行政执行力论文：论高校档案行政执行力

收稿日期：2010- 05- 09 基金项目：江苏省档案局科技项目（2009- L11）阶段性成果 作者简介：彭志斌（1964-），男，江苏溧阳人，档案馆馆长，副研究员，从事教育管理和档案学研究。 论 高 校 档 案 行 政 执 行 力 彭志斌 （南京师范大学，南京 210046） 摘 要：高校档案工作行政执行力低下主要 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 现在制度执行不力和内部 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 不健全两个方面；产生原因主要是观念 缺失，档案意识薄弱，机构不健全，体制和机制保障不到位；导致的后果是物质投入少，档案内容不完整，难以实现“集中统 一， 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 有序”的管理目标，从某种程度上影响着高校的“宏观管理”效益；提升行政执行力的对策是加强档案法制教育和档 案宣传，完善检查评估机制，在大学文化建设中推动档案工作发展。 关键词：高校档案管理；行政执行力；问题；对策 中图分类号:G472.4 文献标志码:A 文章编号:1 002- 2589（2010） 21 - 0207- 03 行政执行力是指行政部门及其工作人员贯彻落实上 级的战略决策、方针政策和工作部署的操作能力和实践能 力，就是提高执行命令、完成任务、达到目标的能力，也就 是常说的“抓落实”。高校档案工作行政执行力低下是一个 普遍现象。随着高等教育由外延扩张向内涵建设的转型， 各高校都在加强现代大学制度建设，但很少有高校将档案 工作制度建设纳入现代大学制度建设的范畴。这对本来就 处于高校“管理边缘”的档案工作来说无疑是雪上加霜，势 必影响《高等学校档案管理办法》（教育部令第 27号，2008 年 9月 1日施行，下文称“27号令”）的贯彻实施，影响高校 的“宏观管理”效益，影响着大学文化建设、大学制度建设 和高校整体事业的发展。 一、高校档案行政执行力存在的问题 目前，高校档案行政执行力存在的问题主要表现在有 制度执行不力和内部管理制度不健全两个方面。 1. 国家档案法规和地方社会档案管理规定和办法，在 高校档案工作管理中的执行力普遍不强。各高校都将档案 部门归入学校的直属“业务单位”，属于为教学、科研、管理 等中心工作服务的边缘机构，因此上级主管部门或地方政 府下发至学校的各种档案工作文件往往得不到及时的贯 彻落实。校级层面很少能为贯彻某项档案法规或工作要求 而开展专门的工作研讨和部署。由于校级层面没有足够重 视“上位法规”的贯彻落实，这势必影响档案制度、工作原 则在具体工作中的作用发挥，也在一定程度上影响了档案 部门的工作积极性。 2.高校档案部门人员由于专业知识和能力素质等方面 原因，对制定学校内部档案管理制度往往不主动、不及时、 不健全。原因是：第一，对档案法规制度的认识不深刻；第 二，对新事物不愿接受，对执行新制度、新规定存有畏难情 绪；第三，流于工作惯性，维持工作现状，缺乏开拓创新。 “27号令”自 2008年 9月施行以来，给高校档案工作带来 了发展机遇，同时也提出了严峻的挑战。目前，各高校还没 有普遍依据“27号令”制定符合本校档案工作实际需要的 “实施办法”，国家档案局“8号令”《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》自 2006年 12月施行以来在高 校档案工作中的执行情况，同样不容乐观。就目前高校档 案工作一般情况而言，在综合档案管理、人事档案管理和 学生档案（本文指学生人事档案）管理三方面的内部管理 制度还不健全、不系统。 二、高校档案行政执行力低下的根本原因 高校档案行政执行力低下的原因较多也较复杂，有 历史原因也有现实原因，但根本的原因表现在以下两个 方面。 1.观念缺失，档案意识薄弱。观念的形成和创新都不是 一蹴而就的事。由于高校档案工作起步迟、发展慢、作用没 有得到应有的发挥，高校上下档案法制观念没有真正树 J i a o Yu L i L u n Ya n J i u ☆ 教 育 理 论 研 究 ☆ 207 学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理学 论理 Th e o ry Re s e a rc h 学 论理学 论理学 论理学 论理★ ★ ★ ★学 论理★ ★ ★ ★ 立。大多数高校的档案工作是在改革开放以后发展起来 的，加上目前许多高校是进入 21世纪以来高等教育大众 化的产物，新建高校或原有高校在外延扩展的过程中，很 少能够把注意力放到档案工作的创建和发展上来。因此， 即使档案工作已经存在，学校的各级管理者也往往用传统 落后的眼光看待它，认为档案工作就是收收材料编编目 录，补补贴贴装进盒子，整理整理放上架子，有的甚至认为 “档案工作只是档案部门一家的事”，因此不重视学校各管 理部门和教学机构内部档案材料的平时积累与整理。 观念缺失的另一种诠释是档案意识薄弱。档案意识是 人们对档案和档案工作的认识水平和敏感程度。高校内部 各种工作领域担负着不同工作的各类人员，对档案和档案 工作的认识水平与敏感程度，共同构成了学校的档案意 识。高校档案意识薄弱在具体工作中的表现有：高校内部 各机关不能完全做到档案工作“三纳入、四同步”[1]，不能做 到纸质文档与电子文档同步归档，档案检查、考核与评估 制度不健全，定期布置、检查、总结、验收档案工作不能落 实，以及人员配置不到位， 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 不明确，责任意识不 强，管理水平不高等。因此，往往导致档案材料归档不齐 全、不完整、不及时，人事档案信息数据不准确、不完整，学 生档案材料遗失等情况。 2.机构缺失，体制机制保障不到位。教育优先发展的国 策促进了高等教育的大发展。在“九五”、“十五”、“十一五” 建设中，各类新办高校尤其是民办高校如雨后春笋般兴 起。但新办或民办高校的档案管理机构却大多不健全，有 的只是在学校办公室安排一两个人员象征性地管理学校 的档案工作，稍好一点的学校也会成立一个挂靠的档案 室，但与真正独立的档案管理机构相去很远。教育部“27号 令”适应形势需要，将过去“6号令”中“普通高等学校”提法 改成了“高等学校”，扩大了档案法规所针对的“高校”的概 念范围[1]。这说明，不论是历史悠久的普通高校还是刚刚创 办或民办的高职院校，都存在档案工作，并且开展档案工 作的基本原则和要求是一致的。 机构缺失不仅存在于新办或民办高校中，在一些具有 相当历史和规模的高校同样存在档案机构设置不到位、不 独立的情况。具体表现为：档案机构仍然是挂靠单位，经费 和人员管理不独立，馆库条件差，往往与办公场所混合在 一起。“27号令”规定了高等学校设立档案馆的条件，但现 实中符合条件而没有设立档案馆的高校大量存在。机构独 立与否虽然只是一种形式，但直接影响体制和机制的保障 力度。 三、高校档案执行力低下的后果 1.导致物质投入少，保障条件差。目前，相当多的高校 档案工作物质基础条件不能满足档案工作现代化的要求。 表现为库房不独立或不符合《档案馆建设 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 》（建标 103—2008），经费投入少，设备配置和人员配备不能满足 工作需要。高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学 校预算，保证档案工作的需求；同时，高等学校应当设立专 项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所 需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息 化建设与学校数字化校园建设同步进行；应当为高校档案 机构配备专职档案工作人员，其编制人数应根据保管档案 数量和工作任务确定[2]。对照此要求，发展条件较好的高校 或成立独立档案机构较早的高校，在这些方面已经有了一 定基础，但离档案工作现代化建设标准仍然存在较大差 距。人员队伍问题既有数量问题也有质量问题，就实际情 况看更重要的是质量问题。高校档案工作物质基础差的 主要原因就是没有实现“依法治档案”，不能确保“法定” 要求的落实。 2.导致档案内容缺失，难以实现“集中统一，规范有序” 管理。就目前的情况而言，高校档案部门不管是档案馆还 是综合档案室，工作内容存在三种情况：一是只管理学校 综合档案；二是管理学校综合档案和教职工人事档案两方 面；三是管理学校综合档案、人事档案和学生档案三方面。 根据“集中统一”管理原则，高校应该将三方面档案管理职 能“集中”到一个具有独立行政能力的管理部门进行“统 一”管理。但目前许多高校还做不到，这一方面是管理体制 不健全、工作关系没有理顺的问题，另一方面是高校档案 工作原本基础较差而又内容复杂的原因。但作为“27号令” 规定的 11类“高校档案”必须纳入学校档案管理部门的工 作内容。内容缺失还体现在档案业务工作中，由于档案意 识薄弱，专兼职人员业务能力较差，往往出现不严格按照 档案业务工作流程操作而导致档案实体和信息内容的缺 失。比如，公文处理过程中，由于相关人员的疏忽，没有严 格按照“文件处理程序”办理，因而导致档案材料某一环节 “痕迹”记录的丢失；不能做到纸质文档与电子文档同步归 档，甚至出现“有档不归”现象。这与档案“来源原则”相悖， 也违反了“文件、档案一体化管理原则”，更不符合“文件、 档案全程管理”的要求[3]。 四、提升高校档案行政执行力的对策 高校管理需要强化“法治”。有的学者认为：“从人治 到法治，再到注重文化建设的价值管理，是大学管理认识 上的升华”[4]。档案工作应该纳入高校管理的“法治体系”。 208 （责任编辑 / 石 银） On University Archives Administration Executive Ability PENG Zhi- bin (Nanjing Normal University, Nanjing, 210046，China) Abstract: The problem of universi t y archives administ rat ion execut ive abi li t y i s mainly in t wo respect s: inef f ect ive syst em implement at ion and unsound int ernal management syst em. The main reasons are: concept missing, weak consciousness of archives, imperf ect inst i t ut ions, and not enough prot ect ive inst i t ut ions and mechanisms. The consequences are insuf f icient mat er ial input , incomplet e archive cont ent and t he di f f i cult y in achieving t he “cent rali zed and st andardized” management obj ect ives. To some ext ent , t hese af f ect t he universi t y’s “micro- management”benef i t s. The solut ions t o improve t he administ rat ion execut ive abi li t y are st rengt hen archives legal educat ion and propaganda of archives, improve t he inspect ion and evaluat ion mechanisms, and promot e t he archival work in cult ural const ruct ions in universi t y. Key words: Universi t y Archives Management；Execut ive Abi li t y；Problem；Count ermeasure 档案工作是学校重要的基础性工作，属于学校“微观管 理”范畴，但它必须获得“宏观管理”的依法指导，否则就 会偏离方向或失去控制，因此不能让其游离于学校管理体 系之外。 1.加强档案法制教育和档案宣传工作。目前，首要的是 宣传贯彻教育部“27号令”，在全校确立“以法治档”观念； 同时加强对档案和档案工作的宣传，增强全校档案意识。 在制订工作计划、召开相关会议、部署具体工作等过程中， 把档案工作纳入题中之义。 2.完善评估机制，加强检查监督。在高校评估中增添体 现档案工作的“分值”。比如，在本科教学评估中将教学档 案的积累、保管、利用作为检查内容，促进档案材料的平时 收集和科学保管。在高校内部对高校各机构的综合考核评 价和对教师业绩的考核评价中，应将档案材料移交作为各 项工作管理的最后环节加以考评，使每一位教师意识到档 案材料不移交就没有完成工作任务，体会到每个公民都有 为党和国家积累史料和保护档案的义务，不能将属于公共 资源的档案材料据为己有[2]。 3.健全高校内部档案管理体制和机制。确立“档案工作 校长负责制”[2]，成立学校档案工作委员会，设立与学校整 体事业发展相应的档案管理机构，构建全校档案管理网 络，实行“分级分层、定岗定责”机制，明确管理职能，理顺 档案机构与学校各部门、院系之间的责任关系，制定适应 学校档案工作实际需要的管理办法，在人、财、物诸方面建 立学校档案工作的保障机制，从而提高档案工作为学校中 心工作服务的能力和效率。 4.在大学文化建设中推动档案工作发展。大学文化建 设是高校核心竞争力培育的基础，而大学文化建设的一个 重要方面是对学校历史文化的开发利用。因此，开展大学 文化建设，要充分发挥档案信息资源的作用，在开发利用 档案信息资源的过程中推动档案工作的发展。 5.档案管理部门加强自身建设，开拓工作职能。档案管 理部门要主动加强资源体系和利用体系两方面建设，转变 观念，创新模式，拓展工作内容，实现“四个转变”：收集中 由单一接收向接收与征集并重转变；保管中由单一纸质材 料保管向纸质与数字材料并重转变；利用中由单一“普通 提供利用”向“普通提供利用”与“主动开发利用”并重转 变；编研中由单一资料性汇编向资料性与研究性并重转 变。通过“四个转变”，逐步实现档案资源建设的“丰富性、 特色性”，实现档案利用的“文化性、创造性”。总之，档案部 门用自身要以档案工作成果为基石，以“有为”搏“有位”， 提高管理与服务的双重效益，从而提升档案工作在学校管 理体制中的地位。 参考文献： [1 ]国家教委令第 6 号 .普通高等学校档案管理办法 [ Z]， 1989- 10- 10. [2]教育部令第 27号.高校学校档案管理办法[Z].2008- 09- 01 . [3]黄霄羽.文件、档案全程管理的理论依据[J].中国档案，2009， （6）. [4]徐明稚.大学管理和大学发展[J].中国高等教育，2010，（6）. J i a o Yu L i L u n Ya n J i u ☆ 教 育 理 论 研 究 ☆ 209