word图表和公式的自动编号

1 图表和公式的自动编号 在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图 1－1，表 2－ 1，公式 3－4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如 若在第二章的第一张图（图 2－1）前插入一张图，则原来的图 2－1变为 2－2，2－2 变为 2－3，…，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图 2 －1”。如果图很多，引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事 情，而且还容易遗漏！表格和公式存在同样的问题。 能不能让Word对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？ 答案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。 自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号 格式为“图 1－×”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注”，新建 一个标签“图 1－”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选 项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序 号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的 位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新 建标签了，直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。 在文档中引用这些编号时，比如“如图1－1所示”，分两步做。插入题注之后，选中 题注中的文字“图 1－1”，在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把题 注文字“图 1－1”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上例 中是“如”字的后面），在“插入”菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”， “引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“图 1－ 1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用 就可以了，不用再做书签。 至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word 会自动把第一张图的题注“图 1－1”改为“图 1－2”，文档中的“图 1－1”也会自动变为“图 1－2”。 表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。 公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式” （Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选 “题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式 1－”，点击“插 入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式 编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制 表位的使用”一节详细说明。 这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能 发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复 杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。 注： （1）题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不 那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。 （2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。 （3）图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击 引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。 2 制表位的使用 制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的 位置，使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符 对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一 次 Tab键，Word将在文档中插入一个制表符，其间隔为 0.74厘米。 制表位的类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等，这 些制表位的使用方法大致相同，这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例 说明制表位的使用方法和效果，更详细的说明请参阅Word的帮助文档。 论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括 号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”，编号用小 括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切 换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居 中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的 制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表 位在行末。 设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下 Tab键，这样就在公式的前面 插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左 括号之间，再按 Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末了。 用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公 式挪到中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时，Word 会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长 而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式，所有的公式段落应用此样 式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位， 你能保证每次居中制表位的位置都一样吗？！ 涉及到制表位还有一个概念：前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符 号，一般有实线、虚线、点划线等，在目录中经常见到（就是标题和页码之间的圆 点）。制作目录时，敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐制表位。点击“格式︱ 制表位”，制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位，前导 符选择圆点（Word默认无前导符），确定后在标题和页码之间插入一个制表符，可以 看到页码跑到行末了，而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变 化时，Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方 法，其实制作目录还有更好的方法，下文详述。 注： （1）按一次 Tab键插入的是一个制表符，因此不要在文档中用制表符代替空格来产生 空白间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落，或文档的制表符默 认设置变化时，版面就会混乱。 （2）有时候按 Tab键后Word会产生一个灰色箭头，这实际上是Word的制表符格 式标记，格式标记还有段落标记（拐弯的箭头）、空格（灰色圆点）等。这些格式标记 在打印文档时是不会打印出来的，格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具 | 选 项”的“视图”选项卡里进行. 3 目录的制作 目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一 个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级 别编号，Word提供 9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是 基于大纲级别和段落样式的，在Normal 模板 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费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运，它可 以做到，方法跟图表公式的作法相似。 光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”，弹出的对话 框中选择“尾注”，点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”，确 定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处 请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献 标注要求用中括号把编号括起来，至今我也没找到让Word自动加中括号的方法，需 要手动添加中括号。 在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注，再次 引用此文献时点“插入︱交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格 式）”，然后选择相应的文献，插入即可。 不要以为已经搞定了，我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之 后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的 结尾，要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求。 解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它，因 为它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本），点“插入︱书签”， 命名为“参考文献文本”，添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。 在正文后新建一页，标题为“参考文献”，并设置好格式。光标移到标题下，选“插入︱ 交叉引用”，“引用类型”为“书签”，点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文献文本 复制了一份。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行 自动编号。 到这里，我们离完美还差一点点。打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几 页是我们不需要的。当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里 有另外一种方法，如果你想多学一点东西，请接着往下看。 选中所有的尾注文本，点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”，切换到普通视图，选 择“视图︱脚注”，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾 注分割符”，将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标 记”。删除页眉和页脚（包括分隔线），选择“视图︱页眉和页脚”，首先删除文字，然 后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框” 选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”；“边框”选项卡的边框设置为“无”，应用 范围为“段落”。切换到“页脚”，删除页码。选择“工具︱选项”，在“打印”选项卡里确认 不打印隐藏文字（Word默认）。 好了，试着打印一下尾注所在的页，是不是白纸？！ 5 页眉页脚的制作 首先介绍一个概念：节。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节 是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、 页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果 没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对 页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。 论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过 每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。 首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后，设置第一章的页眉（若连 页眉都不知怎么加，请参考Word帮助）。然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入 ︱分隔符”，分节符类型选“下一页”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一 章的文字后面而不是另起一页），若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这 样就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符下面的文字属于另外一节了。光标 移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会 弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字），这个按钮 按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个 按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二章的标题，完成后关闭工具栏。如法炮 制制作其余各章的页眉。 页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行 编号，但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要 编页码的，页码从正文第一章开始编号。首先，确认正文的第一章和目录不属于同一 节。然后，光标移到第一章，点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到 页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页 码从第一章开始编号。 注： （1）页眉段落默认使用内置样式“页眉”，页脚使用“页脚”样式，页码使用内置字符样 式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动更新即可，不用 手动修改各章的页眉页脚。 （2）论文里页眉使用章标题，可以采用章标题做成书签，然后在页眉交叉引用的方法 来维护两者的一致。 6 其他技巧 分页符(Ctrl+Enter） 顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。论文中各章的 标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放 置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一 页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页！这样做的缺点是显而易 见的。若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行，这时后一章的标题就跑到前一 章的最后一页的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费 力不讨好的作法吧！ 换行符(Shift+Enter) 这里又涉及Word的一个概念：段落。段落是独立的信息单位，具有自身的格式 特征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭 头）。敲 Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结 束；二是另起一行。换行符和敲 Enter键不同，它只有第二个作用，没有第一个，即 换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。 双击图标 以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图，你先插入了需 要的文本框并加入了相应的文字，排好位置，这时你需要用箭头把这些文本框连起 来，你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标，然后画了一个箭头，再点一下图 标，又画一个箭头，第三次点图标，画了第三个箭头，…有点麻烦是不是？要是可以 连续画该多好！事实上可以做到！用鼠标在箭头图标上双击，然后在需要的地方画箭 头，看到了吗？当画完一个箭头时，图标依然保持为嵌入状态，表示可以连续作图。 当所有箭头都画完后，再在嵌入的图标上点一下，嵌入的图标弹起，Word又回到了 文字输入状态。不只箭头图标具有这样的功能，其他许多图标都可以如此。格式刷就 是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时，双击格式刷，连续刷需要的文 字，很方便。 居中和右对齐 你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗？太土了吧！用格式工具 栏上的居中按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。 样式分隔符 (公式题注用) （命令名为 Insertstyleseparator）可实现一行有两种以上样式的排版效果，其默认快捷键为 Ctrl+Alt+Enter。在相邻两个段落间插入样式分隔符（光标在前一段落中并按其快捷键）可使后一 段落紧接前一段落之后。可以连续使用以使多个段落前后紧接