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办公室管理办法.docx

办公室管理办法

用户4371444094
2019-06-18 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《办公室管理办法docx》,可适用于职业岗位领域

征迁协调管理办法S静宁至天水高速公路静宁至庄浪段土建工程JZSG标段项目经理部年月征迁协调管理办法第一章总则第一条为了加强征迁协调管理明确项目经理部征迁协调管理职责使协调管理工作进一步标准化和规范化结合本项目实际特制订本办法。第二条征迁协调部是外部协调管理的职责部门征迁协调部人员应明确各项工作职责熟悉事务流程做好上传下达上下协调保障施工促进生产的目的。第二章职责范围第三条征迁协调部在项目经理领导下、项目常务副经理的指导下负责开展相关的协调管理工作。一、贯彻国家有关法律、法规执行行业规范、标准、条例遵守地方政府相关规定执行集团公司的各项规章制度。二、负责相关规章制度、汇报材料的起草、编写、印发和督促落实。三、负责来往公文的处理和督促办理及时传达上级有关精神督促各部门按时反馈办理事项严格按《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》编制、印发、报送文件。四、负责后勤用品、办公用品、业务用品的采购和领用管理。五、根据会议主题负责相关会议的准备和文字材料根据会议研究事项做好会议记录和会议纪要。六、负责项目经理部驻地资产和设备的维护对办公室和宿舍进行分配。做好项目经理部驻地安全保卫、后勤伙食、卫生管理等工作为职工创建舒适的工作生活环境。七、负责项目经理部公务车辆管理、调配工作。八、负责对内、对外公共关系的协调和维护做好业务接待和信访接待定期开展矛盾排查和舆情收集及时协调处理营造和谐施工环境。九、履行项目党支部办公室职能负责基层党组织建设按时收缴党费组织全体党员开展ldquo三会一课rdquo及时组织召开ldquo三重一大rdquo事项党支部决策前置程序。十、做好团、工建设积极深入一线倾听合理化建议依法维护职工的合法权益组织职工参与民主管理加强青年职工思想教育组织开展主题实践活动。十一、加强企业文化建设开展好节假日文体活动。加强对外宣传及时报道工程进展、先进典型经验、优秀人物树立路桥形象。负责评先选优工作。十二、履行项目廉政领导小组办公室职能定期开展警示教育加强廉政考核受理并反馈群众举报事项。十三、统筹管理各分部企业文化宣传、宣传报道、公文处理、公章使用等对口业务监督检查各分部执行力建设进一步规范项目征迁协调部工作。十四、配合其他部门做好相关工作。十五、完成项目领导交办的其他工作。第三章综合办公事务处理办法第六条公文处理办法项目经理部公文的处理严格按照路桥集团OA办公系统中的工作流程执行做到流转及时、限时办结做好公文的审核及保密等工作秘密公文不得翻印、转发确保公文的安全。、收文处理办法办公室对所有来文(路桥集团、子公司、项目办、驻地办、项目分部等)(除指明姓名的)要上传OA收文工作流进行编号、登记、填写拟办意见、传送项目经理批示根据项目经理批示意见分发相关领导及部门传阅办理办公室人员及时跟踪文件流转动态督促相关人员于当日内传阅办理防止漏办和延误文件办理完毕后办公室人员及时归档。项目分部报文以PDF传送至征迁协调部征迁协调部审核文件是否符合行文规则然后传送至对应业务部门审核文件是否符合业务工作要求最后确定是否进入办理程序不符合要求的退回分部。、发文处理办法项目经理部发文实行ldquo谁主办、谁负责rdquo的原则按照规定的格式由主办部门承办人拟稿rarr部门负责人审核rarr征迁协调部核稿rarr部门分管领导会签rarr常务副经理会签rarr项目经理签发rarr征迁协调部排版rarr主办部门承办人校对rarr征迁协调部打印、盖章、分送、存档。在文件流转过程中如发现问题及时与责任人进行沟通修改问题较多时回退给责任人修改。上报路桥集团的文件按子公司报集团流程报送下发各分部的文件通过OA发布公告报送政府、项目办、驻地办等的文件根据分送范围打印纸质版加盖项目经理部公章后及时送达对口部门进行签收。、文件的存档项目部的所有公文由征迁协调部打印存档建立文件清单分类归档条理清晰便于查找。、文件的借阅借阅文件时应填写文件资料借阅登记表一般一周内归还特殊情况可适当延长借阅时间。第七条公章管理办法公章的使用和管理是一项非常严肃的工作必须从源头上预防项目经理部公章因使用保管不当引起纠纷。(一)公章的使用、公章使用坚持ldquo专人保管审批使用登记交接rdquo的原则。、用印范围:以项目经理部名义制发的公文对内、对外签署的协议各部门上报业主、监理单位的资料、下发各分部通知各部门与其它公司业务往来资料、介绍信、证明函等。、实行用印审批制度:以项目部名义制发的公文经项目经理签发批准的OA流程方可用印。以项目部名义对外所签协议、合同、函件等用印时必须经OA流程主管领导审批后方可用印无审批的一概不予用印。、各部门借用项目经理部公章外出时必须到征迁协调部办理印章外借手续经项目经理批准后方可借用并及时归还。、盖章位置要准确、恰当印迹要端正清晰印章的名称与用印件的落款要一致不漏盖、不多盖。、严禁在空白介绍信、空白信函、空白授权书、空白证件上用印遇特殊情况用印须经项目经理批准。(二)公章的管理、公章专管人员应具有较高的政治素质和较强的责任心要坚持原则严格照章用印遵守保密原则。、项目经理部公章由征迁协调部指定专人保管合同专用章由合约部指定专人保管。财务专用章和法人章由财务劳资部指定专人保管。、公章专管人员每天下班前应检查公章是否存放安全及时入柜上锁。次日上班后应首先检查所保管公章的柜子有无异样若发现意外情况应立即汇报做出相应的处置措施。、各分部要加强对印章的日常监管项目经理为第一负责人。各分部在印章使用管理中落实以下要求:①各项目分部需派本项目正式职工持醒目便函、项目经理批复文件及经办人身份证原件到项目经理部办公室领取印章。②印章仅限于对应项目分部各种临时协议、合同会签表用印和上报承建公司、项目经理部的各类文件超越对应项目和业务范围用印将追究项目经理责任。③印章使用实行审批制经项目经理审批同意签字后方可盖印。同时应建立单独的印章使用台账。④印章的保管、交接、丢失处理等未尽事宜执行《甘肃路桥建设集团项目部印章管理办法》规定。第八条项目会议制度(一)会议制度、会议形式根据会议议题和利于施工原则可采用集中会议、现场会议和视频会议。、会议通知每月末召开工地例会同期召开质量分析会和安全生产例会应当于会议召开天前通知全体参会人员工地周会固定在每周一晚上:召开不再另行通知党支部会议根据议事前置要求需要时召开项目经理办公会议定期每月初召开根据项目经理工作安排临时调整专题会议根据需要临时提前小时通知。、会议主持人项目经理办公会由项目经理主持工地例会由项目经理或项目常务副经理主持其他会议根据会议主题由相关分管领导主持。、会议范围工地例会参加人员为项目部领导、各部门负责人、项目各分部三大负责人及会议要求参加的有关人员。项目经理办公会议参加人员为项目部领导、各部门负责人及会议要求参加的有关人员。党支部会议参加人员为党支部委员全体成员。工地周会参加人员为项目部领导各部门负责人及会议要求参加的有关人员。专题会议根据专题主题要求由发起部门通知相关人员参加。、会议议程会议召开按照ldquo谁组织谁拟定rdquo的原则拟定会议议程报项目经理审定会议材料准备由相关职能部门负责落实。工地周会按照ldquo有事说事rdquo的原则进行各部门有需要解决和协调的事项集中商讨解决。、会议决议会议对ldquo三重一大rdquo事项做出决议的以会议纪要形式经项目经理审定签发实施。、会议记录工地例会、项目经理办公会、党支部会议、工地周会由办公室记录、起草会议纪要。专题会议由发起部门记录、起草会议纪要。(二)会议的主要议题、传达党和国家的方针、政策、路桥集团、项目办、驻地办等重要会议、文件精神。、研究讨论项目ldquo三重一大rdquo即重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额度资金的使用等事宜、研究讨论项目生产经营活动中需统筹、协调、解决的工作事宜、各项工作计划和安排并组织实施、讨论确定项目内部管理机构设置、人员配置方案重大调整须提交路桥集团研究决定、讨论决定项目生产经营中的效益、质量、技术、进度、安全、人员、资金等的管理和调配工作研究制定向路桥集团提出的涉及上述工作的重大事项的建议方案、研究确定项目经理部签订的各种责任书(经营目标责任书承包书、施工任务令、安全生产目标责任书等)、讨论确定项目员工的聘用、升级、加薪、工资、福利、奖惩与辞退等方案、讨论确定项目生产经营活动中各种奖惩事宜、讨论项目生产经营活动中其他重大事项。第九条宣传报道管理办法宣传工作是全员责任每个参建职工都有义务宣传身边的好人好事和先进经验凝聚路桥正能量。项目部鼓励人人投稿的同时根据上级要求分解宣传报道任务广大职工积极宣传提高在各级各类报刊、媒体的上稿率为树立良好的社会形象奠定舆论基础。、要求各部门、各分部积极投稿题材多样内容丰富健康角度新颖力求反映本项目工程建设质量、进度、安全、文明施工、驻地生活等各方面的内容。、稿件报送任务:征迁协调部篇月、征迁协调部篇月、财务劳资部篇月、预算合约部篇月、工程技术部篇月、质量检验部篇月、安全环保部篇月、设备材料部篇月、工地试验室篇月、各分部篇月。、综合检查、大型报道必须由项目经理部统一报送严禁各分部私自外发工程进展、安全管理、工艺创新、散文、诗歌各分部可按承建公司要求外发。、稿费标准省级报刊采用稿件元篇地厅级报刊采用稿件元篇路桥集团新闻采用稿件元篇路桥集团建设快讯、基层动态及其他采用稿件元篇照片地厅级以上报刊采用元张路桥集团新闻采用元张。稿费年底统一核算发放(稿件和照片同一个人提供只计算稿费、照片费用不另计)。第十条办公用品采购及发放管理办法(一)项目经理部办公用品的采购。、执行定期采购制各部门需采购的物品由部门负责人审核后每月日前填写采购申请表由综合办统一汇总后上报项目经理或项目常务副经理签认批准后由办公室于月底前统一采购到位。、办公用品的采购必须符合程序首先进行市场调查择优采购价格不得高于市场价格否则高出部分由采购者本人承担财务不予报销采购物品的规格型号及质量必须满足项目办公要求若质量差或型号不符合要求者由本人负责更换或退换。(二)办公用品的保管、领用、办公用品的保管及领用由征迁协调部专人负责。、办公用品领用按照采购申请表领用严禁超量领用。、领用办公用品时必须登记办公用品领用表。(三)办公用品的管理、所有人员要本着节约的原则打印资料前要经过反复检查无误后再进行打印以避免纸张浪费。同时尽量采用双面打印。、所有办公用品按计划控制严禁铺张浪费。第十一条节能管理办法、各部门在使用会议室前小时应告知征迁协调部由办公室人员根据气候情况开通空调根据需要开启投影仪、电子屏、照明灯光等。会议结束后应及时告知办公室人员关闭所用用电设备电源开关。、办公室和宿舍区自然光线充足时应充分利用自然光源不开灯。光线不足时根据需要适当开启照明灯。办公室和宿舍区坚持人走灯灭。电脑、复印机、打印机办公设备短时间不使用时应开启休眠节能功能长时间不使用时应及时关闭电源。、公共区域的照明灯、投光灯开启与关闭时间根据四季日照光线由时控或声控器控制具体操作人员为保安门卫和保洁员。、厨房用电、用水、用气应视餐饮具体要求而定本着节约的原则由食堂厨师具体负责。、浴室和水房使用后应随手关阀禁止长流水现象发生。、所有区域的电暖必须坚持人走断电确保节电和安全。、征迁协调部人员应经常性检查对违反节能规定的现象及时告知责任部门或责任人予以纠正累计三次将给予通报处罚。第十二条后勤管理办法(一)食堂管理、后勤管理员职责及要求()后勤管理员应根据项目经理部人员组成情况及时做好食堂用品采购工作米、面、油、菜、肉等送达项目经理部后后勤管理人员与厨师进行双签确认确保数量足够、质量优良。()后勤管理员应每周调整伙食菜谱表张榜公布。()后勤管理员负责项目经理部来客记录及用餐安排工作。()后勤管理员应督促炊事员认真工作员工有合理要求时应视情况最大可能地满足不得将变质饭菜提供给职工。()后勤管理员应做到每季度征求项目就餐人员意见努力改进食堂服务工作。()后勤管理员应做到伙食费按月结算项目部补助伙食费元人天根据考勤规则后勤管理人员应在每月日将上月食堂费用及盈亏情况张榜公布接受大家监督。①后勤管理人员及时登记临时外来人员就餐人数核算伙食费时临时就餐人员标准按元人次计算。②项目经理部招待餐按元桌计算。、炊事员职责及要求()根据就餐人数负责早、中、晚三餐保质足量的供应。()负责招待餐后餐具消毒爱护餐具及后勤设施。()除特殊情况外应按照作息时间供应三餐不得随意提前或推迟。()炊事员应随时做好准备保证因公务错过用餐时间的工作人员能及时用餐。()炊事员要不断提高烹饪技术改善主、副食花色品种每周调换一次菜谱科学搭配饭菜确保营养膳食。()炊事员必须持健康证上岗并定期进行体检。勤理发、勤洗澡、勤剪指甲、勤洗工作服。()上班期间必须穿工作服、戴工作帽。食堂内不准抽烟、随地吐痰。、厨房及餐厅环境卫生要求()厨房要做到干净、整洁、无污染、无垃圾、无杂物堆积物品要摆放整齐。()在接到接待任务后要及时清洁接待餐厅并摆好餐具。所有餐厅每餐后必须彻底擦洗保持地面无油污桌面无饭渣、菜汤、灰尘并摆放整齐。()要及时做好灭蚊、蝇、老鼠等工作。、就餐纪律()就餐实行OA系统报餐制项目经理部人员请假、出差离开或回来都要通知征迁协调部因在外办公不能回来就餐者必须在上午十点半以前下午四点半以前通知征迁协调部若有招待餐各相关负责人应提前小时通知征迁协调部。()就餐人员进入食堂后必须自觉排队打饭用餐结束须将餐物倒入指定的垃圾桶内不得将剩饭剩菜倒在餐桌上、地上、水池中。()严格按需求盛饭不得故意浪费粮食。()在盛取饭菜时请使用公筷、公勺勿使用个人餐具确保公共卫生。()就餐时自带餐具就餐后自行洗刷个人餐具请节约用水洗刷完后及时关闭水龙头。()就餐时注意文明礼貌不得赤背、赤足、穿拖鞋进入食堂及餐厅餐厅内不准随地吐痰不准大声喧哗。()就餐人员要遵守伙食管理制度不得随意进入厨房要爱护公物、餐具、讲究公德。()讲文明、有礼貌、尊重炊事员对餐厅管理服务及伙食账目有意见可向后勤管理员反映不得与炊事员争执。(二)值班门卫管理、门卫要选择工作责任心强身体素质好的同志担任作风正派工作认真负责敢于向不良倾向做斗争。、坚持巡视制度对重点防范、防火部位要做到心中有数要加强财务室、办公室、食堂、职工宿舍的巡逻密度。、禁止小商小贩进入院内叫卖禁止推销人员进入院内。、非项目经理部人员及车辆入院必须进行登记禁止闲逛和逗留发现可疑情况要及时报告或采取措施。、对出入院内的可疑物品有权进行检查发现问题及时报告。、要及时发现不安全因素和事故隐患堵塞漏洞保证安全。(三)住宿管理、宿舍房间及物品由征迁协调部统一分配和管理全体人员应服从管理和调配。、未经允许不得留宿他人。、爱护项目部统一配发的设施、物品。如因保管不善或人为损坏、丢失应照价赔偿。、宿舍区内禁止饲养动物楼道禁止堆放杂物垃圾集中倾倒于指定地点不得随地乱扔果皮、纸屑、烟头等杂物不得乱倒脏水。、注意防火、防盗出入随手关门及时关闭门窗及电源。、宿舍区内禁止私自安装电器和拉接电源线禁止超负荷用电室内不得使用或存放危险及违禁物品。(四)卫生保洁管理、保洁人员负责接待室、会议室、活动室、项目领导办公室、公共楼道、洗手间、盥洗室的卫生打扫按季节及时喷洒杀蝇气雾剂、空气清新剂做到院内、水池内无杂物。门卫负责院内、院门口卫生。、各办公室由部门工作人员负责卫生打扫要求各办公室地面干净桌面物品摆放整齐配备花草及时浇水摆放美观。办公室墙面不得随意张贴室内摆放和谐。、各宿舍自行打扫必须保持宿舍干净整洁。宿舍内被褥整齐、空气良好室内各种物品、个人用具及床下物品摆放有序保持干净。、尊重他人的劳动成果在项目部内注意文明形象不随地吐痰和乱扔垃圾自觉维护项目部卫生和公共设施。第十三条接待管理办法(一)接待工作的主要任务、安排上级主管部门及党政机关、兄弟单位领导来项目部视察、指导、调研、参观、访问等工作。、协助办理项目部大型会议的会务工作。、有关部门安排来访的宾客。、协助开展公共关系工作协调好项目经理部的外部环境。(二)接待工作的基本原则、接待安排应根据来宾的身份和任务安排不同领导的接待确定相应人员的陪同既要热情周到、也要讲节约量力而出反对铺张浪费。、坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理办理重要接待事务对涉及较强业务性的接待事务应由项目经理部牵头对口接待办公室配合。、接待工作中应自尊自重本着尊敬来宾的原则搞好服务不允许发生有损项目经理部形象的事件。(三)一般性接待工作的程序、接待前的准备工作:对来宾的基本情况做到心中有数做好接待前的细节工作。、接待中的服务工作:安排专人迎接来宾妥善安排来宾吃、住、行等生活事宜。(四)接待工作的有关要求、根据领导意图及客人的需求掌握接待工作的规律做到目标明确思路清晰计划周密主次分明机动灵活扎实做好工作。、严格执行规定和标准坚持请示报告制度在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用一律不予签字报销。、着装整洁大方举止谈吐文明礼貌服务热情、周到、耐心保持良好的精神风貌从各方面体现项目经理部的良好形象。、实行烟、酒统一购领制度。由接待人填写申请领用单由分管领导审批后到办公室申请领用。(五)接待费开支和接待标准、接待标准由办公室视情况灵活掌握按来宾身份、级别区别对待做到既大方得体又节省开支。、住宿:按照宾客的目的、使命按职务、级别预订相应的客房原则上预定到有协议的宾馆中。、宴请:因工作需要宴请的标准按照宾客事由、级别、人数严格控制陪餐人数应本着需要的原则由办公室协调安排无关人员不安排陪餐原则上安排到项目经理部食堂就餐。(六)接待费的报销、招待费签单、报销时应注明接待事由、对象经办公室申核后报项目经理审批。、报销程序按财务规定执行。第十四条公务用车管理办法公务车管理坚持以保障施工任务的顺利开展且合理有效地利用资源提高办公效率为原则。、公务用车由办公室统一管理调度本着一切以工程建设为中心的原则服务于施工一线做到计划用车合理派遣。、每天上班前驾驶员必须提前热车等待各部门到办公室提交用车需求以便进行统一安排。、驾驶员临时有事出车必须到办公室进行报告否则视为私自外出造成不良后果自行承担并且要追究其责任。、任何人不得私自将公务车辆开离项目部如遇有特殊情况必须向主管领导请示经批准后方可。、严禁假借公务出私车现象的发生发现一次直接将驾驶人员辞退造成不良后果者由该车驾驶员承担一切经济损失和责任。、驾驶员每天必须做到车容整洁保证车况良好并按期做好日常保养工作不得使车辆带病运行。、车辆维护及故障部件的更换必须经办公室审核报项目经理或项目常务副经理审批后到定点维修站保养维修。、公务用车实行单车核算制办公室根据公务用车记录统计当月出车运行情况根据油料、里程、维修费用统计运转成本表张榜公布。、严禁驾驶员酒后驾车严禁非驾驶人员驾驶公务车辆。、公务车每车每月预借元备用金用于停车费等其他费用每月至日核销账目严禁虚报冒领乱报停车费、过路费、加油费。报销须经综合办主任审核后项目经理审批。、车辆的油料实行一车一卡制禁止使用本车油卡给其他车辆加油严禁刷烟、饮料等发现一次车辆驾驶员直接辞退油料发票报销时需提供加油小票。特殊情况时要经征迁协调部主任批准并填写加油记录。静庄项目经理部办公用品后勤用品业务用品采购审批表用品名称采购数量申请部门备注办公室主任审批:年月日项目负责人审批:年月日静庄项目经理部业务费审批表单位:人民币(元)经办部门经办人业务对象人数预算金额部门负责人审核:年月日征迁协调部审核:年月日项目经理审批:年月日静庄项目经理部公务用车保养修理审批表单位:人民币(元)车牌号驾驶员行车里程保养项目预算金额修理项目预算金额办公室主任审核:年月日项目经理审批:年月日

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