麦肯锡《金字塔式写作原则简介》38页+

INTRODUCTION TO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔式写作原则简介 1 TRPA000615TP-RC-1(GB) 为什么学习这门课程 如何高效 地进行 沟通 如何高效 地进行 沟通 提高沟通的效 能： 沟通是为了解 决问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，要有 明确和有价值 的思想 提高沟通的效 能： 沟通是为了解 决问题，要有 明确和有价值 的思想 提高沟通的效 率： 沟通要让对方 准确快速地理 解你的意思， 掌握关键点 提高沟通的效 率： 沟通要让对方 准确快速地理 解你的意思， 掌握关键点 2 TRPA000615TP-RC-1(GB) • Writing Backwards -- The Pyramid 从结论说起 • The Governing Thought (TOPS) 中心思想 • Logical Arguments 逻辑论证 • Logical Groupings 逻辑组合 • No Gaps, No Overlaps (MECE) 不遗漏、不重叠 (不多不少) AGENDA课程 3 TRPA000615TP-RC-1(GB) EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING 策略性写作方式的演变 Writing sentences 造句 Writing stories 写故事 Writing backwards 从后面 (结论 )写起I II III 4 TRPA000615TP-RC-1(GB) 雪莉吾友： 我俩是多年老朋友 了，共渡过许多好 时光…但一个月前 你说了些令人难受 的话…上两 星期你 又没来参加我办的 宴会…后来… 雪莉吾友： 我俩是多年老朋友 了，共渡过许多好 时光…但一个月前 你说了些令人难受 的话…上两 星期你 又没来参加我办的 宴会…后来… 5 TRPA000615TP-RC-1(GB) 雪莉吾友： 我恨你！ 因为… … 雪莉吾友： 我恨你！ 因为… … 6 TRPA000615TP-RC-1(GB) Dear Shirley . . . 雪莉吾友… I hate you 我恨你 Reason #1 第一个理由 Reason #2 第二个理由 Reason #3 第三个理由 WRITING BACKWARDS (PYRAMID PRINCIPLE) 从结论说起 (金字塔写作原则 ) 7 TRPA000615TP-RC-1(GB) SOLVING THE PROBLEM 解决问题 Facts 事实 Analyses 分析 Conclusions 结论 Recommen- dations 建议 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 COMMUNICATING THE SOLUTION 沟通解决问题的办法 Recommendations 建议方案 Actions/steps/reasons 行动 /步骤 /理由 Facts/ analyses 事实 /分析 What should be done? 该做什麽？ How or why should it be done? 为什麽该做这些？如 何做？ How do you know the recommendations are sound? 怎麽知道这建议方案是完善 的？ 8 TRPA000615TP-RC-1(GB) DEVELOPING A STRUCTURE FOR "WRITING BACKWARDS" 如何建构「从结论说起」的作品 Governing thought 中心思想 Key line support 支撑思想的主 要理由 Support 支撑理由 Support 支撑理由 9 TRPA000615TP-RC-1(GB) AGENDA课程 • Writing Backwards --The Pyramid 从结论说起 • The Governing Thought (TOPS) 中心思想 • Logical Arguments 逻辑论证 • Logical Groupings 逻辑组合 • No Gaps, No Overlaps (MECE) 不遗漏、不重叠 (不多不少) 10 TRPA000615TP-RC-1(GB) "IF YOU WERE TO BOIL YOUR BOOK DOWN TO A FEW WORDS, WHAT WOULD BE ITS MESSAGE?" 『您能用一句话介绍您的这本大作吗？』 11 TRPA000615TP-RC-1(GB) GOVERNING THOUGHT 中心思想的要诀 Targeted to our audience 瞄准观众 Over- arching 周延完整 Powerful 掷地有声 Supportable 言之有据 12 TRPA000615TP-RC-1(GB) GOVERNING THOUGHT -- IS IT TOPS? 检验中心思想是否合乎 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ？ The company has potential in the A, B, and C market segments 本公司在甲、乙、 丙三个市场具备发 展潜力 The company should enter emerging market segments aggressively to preempt competition 本公司应积极打入新 兴起的市场区隔之中 ，以及早占有优势竞 争地位 13 TRPA000615TP-RC-1(GB) AGENDA课程 • Writing Backwards -- The Pyramid 从结论说起 • The Governing Thought (TOPS) 中心思想 • Logical Arguments 逻辑论证 • Logical Groupings 逻辑组合 • No Gaps, No Overlaps (MECE) 不遗漏、不重叠 (不多不少) 14 TRPA000615TP-RC-1(GB) Governing thought 中心思想 Key line support 主要理由 Governing thought 中心思想 ARGUMENT 论证式 GROUPING 组合式 15 TRPA000615TP-RC-1(GB) ARGUMENT STRUCTURE (DEDUCTIVE REASONING) 逻辑论证式架构(演绎推论 ) Key line support 主要理由 Governing thought 中心思想 Non- controversial statement about situation 以无可争议的说 法来陈述情况 Comment on situation 对情况的评论 Implication of situation and comment ("therefore" point) 情况所代表的涵义 及评论 (「因此」 … ) 16 TRPA000615TP-RC-1(GB) LOGICAL ARGUMENT - EXAMPLE 逻辑论证举例 To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵公司必须立即采取行动，研拟并实行对 象明确的营销计划以改善 LX20产品的销售 As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20 正如你所料想的，生产 过程的瑕疵影响了 新产 品 LX20的销售 However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort 然而，真正使得销售不 振的主要原因则在于贵 公司市场营销的重点不 集中 Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan 因此，贵公司应立即研 拟一份更明确强调重点 对象的营销计划并开始 实行 17 TRPA000615TP-RC-1(GB) SOME ARGUMENT PATTERNS 部分逻辑论证模式 Success requires X 需有 X才能成功 Success requires X 需要 X才能成功 You are pursuing X 你正朝 X发展 You thought X was a problem 你认为 X是问题 Performance is not as expected 绩效不如预期 You are not equipped to do X 你无法作到 You are not focusing on X 你的重心不在 X Y would be better 但 Y比较有利 Further investigation shows it Y 但调查显示 Y才是问题 Underlying cause is X 问题出在 X Therefore, develop capability for X 因此，建立作 X的能力 Therefore, shift focus to X 因此，转移重心到 X Therefore, change direction to Y 因此，转向 Y前进 Therefore, shift focus to Y 因此，转移重心到 Y Therefore, take steps to fix X 因此，设法解决 X 18 TRPA000615TP-RC-1(GB) PROS AND CONS OF ARGUMENTS 逻辑论证的利弊 Key line 主要 理由 Governing thought 中心思想 Noncontroversial statement about situation 以无可争议的说法来陈 述情况 Comment on situation 对情况的评论意见 Implication of situation and comment ("therefore" point) 情况所代表的涵义及评 论 (「因此」… … ) Pros 利 Cons 弊 • Demonstrates that no other avenue will work 证明内容的必然走向 (没有第二条路可走 ) • Can be particularly effective with resistant audiences 对有拒绝心理的听众尤为有效 • If audience disagrees with "situation" or "comment," argument will fail to persuade 如听众对「情况」或「意见」有异议，该论证即失去了说服力 • Requires audience to remember much information before getting to "so what" 听众在听到最后的「所以」结论时，先要记忆大量信息 19 TRPA000615TP-RC-1(GB) AGENDA课程 • Writing Backwards -- The Pyramid 从结论说起 • The Governing Thought (TOPS) 中心思想 • Logical Arguments 逻辑论证 • Logical Groupings 逻辑组合 • No Gaps, No Overlaps (MECE) 不遗漏、不重叠 (不多不少) 20 TRPA000615TP-RC-1(GB) GROUPING STRUCTURE (INDUCTIVE REASONING) 逻辑组合式架构 (归纳结论 ) Key line 主要理由 Governing thought 中心思想 Same kind of idea: 同类想法 • Reasons • Examples • Actions 原因 例子 行动 21 TRPA000615TP-RC-1(GB) LOGICAL GROUPING -- EXAMPLE 逻辑组合举例 To improve sales, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 对 象 明 确 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售 Explicitly identify high-priority segments and their needs 确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求 Develop tailored promotions and sales aids 发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具 Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines 建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度 22 TRPA000615TP-RC-1(GB) IS THIS A GOOD GROUPING? -- 1 这是个好的逻辑组合吗？ -- 1 The division should take several steps to improve profitability 该部门应采取多种措 施，改善盈利 Shift strategic focus 改变战略性焦点 Reexamine salesforce incentives 重新检讨销售队伍的 原动力 The improvement program has important implications for the organization 改善计划对公司而言 有很重大的意义 23 TRPA000615TP-RC-1(GB) IS THIS A GOOD GROUPING? -- 2 这是个好的逻辑组合吗？ -- 2 Planning for the future 为未来筹划 Implementing the proposed planning system will be costly and time- consuming 推行建议的计划系统 花费会很高，而且很 费时 It is not clear that the new system will correct the major weaknesses of the existing system 新系统是否可纠正现有 系统的主要弱点还是未 知之数 Importance of good planning 好好作出规划的重要 性 24 TRPA000615TP-RC-1(GB) IS THIS A GOOD GROUPING? -- 3 这是个好的逻辑组合吗？ -- 3 Accounting system needs to be modified 会计系统需作修改 Retail stores have not suffered major profit decline 零售商店的利润 并未大幅下降 Variations in product line profitability by region not well understood 并没有真正理解各 区不同产品系列的 利润差别 Southern Region only moderately more profitable 南区只取得稍高 的利润 Present store P&L leads to wrong decisions at store level 商店根据现有的 盈亏情况错误地 作出决定 25 TRPA000615TP-RC-1(GB) PROS AND CONS OF GROUPINGS 逻辑组合的利弊 Key line 主要 理由 Governing thought 中心思想 Pros 利 Cons 弊 •Major points easy to remember 便于记住要点 •Very effective for action-oriented audiences 对注重具体措施的听众极为有效 • If one point rejected, remaining points may still persuade 一点被否定，其余各点仍具说服力 •Could be too forceful for some audiences 对一些听众可能有勉强之嫌 26 TRPA000615TP-RC-1(GB) As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20 正如你所料想的， 生产过程的瑕疵对 新产品 LX20的销售 造成损害 However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort 然而，真正使得销 售不振的主要原因 则在於贵公司市场 营销的重点不集中 Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan 因此，贵公司应立 即研拟一份更明确 强调重点对象的营 销计划并开始实行 Explicitly identify high-priority segments and their needs 确实找出高优先 性的客户群及其 需求 Develop tailored promotions and sales aids 发展针对目标客 户 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 的促销活 动及工具 Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines 建立合宜的客户 联系及追踪制度 Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵公司必须立即采取行动，研拟并 实行明确对象的营销计划以改善 LX20产品的销售 Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵公司必须立即采取行动，研拟 并实行明确对象的营销计划以改 善 LX20产品的销售 ARGUMENT 论证式 GROUPING 组合式 Need for action 需要行动的理由 vs. 相对于 Actions 行动的内容 27 TRPA000615TP-RC-1(GB) AGENDA课程 • Writing Backwards ?The Pyramid 从结论说起 • The Governing Thought (TOPS) 中心思想 • Logical Arguments 逻辑论证 • Logical Groupings 逻辑组合 • No Gaps, No Overlaps (MECE) 不遗漏、不重叠 (不多不少) 28 TRPA000615TP-RC-1(GB) Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive (No overlaps) (No gaps) 相互之间具有排他性 /整体而言毫无遗漏 不多不少不多不少 (不重叠 ) (不遗漏) 29 TRPA000615TP-RC-1(GB) IS IT MECE? -- 1 这是否「不多不少」？ -- 1 We should sell our house 我们应把房子出售 • We need more room 我们需要更大的地方 • The house is old, and needs expensive basic repairs 房子已很旧，需进行花费很高的基本维修 • The kitchen is too small 厨房太小 • The furnace is broken 炉子坏了 • There is too much traffic on our street 我们这条街交通太繁忙了 30 TRPA000615TP-RC-1(GB) IS IT MECE? -- 2 这是否「不多不少」？ -- 2 Entry barriers are low 进入市场的障碍很少 • Minimal start-up costs 开业的成本很低 • No regulatory restrictions 没有法规上的限制 • Little need for proprietary technology or expertise 不太需要专有的科技或专业知识 • Qualified personnel readily available 已有符合条件的人员 31 TRPA000615TP-RC-1(GB) IS IT MECE? -- 3 这是否「不多不少」？ -- 3 The company should adopt an invest/grow strategy in this business 对此项业务，公司应采投资 /增长战略 • The market is favorable 该市场看好 • The business is strong 业务茁壮 • Financial and market performance has been excellent 财务方面和市场的绩效一直都非常好 • The sales and financial outlook appears good 销售和财政方面的前景看来很好 • Innovative marketing strategies have proved successful 有创意的市场营销战略证明是成功的 32 TRPA000615TP-RC-1(GB) BUILDING OUR PYRAMID 建立我们的金字塔 • What is our main message (governing thought)? Is it TOPS? 我们主要传达的信息 (中心思想 )是什麽？是否合乎 TOPS的标准？ • Should we use an argument or a grouping? 应采用论证式还是组合式？ • Does our final structure pass the relevant logic test? 最后的架构是否通过有关的逻辑测试呢？ –For groupings, are the points logically the same (e.g., all steps, all problems, all benefits) and in the logical order? 如采用逻辑组合方式，各要点在逻辑上是否相同 (如：都是步骤、问题或利 益？ )并按照逻辑顺序排列？ –For arguments, does the second point comment on the first point in a way that leads to the third point and only the third point? 如采用逻辑论证方式，第二点是否是针对第一点的评论意见，并一定会引申 到第三点而不致引申到其他地方？ –Do both arguments and groupings support their summary in a MECE way? 用论证式或组合式的论点是否可不多不少地支持结论呢？ · Mutually exclusive (ME): Is each point used only once and in the best place? 相互之间具有排他性：每一个论点是否只用一次并用在最适当的位置？ · Collectively exhaustive (CE): Do we have all the points we need to support or defend the summary idea? 整体而言毫无遗漏：我们是否提出了支持或辩护结论中心思想所需的全部 论点呢？ 33 TRPA000615TP-RC-1(GB) GROUPING AND SUMMARIZING 组合和总结 1. Fix hole in roof修理车顶的破洞 2. Get new floormats买新的车内地毯 3. Write newspaper ad写报纸广告稿 4. Get new overhead light买新的顶灯 5. Fix the dents修理车身凹陷处 6. Get rust spots painted over把锈斑喷漆 7. Make sign for rear window写後窗售车广告 8. Write announcement for bulletin board 写公告板的售车海报 9. Vacuum interior将车内吸尘 What do I need to do to sell my old car? 卖旧车前的准备 练习题一 34 TRPA000615TP-RC-1(GB) 练习题二 UNSCRAMBLE THE FOLLOWING 整理以下各句 1. Kewpie has introduced a better-tasting sauce at a cheaper price Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁 2. Ragu changed its sauce recipe and customers don抰 like it Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢 3. The US "pasta boom" is over 美国的「面食风潮」已过 4. Competitors?products are gaining favor 竞争对手们的产品较受客户喜爱 5. Trendsetters now prefer wild rice to spaghetti 新的流行趋势是吃米食而非面食 6. Heinz has successfully launched an innovative new "Italian Prima" sauce Heinz成功地推出一项创新的「意大利第一面酱汁」 7. Ragu added more spices to the sauce Ragu在酱汁中加重香料份量 8. Spaghetti is once again perceived as a low-budget, starchy, and unexciting food 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 9. Hunt抯 has increased its market share with its premium-quality "Donello" line Hunt抯以高品质的 Donello系列产品而占有更大的市场份额 10. Ragu reduced the amount of meat in the sauce Ragu在酱汁中减少肉的份量 11. US sales of Ragu spaghetti are declining as a result of adverse product development and environmental trends Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开发作法及市场 环境趋势的影响 35 TRPA000615TP-RC-1(GB) SOLUTION 解答 36 TRPA000615TP-RC-1(GB) GROUPING AND SUMMARIZING --SOLUTION 组合和总结— 解决方案 1. Fix hole in roof 修理车顶的破洞 2. Get new floormats 买新的车内地毯 3. Write newspaper ad 写报纸广告稿 4. Get new overhead light 买新的顶灯 5. Fix the dents 修理车身凹陷处 6. Get rust spots painted over 把锈斑喷漆 7. Make sign for rear window 写後窗售车广告 8. Write announcement for bulletin board 写公告板的售车海报 9. Vacuum interior 将车内吸尘 Get bodywork done (at bodyshop) (在车体修理工场 ) 修理车体 Spruce up interior (at gas station) (在汽油站 ) 把车内部打理乾净 Prepare advertisements (at home) (在家里 ) 准备广告 37 TRPA000615TP-RC-1(GB) GROUPING AND SUMMARIZING - PYRAMID 组合和总结— 金字塔式 Prepare to sell the car 准备出售汽车 Fix hole in roof 修理车 顶的破 洞 Fix dents 修理车 身凹陷 处 Repaint rust spots 重新喷 漆遮盖 锈斑 Get floor- mats 买新的 车内地 毯 Get light 买新的 灯 Vacuum 吸尘 Write news- paper ad 写报纸广 告稿 Make sign 写售车广 告 Write announce- ment 写公告 Get bodywork done 车体修理 Spruce up interior 车内部打理乾净 Prepare advertisements 准备广告 38 TRPA000615TP-RC-1(GB) RAGU SOLUTION RAGU的解决方案 US sales of Ragu spaghetti sauce are declining as a result of adverse product development and environmental trends Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而 行的产品开发作法及市场环境趋势的影响 (11) Ragu changed its sauce recipe and customers don 抰 like it Ragu改变其酱汁配方 但客户不喜欢 (2) Competitors?products are gaining favor 竞争对手们的产品较 受客户喜爱 (4) US "pasta boom" is over 美国的「面食风潮」已 过 (3) Ragu added more spices to the sauce Ragu在酱汁 中加重香料 份量 (3) Ragu reduced the amount of meat in the sauce Ragu在酱汁 中减少肉的 份量 (10) Heinz has successfully launched an innovative new "Italian Prima" sauce Heinz成功地推 出一项创新的 「意大利第一 面酱汁」 (6) Trendsetters now prefer wild rice to spaghetti 新的流行趋 势是吃米食 而非面食 (5) Spaghetti is once again perceived as a low-budget, starchy, and unexciting food 意大利肉酱面 再度被视为廉 价、呆板而无 趣的食物 (8) Hunt抯 has increased its market share with premium-quality "Donello" sauce Hunt抯以高品 质的 Donello系 列产品而占有 更大的市场份 额 (9) Kewpie has introduced a better-tasting sauce at a cheaper price Kewpie新推出 价格较低、 口味较好的 酱汁 (1)