常见公文的写作（二）

书书书 常见公文的写作（二） 戴! 卫! 东 一、决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩 有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 决定和决议同属决策性文种，但决议只能出自会议，一 般要求行文主体层次比较高；决定可以是会议具体讨论通 过的，也可以是机关单位、团体在自己职权范围内作出的。 根据用途，决定可分为部署指挥重要工作的决定、处理 具体事项的决定、奖惩决定三类。 （"）部署指挥重要工作的决定：有较强的政策性和指 挥作用，中央此类决定还具有一定的理论性（既要总结历 史的经验教训，分析当前的形势，又要作一些理论阐述，使 读者不仅能“知其然”，而且能“知其所以然”，如《中共中央 关于加强党的执政能力建设的决定》）。 正文一般由决定依据、决定事项、结语三部分构成。决 定依据部分常常简明扼要阐述行文的目的意义，讲清道理， —"— 以使受文方面充分理解行文意图。 决定事项部分是决定的主要部分，写明决定事项的具 体内容，既应高度概括，又应明确具体、切实可行，除在认 识、意义部分讲道理外，在具体决定事项部分不宜作过多的 阐述和解释；态度应鲜明、语言应确切，观点要反映领导机 关的一致看法和意见，有分歧的意见、说不清楚的问题，不 能写入决定。常用“必须”、“要”、“不准”之类用语表明态 度，且用词准确，不能引起歧义。 结语部分简要提出希望或号召，是对决定事项的强调 或补充，也可不单写结语部分而将其内容列入决定事项之 中。 这类决定通常篇幅较长，大多采用总分条文式结构或 分部式结构，应注意结构严谨、层次有序（注：如会议通过 的决定，通常在标题之下加括号注明通过的日期和会议名 称，不再写明受文单位，不落款）。 （!）处理具体事项的决定：这类决定一般篇幅简短，多 采用篇段合一式结构，简明扼要地写明决定依据、决定事项 即可，不必多加议论和陈述，也常常不写结语部分，写得直 截了当，一般用较多的笔墨写决定依据、缘由，决定事项部 分文字所占比重较少。 —!— （!）奖惩决定：应简要写明被表彰者或被处分者的身 份、 先进事迹 主管先进事迹材料优秀高管先进事迹材料窗口工作人员事迹材料后勤先进事迹材料工作标兵先进事迹材料 及评价或被处分者的错误事实及评论、作出表 彰或处分决定、提出希望号召。对先进事迹的评价或对错 误根源、错误性质的分析应中肯、恰当而不多加议论；提出 的希望号召应符合实际，有较强的针对性。 二、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。具有 内容的多样性、行文方向的多样性，既可用作下行文，对工 作作出指导，提出要求；又可用行上行文和平行文，提出工 作建议或参考意见。意见的写作形式，对重要问题不仅要 有新“见解”，而且要有“处理的办法”，内在结构应是“提 出—分析—解决问题”。根据用途，可将意见分为二类： （"）指导性意见：这是用于向下布置工作的下行文，常 常是阐明工作原则、方法，提出要求。它同决定、 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 等文 种一样，对下级有一定的 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 作用和行政约束力，但意见与 决定相比，更突出指导性，内容上更注重原则性和灵活性结 合，为下级办文留有更多的创造性余地；如不需作较多分 析，且对下级规定性较强、要求事项很具体的，就应用“通 知”而不用“意见”。 不同层次的机关使用这类意见时，内容的侧重点应有 所不同，上级机关发布的意见更原则，理论色彩更深；下级 —!— 机关的意见更具体，操作性更强。 （!）建议性意见。可用于向上级机关提出工作建议、 设想的上行文；也可用于不相隶属机关和平行机关相互行 文，对某一问题提出见解和处理办法，供对方参考。上行文 可分为呈报类意见和呈转类意见。呈报类意见是向上级机 关提出某方面工作的建议、意见，供上级决策参考，如对上 级机关文件讨论稿的修改意见。 呈转类意见是职能部门就开展和推动某方面工作提出 初步设想和打算，呈送领导审定后，批转各有关方面执行， 这类意见是“形式上的上行文，实质上的下行文”，文中提 出的建议、意见主要不是针对上级而是针对下级和有关方 面提出的执行意见、指导性要求。 意见的结构：多数意见的正文采用了分部式结构，引言 部分简要阐明行文的目的、依据，或者概述行文的原因、背 景；然后以条文形式分述意见的指导思想、目标任务、措施 办法，或者建议事项、意见看法等。 意见的语言：应适宜得体，一是无论哪一类意见，语言 应平和，少用指令性词语，多用指导性词语。二是不同的行 文方向，用语不同。上行的意见，应使用下级对上级汇报见 解、陈述办法的语气，如“我们考虑”、“我们建议”。其中呈 —"— 转类意见即使是实质的下行文，也不宜对同级机关或不相 隶属机关使用指令性语气、提出指示性要求（这部分要求 可放在转发通知中写）。结束语也不相同，呈报类意见可 用“以上意见供参考”，呈转类意见均用“以上意见如无不 妥，请批转各地执行”之类，而指导性意见则常用“以上意 见，请结合实际情况贯彻执行”。 三、 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ：用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上 级机关的询问。正文一般由报告缘由、报告事项和结束语 组成。报告缘由交待报告的起因、主旨，并用“现将有关情 况报告如下”之类的话承启下文。报告事项一般表现为三 段式：情况—做法—问题（意见），情况（做法）—问题—今 后意见，情况—问题—意见；情况—原因（责任）—下步措 施，情况—原因—责任及处理意见等（这只是一个基本写 法，可根据不同情况在此基础上做部分增减）。结束语可 用“以上报告，如有不妥，请指示”等类，也可不要。 根据内容，报告主要可分为工作报告和情况报告。 （!）工作报告：如定期工作情况、重要专项工作情况等 一般包括基本情况、主要成绩、经验做法、存在问题、基本教 训、今后意见等几部分，这类报告一般篇幅较长，应恰当安 排其层次结构。 —"— 基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件；主要成 绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体 会，应从实际工作中概括出规律性的东西；存在问题，应写 出工作中的缺点和不足；基本教训，应分析工作失误的原因 和反思值得吸取的教训；今后意见，应提出改进工作的意 见，或提出今后开展工作的建议。 （!）情况报告：常用于向上级汇报严重的灾害、事故， 重要的社情、民情，督促检查某项工作的情况，举办重大活 动、召开重要会议的基本情况，对某项工作造成失误和问题 的检讨与反思等。情况报告大多写成专题报告，要求内容 集中、单一，突出重点，把事项的经过写明白。相比工作报 告，情况报告的内容多不确定、写法更加灵活。 如发生事故，就要写明事故发生的时间、地点、单位，事 故的简要经过，伤亡人数，事故发生后采取的措施等。 如检讨报告，一般开头都用简洁的文字对事故或自己 的错误作一个总的概括性表态，并引出主体部分，主体部分 一般包括两部分：一是责任事故的基本过程和自己的错误 事实，用叙述的方法，写得概括、具体、清楚；二是检查造成 事故或错误的主观原因和自己的批评认识，多用说明、议论 的方式，写得诚恳深刻。结尾简要说明今后改正的决心和 —"— 努力的方向，或主动提出处理的请求。 此类报告中，对事件的分析应客观、防止“简单化”，不 能用“一因一果”来以偏概全，也不能不考虑当时复杂的条 件和变化的情况。特别是涉及两个地区、两个部门的事件， 反映外单位问题时，没有根据的，应少讲或不讲；有根据的， 即便事实有百分之百的把握，也只能写实，并留有余地，不 要加评论；问题未调查清楚的，不应讲决断的话。 撰写报告应注意：（!）处理好点与面的关系。既要突 出重点，就是影响全局的主要工作、工作中的显著成绩、有 普遍意义的经验教训、工作中突出问题，又要注意围绕重点 反映一般情况。尤其是专题报告，始终围绕一个问题陈述， 中心明确。 （"）处理好事与理的关系。如果不介绍情况、列举事 实和数据，报告就会显得空洞；只罗列事实、数据，报告又显 得肤浅。应把各种情况、成绩、问题归纳起来，对其进行综 合归纳，确立主旨，以观点统率 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 ，材料说明观点，观点和 材料相统一。应写得有新意，把新情况、新问题发掘出来， 总结新鲜经验。 （#）处理好详与略的关系。重要内容详写，非重点内 容略写，详略得当；根据报告的不同类型和作用而定详略， —$— 如偏重点总结成绩的报告，就详写成绩、经验；检查报告就 详写原因、教训。应陈述有序，层次分明。 （!）处理好对上与对下的关系。报告是给上级机关看 的，其用语与对下讲话应当有所不同，切忌照抄文件、讲话， 高谈阔论，或以指示的口气，去教育上级、做上级的思想工 作。应注重用语准确得体，体现对上级机关的尊重。如一 件报告中有这样一句：“ " "领导同志（指当地的）曾多次 听汇报、作指示”，应将其中的“作指示”改为“提要求”。 （#）处理好时效与全面的关系。报告要及时，不失时 机，如果时过境迁再写报告，就没有意义了。尤其是突发事 件报告，应迅速报告了解的情况和已采取的措施，有关全面 情况及教训总结可续报。 四、请示：用于向上级机关请求指示、批准。请示正文 一般由请示原因（为什么请示）、请示事项（请示什么）和请 示结语三部分组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述 请示的原因、依据。如原因较复杂，就必须讲清情况，举出 必要的事实、数据来说明原因。一份请示能否得到上级机 关的同意或批准，关键在于请示的理由是否充足，是否言之 有据，应用心构思，抓住实质。请示事项是请求上级机关给 予指示、批复、答复的具体事项，内容应具体，语气应得体 —$— （一般应写“拟”怎么办）。请示结语常用“妥否，请批示”、 “请指示”等惯用语。 撰写请示应注意：（!）请示的行文对象必须是自己的 上级机关。应是与自己有领导或指导关系的直属上级（不 能与申请函相混），一般只送一个直接上级，谁有权力审批 就主送给谁，不能多头请示，不能抄送下属机关。 （"）请示内容应单一。应一文一事。如果请示几件 事，则必须是与同一问题密切相关的几个方面，便于上级机 关能给予一次性批复。 五、函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项等。函属平行文，主要用于平行机关 之间或不相隶属机关单位之间，特殊情况下，也可用于上下 级机关之间对一些事务性的具体问题的联系，还可用于机 关单位与个人的业务联系。函的内容，大多简约集中，一函 一事，形式简短。语言大多是陈述性、说明性的，语气平和， 讲求平等协商。 按内容分，可主要分为：（!）申请函，即向平级的或无 隶属关系的有关主管部门请示批准事项的函。（"）商洽 函，即平行机关之间和不相隶属机关之间商洽工作、联系有 关事宜的函。（#）询问函，上下级之间或同级之间均可使 —$— 用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事项，下级向上 级机关及主管部门询问有关方针、政策、规定和工作中遇到 界限不明确的问题等。（!）答复函，上级答复下级询问、平 级相互答复询问事项及审批答复申请函时使用的函。 根据不同的用途和行文方向，函的写法稍有不同：（"） 标题不同。若是去函，标题中文种只写“函”；若是复函，标 题中则应写明“复函”。 （#）结构不同。若是商洽函、申请函的去函，应把商洽 的原委、需要解决问题的经过叙述清楚，把商洽的事项写明 确，用词恳切，提出的事项符合对方的实际情况，以求得对 方的理解、接受、支持。若是答复函，应在开头写明“某月 某日来函收悉”之类，如属于肯定性的，开头可将有关答复 内容提出，后面再叙述其他有关事宜；如属于否定性的，应 先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对 方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解。总之， 要针对来函事项逐一作答，不能不置可否或答非所问。 （$）结束语不同。结尾处正确运用习惯用语，如去函 可用“特此函告”、“请即函复”或“请予审批”；而复函可用 则可写“特此函复”，如前面写了“函复如下”，后面也可不 要结束语。 —%"— 六、会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。根 据用途，可主要分为二类：（!）决定性会议纪要，主要记载 和反映会议作出的重要决策事项，作为传达会议精神和部 署工作的重要依据，如各级机关的领导办公会、领导机关或 领导主持召开的各部门协调会或多部门共同召开的联席会 等。（"）研讨性会议纪要，主要记载和反映经验交流会议、 各种专业会议或学术性会议的研讨情况，因是研讨性会议， 自然会有不同的意见，所以只要把各方意见写明即可，如学 术研究机构召开的专业会、学术研讨会等。 一般说来，会议纪要标题形式为“会议名称 # 纪要”， 如《第 $次办公会议纪要》；或“议题 #纪要”，如《关于加强 土地管理工作会议纪要》。正文开头一般先概述会议的基 本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议 程等，开头应写得简略、概括，不宜写得太细，否则会冲淡或 淹没主体部分会议精神的介绍。正文主体一般采用“三大 块”的写作形式，即对过去工作的回顾（或对工作性质的阐 述）、对当前工作形势的分析和对工作的安排（会议议定事 项），会议议定事项是会议纪要的核心，可用条款法表述， 一条写一个事项。如是研讨会、座谈会纪要，可按会上发言 的次序或几方面问题的发言次序，把座谈或发言要点写出 —!!— 来。结尾可以就会议的贯彻落实提出要求，或提出号召和 希望，也可以不写。 撰写会议纪要应注意：（!）真实准确。起草会议纪要， 最好是会议记录者或会议参加者，应认真收集有关会议议 题的文件，了解有关情况，把握政策规定，把握会议主要精 神。应真实准确反映会议的情况和精神，不能随意增减或 篡改。如确有必要增减，须经会议主持人同意，必要时应在 一定范围内征求有关人员的意见。 （"）突出重点。写会议所集中解决的几个主要问题， 不可面面俱到、巨细不分。集中反映符合会议精神的多数 人的意见，对有分歧的意见，除学术性研讨会外，不可写入 “纪要”的。集中会议讨论的意见，应特别留意会议主持人 发表的意见，特别是其总结性发言和结论性意见。 （#）精练概括。应对会议讨论的意见进行综合，分类 归纳，按一定逻辑顺序（分类别、分层次）进行整理，注重条 理，集中、概括地反映会议的要点和精神实质，不同于会议 记录的记“流水账”。对会议内容一般采用“会议听取了”、 “会议研究了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议议定”等 提法，加以集中概括。 以上介绍，如有不妥，请指正。谢谢。 —"!—