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办公软件.pdf

办公软件

jonechen5217
2011-02-01 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《办公软件pdf》,可适用于IT/计算机领域

快速修复Office受损文件不知大家注意到没有Office使用了全新的文件格式。也就是在每个Office文件的后缀名上增加X的字眼(如*docX、*XLSX)。这个X其实代表着xml的意思。因为Office文件是一种xml格式的文件并经过zip压缩软件的压缩操作。以往当Office文件受到损坏时用户通常都会忙着寻找第三方的备份或修复解决方案这些Office修复软件通常需要付费购买使用而且不幸的是文件最终还是可能无法复原。现在好了自从Office采用新的xml格式后面对这种问题时你其实有一个快速的解决办法。既然Office文件是一个zip压缩文件那么用户可将它重新命名如把它的后缀名改为zip(*zip)。利用WinRAR或Winzip等解压缩工具软件对已经改成*zip后缀名的Office文件进行解压缩。解压出来的文件夹由数个子文件夹和数个xml文件组成。其中在“media”子文件夹内用户可找到原Office文件中用过的图片等东西而“documentxml”文件内则保存着文字内容。利用这些残存的东西用户可再花点工夫对Office文件进行整理修复从而不致于完全损失曾经所作出过的努力。让Office和和平共处相信对于很多第一次亲密接触Office的朋友肯定会被它漂亮友好的用户界面所吸引并且非常渴望体验它全新的功能。但是的使用方法和以及更早的版本相比发生了较大的改变要熟练掌握它并非一朝一夕之事。这时我们就可以先同时安装Office和软件让它们和平共处一段时间既便于学习又不影响正常的工作何乐而不为。这里以OfficeProfessionalPlus中文版的安装过程为例。在已经安装Office的电脑里安装Office首先应该在安装类型中选择“自定义”打开自定义安装对话框在“升级”标签里选择“保留所有早期版本”在“安装选项”标签里选择你需要安装的Office常用组件在“文件位置”标签里设置文件的安装位置为“D:ProgramFilesMicrosoftOffice”完成相关设置之后单击“立即安装”在完成安装之前系统会提示重新启动计算机重启之后即可完成安装。这时我们就可以同时打开Office和开始我们的体验发现之旅。有一点要提醒大家当我们先打开Word然后再打开Office时程序的初始化配置需要我们等待几分钟反之亦然。这是因为两个版本的软件要共用部分系统资源一个为默认设置另一个就需要运行配置程序运行其它的Ofiice组件也会遇到类似的情况。如果你觉得这样太浪费你宝贵的时间你还可以在“控制面板”的“用户账户”里添加一个具有管理员权限的新账户将Office设置为默认的办公软件方便你的学习而原来的账户则仍然以Office为默认办公软件方便你的工作。相信经过一段时间的学习研究之后Office会成为你的首选办公软件。用数字证书拒绝第三者“篡权”有时候我们需要把一些重要的电子文件传递给领导审阅所以在传递过程中要确保文件不能被别人修改。这时使用Office中的数字签名功能来保证文章的完整性是一个不错的选择。首先在开始菜单中选择Microsoftoffice组中的Microsoftoffice工具然后选择“VBA项目的数字证书”命令这时候会弹出“创建数字证书”对话框。在“您的证书名称”框中输入要创建的证书名称这里输入的是“重要文件”然后点击“确定”按钮数字证书创建成功。接着打开发给领导的文件(Word、Excel或PPT文件都可以)然后选择“工具”菜单中的“选项”命令在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项。点击里面的“数字签名”按钮会弹出“数字签名”对话框点击“添加”按钮之后就可以在证书列表中选择刚才创建的数字证书。添加完“数字证书”后保存即可。当再次打开文件的时候在窗口标题中可以看到“已签名未验证”的提示信息这就说明“数字证书”已经生效。这样其他人在看文件时只要对文件进行了改动那么在保存的时候就会弹出警告。如果是保存了数字证书就会自动消失标题栏中的“已签名未验证”的提示信息也没有了。这样领导在看文件的时候就可以通过数字证书来确定文件在传递过程中的原始性和完整性从而有效地保护了文件提高了文件的安全性。Office生僻汉字轻松读写一些没见过的字如何准确发音?如果把名字念错就闹大笑话了!在Word文档中选中要添加汉语拼音的文字使用“格式→中文版式→拼音指南”命令拼音就添加完成了。“中文版式”中的“纵横混排”也非常实用。那么遇到字库里没有的生僻字是空着、找代替字、还是打印后手写?当然不是我们要使用“部首检字法”直接录入。比如“翀”字可以先输入“羽”字(和生僻字偏旁相同、笔画接近的常用字)然后选中这个字点击“插入→符号”选项在“子集”列表中选择“CJK统一汉字”由“羽”组成的字全部映入眼帘“翀”字就在附近!点击“插入”按钮便进入了文档中美观又规范如果其他组件需要复制过去即可。中文特色主题亮相在Office简体中文版中额外提供了套具有中国特色的文档主题暗香扑面、凤舞九天、龙腾四海、行云流水。在三大组件的版本中如何应用特色主题呢?在Word和Excel中都是从“页面布局→主题”中进入在PPT中单击“设计”在“设计”选项卡的“主题”组中选择即可将硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件电脑超全技巧招多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧选定的主题应用到演示幻灯片中。根据需要都可以在“主题”组中选择并调整主题颜色、文字和效果并将修改结果保存为一个自定义的文档主题。文档要更精美别致更具专业水准和文化底蕴就看你的了!图片给文字穿花衣在MicrosoftOffice的各个应用组件中用绘图工具绘制的封闭图形不仅可以用不同色彩的单一颜色进行填充而且还可以用系统预设的渐变、纹理、图案甚至图片进行填充。文字是否也能用丰富多彩的对象进行填充呢?用一张地方代表性的图片去填充地名文字从而做出字中有图的特殊效果该多好!看看艺术字是如何实现的吧。在Word或PPT中执行“插入→图片→艺术字”命令或者直接单击绘图工具栏上的“插入艺术字”按钮。在“艺术字库”对话框中选择一种艺术效果确定之后进入“编辑艺术字”对话框输入文字对默认的内容进行替换并可以改变字体、字号、式样等。再次确认之后输入的文字内容显示在屏幕上用鼠标放在文字对象上点击选中此时文字周围出现带有个控制点的控制框。在“艺术字”浮动工具条中单击“设置艺术字格式”按钮按下“线条与颜色”标签按钮再按下“颜色”旁边的下拉按钮选择“填充效果”项接下来按下“图片”标签按钮选择图片确定美观的图片填充文字效果就实现了!Office组件链接更灵活我们在移动Word、Excel文档时也可能面临这样的尴尬:文件中的超级链接失效。把其他相关文件像馅儿一样包进去!只有以对象方式插入并勾选“链接到文件”当被插入的文件被更新后更新后的结果才会同步到Office文档。还有一种方式是插入超链接只要按住Ctrl键的同时单击超链接即可显示出被链接的目标文件。当目标文件被重新编辑后单击超链接时所显示出的目标一定是编辑后的样子。当Office文件移动到其他电脑后还能显示出被插入对象或链接目标的最新状态吗?只要将被插入的对象、被超链接的目标与Office文件存入到同一文件夹移动文件时将插入的对象、被超链接的目标同时拷贝即可。还可将文件另存为Web格式移动到其他电脑后用IE打开。小提示:本文的操作也可适用于Office只是在打包PPT时会多出一个对话框:告诉我们清除文件中的个人信息这是Office的新功能可有效防止个人信息的外泄。用好Alt键办公更轻松你熟悉键盘上Alt键的常用功能吗?用好Alt键的绝活日常工作会更省时省心。.快速抓取图像:按住AltPrintScreen键能截取当前活动窗口或正在运行的画面直接进行粘贴(Ctrl+V)即可将一幅漂亮的画面粘贴到Word文档等操作页面中。.选定文本别具一格:见过横着选定文本的也见过按住Ctrl键来间隔选定文本的今天就来个竖立起来选定文本。按住Alt键的同时再拉动鼠标就可以立刻看到竖立着的选取范围了。.其他实用功能:快速插入批注:AltCtrlM拆分当前Word文档窗口:按住AltCtrlS的后点击一下鼠标再按一次则取消显示“信息检索”对话框:按Alt键单击Word文档处显示当前时间:AltShiftT显示当前日期:AltShiftD显示预览文档:AltCtrlI显示大纲视图:AltCtrlO等。Office重现经典菜单工具栏Office与以前版本的界面风格和操作方式差别不小很多我们迫切需要的功能都被转移到了陌生的地方或者说是被隐藏起来令人无法在短时间内适应。难道要卸载Office而去重新安装Office甚至更早的版本?是否能够找出两全其美的办法呢?别着急我们可以安装微软提供的Office经典菜单插件它支持包括简体中文和繁体中文在内的所有版本而且所有最新的功能都已经加入到这套经典菜单和工具栏中。目前最新版本为下载页面为http:officemicrosoftcomenusmarketplaceEMaspxpid=CE直接安装就可以了。在安装了经典菜单和工具栏的Word窗口在最前端增加了一个名为“菜单”的选项卡文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助等经典菜单都历历在目。更诱人的是Office所特有的“随需而动”风格仍然保持在主界面中两种风格同时并存相得益彰。这款插件暂时只提供了Word、Excel、PowerPoint的经典菜单和工具栏不过相信对于大多数朋友来应该够用了。安个补丁Office变Office专有的格式无法在低版本的Office中打开。如果你已经安装了Office却不急于更换到Office又为不能打开Office的文档而苦恼不妨试试OfficeSystem兼容包(下载地址:http:gdowncomSoftwareCataloghtml)。将补丁下载到硬盘后用鼠标双击就可以进行安装。安装过程是全自动的并不用手动干预。OfficeSystem兼容包补丁安装完之后再次打开Office的任意组件编写文档之后进行保存就会在下拉菜单中发现可以保存为Office格式。同样用低版本的Office也可以打开Office格式的文件。这样不用安装最新的Office只需装上OfficeSystem兼容包补丁就可以修改编辑Office文档让硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件(普及版)增刊多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧Office一边凉快去吧!小提示:在安装的过程中要关闭Office不然会出错。Office附件的共享除了在线编辑Office附件之外Google文件还提供了强大的共享功能。切换到“协作”或“发布”页提供相关人员的邮箱地址最后单击“邀请这些人员”按钮即可。如果邀请的人员是协作者那么就具有编辑功能如果是作为浏览者那么将只拥有浏览功能如果将文档发布到互联网那只要知道这份文档的唯一地址所有人都能在线访问和查看该文档甚至可以将文档发布到博客这些工作同样可在“发布”页面中完成。小提示:上面所提及的Google文件即GoogleDocsSpreadsheets的中文版本包括GoogleDocs和GoogleSpresdsheets前者是在线字处理服务后者是在线电子表格处理服务GoogleSpreadsheets是Google自己开发的而GoogleDocs则是收购而来的Writelycom两者合二为一当然后者的整个风格已经完全Google化。数据共享按需选择数据共享是Office整合的前提和目的Office组件间可以轻松实现无缝连接。Excel对于数据的汇总和分析功能非常强大从把数据送进“Excel车间”、利用各种工具进行深加工、到“数据成品”再输出到其他组件中都是非常实用的技巧。.直接粘贴。无论是将Excel数据复制到Word还是PPT中都会以数据表的形式出现而且传递后的数据与Excel的源数据不会有任何关系和关联。.选择性粘贴。使用“选择性粘贴”中的“粘贴Excel工作表对象”命令把数据以对象形式粘贴方便地调整大小和位置。如果双击还可在Word或PPT中直接打开Excel的操作窗口对数据信息进行只有在Excel中才能做的操作。.选择性粘贴链接。目标数据与源数据能否实现同步呢?对Excel数据信息选择性粘贴成“工作表对象”时若选中“粘贴链接”选项那么粘贴到Word或PPT文档中的数据就有了同步更新的功能。清除BAK文件后Office异常通过优化软件清理系统垃圾文件后Office运行不正常启动时总要求放入源光盘重新安装。一般优化软件都把BAK文件当作临时备份文件清理垃圾时会毫不留情地删掉。但有些软件会把重要信息保存在BAK备份文件中比如Office会在C:DocumentsandSettingsAllUsersApplicationDataMicrosoftOFFICEDATA文件夹下生成一个OPABAK文件保存着软件协议等信息一旦被误删除启动Office时它就会重新安装配置一次。重新安装配置后又后生成OPABAK下次优化时记住不要删除它就可以了。建议优化时不要轻易删除所有BAK文件其实这些文件一般很小不会占用太多空间的。另外除可能会包含软件重要信息外有时还能通过它们找到因意外而丢失的文档。兼容“x”尾巴之道Office的三大组件引入了带有“X”尾巴的文件格式即Word的*docx格式、Excel的*xlsx格式和PPT的*pptx格式它们是基于可扩展标记语言XML的新格式。X尾巴带来了一系列崭新特性也带来了向下兼容的问题。以上三个组件在向下兼容方面做得很好但是低版本却无法打开带“x”的文件。装个插件吧!微软推出了一款文件格式兼容工具FileFormatConverters(下载地址:http:wwwmicrosoftcomdownloadsdetailsaspxdisplaylang=zhcnFamilyID=baeaeefcbbcd)使用非常简单。由于低版本程序功能的限制Excel“条件格式”中的“数据条”和“图标集”、各组件中的SmartArt图形等仍无法正常显示。所以要尽情享受Office的种种好处还是拖着吉祥的“x”尾巴吧!硬件诊断请找Office想知道自己的磁盘和内存工作是否正常一定要借助专门的诊断工具吗?启动Office中的任一组件(以Word为例)单击左上角的Office徽标按钮在下拉菜单中选择“Word选项”按钮在左侧窗格中选择“资源”选项在右侧“Office诊断”栏中单击“诊断”按钮。在弹出来的向导窗口中单击“继续”按钮在接下来的窗口中会列出“内存诊断、兼容性诊断、磁盘诊断”等个诊断项目单击“开始诊断”按钮即可。你电脑硬件的健康状态就一清二楚了。Office脱机帮助去烦恼许多朋友都已经用上了Office。在它的任意组件中在使用帮助功能时如果计算机已经连接到Internet那么这些组件都会毫无例外地自动加载来自OfficeOnline的在线帮助。微软的本意是让用户能够获取最新的帮助信息其本意不错可如果因为如此造成系统缓慢就不是我们想要的了。你可以将Office设置为脱机帮助摆脱这个烦恼。启动Office的任一组件按下F键或单击“帮助”按钮打开帮助窗口待网页下载完毕在窗口的右下角单击“已链接到OfficeOnline”然后在弹出的菜单中单击“仅显示来自此计算机的内容”。此后无论你打开Office的哪一个组件在使用帮助功能时都会自动显示来自本机的脱机帮助再也不会连接到MicrosoftOfficeOnline站点搜索帮助内容了从而大大提高了显示帮助内容的速度。用Office制作描红字帖如今练习书法的人越来越少了就连卖描红字帖的地方硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件电脑超全技巧招多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧都不好找了。不过本人在Office中找到了可以制作描红字帖的方法这对我的书法教学帮助不小可以节约很多成本。在制作过程中发现这个“创建字帖”功能非常不错很适合那些想练习书法的朋友。创建字帖文件单击Office最左上角的“Office按钮”选择“新建”选择“书法字帖”弹出“增减字符”的对话框在“书法字体”里选择自己喜欢的字体。小知识:初学书法者都始于楷书而楷书又分四大家分别是欧(欧阳询)、颜(颜真卿)、柳(柳公权)、赵(赵孟頫)但在字体列表中却没有颜体要知道这是一种非常好看且实用的字体看来只能靠自己安装字库了。插入字帖文字插入文字虽然比较简单但找到自己所需要的文字却不是那么容易的幸好系统提供了两种不同的查找文字的方式即音序查找方式和笔画查找方式。找到文字后双击就可以添加到右边的“已用字符”里。编辑字帖文字添加完所有要添加的文字后顶部标签后会多出“书法标签”该标签的功能区里有个按钮:“增减字符”可以编辑字帖文字“网格样式”可以选择九宫格、回宫格等“选项”里提供了网格的详细设置这里值得一提的是在“选项”里设置“空心”后就可以直接在打印出来的字帖上“描红”了。最后在打印时需要注意的是纸张的选择。一般来说较柔软的纸张更容易吸墨能加强学习者在宣纸上书写的感觉。另外给初习毛笔字的读者的一点建议:字见百日功如果你能坚持天你的毛笔字水平一定会有质的变化至于硬笔书法则是水到渠成的事毛笔字好了钢笔字自然也会非常漂亮的。Publisher批量设计、打印有绝招Office的组件Publisher可以高效创建体现品牌标识的高质量出版物通过自定义出版物获得更加专业的效果轻松共享、打印和发布。比如利用Publisher内置的名片模板就能很轻松设计好工作卡的模板。①进入“工具→邮寄和目录→邮件合并”选中“使用现有列表”选项单击底部的“创建和连接到收件人列表”选项。②在弹出的“选择数据源”对话框中选择“公司工作人员明细表xls”文件单击“打开”按钮选择存储员工信息的工作表如sheet$确定。在接着弹出的“邮件合并收件人”对话框中选择需要制作工作卡的员工确定。在邮件合并的“准备出版物”编辑窗口中在右侧的“准备出版物”下面的项目列表框中显示了源数据表可以使用的合并选项比如工号、姓名等只要将这些选项拖动到右侧的工作卡模板中的对应文本框中即可。③需要将源工作表中的员工照片合并到模板中时可以单击右侧任务窗格“其他项目”中的“图片域”选项在对话框中选择源数据表存储照片文件名的域(即列名)如:照片确定即可在员工卡中添加一个新的图片合并域不将其拖动到模板中的照片框位置。④编辑合并域完毕后单击任务窗格中的“下一步:创建合并出版物”按钮。在新弹出的“创建合并出版物”编辑窗口中可以看到合并后的工作卡进行合并打印吧。⑤单击“打印”选项选中“打印选项”下的“每版打印多页”选项从“纸张”选项下的“尺寸”列表框中选择所使用的打印纸类型和页面方向单击“打印”按钮就可以将所有合并后的工作卡打印出来了。Office自动安装Office的SETUPEXE另有一种用法只需要加个小参数就可以打造完全属于自己的自动安装程序。首先在SETUP命令上右击右键选择“以管理员身份运行”。双击“SETUP”打开“Office自定义工具”窗口在“选择产品”对话框中选择“新建用于下列产品的安装程序自定义文件”项确定。使用此自定义工具对“安装、功能、其他内容、OutLook”等四个部分进行自定义配置。点击“安装位置和单位名称”标签可以指定默认的安装路径和单位名称。在“授权和用户界面”标签中可以输入个字符的产品密钥。下一步在窗口中单击“设置功能安装状态”标签点击右侧的加号展开各组件并点击相应组件右侧的下拉按钮选择“不可用”即可禁止某个不常用组件的安装以节省磁盘空间。完成所有自定义的项目后执行“文件→保存”命令可以将当前配置保存为名为“安装MSP”的MSP格式文件今后一旦需要重装Office直接双击运行这个MSP文件即可一劳永逸!依照类似的方法还能随心所欲地定制“其他内容”和Outlook标签内的各种内容。小提示:如MSP无法直接运行可在“命令提示符”下执行“setupadminfile安装msp”命令来自动安装。在线编辑Office附件Gmail很早就提供了在线查看Office文档的功能单击“在HTML格式下查看”按钮很快就可以新建一个页面以HTML格式显示DOC、XLS文档的内容。如果你愿意稍许牺牲一些“方便”的简体中文界面那么不仅可以直接浏览DOC、XLS文档的内容而且还能进行各种编辑操作和在线保存感兴趣的朋友不妨按照下面的步骤一试。第步更改显示语言。首先还是请正常登录Gmail鼠标单击页面右上角的“设置”按钮进入设置页面后在“Gmail的显示语言”下拉列表框中选择English(US)然后单击页面底部的“保存更改”按钮确认后会提示是否需要将英语(美式)也作为其他Google网页的默认语言一般都是选择硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件(普及版)增刊多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧“不希望”。第步打开文档。现在你看到的界面就与刚才的有一些区别了除了有些令人不快的英文界面外这个新增加的OpenasaGoogledocument按钮一定会令你感兴趣单击该按钮系统会自动调用GoogleDocsSpreadsheets直接打开附件中的DOC文档当然附件中如果存在XLS文档的话也可以被顺利打开。第步编辑文档。很快Gmail邮件中的Office附件会被自动导入Google文件如果你的网络速度还行很快就能打开Google文件的主页面这个界面与我们熟悉的MicrosoftOffice窗口非常像相信仅仅工具栏上的这些按钮足够使用了目前Google文件已经提供了简体中文的支持这样使用起来就方便多了。在编辑过程中Gmail可以正常使用自动保存的功能编辑完成后可以通过“文件”菜单进行保存支持HTML、RTF、Word、OpenOffice、PDF等多种格式“保存”是将编辑后的成果继续保存在Gmail邮箱中再次浏览时会询问需要打开一个已存在的文档还是打开一份新的副本然后你可以根据LastEdited来选择不同的副本“另存为”则是相当于将附件下载回来你可以利用闪存盘等存储工具带走具体操作这里就不多说了。小提示:即使是可以直接浏览并编辑DOC、XLS格式的附件也并不支持带有x的Office格式的文档这个功能目前还没有。Office的新把戏Office可运行在WindowsXPSP及以后的版本上新设计的界面、新图片引擎、更好的视觉化能力以及改善的任务管理使我们能够更充分地管理、分析和利用信息更好地安排时间和工作任务。①随需而变的Ribbon是微软Office十多年来最重要的更新我们只需通过“浏览、感觉并点击”就能轻松实现期待的结果不再需要深入几级菜单通过复杂的对话框寻找从而可更专注于工作。②只需点击一次即可在任何位置访问命令。Word、Excel、PPT都能直接通过预览方式打开文字、表格、图片甚至语音和视频等流媒体文件全部可以实时预览(LivePreview)。以前在Outlook中看附件需要双击打开现在单击某个附件再单击Previewfile按钮就能直接在邮件中预览附件内容。③Office使用了新的XML格式这是一种压缩且健全的文件格式。所有的图像直接以对象的方式对待产品图片中的文字信息都可进入搜索范围。Word更专业实用Word能迅速完成更具专业外表的信件、方案、数据表以及其他文档快速格式化能更快地实现新外观。选中某段文字MiniToolbar自动显示包含了“增大减小字号”按钮等常用命令。左上角的QuickAccessToolbar可进行保存、撤销等操作。在Home→Styles中用鼠标指向不同的样式可以直接看到效果。双击文档顶部的图片会自动显示与图片相关的PictureTools对格式进行设置。选择Insert→CoverPage可直接插入各种漂亮的封面。可以使用熟悉的Word创建并发布博客。Excel分析数据更方便在Excel的空白表格中按Ctrl↓跳到表格末尾行行号为按Ctrl→跳到表格最右列有列而以前的版本只有行乘列。行列数有如此显著的增加将极大地满足大数据库的要求。引入的数据分析新功能可以借助颜色坡度、数据条块来发现并描述重要趋势和突出的数据不再需要用不同的公式和排序方式筛选了。图形引擎可以一目了然地插入二维或三维图形任意旋转角度强大的数据分析工具透视表也有很大的改进。易用的PPT做一个关于生产流程的演示文稿全新的SmartArt功能提供的按钮会自动以流程的方式把文字直接变化成为更直观生动的图形。当你把幻灯片与别人分享又不得不清除一些不想外传的内容文档检查器功能可以帮你大忙。它能检测并删除不需要的评论、个人可识别信息、隐藏文字或者来自文档的其他信息(Word、Excel、PPT都提供此功能)。Outlook的最大亮点Mail视图右侧的代办事项栏(ToDoBars)在便捷的环境里整合了任务、具有状态旗帜标志的电子邮件信息还有即将到来的约会、日历信息和来自多个组件的任务可实现以天为基础的任务优先视图。日历中任务和日程安排上下展现在一个视图里直接拖拽非常方便。新增的类别标色功能可帮助我们更轻松地定位、管理、优先响应电子邮件消息还提供了增强的垃圾邮件和反钓鱼技术。此外RSS种子可以让我们轻松获得与自己商业、产业、习惯以及个人兴趣密切相关的信息。小提示:在Office搭建的企业平台上“开箱即用”的工作流程模板和智能化的通知、反馈、跟踪系统使文档处理时间大大缩短。还有商业数据目录工具、项目管理器、新报告功能都将带给你更新的体验使你的工作更高效。新型文件格式的转换Office的三大主力Word、Excel和PPT均引入了新型文件格式如Word默认使用docx。你可以让Word硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件电脑超全技巧招多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧默认使用doc格式。单击左上角的“Office按钮”选择菜单中的“Word选项”打开对话框选中左栏中的“保存”就可以在右栏的“将此文件保存为此格式”下拉列表中选择需要的格式如Word~文档(*doc)。Office的新稿纸稿纸这一符合中国特色的使用需求终于在Office中得到了满足你可以在其中进行稿纸设置。①在Word中切换到“页面布局”选项页单击“稿纸”组上的“稿纸设置”。在弹出对话框的“格式”下拉菜单中可以看到三种格式:方格式稿纸、行线式稿纸和外框式稿纸。如果调整了行列数、线条颜色或页面方向右下方的图像上会进行动态预览确认即可。默认使用的是宋体号字字体可修改但大小不能修改。②为现有的Word文档添加稿纸打开“稿纸设置”后选择所需要的稿纸样式设置并应用稿纸样式后文档中的所有文本都将与网格对齐字号也会适当更改以确保所有字符都在网格内。③要删除稿纸打开“稿纸设置→稿纸样式→非稿纸文档”就可以了。给Office打补丁不但Windows需要经常更新和打补丁Office也有漏洞需要及时修补以保证你在使用时不出现问题。首先下载所有更新程序登录http:officemicrosoftcomzhcnofficeupdateCDaspx选择Office下的“更新程序”链接下载需要的更新程序。由于更新程序数量较多而且需要按先旧后新的顺序安装我们可利用WinRAR生成一个更新程序列表。生成更新程序列表①将下载的Office更新程序存放到一个名为UPDATE的新文件夹中。②运行WinRAR打开此文件夹使所有补丁文件显示在WinRAR窗口中单击WinRAR窗口中的“修改时间”使文件按升序(即先旧后新)排列。③按CtrlA将文件全选单击“工具→生成报告”在弹出窗口中选择“报告包含”下的“普通文件”。④打开“文件排序”下拉列表选择“修改时间”在“把报告保存为文件”框内输入保存路径和文件名。如果文件名前没有指定保存路径则自动保存到文件夹所在的分区。⑤单击“确定”就能得到所有更新程序的文件名称。无须干预自动安装补丁用记事本打开保存的更新程序文件名称的文本文件按下面的内容编写BAT文件然后将扩展名改为BAT保存在存放更新程序的文件夹中。echooffsetlocalsetPATHTOFIXES=X:UPDATEPATHTOFIXESofficeKBFullFileCHSexeq…………PATHTOFIXESofficeKBFullFileCHSexeqX是更新程序文件夹所在的盘符UPDATE是存放更新程序的文件夹名称。下面的每一行包含一个更新程序其数量根据需要安装的更新来确定。参数q表示使用“无提示安装方式”即无须用户干预可连续安装所有补丁。运行这个批处理文件所有补丁很快就都打好了。滤除文档信息Office文档中会保留以下用户信息:作者姓名、批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义XML的数据以及页眉和页脚中的信息。要清除这些信息可单击“文件→完成→检查文档”再按提示操作。套用Office模板Office本身准备了很多精美模板进入“文件→新建”窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格单击“模板”下的“本机上的模板”丰富的模板已经分门别类放置好了。比如在Word中有常用、Web页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类单击相应标签打开旁边还有一些描述信息能方便地预览。选中需要的模板确定后即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。修改模板比如选择“信函和传真”类别中的“典雅型信函”依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息最后另存为“文件模板”类型并默认保存在模板文件夹下以后模板库中就多了这块自己修改的模板了。收藏模板见到好模板赶紧保存。选择“文件→另存为”在“保存类型”下拉框中选择“文档模板”输入文件名保存到默认的模板文件夹下。以后只要选择“文件→新建”就可以在“常规”模板标签中看到刚才收藏的这个模板双击后即可使用。Word中和Excel的方法是另存为“文档模板”PPT中可将演示文稿另存为“演示文稿设计模板”新模板就会在下次硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件(普及版)增刊多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧打开PPT时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”下。自定义模板系统向导和系统模板默认安装在C:ProgramFilesMicrosoftOfficeTemplates文件夹中其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。用户自定义模板存放位置根据Windows版本的不同而异WindowsNTXP的模板在C:DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下如果使用WindowsxMe模板会被放置到C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下。如果从网上或光盘上找到一些Office模板可以直接把它们拷贝到相关目录下。如果手头上有DOC文件拷贝到用户自定义模板文件夹中或者直接把扩展名改为DOT再拷贝到自定义模板文件夹中都行。快速建立个性Word模板进入C:DocumentsandSettings用户名Templates文件夹在空白处右击选择“新建→MicrosoftWord文档”新建一个Word文件winworddoc。双击winworddoc然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置并保存该文件。以后在“资源管理器”中右击鼠标选择“新建→MicrosoftWord文档”再双击新建的文档它就已经套用了你在winworddoc中的设置从而可以使用自己的个性Word。如果你觉得安装了太多模板可打开“资源管理器”进入用户自定义模板文件夹把相应的模板文件删除即可。更多模板资源网上来选择任一组件的“文件→新建”选择“Microsoftcom上的模板”链接一个类别丰富的中文模板库尽现眼前。只要单击网页上的模板类型链接就可以在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。按下“预览”按钮即可进行预览在接受协议后下载到硬盘后再用“另存为”将它保存为模板就可以像普通模板那样调用了。各种搜索引擎可以帮助你打捞无尽的模板宝藏。设置默认模板你可以把使用频率最高的模板设置为默认模板。另存为“文档模板”后单击对话框最左下角的“默认”按钮并在弹出的提示窗口中单击“是”。以后每次新建文件直接见到的就是这个模板。直接右击最常用的模板还可将快捷方式发送到桌面。模板与他人共享将自定义模板放入某个共享文件夹中并为该共享文件夹建立一个快捷方式。网络上的其他用户可以把这个快捷方式放入自己的C:ProgramFilesMicrosoftOfficeTemplates文件夹中然后就可以像本地安装的模板那样方便调用了。Office助手来去自由在微软Office软件中有一个可爱的小精灵它的名字叫做“Office助手”。我们可以通过右键菜单中的“隐藏”命令暂时隐藏它也可以通过一些设置永久屏蔽它需要时再通过设置将它重新启用。①在Office助手上单击鼠标右键在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令就可以暂时隐藏Office助手了。②在Office助手上单击鼠标右键在弹出的快捷菜单中选择“选项”命令选择“选项”标签取消不希望Office助手出现的相应选项。如果任何地方都不需要Office助手出现则干脆取消“使用Office助手”选择框。这样可以永久屏蔽Office助手。然后单击“确定”按钮。③通过从帮助菜单中选择“显示Office助手”可以重新启用Office助手。小提示:小精灵的形象不只是孙悟空一个在它的图标上单击鼠标右键选择“选择助手”命令选择“助手之家”标签通过“上一位”和“下一位”按钮就可以选择你需要的精灵形象了。快速运行Office组件当我们要运行Office其中的一项时比如新建Word文档一般是点击“开始→程序→Office→MicrosoftOfficeWord”或直接在桌面上点击鼠标右键选“新建→MicrosoftWord文档”再双击打开文档。如果你不想从开始菜单一层层展开或最小化每一个窗口那么通过“开始→运行”输入相应的命令后回车就可以体验快速启动的感觉。Winword打开Word文档Powerpnt打开PowerpointExcel打开ExcelMsaccess打开AccessOutlook启动OutlookFrontpg打开frontpageInfopath打开InfopathMspub打开PublisherOnenote打开OneNote这对于办公一族来说不但能节约时间还能提高效率。保存你的Office设置在多人用的电脑上每个人用软件都有自己的习惯和风格每次都要改动Office的设置很烦琐重装Office还要重新设置也是麻烦。其实利用Office自己带的“用户设置保存向导”硬件数码网络应用信息交流浏览搜索工具软件电脑超全技巧招多媒体杀毒防黑操作系统办公软件招全技巧超电脑Office技巧Word技巧Excel技巧PowerPoint技巧WPS技巧工具就能轻松解决。点“开始→所有程序→MicrosoftOffice→MicrosoftOffice工具→MicrosoftOffice用户设置保存向导”启动用户保存设置向导点“下一步”选择“保存本机的设置”点“下一步”在对话框中设置保存的位置及文件名然后点“完成”。这样你的Office设置已被保存好了。恢复Office个性设置打开“MicrosoftOffice用户设置保存向导”后点“下一步”选择“将原先的设置恢复应用到本机”点“下一步”通过浏览找到原先保存好设置的文件点“完成”系统恢复设置完毕后点“退出”。这样你的Office设置就被恢复回来了。不装Office也能看文档如果觉得安装Office太麻烦想不装Office也能浏览办公文档可以试试微软公司推出的Office查看软件其中包括WordViewer、ExcelViewer、PowerpointViewer它们都只有MB左右远远小于Office软件安装比较方便快捷不仅能轻松查看办公文档还可以将办公文档打印出来。WordViewer除了可以浏览和打印文档外还可以查看文档字数等信息。选择“文件”菜单下的“属性”选项然后选择“统计”即可。WordViewer下载地址:http:wwwskycncomsofthtmlExcelViewer下载地址:http:wwwskycncomsofthtmlPowerpointViewer下载地址:http:wwwskycncomsofthtml最近工作菜单从Office开始打开文件对话框中有一个“历史”按钮可以记录几十个最近打开的文件或文件夹快捷方式这个按钮的下拉列表列出的是“最近工作菜单”。工作菜单存放文档的快捷方式作用类似于收藏夹。和文件菜单中的最近文件列表不同工作菜单中的文件要手工指定和最近打开的文件无关。它可以支持的文件数最多也是个但和选项命令中的设置无关。①单击“工具”菜单中的“自定义”命令打开自定义对话框选择“命令”标签。在左边“类别”框中选中“内置菜单”项在右边的“命令”框中找到“工作”菜单并将其拖到当前工具栏中即可调出工作菜单。②若想将某文档存入可先将该文档打开再单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”命令。③使用时只需单击“工作”菜单中的相应文档名即可打开该文档。④要去掉某文档名可单击“工作”菜单再按CtrlAlt(减号)于该文档名处单击即可。菜单命令按需重排①进入“工具→自定义”单击“命令”选项卡中的“重排命令”按钮就可以重排命令了。②比如要给“文件”菜单增加“全部保存”命令。选中“菜单栏”在右边的下拉菜单中选择“文件”单击“添加”。在打开的对话框选中“类别”下的“文件”在右边的“命令”下找到“全部保存”确定即可。③为了加快操作速度可把“另存为”等命令移到“文件”菜单的顶部。只要打开“重排命令”对话框选中“另存为”单击“上移”按钮即可。对不常用的菜单就让它们“下移”吧。④至于派不上用场的“共享工作区”命令在“重排命令”选项卡的“菜单栏”中选择“工具”就可以看到菜单中的所有命令了。选中“共享工作区”单击“删除”“共享工作区”就从“工具”菜单中消失了。以后需要时再按上面介绍的方法“添加”即可。小提示:所有Office组件的菜单都可以这样修改。如果对修改不满意单击“重新设置”按钮就可以使菜单恢复原状。菜单命令变图标为什么“保存”命令有图标而使用率很高的“另存为”就没有?可以自己动手添加。①进入“工具→自定义”单击“命令”选项卡中的“重排命令”按钮。②在控件对话框中选中需要添加图标的菜单命令“另存为”。③单击“更改所选内容”在“更改按钮图像”子菜单中选择喜欢的图标就可以了。小提示:用这个方法所有Office组件的菜单都可以添加或更换命令图标。菜单添加新成员如果你需要经常打开某几个文件而每次都得到存放地“我的文档”里找非常费时。这时可以添加一个放置常用文档的“工作”菜单。①单击“工具→自定义”命令选中“命令”选项卡“类别”下的“内置菜单”把“命令”下的“工作”拖至菜单栏。②打开需要放入“工作”菜单的文档单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”。③若要删除同时按组合键CtrlAlt-(减号)使光标变成一个粗体“”。打开“工作”菜单后用“”单

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