。成本核算只是其中的一小部分程序，随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。这样，从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足。 5．会计工作组织体制不同 手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要依据。一般的手工系统划分如下的专业组：材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。 人机系统的会计工作组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。一般的人机系统可划分如下的专业组：①数据（信息）收集组（以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作面向系统外部，类似于手工系统的出纳工作）；②凭证编码组（按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码）；③数据处理组（包括数据输入、处理、输出等各项操作）；④系统维护组（对系统的软、硬件维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。 显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的。人机系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。这一改造是循序渐进的、由量变到质变的发展过程，当改造完毕，原系统就发生了质的飞跃。 6．人员机构不同 手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威应该是会计师。人机系统中的人员由会计专业人员，电子计算机软件、硬件及操作人员组成，其中的权威应该是系统设计师。 7．内部控制方式不同 手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来审核，对账目的正确性一般从三套账册的相互核对来验证，此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。 人机系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的技术处理都由计算机部门负责。很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替，由人工控制转为人机控制，因此，对后者的控制要求更严密，范围更广泛。从国内外资料分析，如不加强人机系统的内部控制，必将造成比手工系统更大的危害。 纵观上述种种区别，集于一点，就是由于人机系统数据处理方式的改变，引起了手工会计信息系统各方面的变化，这一变化将使得系统功能更为加强，系统结构更为合理，系统管理更为完善。 会计电算化是会计史上的崭新一页。电子计算机的应用，不仅带来了数据处理工具的变化，也带来了信息载体的变化。会计电算化后，对传统的会计方法、会计理论都将发生巨大的影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。会计电算化促进着会计的规范化、标准化、通用化和管理的现代化。 第二节 会计信息系统 一、电算化会计信息系统概述 1．数据和信息 数据是对客观事物性质的描述。它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，其表现形式可以是数字、文字、图形、表格和专用符号等。 数据的概念包括数据的内容和数据的形式两个方面。数据的内容是客观实体属性的反映，是属性名与属性值的统一；数据的形式就是记录的符号，借助于一定的符号来记录客观实体的属性的。 本书用到的是会计数据。会计数据是指采用“单、证、账、表”等基本形式记录会计系统处理所需的各种未曾加工的数字、文字、图表与特性符号的集合。 信息是经过加工处理的有用数据。它用文字、图形、数字等形式，对客观事物的性质、形态、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。信息必然是数据，但数据不一定是信息，有用的数据才成为信息。信息和数据既有联系，也存在差别。 信息具有共享性、时效性、压缩性、传输性、等级性、扩充性、转换性、寄载性等特征。 会计信息是指在会计管理中需要的各种数据，包括资产、负债信息，生产费用和成本信息，利润和分析信息等。从其使用层次看，会计信息可分为如下几类： （1）财务信息——指反映已发生的经济活动的信息，如凭证、账簿所反映的内容。 （2）定向信息——指管理所需的特定信息，如本期经营状况与计划或历史资料进行比较的分析报告。 （3）决策信息——指具有决策性质或为预决策活动服务的信息，如年度规划、量本利盈亏分析信息等。 对信息的加工过程称为信息处理，是指对信息进行整理、汇总、概括、归纳、压缩、分析研究等，使其浓缩、精炼或产生出新的信息。综上所述，信息处理包括对信息的识别、信息形态的转换和内容的加工过程。 2．系统和信息系统 系统是指由一些相互联系、相互作用的元素，为实现某一目的而组成的具有一定功能的有机整体。例如，一个企业是一个系统，由生产、销售、管理等部门构成，其目标是通过产品的生产、销售，提高企业经济效益。 系统可以划分为若干个子系统。例如，企业这个系统可以划分为供应、生产车间、销售、财务、人事等子系统，而财务子系统又可以划分为会计核算子系统和财务管理子系统。系统既有客观的，也有抽象的。例如，会计学科理论体系构成一个系统，由基础会计、企业会计、管理会计、成本会计等子系统构成。系统具有以下特征： （1）独立性。每个系统都是一个相对独立的部分，它与周围环境具有明确的边界。系统与外部环境进行物质和信息的交流。例如，企业从外界购入原材料，生产出产品后销售到外界，会计核算系统从外部取得原始凭证，经过账务处理后输出会计报表。 （2）整体性。系统各部分之间存在着相互依存的关系，既相对独立又有机地联系成一个整体。 （3）目标性。每个系统都有一定的目标或目的性，系统中各元素均为系统的目标服务。 （4）层次性。任一系统都是由若干子系统构成的，每一个子系统还可分解为更细一级的子系统。如财会系统可划分为账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统等。 以提供信息为目的，输入的是数据，经过加工处理然后输出的是信息的系统，称为信息系统。 一般信息系统都具有输入、加工处理、传输、存储和输出等功能。如果这些功能是由计算机完成的，则称为计算机信息系统或电算化会计信息系统。任何信息系统都具有以下功能： （1）数据的收集和输入 信息系统要把分散的数据，多数情况下由人工收集起来，经过加工处理，形成输入数据。对电算化会计信息系统而言，通过键盘及时将数据输入，以便系统处理。 （2）数据的存储 要将数据及经过加工整理的有用数据以适当的形式存储起来，做到一次存储，多次使用，且可为多个处理使用，实现数据共享。人工处理时，数据的存储以单据、账册等文档资料形式存储。在计算机信息系统中是以外存储器硬盘、软盘等来存储的。 （3）数据的加工处理和传输 信息系统应能准确、迅速地将有关数据或信息传送给各个处理部门，并对各种数据进行加工处理，包括分类、排序、汇总、查询等数学或运筹学运算等。 （4）数据的输出 信息系统无论是人工的还是计算机的，均能将处理的结果以直观的形成提供给信息使用人员。 3．管理信息系统 信息系统从功能层次来说主要有三种：电子数据处理系统（Electronic Data Processing System，简称EDPS），管理信息系统（Management Information System，简称MIS），决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）。 信息系统从计算机数据处理方式上分类也有三种模式：单用户、多用户及网络系统。从管理角度及空间分布等角度又可分为多种类型，限于篇幅，这里不再评述。 EDP是电子数据处理（Electronic Data Processing）的简称。20世纪50年代中期到70年代初期，由于当时计算机硬件、软件功能的限制，计算机主要用于单纯的数据处理，这种数据处理主要解决数据计算、检索问题，没有将管理模型与数据处理有机结合起来。 20世纪70年代中期，随着数据库和网络技术的发展，现代管理信息系统（Management Information System，简称MIS）逐渐成熟，将计算机全面用于一个单位或部门各种业务的综合处理中，把数据处理与经济管理模型的优化计算和仿真结合起来，有机地构成一个系统。因而，管理信息系统是一个以计算机为基础的、对一个组织进行全面管理的系统，它采用管理决策模型以及最优化技术，具有决策、控制和预测功能，辅助管理者进行决策。 20世纪70年代后期，人工智能和数据库技术发展，促进了MIS的进一步发展，为高层决策者提供更多决策的决策支持系统应运而生。决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）是一个以计算机为基础的人机交互的系统，它利用各种数据、知识、人工智能和模型技术，辅助高级决策者解决复杂的决策问题。 4．电算化会计信息系统 会计信息系统（Accounting Information System，简称AIS）是一个组织处理会计业务，并为管理者和决策者提供信息的信息系统。它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息，对经济活动进行反映和控制。 电算化会计信息系统是以计算机为处理工具的会计信息系统，简称CAIS，它也通常被简称为会计信息系统。由于会计信息分为财务信息、定向信息和决策信息三类，相应地，电算化会计信息系统也可以划分为电算化会计核算系统、电算化会计管理系统和电算化会计决策支持系统三个子系统。由于目前我国会计核算最为规范、统一，因而，目前我国主要以电算化会计核算系统应用为主。本书主要阐述电算化会计核算系统的原理与实现技术。 二、电算化会计信息系统的结构 1．电算化会计信息系统的物理结构 作为管理信息系统的一个子系统，电算化会计信息系统也是一个人机系统。从系统组成来看，它是由计算机设备、软件、数据、规程和人员组成的一个信息系统。 （1）硬件设备。硬件设备一般包括数据输入设备、处理设备、存储设备和输出设备，另外还有通信设备、机房等。 （2）软件。一个电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要一套程序以保证系统运转，实现系统目标。一般地，可把这些程序分为系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统和计算机语言系统。 应用软件通常是系统的使用者组织专门人才根据系统要求研制开发或购买的通用商品化软件，它们一般是按系统中各职能子系统的任务来设计的。例如，会计电算化核算系统，一般按工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算和账务处理等职能研制开发。 （3）正常规程。保证系统运转的文档和规定，如会计电算化系统使用说明书、数据准备说明书、机房管理制度、会计内部控制制度等。 （4）人员。一般仅指直接从事系统研制、开发、维护和使用的人员。这些人员包括系统管理人员、系统维护人员、系统分析设计人员、系统程序员、操作人员、数据准备人员等。 一个企业组织要建立电算化会计信息系统，必须根据企业本身的特点和要求，综合考虑购建计算机的硬件、软件，并培训相应的会计电算化人员。 2．电算化会计信息系统的功能结构 从管理角度来说，会计电算化系统包括会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。目前在我国企业中，开发并投入应用的主要是会计核算系统，因此，本书在以后章节中重点阐述会计核算系统的实用技术。 会计核算系统数据多，处理 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 复杂，规模较大，而且不同部分在数据处理上各有特点，因此无论是独立的会计信息系统，或是作为管理系统的一个子系统来建立的会计核算系统，都需要再划分成若干功能模块，即若干个子系统。每个企业单位子系统的划分，可根据本身特点、规模大小、管理要求以及原有工作组织基础的不同来决定，不是固定不变的。例如，在一个生产企业里，可将会计核算系统划分为账务处理子系统、会计报表子系统、工资核算子系统、材料核算子系统、固定资产核算子系统、产品销售子系统、成本核算子系统和往来款项核算子系统等，如图1-1所示。有些子系统可能与其他管理信息系统（如物料管理、设备管理、人事管理等）内部有些交叉，可能出现数据的重复输入，这是单独建立会计信息系统难以避免的，应当结合各单位的具体情况，恰当地加以处理。 图1-1 会计核算系统 下面以生产企业会计电算化系统为例，简略介绍一下各功能模块的功能。 （1）账务处理子系统。账务处理子系统用于日常账务处理，从记账凭证的填制开始，完成凭证的复核、记账、结账等业务处理，并对总账、明细账、日记账以及凭证、科目汇总表等账证进行查询，提供各种形式的查询打印功能。 账务处理子系统是整个电算化会计信息系统的核心。各业务核算子系统如工资核算、材料核算等生成的凭证需要转入账务处理子系统进行登账，同时，其总账、明细账等会计信息也是会计报表子系统的数据基础。 （2）会计报表子系统。它是根据账务处理子系统得出的数据，包括账户的结余额和本期发生额，按照统一规定的会计报表 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 的要求，定义会计报表结构文件和会计报表数据文件，生成会计报表文件，打印输出会计报表。 （3）工资核算子系统。主要是计算每个职工应发工资，完成工资的汇总、分配、福利费的计提和票面分解工作，编制输出工资结算汇总单据，据以发放工资，工资汇总分配入账和计入产品成本。该子系统计算数据量大，准确性及时性要求高。 （4）固定资产核算子系统。主要是根据手工操作下的固定资产卡片输入，建立以每个登记对象作为一个记录的固定资产文件。平时根据有关部门提供的原始凭证，进行固定资产文件记录的插入、删除或更新，月末编制固定资产增减汇总表，转入账务处理子系统，更新有关记录。每月可按个别折旧率计算每项固定资产的折旧额，并根据使用部门的不同编制折旧费用分配表，转入成本计算子系统，用以计算产品成本。 （5）材料或库存产品核算子系统。这是会计信息系统中数据变动比较频繁的子系统，材料或库存产品核算系统应按材料库存产品详细品种规格设立库存材料或库存产品数据库文件，根据收发料单输入，核算库存的增减变动与结存情况，及时输出有关数据，满足日常管理的需要。同时，要加强储备资金占用情况的控制，能提醒有关部门现时的积压或短缺情况。要定期汇总编制产品收、发、存汇总表，转入账务处理子系统，用以更新有关账簿文件。 （6）成本核算子系统。这是一个数据量大、处理流程比较复杂的子系统，必须结合本单位生产工艺技术特点设计。生产规模较大的单位，可以按车间进行核算，生产规模小的，按班组进行核算。通过成本核算子系统可实现各种费用的归集和分配，及时准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证。 （7）产品销售子系统。该流程也比较复杂，但数据量较少。其内容包括两部分，一部分是产成品的核算，建立按具体品种设记录的产成品文件，根据成品入库单、出库单输入原始数据，更新记录，月末汇总转入账务处理及会计报表子系统。另一部分是产品销售的核算，建立按销售产品品种、批次设记录的产品销售文件，根据发货、结算等原始凭证输入，反映产品发出、货款收回等情况，结算销售成本、销售税金、销售费用和销售利润，相应数据转入账务处理子系统。 另外，随着会计制度的改革，有些企业单位还增设了往来款项核算子系统，对日益复杂的债权、债务有关数据进行处理，以满足管理上的要求。 除了上述与会计数据处理有关的基本功能以外，作为系统还必须设计必要的辅助功能模块，包括查询功能模块、维护功能模块、防错纠错功能模块、授权控制模块、运行时序控制模块、安全控制功能模块、操作记录管理模块等。通过这些辅助功能，保证系统安全可靠地运行。 第三节 会计软件 一、会计软件的发展及分类 （一）会计软件的发展 会计软件是完成从记账凭证到登记会计账簿，最终到编制会计报表的日常核算工作，完成资金、资产、成本、销售利润等的计算、分析和控制等工作的应用软件。 会计电算化的核心工作是建立计算机环境下的会计信息系统，而会计信息系统的重要组成部分是支持会计核算和管理工作的会计软件。会计软件是会计信息系统的核心部分，会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。 我国会计电算化发展早期，会计软件研制开发基本处于自发、分散的状态，会计软件都是一家一户自行开发的专业软件。这种开发状态投资大、周期长、见效慢，会计软件低水平、重复开发的现象非常严重。经历了长时间的探索后，人们认识到只有走会计软件通用化和商品化，以及服务社会化道路，才能从根本上解决软件水平低、重复开发的问题，从而加快会计电算化的普及，保证会计电算化能够持续、健康地发展。 1988年以后，商品化会计软件开始在市场上出现，其中通用会计软件迅速成为我国会计软件发展的主流。先后出现了先锋、用友、金蝶、安易、浪潮等一批商品化会计软件。商品化会计软件的出现和应用，不仅快速推动了会计电算化的普及和发展，同时也形成了会计软件产业。 （二）会计软件的分类 1．按照会计信息系统的服务层次和提供信息的深入程度分类 （1）会计核算软件。一般指计算机代替手工记账、登账和报账的过程。主要包括财务处理软件、工资核算软件、材料核算软件等。 （2）会计管理软件。主要有资金管理软件、成本管理软件、收入及利润管理软件。 （3）会计决策软件。主要包括量本利分析软件、利润决策软件和投资决策软件。 2．按照会计信息共享程度分类 （1）单用户会计软件。 （2）网络与多用户会计软件。 3．根据会计软件不同的适用范围和通用性水平分类 （1）专业会计软件。定点开发的会计软件，也称单位专用会计软件，是指仅适用于个别单位会计业务的会计软件。如企业针对自身会计核算和管理的特点与要求而研制开发的会计软件。 定点开发会计软件的特点是把适合使用单位特点的会计核算规则与管理方法编入会计软件，如将报表格式、工资项目、计算方法等在程序中固定。其优点是比较适合使用单位的具体情况，针对性强，使用方便。其缺点是受空间和时间上的限制，只能在个别单位和一定时期内使用，灵活性较差。 （2）通用会计软件。又分为行业通用会计软件和全通用会计软件两种。 特点：在软件中几乎不含会计核算原则，而是由用户单位在使用前通过软件提供的初始化功能，输入适合本单位管理与核算工作需要的会计核算规则。 在理论上，通用会计软件可以解决软件的适用性问题，具有优越性和科学性，但在实际工作中，通用会计软件在以下几方面也存在着明显的不足： ①软件越通用，系统初始化的工作量越大。 ②软件越通用，计算机资源浪费越严重。 ③软件越通用，一些用户的会计核算工作的细节就越容易被忽视，有些过程的使用和结果未必能完全满足用户的需要。 在这种情况下，市场上出现了许多适应本行业和本地区特点的通用会计软件，这些软件在特定范围内也具有非常强的通用性。 二、商品化会计软件 （一）概念 商品化会计软件，是指专门在市场上对外销售的会计软件，一般是由专业会计软件公司制作的。从通用性的角度分类，商品化会计软件一般都是通用会计软件。如用友、金蝶、小蜜蜂、金算盘、国强等著名会计软件。 （二）我国商品化软件的发展情况 自1989年财政部建立商品化会计软件评审制度到1998年暂停接受商品化会计软件评审的10年间，已有38个会计软件通过了财政部评审，100多个会计软件通过了地方财政部门评审，商品化软件不断增多，日益成熟。 这些商品化会计软件的推广应用，为繁荣我国会计软件市场、发展我国会计电算化事业起到了很大作用。1999年，从事会计软件开发的企业已超过300家，会计软件市场年营业额达到15亿元。目前，会计软件行业是我国计算机软件行业中自主版权最多、商品化程度最高、占领国内市场最扎实的领域之一，已成为我国计算机软件行业的支柱产业。实践证明，走会计软件商品化的道路是减少低水平重复开发、加速会计电算化进程的有效途径。 （三）商品化会计软件的基本要求 （1）软件开发单位资质必须符合有关规定，专业技术人员的水平、数量应满足软件规模的要求。 （2）软件必须达到财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》的要求。 （3）软件必须功能齐全，其中必须包括账务处理功能模块和会计报表功能模块。 （4）软件必须经过3个月以上的试运行，并且运行结果正确。 （5）软件应具有必要的防范会计差错的功能，即会计软件的容错功能。 （6）软件提供的数据输入项目，应能满足会计制度的规定。 （7）科目编码应满足会计制度的编码规定。 （8）软件的计算和结账功能应符合有效会计制度的规定。 （9）软件应具有账表数据的规范打印和查询功能。 （10）对所有会计数据的修改，软件应能提供留有痕迹的更正功能。 （11）软件应具有防止非注册人员擅自使用，同时要防止操作人员越权操作的功能。 （12）软件应具备会计数据因意外丢失时的数据恢复功能。 （13）软件应具备操作的提示功能。 （14）软件对自身存储介质上的数据文件应有必要的保护措施。 （15）软件应具有与其他系统的数据接口功能。 （四）使用商品化会计软件是实现会计电算化的发展趋势 （1）编制一套会计软件需要投入大量的人力和物力，需要花费较长的时间，许多单位仅依靠自身的力量难以完成。 （2）商品化会计软件由会计软件公司制作，设计人员具有较高的计算机应用技术和会计核算工作分析水平，编制的软件功能齐全，通用性强。 （3）商品化会计软件进入市场前，经过了省级以上财政部门的评审，该软件数据处理准确，程序和数据安全、可靠，技术资料齐全。 （五）购买商品化会计软件的优缺点 使用商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。在国外，不仅会计业务比较简单的企事业单位广泛使用商品化会计软件，许多大中型企业也不自行开发所有会计软件，他们对于本单位比较通用的会计业务一般都使用商品化会计软件，对于本单位特殊的需求，在商品化会计软件不能满足的情况下，再自行开发，然后利用商品化会计软件提供的接口将它们连接起来。所以，使用商品化会计软件加上自行开发会计软件，既省时间又省费用，是实现会计电算化的有效途径。 商品化会计软件一般是通用会计软件，如果没有通用性，就很难有生命力。它的特点是不含或含有较少的会计核算规则。它实质上是一个工具，操作者在首次使用时，通过软件的初始化，输入本单位的所有会计核算规则，把一个通用会计软件转化成一个适合于本单位情况的专用会计软件。商品化软件具有投资少、见效快的优点。 事物总是一分为二的，商品化会计软件也有它的不足之处：一是软件越通用，计算机资源浪费越严重。通用会计软件考虑的问题较多，选择的范围较大，必然会占用较多的计算机系统资源，如内存、运行时间。二是软件越通用，初始化工作量越大，为了把通用会计软件专用化，操作者需要输入大量的会计核算规则。三是软件越通用，个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。 三、会计软件的取得途径 会计软件的取得一般有三种途径：购买商品化会计软件，定点开发软件（包括本单位自行开发、委托其他单位开发、联合开发），购买商品化软件与定点开发会计软件相结合。 一般来说，单位在购买行业通用商品化软件时，首先应看其是否通过了省级以上（含省级）财政部门的评审，即考查商品化会计软件是否符合国家统一要求。其次，应评价软件的实用性、先进性以及软件的适用行业、客户群体、开发平台。再次，要考查软件厂家的售后服务情况。最后，应进行成本与效益分析。 在选择商品化会计软件中还应注意以下问题： （1）尽可能购买原版会计软件。 （2）软件是否提供对外接口，包括与自行开发软件的接口，与上级主管部门、银行、财税部门等信息系统的接口，与单位内部各部门或下属单位信息系统的接口等。同时要查看接口是否符合要求。 （3）厂家提供的文档资料的优劣。 第四节 会计电算化的实施 实施会计电算化是一项系统工程，涉及单位的各个方面，需要投入较多的人力、物力和财力。因此，一般由单位领导或总会计师负责指挥，由单位的财务会计部门承担具体的实施工作。 一、制定会计电算化实施计划 在会计电算化具体实施过程中，必须制定一个详细的实施计划，对在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个工作有计划、按步骤地进行，有利于合理安排人力、财力和物力，有利于会计电算化工作的实施与检查。 二、配备计算机硬件和系统软件 1．硬件工作方式的选择 会计电算化应用初期，核算简单的小型企事业单位可选用单机结构，会计业务量大、地理分布集中的大中型企事业单位可选用多用户结构。待会计电算化应用工作深入后，中小型企事业单位可沿用文件服务器（FS）网络结构，大型企事业单位可逐步建立客户机/服务器（C/S）网络结构，直至浏览器/Web服务器（B/S）网络体系。 高档客户机/服务器网络结构和浏览器/Web服务器网络体系是会计信息系统比较理想的硬件结构。 2．硬件性能指标的要求 应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和有关配套设备，对于实行垂直领导的行业、大型企业集团，应尽量做到统一，为以后实现网络化在软件、硬件技术支持方面打好基础。 3．系统软件的配置 系统软件的选择对会计软件的应用影响甚大，从目前情况看，国内会计软件的用户主要以Windows环境为主；数据库管理系统选择时，单机用户一般选用FOXBASE、PARADOX、FOXPRO、ACCESS等小型的桌面数据库，网络用户一般选用SYBASE、ORACLE、SQL Server、DB2．INFORMIX等SQL数据库系统。 （1）对于采用单机结构的，目前主要采用Windows 98/NT/XP操作系统。 （2）对于采用多用户结构的，可采用UNIX或XNIX操作系统。 （3）对于采用客户机/服务器网络结构或浏览器/服务器网络结构的，可以用 Windows NT/2000/XP操作系统，使用Internet Explorer 5.0以上版本浏览器。 三、配置会计软件 在会计电算化初期或会计业务比较简单的企业事业单位（小型企业和行政事业单位）应以选择通用会计软件为主。 大中型企事业单位会计业务一般都有其特殊要求，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要，选择定点开发方式，以满足本单位的特殊要求。 一般大中型企事业单位待会计电算化工作深入后，通用会计软件不能完全满足其各种特殊的核算与管理要求时，可根据实际工作需要，结合通用会计软件定点开发部门配套的模块，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。 四、培训会计电算化系统应用人员 会计电算化实施与运行是一项技术含量较高的工作，不仅需要会计、计算机专业人才，更需要既懂会计又懂信息技术的双向式人才。 面向会计电算化应用人员的培训可分为初、中、高三个层次。大部分会计人员要通过初级培训，掌握计算机和会计核算软件的基本操作技能。部分会计人员要通过中级培训，能够对计算机系统环境进行一般维护，对会计软件进行参数设置，以及对会计核算信息进行简单的分析和利用。少部分会计人员要通过高级培训，能够进行会计软件分析和设计。 会计电算化培训有三种形式： （1）财政部组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。初级培训主要学习电子计算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理的一般方法以及通用会计核算软件的使用方法。中级培训、高级培训主要培训软硬件维护人员和数据分析人员。 （2）软件公司提供的会计软件培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般对软件使用者进行培训。目的是让操作人员能独立使用会计软件。培训时间可长可短，内容侧重于会计软件的操作使用。 （3）单位自行组织的会计电算化培训。有条件的大型企业可采用这种培训方式，通过统一组织培训解决会计软件实施中存在的关键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之间协作等问题。这种培训可以弥补前两种培训的不足，有针对性地结合电算化岗位职责进行。 从手工处理到计算机处理，是会计工作的一大变革，因而需要会计人员掌握许多新知识，学习新内容。根据会计软件应用的需要，培训主要包括如下内容：计算机知识，包括计算机系统组成原理、各种硬件设备的使用、操作系统的基本应用，汉字输入方法等；会计软件应用知识，包括系统的安装、启动、初始化及各模块的操作应用。随着会计电算化向会计信息化方向的发展，会计人员还必须掌握电子商务、电子政务的相关知识，以适应会计核算和管理的需要。 电算化系统运行前，对有关人员进行的培训，不仅应包括软件的操作培训，还应包括实施电算化系统后新的企业内控制度及凭证流转程序方面的培训。尽可能在开发阶段就对相关人员进行培训，从而减少系统运行后出错的可能性。 五、建立会计电算化管理制度 会计电算化系统实施后，不仅核算手段发生了重大变化，还改变了大量手工管理习惯和方法。 1．建立岗位责任制 会计电算化应用工作的岗位可分为基本会计岗位和会计电算化岗位。二者可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。 2．操作管理制度和硬件、软件维护制度 操作管理主要是对系统的日常管理，保证系统正常、有效地运行。 （1）操作权限 电算主管一般具有最高权限；软件操作人员应严格按照特定的权限进行操作，凭证输入人员和审核记账人员不能是同一人；电算维护人员必须按有关的维护规定进行操作，除了系统维护员之外，其他人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源数据和数据库文件结构；软件开发人员、专职电算维护员和档案保管员不允许进行系统性的操作。 （2）操作规程 操作员在上机操作前后，应进行登记，填写姓名、上机时间和操作内容；操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露；操作人员必须严格按操作权限、操作步骤和方法进行操作，不得擅自上机操作；每次上机完毕，应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。 （3）硬件和软件维护制度 保证机房设备安全和计算机正常运转的措施；会计数据和会计核算软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。 3．会计档案管理制度 会计电算化应用后，会计档案分为采用磁盘、光盘等介质存储和纸质介质存储两种形式。可采取以一种形式为主，另一种形式为辅，或者两种形式并重的方法管理，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。 对档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作；重要会计档案要备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同建筑物内；会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密，不得外借和拿出单位。 采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据具有不可见性，要定期进行检查，定期进行复制，防止磁性介质损坏。 在互联网环境下，档案的管理人员还要及时发布、更新会计信息。 六、新旧会计信息系统的转换 新旧会计信息系统的转换是指会计业务手工处理方式或独立会计核算系统向会计信息系统的过渡阶段。主要工作包括：数据转换、新旧系统并行和系统评价等内容。 1．数据转换 （1）整理手工会计业务数据。重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符；整理各账户余额；清理往来账户和银行账户。 （2）建立会计科目体系。会计科目体系是会计核算的基础，必须按要求建立会计科目体系并进行编码。 （3）统一证、账、表的格式。要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于计算机处理。 （4）规定操作过程和核算方法。会计核算过程自动化程度很高，要求预先确定同一模块内和不同模块间数据传递的次序。重新确定各种会计核算方法，充分体现计算机的优势。 2．新旧系统并行 新旧系统并行是指系统转换过程中，新系统与旧系统同时进行会计业务处理的过程。主要任务：一是检验两种方式下核算结果的一致性；二是检查新系统是否充分满足要求；三是完善各项信息化管理制度。 并行起始时间应放在年初或季初等特殊会计时期，并行阶段时间为3个月。并行阶段，通过两种方式下的数据对比，检查各种核算方法的正确性，检验会计科目体系的正确性和完整性，考察操作熟练程度，纠正业务处理流程错误。并行期间的会计档案应以手工方式的会计档案为主，计算机的会计档案为辅。如果计算机与手工核算结果不一致，要查明原因，纠正错误。 并行期间还要适当安排好实施进度，定期检查，及时总结。如实施效果不理想，应向软件公司或有关方面的专家咨询，修订实施方案，及时发现和解决问题，缩短并行时间。 七、会计电算化的实施咨询 对于一般的小型会计软件，软件开发、经销、技术支持与运行维护一般可以由软件开发商完成，而对于大型财