nullnull*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*
MS Office Word默认全局
模板
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的开发及其在语言和翻译专业教学与科研中的应用
柯 平
（keping00@yahoo.com http://dhost.info/pingke）
研究背景与目的
什么是模板？
为何要开发和使用默认全局模板？
默认全局模板在教学与科研中的使用
如何开发与维护默认全局模板？
同行对南大模板的反映
结语null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*研究背景与目的
Microsoft Office Word可能是我们日常教学和科研工作中最常使用的一种计算机工具，而Word里的默认全局模板则是Word的精华。用好Word的关键之一，在于使用者确立默认全局模板的概念并熟练掌握其使用方法。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*什么是模板 (template)？
Computer Science. A document or file having a preset format, used as a starting point for a particular application so that the format does not have to be recreated each time it is used.
(Template. The American Heritage Dictionary of the English Language)null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 根据模板的总体功能，可将其理解为一个指令（instructions）集合文件，其中包含了指示计算机应用程序自动完成某些操作的命令。这些操作的自动执行可以让计算机使用者从繁琐和重复性的劳动中解脱出来，减少错误发生的机会，从而提高工作的质量和效率。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* MS Word中有两种模板：
◆ 文档模板（document template）： 所含设置仅适用于以该模板为基础的文档
例：“模板”对话框中的备忘录和传真模板
◆ 全局模板（global template）： 所含设置适用于所有文档
例：默认全局模板（Normal.dot）null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*为何要开发和使用默认全局模板？
Microsoft Office Word 文档均以模板为基础。模板决定文档的基本结构和
格式
pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载
。
Word中最主要的全局模板是默认全局模板 (Normal.dot)。但未经开发的默认全局模板几乎是一个空白文件，不能真正帮助我们设置和控制文档的结构与格式；而错误的默认全局模板又会严重妨碍文档处理工作的进行，如以下链接所指向的文件由于其模板中正文定义错误，最后一段文字始终在闪烁，难以令其停止；而且原先并不闪烁、看似“正常”的几个段落在错按了什么键（Ctrl+Shift+N；Word中“正文”样式的默认快捷键）之后也会开始闪烁起来。
Normal-WronglyDefinedNormalPara.docnull*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 造成此怪现象的原因是该文件所附模板中“正文”段落样式的字体被错定义成了“闪烁背景”形式，或是创建此文件的计算机上的默认全局模板中的“正文”段落样式在计算机使用者未察觉的情况下被某个新打开或正编辑的文件自动改成了“闪烁背景”形式，并因创建此文件的计算机上Word的默认设置错误（后文细述）而被自动保存进该计算机的默认全局模板，使得其后在此计算机上创建的所有新文档（包括此处例举的文档）都被自动附加上这个定义错误的“正文”段落样式所致。
要想有效而又轻松地控制文档的页面布局、层次结构、段落与字体样式，实现一系列自动化的文字处理，就必须建立默认全局模板的概念，下功夫开发、寻找和维护自己的Word默认全局模板。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*默认全局模板在教学与科研中的使用
默认全局模板中对文档自动处理最为有用的三个精华部分是：
◆ 样式单（Style sheet）
◆ 宏命令（Macros）
◆ 自动图文集（AutoText） null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*1 用样式单预设和统一论文与书稿中的各种格式
样式单是默认全局模板中告诉Word所编辑的文档整体与局部文本应该使用何种段落和字体格式的指令集。正确使用样式可以有效地保证文稿体例格式的前后一致：
Yan Weiwei. (2004). An Evaluation of the Output Quality of Some Prevalent EC MT Programs (http://dhost.info/pingke/P_MA-2004-YWW-EvOfTheOutputQualityOfSomePrevalentECMTProgs.htm). null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*2 用宏命令高效完成科研和教学工作中的常规性任务
宏命令是Word用Visual Basic语言
记录
混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载
使用者所进行的一组连续操作时写下的子程序，它可以让Word使用者在无需写程序的情况下，创建让Word自动执行一组操作的指令。
默认全局模板上保存有Word自带的以及用户自己开发的宏命令汇集。宏命令集是控制Word工作方式和视图效果的资源宝库。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*为教师和审稿人创建的一组宏命令:
◆ F10TurnCrimsonAndStrikeOut（快捷键为F10）：把选定的文字标记为“红色，加删除线”，用以删除学生作业或被审书稿中的文字。
◆ F11TurnFontToBlue（快捷键为F11）：把光标所在处的文字或选定的文字标记为“蓝色”，用以插入修订人写入的内容。
加工网页语料的宏命令：
◆ CtrlLeftQuoMarkDelCarriageReturnsAnd RedundantSpacesReplaceQuoAndDashMarks（快捷键为Ctrl+`）null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*3 用自动图文集指令快速准确地输入术语
自动图文集是MS Word 让用户存储需要重复使用的文字、图形和其他经常使用的对象的指令；它同时也指这些被存储下来的文字、图形和其他经常使用的对象（统称为“自动图文集条目”）的集合。
自动图文集指令可以让Word使用者快速而准确地输入常用或不常用的术语：
示例null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*如何开发与维护默认全局模板？
1 默认全局模板在计算机上什么地方？
Windows XP:
C:\Documents and Settings\Current User\Application Data\Microsoft\Templates\
Windows Vista:
C:\用户\Current User\AppData\Roaming\Microsoft\ Templates\null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*2 如何开发默认全局模板？
◆ 白手起家自建
◆ 使用别人设计好的默认全局模板
◆ 改造别人设计好的默认全局模板null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*3 开发示例
默认全局模板创建后须结合专业需要逐步补充、修改和完善，整个开发时间比较长。以下链接所指向的是本人开发的一个适合语言和翻译专业学生、教师和研究者需要的默认全局模板：
http://dhost.info/pingke/Normal.zipnull*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 此模板中定义了常规中英文写作和学位论文写作中常用段落、标题和文字样式的定义与预设快捷键。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 此模板中还存有笔者精心筛选制作的“语言与翻译研究用术语、标签与参考文献自动图文集”（An Autotext List of Terms, Labels, & References Used in Language and Translation Studies），其中包括以下几方面的内容：
(1) 语言学、翻译研究、语言和翻译技术、以及研究方法领域内的10000条英文术语，如：
bilingual dictionaries → bidis
critical sources (一次文献 / 原始文献) → crsos
closest natural equivalent → cnenull*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* (2) 为教师与审稿人准备的语言学习与使用中常见错误的分类标注与反馈系统，如：null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 南京大学外国语学院英语系用此错误分类标注与反馈系统批改学生翻译作业的实例:
(a) 胡泽曦 061100015.doc
(b) T-EC-As-CETa-Set1.docmnull*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* (3) 作批注式翻译（annotation translation）、编制语料库和辞书等时常用的批注标签、地域标签、语域标签和学科标签，如：：null** (4) 语言和翻译研究领域内常用参考文献与优质参考工具的APA著录格式样条，如：null*null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 除帮助使用者快速输入术语、符号，撰写评语等浅层用途外，该术语自动图文集还可被高级用户用作以上四个领域内专业术语的基本参考文件。经过适当的增删处理后，该术语自动图文集便可用作供Word自动标记学位论文或书稿正文内索引项目的参照文件（“索引自动标记文件”）。在需要制作自己学位论文或书稿中术语和关键词的索引时，上述领域内的研究者只需让Word先参照此索引自动标记文件对自己文稿中的术语和关键词进行自动标记，然后再在书末自动抽取这些标记，便可生成完整的索引。
该术语自动图文集中所包含的全部项目列表可见于：
http://dhost.info/pingke/Normal-Autotext.htm。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*4 如何维护默认全局模板？
有了默认全局模板之后，还需精心保护。如果没有保护意识，默认全局模板很容易损坏（corrupt），并因此导致Word频频报错，出现以下的错误提示信息：null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* 这之后Word将无法用正常工作模式启动，而只能用安全模式启动，等于进入了准瘫痪状态。Word使用问题中的相当大一部分（如无法打开、保存或关闭文档、设置格式时Word无反应等）都是由默认全局模板的损坏引起的。因此，Word使用者须特别注意默认全局模板的状态，务必使其保持完好并及时备份。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*默认全局模板维护工作要点：
◆ 不让Word自动保存默认全局模板，以免打开有问题的Word文件后其中的不良样式自动保存到默认全局模板里。不幸的是，有问题的Word文件文件为数不少，许多Word使用者在茫然不知的情况下就让其中的错误样式自动保存到自己计算机上的默认全局模板里，使得自己以后创建的所有Word文件里都自动带入了这些错误样式。具体防范做法是：
下拉“工具”选项单，在“选项”中的“保存”卡片上确保“提示保存Normal模板”前的方框被勾选。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* ◆ 每次修改样式、宏命令或自动图文集中的任何项目后退出Word，如希望自己的修改被Word记住，就必须响应Word的提示，保存默认全局模板。相反，如果不希望Word记住自己的修改，那就绝对不要保存默认全局模板。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies* ◆ 自己计算机上默认全局模板中的样式单定型后，需在样式管理器（style organizer）中将其拷入以前创建的Word文件本身附带的模板中，使其在以前创建的文件中也生效。具体步骤如下：
点击“格式”，打开“样式和格式”，将对话框底端的“显示”选择为“自定义”，即弹出“格式设置”对话框。点击“样式”，再点击新对话框中的“管理器”，将右栏的所有样式全部选中，点击“复制”即可。
例如，依此法将健康完好的默认全局模板中的样式拷入前述文件Normal-WronglyDefinedNormalPara.doc的样式模板，用定义正确的“正文”样式覆盖此文件中定义错误的“正文”样式后，正文闪烁的现象就没有了。null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*同行对南大模板的反映
据我们从校内外收到的反馈信息，同行（其中大部分是我们不相识的）对我们开发的模板反映较好，国内已有不少个人和机构在实际使用此模板或向我们索取模板解压口令，包括南京电视台、东南大学、南京航空航天大学、常熟理工学院、兰州大学、新华社、安阳师范学院、安徽师范大学、上海师范大学等。
附来信样例：
0p\Eml_MSOffice-Xinhua-GuiTao.eml
0p\Eml_Normal.dot-SHNormalU.eml
0p\Eml_Normal.dot-CIT.eml
0p\Eml_Normal.dot-AHNormalU.eml
null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*结 语
信息技术的发展正在对21世纪里各行各业人们的工作方式、生存方式乃至思维方式产生深刻的影响。把信息技术的成果用于日常工作，不仅有助于我们提高工作效率，还将促使我们学习借鉴信息技术领域内工作者分析问题的思路和解决问题的科学方式，促使我们自己和我们的学生养成良好的工作和学习习惯，合理地、系统化地、前后一致地，而不是非理性地、临时性地、凑合式地解决问题。本文所讨论的MS Word全局模板的开发与使用只是信息技术成果与我们专业工作密切相关的一个示例，笔者希望以此与同行和同学共勉，努力学习和应用信息技术的新成果，积极参与本专业信息产品的开发，以适应信息化社会向我们提出的挑战。 null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*参考文献
The American Heritage Dictionary of the English Language (AHD). 4th Edition. 2000. Houghton Mifflin Company.
Ke, Ping. (2006). Microsoft Word 2003 Default Global Template (Normal.dot; developed by Ke Ping): How to install, Download, Macros in this template, An Autotext List of Terms Used in Linguistics, Translation Studies, Language and Translation Technology, and Research Methodology. Retrieved January 13, 2007, from http://dhost.info/TOC/RMRS.html
Kenyon, Charles. (2006). Template Basics in Microsoft Word. Retrieved January 14, 2007, from http://www.addbalance.com/usersguide/templates.htm#AutoExec.
Microsoft Corporation. (2003). MS Word 2003 (中文版) 随机帮助文档.
Template. (n.d.). Computer Desktop Encyclopedia. Retrieved January 13, 2007, from Answers.com Web site: http://www.answers.com/topic/template.null*Department of English, Nanjing University Language & Translation Technologies*（完）
谢 谢
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