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XX公司项目执行手册.doc

XX公司项目执行手册.doc

上传者: 何必太在乎这世界 2017-11-24 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《XX公司项目执行手册doc》,可适用于项目管理领域,主题内容包含项目执行手册年月目录一、手册说明helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphell符等。

项目执行手册年月目录一、手册说明helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip二、活动环节一:信息沟通helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip三、活动环节二:方案制定helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip四、活动环节三:开会分工helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip五、活动环节四:活动筹备helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip六、活动环节五:全体排练helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip七、活动环节六:现场执行helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip八、活动环节七:会后跟进helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip九、工作人员礼仪helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一、手册说明helliphellip特编写本活动执行手册。本手册讨论对象为接待等项目由于大型公开性活动工作较为复杂涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜因此大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行分为七个环节:信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进以供执行负责人把握整个执行过程避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进最终完成一个完美的活动执行过程。二、活动环节一:信息沟通信息沟通是活动执行中的第一环节充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前与领导和其它人士进行充分沟通在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息填写下列活动信息沟通表再筹划下一步工作。活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办联办单位执行负责人活动规模活动目的活动意义主要领导主要流程接待标准其它要求三、活动环节二:方案制定活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后执行负责人填写活动信息沟通表自己或安排人员制定活动方案与活动执行方案(初稿)(重大活动需制定较为精细的方案一般性活动只需制定简要方案)然后发给其它同事提出建议根据修改建议形成活动执行方案(第二版)提交给领导审阅最后根据领导反馈意见制定活动执行方案(最终版)。其整体流程如下:一般性活动简要方案基本要素:、活动名称与目的、活动时间与地点、举办联办协办单位、与会领导与规模、简要流程。重大活动精细方案基本要素:、活动名称、背景、目的、意义与口号、举办承办联办单位、活动时间地点、活动与会领导与规模、活动详细流程、赞助机构与合作媒体、活动会务服务、其它事项。活动执行方案的基本要素:活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办联办单位等执行团队分工A、执行总负责人B、执行小组负责人C、具体组员名单。前期筹备事宜A、筹备事宜列项B、人员分工安排C、筹备日程安排。现场执行事宜A、现场布置说明B、现场活动流程C、现场任务列项。D、人员分工安排活动后期工作A、后期事项明细B、人员分工安排C、完成时限要求。策划亮点说明活动财务预算活动应急方案其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。四、活动环节三:开会分工活动方案确定后执行负责人召集全体工作人员举行活动工作安排会详细介绍活动信息及其具体人员安排同时了解全体人员时间和工作任务情况听取反馈建议及时进行工作调整与方案完善最终确定全体人员分工:工作安排会三个目的:、讲述活动各项情况、明确人员分工安排、听取反馈意见。工作安排会环节:、执行负责人主持会议介绍活动基本情况、执行负责人介绍人员分工安排、工作人员重述自身职责与安排、听取反馈意见并及时协调、领导总结发言。五、活动环节四:活动筹备在明确活动方案和人员分工正式进入活动筹备环节活动筹备是活动的真正执行环节主要包括四项内容:活动场所及用餐联系、活动联系通知、活动物资准备与活动现场布置。、活动场所及用餐联系:确定活动时间后按照领导要求和活动情况考察场地确定活动场所和用餐事宜:活动场所:根据活动定位和领导要求进行寻找尽早联系并进行现场考察用餐地点:用餐地点的选择遵循就近原则至少提前两天对用餐地点进行确定。场所要求:环境舒适且档次适合活动场所和用餐地点停车方便活动地点与用餐地点相距较近用餐方便。、活动联系通知:在确定时间地点及活动方案后综合中心和公关中心配合XX开始对外联系做好行车路线图、接待信息等活动通知工作重要领导由专人负责通知与跟进。根据活动和领导的不同采取不同的联系通知方式:通知方式普通活动:由领导电话邀请或通知工作人员短信和电子邮件跟进重要活动:由领导电话邀请或通知工作人员短信和电子邮件跟进发送邀请函联系负责人:注意事项:通知内容:内容需包括活动名称、时间、地点和具体路线图注意短信和邮件用语与会领导信息表:列清领导名称、照片以及秘书与司机信息记录领导到达和离开时间人员分工注意:负责联系的人员需清楚具体行车路线图同时与接待人员进行信息对接最佳方式为联系人员负责所联络领导的接待工作。、相关物资材料准备:活动相关物资材料包括以下六项:基本物资采购、领导邀请材料、会议电子设备、会议电子材料、会议发放材料、会议礼品。具体内容为:会议物资项目基本内容负责人基本物资采购横幅、鲜花、桌牌、矿泉水、纸巾、记录纸、笔、背景版、易拉宝等综合中心领导邀请材料会议邀请函、活动介绍文件、拟邀领导名单研究中心会议电子设备笔记本、投影仪、幕布、麦克风、音响、相机、摄影机综合中心会议电子材料演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频研究中心会议发放材料嘉宾签到簿、XX简介册、会议介绍、会务其它资料研究中心领导会议礼品要求具有特色综合中心、现场提前布置:在活动物资材料准备结束之后提前开始布置活动现场要求提前一天完成所有的活动现场布置包括桌椅、茶杯、纸笔、桌牌、资料、易拉宝等的摆放。其具体要求如下:活动大楼入口布置:于门口两侧摆放活动易拉宝、指路方向牌注意摆放位置明显负责人:活动电梯出口布置:于电梯出口处摆放活动易拉宝、指路方向牌工作人员于电梯口迎接负责人:活动现场桌椅布置:根据领导人数和身份提前一天制作桌牌确定座次安排要求桌牌与桌椅摆放整齐形成一条直线桌上摆放茶杯、湿纸巾、信签、笔、水果和鲜花现场分设主席台、嘉宾席、秘书席、工作人员席等根据活动类型进行调整。负责人:活动材料摆放:根据不同活动类型部分材料可直接放于桌椅上置于桌椅的同一位置或将材料统一置于现场入口注意摆放整齐力求美观。负责人:现场房屋管理:提前做好查电工作确保不断电关闭门铃和电话确保活动进行时无干扰提前联系保洁保证卫生间、垃圾筒均已清洁卫生纸、洗手液充足整理书柜、垃圾桶、沙发、盆景、办公席等做到整洁有序。负责人:活动礼品摆放:提前于合适位置摆放礼品以便提前或活动结束时及时给予领导秘书或司机提前进行礼品归类明确不同领导的礼品。负责人:六、活动环节五:全体排练针对重大公开活动或其它有重要领导参加的活动需提前对重要环节进行排练以增加工作人员活动执行的熟练度发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节其中重要仪式环节由于其中工作较多需要多人的配合通常需要进行多次排练。排练人员安排排练总导演:执行负责人排练人员:被排练环节的工作执行人员陪练人员:其它环节工作人员表演与会嘉宾问题纪录人员:七、活动环节六:现场执行、再次排查:于活动正式开始前执行负责人须结合排练情况对现场工作进行全面排查尤其排查涉及领导安排的重要环节。排查工作包括现场布置、人员安排、物品摆放和电子设备、领导礼品五个方面:人员分工:工作人员重述自己的工作职责确保所有人员全部到位物品摆放:现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐房屋摆设:房屋内部摆设是否美观、干净、整洁电子设备:电子设备是否运行正常所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位领导礼品:检查礼品是否到位并摆放整齐工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。、领导接待:设立活动接待组分设多个接待小组每个小组由两人组成由接待组组长负责小组间的协调及时调配。当领导到场时小组其中一名接待人员负责引导至电梯、开电梯一路指引领导到会场另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。接待工作的通常流程:联系领导或其部门领导确认活动地址、交通路线图等信息预先告诉迎接事宜领导即到时接待小组须注意来往车辆到迎接处准备好车辆一到即主动上前迎接对于须由部门领导亲自迎接的领导领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导一名接待人员引导领导至电梯并送上楼由电梯口接待人员负责引导至活动现场活动礼仪引导领导入座休息并马上安排茶水。注意事项:接待人员与领导一一对接确认交通、会议等信息确保会议当天嘉宾顺利抵达会场当领导进入会场时室内所有工作人员须起立、鼓掌面露笑容热情欢迎领导来访当全体领导落座之后工作人员应停止来回走动迅速轻声落座。、现场配合:活动执行负责人根据活动执行方案列明现场需要执行的工作并进行工作人员细致安排以配合现场活动流程中的所有工作。具体内容包括:流程控制:指定工作人员配合主持人做好活动时间控制、话筒传递、文件分发等工作会议记录:指定工作人员做好会议记录工作提前准备好录音笔和记事本等记录工具设备控制:指定工作人员控制电脑、音响、话筒等电子设备及时播放PPT、音频等会议礼仪:指定工作人员每十五分钟为领导续茶水提前准备好足够热水摄影摄像:指定工作人员进行现场摄影和摄像提前确定合适的摄影摄像角度摄影点到为止尽量不影响会议进行秩序维持:当会议进行时指定工作人员在入口处维持秩序并负责接待临时访客。注意事项:现场工作人员切忌随意走动交头结耳注意保持仪态端庄面带微笑现场工作人员须明白自己站位无安排的工作人员需及时入座保证现场整体有序活动全过程中至少有一名工作人员在现场时刻注意满足领导临时需求。、活动用餐:提前安排好用餐座次于餐桌上预先整齐摆放桌牌及时引导领导至用餐地点直至每位领导就座完成在至用餐地点路上需注意提包、拿衣服和活动材料并确认是否有领导物品遗落用餐现场至少有一名工作人员及时调配服务员满足领导各项需求。、欢送领导及礼品发送首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导再欢送其它领导或企业家对于有司机或部门领导的领导提前将礼品给领导司机或部门领导对于未带司机的参与领导活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。八、活动环节七:会后跟进会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后XX工作人员需及时对活动进行跟进整理展示XX高效的工作方式有利于赢得领导对XX工作赞誉。会后跟进强调时间的高效性具体包括如下几个方面:、感谢短信发送于活动结束后XX需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。时间要求:活动当天晚上负责人员:、会议活动纪要于活动结束后工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录撰写会议活动纪要针对重要活动需要形成活动记录甚至形成会议活动成果书籍。时间要求:会议活动纪要须当天晚上完成会议活动记录须于活动结束后第二天完成。负责部门:研究中心、活动新闻稿活动结束的当天晚上工作人员整理活动新闻稿保证第二天及时进行新闻发布。时间要求:活动当天晚上。负责部门:研究中心、活动照片发送于活动结束后工作人员需选择合适的活动合影照片及时发送给与会的重要领导。时间要求:活动第二天。负责部门:、音像资料整理活动结束后XX及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑重要活动的视频和图片还须进行刻盘连同其它活动成果资料、洗印照片等寄送给有关重要领导。负责部门:、活动文件归档在会后跟进的基本工作完成之后对活动文件进行归档整理。时间要求:活动后一周负责部门:综合中心九、工作人员礼仪、着装礼仪:男士着装礼仪:男士须穿正装(深色套装、领带、皮鞋)佩戴中工作证于活动前检查衣着是否整齐西装:站立时必须扣上扣子最下一粒需解开衬衣:衬衣须以纯色为主熨烫平整袖长要长出西装个厘米领带:与西服、衬衣颜色保持和谐特殊场合以外不用领带夹袜子:深色最好没有花纹皮鞋:深色鞋面光亮无灰尘领口袖口保持干净忌西服袖口商标未除、忌鞋袜出错。女士着装礼仪:女士宜穿正装(套装、丝袜、皮鞋)佩戴中工作证于活动前检查衣着是否整齐上衣:花色不宜太大或缭乱不宜无袖、紧身西裙:裙长不要过短到膝盖为宜西裤:不宜紧身颜色不宜太艳丝袜:颜色不宜太深太艳不能有破洞多备一条鞋子:鞋面光亮不宜穿拖鞋式凉鞋饰物:不宜太多或太耀眼。、仪态仪容:在整个活动过程中工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务注意自己的仪态仪容。工作仪容:头发:不油腻无头皮屑干净整齐男士前发不覆额后发不过领侧发不俺耳女士发不遮脸胡须:每天剃干净注意修剪鼻毛牙齿:无异物无异味指甲:注意清洁指甲不超过手指末端为最佳妆容:检查有无眼屎女士适宜化淡妆脱落的妆要及早补好香水不要太浓男士适宜擦些护肤品干燥时涂点无色护唇膏。工作仪态:保持微笑热情大方站姿:抬头目视前方挺朡直腰肩平、双臂自然下垂直、收腹、双腿并拢直立、脚尖分呈V字型也可两脚分开比肩略窄将双手合起放在腹前或腹后交谈时的视线:先生mdashmdash朝向鼻子小组mdashmdash朝向下巴太太mdashmdash朝向嘴角。、迎接礼仪:迎接前首先熟记嘉宾的相貌等信息当嘉宾到来后应主动迎向嘉宾问候ldquoXX部长您辛苦了欢迎您来到XXrdquo嘉宾刚到大厅时工作人员须提前按电梯当引导嘉宾乘坐电梯时接待人员先进入电梯等嘉宾进入后关闭电梯门到达时接待人员按ldquo开rdquo的钮让嘉宾先走出电梯当行走在走廊时接待人员在嘉宾二三步之前配合步调让嘉宾走在内侧当嘉宾走入客厅时接待人员用手指示并为嘉宾拉开椅子请嘉宾坐下看到嘉宾坐下后才能行点头礼后离开。、现场礼仪:全体工作人员应关闭手机或将手机调至震动无任务的工作人员在工作席入座并保持良好的坐姿和仪态认真聆听领导发言适时鼓掌禁止随意走动禁止私下交头接耳。

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