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2010 NO.24
SCIENCE & TECHNOLOGY INFORMATION企 业 管 理
信息作为一种无形资产,在参与企业活动
的过程中,与有形资产一样对企业的发展起到
举足轻重的作用。企业档案的建立,为企业的
生产、技术、经营等活动提供了可靠地
记录
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依据。作为企业的基础性信息,企业档案的管
理问题是对企业自身无形资产的保护,也是对
企业自身发展经历的真实记录。如何建立一
套适用于知识经济背景下的企业档案管理新
模式,是企业发展进程中必须面对的革新性问
题。
1 企业档案管理观念落后
目前很多企业员工都存在档案意识薄弱,
观念落后的情况。出于对档案本身认识的片
面,使得档案的管理工作也相对滞后。过去人
们对企业档案的认识只停留在企业历史记录
的
表
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面含义上,而忽略了从记载企业经验教训
的档案中寻找企业发展突破点的功能,在知识
经济时代的背景下 ,对基础性企业信息的运
用,重新审视企业档案的功能性,是观念转变
的重点。随着信息技术的进步,档案的形式也
发生了转变,电子档案的出现,弥补了纸质档
案保管和使用上的不足,也大大提高了企业档
案的可管理性和服务性。档案管理观念的更新
和提高,也有赖于企业管理阶层的重视程度,
首先从企业领导做起,重视企业基础信息资源
的管理和利用,才能有效的促进本企业档案管
理工作的发展 [1]。
2 企业档案管理滞后于信息化发展
全社会信息化程度的大幅提高,各行各业
对信息依赖程度的逐步加强,促进了各种信息
系统的建成和投入使用。信息处理的方式更
多的采用计算机为平台,很多企业的档案管理
人员对电子文件的处理能力较差,固守传统的
档案管理模式,从而使新形式档案的无法录入
和存储 ,造成了企业档案的信息不完整。因
此,企业档案的管理问题要紧跟信息化发展的
步伐,首先通过对员工计算机能力的培训,奠
定新企业档案管理的技术支撑,然后在此基础
上,进行档案管理的信息化改革[2]。
知识管理背景下的企业档案管理
秦云
(成都市兴蓉集团有限公司档案室 四川成都 610062)
摘 要:随着市场经济信息化程度的提高,信息和科技的发展已经对整个社会的进步都起到了举足轻重的作用。企业档案,客观的记录
了企业从筹备、成立到经营、管理甚至是产权变动等一切企业活动,是一种基础性信息资源,在企业管理等各方面发挥显现着应有的重要
作用。
关键词:管理模式 企业档案 知识管理
中图分类号 :F239 文献标识码 :A 文章编号 :1672-3791(2010)08(c)-0177-01
3 知识管理是企业档案工作创新的方向
3、1知识管理可以促使人们重新视定义企业
档案管理的根本目的
当前知识管理背景下的档案管理工作不
单纯的只是对企业档案的收集、整理和保管,
还应该包含档案功能的开发和利用。通过对档
案中记载和积累的经验和知识的挖掘,从中得
到有益于企业发展的信息,这才是知识经济背
景下,企业档案的功能所在 [3]。
3、2知识管理可以促使人们重新思考企业档
案管理的基本活动
档案管理应该从表面上的档案实体的保
存和管理转移到关注对档案所存储的信息、所
蕴含的知识的管理。以往意义简单的档案收集
工作,只局限在正式文件的归档上,而今档案
的收集过程也等同于知识的积累过程,更注重
隐性知识的记录,以及对非正式文件外部信息
的收集。在档案整理过程中,通过对检索内容
的编排,实现一个知识的重组过程,按照档案
信息的代表性和用户检索的偏好,对企业档案
的内容和所包含的知识信息进行分类,从而提
高档案使用时的效率。现阶段的档案鉴定工
作更注重档案的情报价值、现实价值和利用
价值,对档案的鉴定过程,就是对所包含的信
息知识的评价活动。同时为了提高档案的服
务性,应该秉承用户为中心的理念,通过信息
化、网络化等手段,为用户提供高效便捷的服
务,从中得到所需的知识或解决问题的
方案
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,
从而将档案服务活动提升为知识服务活动[4]。
3、3知识管理可以促使人们重新考察企业档
案管理的技术方法
新时期的企业档案管理工作要与时俱进,
普及先进的信息技术,来替代传统的手工操
作。从知识管理的角度审视企业档案工作,可
以清楚地认识到新时期档案管理工作的本质
是信息的管理,通过对企业档案内在知识性的
挖掘,从知识中提炼新的信息是利用企业档案
的重要目的。知识性档案管理体系的建立,有
助于推动企业档案信息的丰富和完善,并使档
案的管理工作从实体档案的手工模式转向以
计算机为平台的信息处理模式。
4 结语
整个市场经济环境的变化和知识性社会
的转变,使得企业的内部发展要在适应外部大
环境的前提下进行企业的信息化改革,提高对
企业档案管理的重视程度,加深对企业基础信
息资源的知识化利用。在先进的管理理念和模
式的指导下,对企业内部的档案管理工作进行
根本性的改革和信息系统的重建。这种指导企
业档案工作创新的管理理念与管理模式,必须
顺应社会经济背景与时代发展潮流。在知识经
济时代,这种顺应社会经济背景与时代发展潮
流,能够指导企业档案工作创新的管理理念与
管理模式就是知识管理。因为知识管理是知识
经济时代的要求,它能从各个层面为企业档案
工作创新提供新的思维。
参考文献
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