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项目管理的计划执行和监督.ppt

项目管理的计划执行和监督.ppt

上传者: 不要给我闹情绪 2017-11-24 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《项目管理的计划执行和监督ppt》,可适用于项目管理领域,主题内容包含项目管理计划、执行、和监督了解项目项目的计划项目的执行项目的监督大纲Agenda提出自己的看法或意见在这堂课里应该是完全公开的keepanopenm符等。

项目管理计划、执行、和监督了解项目项目的计划项目的执行项目的监督大纲Agenda提出自己的看法或意见在这堂课里应该是完全公开的keepanopenmindandsayyourownopinion参与者不应将别人的发言带出室外以引起不必要的负面影响don`tbeintimidatedamdyoushouldbeexempted尊重他人的看法尤其是与你持不同看法的ldquo第二意见rdquorespectother`sopinionespeciallyldquosecondopinionrdquo鼓励参与讨论及意见分享:他山之石可以攻错encouragegroup`sparticipationtosharethoughtandideas让我们以开阔的胸襟来面对问题及提出看法behonestwithyourquestionsandcomments讲师的期许及要求GroundRules项目的计划项目的执行项目的监督完成成功项目赢得客户满意完成成功项目赢得客户满意定义愿景definethevision项目的计划检验思考examinetheidea有野心是好的但必须切乎实际项目愿景要写得精确不可模糊不清同伴们能认同这个项目愿景吗?检验这个项目愿景是否值得要投入的成本定义欲见的变化definedesirablechange发掘出作改变的需要与重要的相关赞助人(sponsor)及团队成员商讨定义项目所希望(ideally)达成的改变评估项目愿景的可行性写出可行的项目愿景(visionstatement)项目的计划订出目标setobjectives订定指标defineindicators认清指标与目标、目标与愿景间的关联性。订定轻重缓急setpirority低优先度的项目有必要时可以放弃法则定义目标defineobjectives清楚的(specific)可衡量的measurable)达得到的(attainable)合理的(reasonable)具体的(tangible)项目的计划评估限制(assessconstraints)检验资源的限制(examineresourcelimitations)认清哪些资源是必需的它们的成本以及我是否能付得起确定是否有法律、安全、环保等外在的限制考虑是否外包(outsource)比较划算善用现有的管道(useexistingprocess)调查一下是否别人有作过类似的案例(case)调查一下是否别的部门有正在使用或采购类似的资源尽量不要从零开始(startfromscratch)评估时间的压力(assesstimeconstraint)宁做快速但不完美的决定也不要慢而完美quickbutimperfectdecisionisbetterthanslowbutperfectdecision项目的计划列出工作(listactivities)脑力激荡(brainstormacomprehensivelist)由下往上作组合(groupactivitiesintoalogicalorder)运用KJ法把工作由下往上作组合及归类检查是否有遗漏(checkthatnothinghasbeenmissed)运用MECE法检查是否有遗漏或重复的工作给予有意义的编号(nameeachgroupandaactivity)纪录工作总表(documenttheactivitylist)把工作总表上的工作作完之后是否便达成了项目的目标是否每一项工作都是必要的?有没有锦上添花?项目的计划敲定资源(commitresources)人力评估(estimatemanpower)先考虑工作所需要的知识、经验、技术、资源才去找最适合的人选不可因人而设事评估其他的资源(identifyotherresources)再考虑场地、器材、耗材、特殊资源以及财源资源的不足或过多都可能导致项目的失败沟通协调(makecompromises)理想上我会在预算之内拿到所有的资源实际上很难如此考虑是否有替代的资源或工作一样可以达成项目的目标记录资源(documentresources)用资源投入表(commitmentmatrix)来记录及沟通所有的资源记得要拿到掌握资源者与项目赞助人的签署项目的计划工作排序(orderactivities)考虑优先级(considerorder)先考虑是否有逻辑上的先后关系再考虑是否有资源上的冲突估计工期的长短(estimateduration)由工作的承办人来评估工期(duration)如果可能先试验一小段(trialrun)网络图(networkdiagram)把所有的工作依照优先级画出网络图依照工期来找出关键路径(criticalpath)找出空档(lookforslack)在每个非关键路径中找出它所有的空档项目的计划确定进度(agreedates)计算日期(calculatedates)给定开工或完工日期把所有的工作依照网络图画出甘特图(ganttchart)在甘特图上标出关键路径找出撞期(lookforoverlap)在甘特图上标出所需要的资源检查是否有撞期要求项目团队提报假期训练岁修把它们也排入甘特图之后再检查一次甘特图要尽量合于现时的状况(berealistic)赢得认同(gainagreement)加上时间之后再次取得资源、掌握资源者与项目赞助人的签署与别的项目经理讨论共有的资源的调度项目的计划未雨绸缪(bulletprovetheplan)找出威胁(identifythreat)有哪些问题会造成项目目标的失败?会错在什么地方?优先检查关键路径上的工作考虑可能性、严重性与应变度事先预防(preemptyproblem)有哪些状况会造成上述问题的发生?我们可以作些什么预防措施来阻止这些状况的发生应变计划(contingencyplan)一旦问题真的发生我们该怎么办?把预防措施与应变计划所需要准备的工作也列入项目工作应变计划需要事先演练完成成功项目赢得客户满意项目的执行检验自己角色(examineyourroles)定义责任(defineyourresponsibilities)项目经理要能够彻底地了解项目计划并且能有权威地答复任何问题仔细考虑如何将项目计划转化成行动领导团队(takethelead)遴选及确定团队成员并付予责任顺利地推动项目的展开继续不断地鼓励团队成员以确定项目目标的达成自我评估(assessyourself)我是否真的对本项目有兴趣我是否能把项目的工作授权团队以团队力量来完成项目目标?我是否会提拔人才培养未来的领导干部?项目的执行建立团队(buildateam)评估谁能出马(assessavailability)用资源投入表(commitmentmatrix)及行事历来敲定所有的资源公司不是只有我的项目在进行记得要与掌握资源的人作好沟通敲定团队成员(selectfinalteammembers)我对某团队成员认识多少我能信任他吗?团队成员是否皆具备了必要的知识与技能还是需要再训练?团队成员是否能够互相合作愉快共事?定义角色与责任(definerolesandresponsibilities)常见的重要团队角色:协调人(coordinator)、分析人(critic)、智囊(ideaperson)、执行人(implementer)、公关(externalcontact)、纠察(inspector)、团队辅导人(teambuilder)要能因材适用不要削足适履或强人所难项目的执行好的开始(startpositively)主动地促进了解(startactively)办一个项目誓师大会(kickoffparty)并邀请高阶长官致词鼓励多与团队成员沟通使他们了解本项目对公司及他个人的好处在项目一开始时便要趁早订定工作规则及考核标准鼓励团队成员表达意见有问题之处要尽快解决纪录项目的开始状态(writeastartupreport)愿景(vision):项目完成后公司所希望迈入的境地目标(target):总结本项目的目标、指标指标目前与未来的表现里程碑(milestone):本项目所预定完成的特别事件或成绩风险与机会(riskandopportunities):项目的风险管理与planB相关人士(stakeholders):项目的关系人名单项目的执行有效领导(leadeffectively)了解各种的领导风格(understandstyles)专制型(dictatorial):当面临危机或没时间讨论时适用分析型(analytic):当面临时间压力或需迅速作正确决定时适用谘商型(opinionseeking):当需要建立团队共识及长官支持时适用民主型(democratic):应该作为项目的正常模式以灌能团队成员因材施教正确地领导(leadappropriately)督导型(handon):对新手要多予以示范与鼓励授权型(handoff):对老手要多尊重他们的想法避免干预太多目标领导(obtainresult)在项目目标不受影响下尽量给人方便要抓大方向赏罚分明多作建设性的批评与鼓励项目的执行开发团队(developteamwork)鼓励团队精神(encourageteamwork)项目经理须公平对待团队成员以免造成团队的分裂对个人与团队都要作适当的鼓励避免凸显英雄主义了解团队的发展(understandteamdevelopment)团队的发展可分为四个阶段:成形期(form)、震荡期(storm)、整合期(norm)与表现期(perform)适当地管理好震荡期反而能够开创团队的创造力发展的阶段是可以退步的团队会因为成员的改变而改变阶段保持冲劲(maintainmomentum)要适当地轮调成员的工作因为成就感会随着时间而递减的技巧地处理人事更动以减少对士气的打击项目的执行用团队来作决策(maketeamdecision)定义评分标准(definetheideal)定义到底是要选择什么?什么样的特质的东西是我们在寻找的?把评分标准分为ldquo必要rdquo与ldquo想要rdquo评估各项方案(evaluationoptions)先由ldquo必要rdquo来淘汰不合格的选择再由ldquo想要rdquo来比较最高分的选择订定SAFE的决策(makeSAFEdecisions)适当的(suitable):这是目前状况下最适当的决策吗?可被接受的(acceptable):这个决策可以被所有的相关人接受吗?可行的(feasible):这个决策可行吗?资源与时间足够吗?耐考验的(enduring):这个决策足够撑到项目完成甚至更久吗?项目的执行管理信息(manageinformation)评估信息(assessinformation)不同种类的信息有不同的处理方式信息随时在进来尽量别打断了正常的工作流程用浏览、研读或委派别人的方式来处理信息想想这信息是否对别的项目或部门也有用整理资料(organizedata)把工作的信息分为ldquo完工rdquo、ldquo进行中rdquo及ldquo未开工rdquo三类用待办档(pendingfile)来存放暂没空读的信息保持信息的时效今天的新闻便是明天的历史指定一位协调人(appointacoordinator)让团队成员有一个信息联络中心以避免多头马车项目的执行沟通清晰(communicateclearly)分享知识(shareknowledge)检查项目开始时的项目的关系人名单想想谁需要什么信息?要用哪种格式?何时何处会需要?运用网络作知识管理(knowledgemanagement)倾听别人的想法(listentoothers)您认为我们可以如何来把本项目做得更好?对于您已完成的工作您认为有些什么改善的空间?客户满意我们的工作与进度吗?我们可有发现项目中有什么问题在发生的迹象?欢迎别人的建议(invitingfeedback)与团队成员作个别或小组的访谈鼓励大家实话实说如果建议不可行也要告知提案人理由为何追踪进度开会检讨解决问题适应改变扩大战果完成成功项目赢得客户满意项目的监督追踪进度(trackprogress)有效监督(monitoreffectively)经常要核对实际状况与原订计划的异尤其要注意进度与预算的掌握对于任何计划上的变更都要仔细考虑出合理的理由与行动计划以及对后续工作的影响善用报告(usereports)要求团队成员严谨地填写报告并准时缴交报告的内容应包括项目目前的状况、从上次报告以后重要的成绩以及已发生或潜在的问题与机会项目经理需要汇整团队的报告并定期向上报告监督的时机(considertiming)项目越大越复杂监督与回报的频率要越高项目中头一次尝试的工作要特别加强监督项目的监督开会检讨(holdreviewmeeting)检讨会的计划(planareview)定期会议:至少每月要召开一次正式的项目团队检讨会议专题会议:在到达项目里程碑或特殊事件发生时召开事先订定检讨会的议程与所希望的目标不要为开会而开会谁该与会?(selectattendees)这个人是否能在会议中提供有价值的贡献?这个人如果不来参加是否会影响会议顺利地进行?是否可以分梯次开会不必每个人都得全程参与?领导检讨会的进行(chairareview)依照议程领导会议保持大家都能专注在正在讨论的议题适时地整理会议中提出的问题与点子并作出必要的决定永远用鼓励与肯定来正面地结束一个检讨会项目的监督解决问题(overcomeproblems)有麻烦要尽早讲(raiseconcerns)小问题不处理可能会变成大危机越早发掘问题越好解决鼓励团队成员提出问题并要求他们同时也考虑解决方案处理问题(dealwithproblems)聆听团队成员提出问题并讨论可能的影响在了解问题全貌之前不要就跳到解决方案尽量由团队来决定解决方案再共同讨论出项目应作的改变找出造成问题的根源永远避免问题的再次发生更新项目计划(updatetheplan)要及时向长官与项目的相关人士沟通项目计划的重要改变所有的改变都要作好纪录(documentation),以当成日后的参考必要时项目可以认赔停工不是非硬撑不可项目的监督适应改变(dealwithchanges)有效地面对改变(tacklechangeeffectively)与团队成员讨论改变对项目在各方面的影响:目标、行动、进度、预算、资源等等如果影响重大则考虑项目的替代方案记录项目计划的改变并且寻求长官的同意尽速将改变通告项目团队、客户、供货商及其它相关人士沟通改变(communicatechange)与团队成员及相关人士沟通改变对他们的影响解释改变背后的理由以及理由的正当性与改变的必要性同步更新项目的目标、进度、预算、资源的运用等等如果发现有人对改变不爽私下再与他讨论尽可能把改变化为具体的好处(benefits)项目的监督扩大战果(maximizeimpact)项目的结束(projectclosing)项目经理要安排团队成员的出路同时也要确保团队成员会有始有终地完成项目撰写项目总结报告内容要包括项目的绩效指标、优缺点、成功失败因素、资源实际使用与原计划的比较以及后续计划把项目快结束的消息通知相关部门及人士衷心地感谢团队成员该有的奖励不可以省可以的话开个庆功宴让所有相关的人士分享成就由项目中成长(learnfromprojects)把项目的纪录作好知识管理成为公司的资产安排团队成员参与新的项目把经验带到其他部门整理出可重复使用的项目方法与工具以节省日后的摸索

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