中小企业管理论文 ：谈中小民营企业档案管理的瓶颈及对策

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 建档案”、“擅自造档”。实际上，“克隆档案”与上面所谈的“人质档 案”是逻辑上相关联的两类人事档案。它们之间的内在关系是：由 于人事档案被扣，即发生了“扣档”行为，人们只好通过“克隆档案” 来实现“重新建档”[3]。如一些单位特别是待遇相对较差或经济发展 滞后地区的单位为了能够留住人才，通常会尝试通过采取“不同意 调出、不同意放人事档案、不同意迁户口”的“三不”防御性政策来 留住人才，而人事档案自然成为了其中斗争的焦点。欲引进人才的 单位为了能够让引进的人才无后顾之忧，只好通过“重建档案”来 解决那些因想跳槽而被原单位卡住人事档案的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，于是，“克隆 档案”的现象随之产生了 6.“失真档案”。“失真档案”是“失真”人事档案简称，一般说来， 包括三种情形：“滞后性人事档案”、“无意的差错性失真人事档 案”、“虚假人事档案”。真实性是人事档案的生命，“失真”导致人事 档案可信度降低，无论哪种原因造成的人事档案“失真”，都会造成 一定的负面影响，下面对这三种“失真档案”分别加以具体分析。 （1）“滞后性人事档案”。“滞后性人事档案”是指违背了人事档 案现实性属性要求的人事档案。人事档案的内容虽然更多的是个 人历史情况的记录，是“昨天”的产物，但同时应反映个人的最新情 况，这样才能体现所记录人员的全部面貌。而“滞后性人事档案”的 产生导致人事档案的现实性缺失，影响人事档案功能的实现。为了 尽可能避免“滞后性人事档案”的出现，建立人事档案的定期更新 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 是根本之举。 （2）“无意的差错性失真人事档案”。“无意的差错性失真人事 档案”指的是由于填表人或人事档案工作人员由于过失形成笔误 或者因各种技术原因在转递、加工、利用诸环节中导致人事档案信 息记录出现矛盾或错误的人事档案。“无意的差错性失真人事档 案”的产生并非缘于人的主观因素，而是工作中的过失，这就要求 我们人事档案工作人员增强责任心、以饱满的热情全身心地投入 到工作中去，并要注重人事档案的内容复核工作，实行科学鉴定制 度可以最大限度地避免“无意差错”的出现。 （3）“虚假档案”。“虚假档案”形形色色，大体可以分为两大类。 一类是“增优”，包括给自己的人事档案或他人的人事档案“增优” 两种；在现实生活中，人事档案由于密切关系着个人提职、升迁、工 资水平、福利待遇等切身利益，一些急功近利的人，为了能够达到 自己的目的，不择手段，伪造、添好自己或与自己有利益关系人员 的人事档案。例如采用擅自改小、改大出生年月日，改早工作时间， 提高文化程度等方式。另外一类是“添劣”，一般是领导或管理人事 档案工作人员利用职务便利给他人“添劣”。在现实生活中，还有一 部分人出于种种目的，将他人的人事档案人为进行“抹黑”操作，试 图通过“添劣”来影响该人的事业发展，甚至一生的荣辱。 我们不仅要找出人事档案存在“失范现象”并分析其产生的真 正原因，更重要的是还要进行有针对性的人事档案管理制度改革， 使现代人事档案管理顺应时代发展变化的客观要求，最大限度地 发挥人事档案的各种积极作用。 参考文献： [1]邓绍兴.人事档案教程[M].中国传媒大学出版社，2008. [2]李甘林.50亿元档案管理费挡住我们自由流动[N].羊城晚报，2007（3）. [3]陈潭.社会转型与公共政策创新[J].湖南师范大学学报（社科），2004（5）. ★作者简介：肖强.扬州大学社会发展学院讲师，博士。 □ 丽水职业技术学院 单晓维 本文深入分析了中小民营企业档案管理工作中存在的瓶颈问题，提出了相应解决对策，阐述了中小民营企业档案管 理既要“自主”又要“监管”。 中小民营企业 档案管理 瓶颈 对策 !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!"! ! ! "!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!"! ! ! " 谈中小民营企业档案管理的瓶颈及对策 摘 要 关键词 笔者通过走访多家中小民营企业发现，许多中小民营企业的 档案管理不容乐观，特别是一些农民企业家创办的中小民营企业， 档案管理几乎是属于“随意型”，基本处于无序的状态，其结果必然 会影响中小企业的可持续发展，也使许多有价值的民营企业档案 资源在我们眼前流失。 一、中小民营企业的档案管理瓶颈 1.企业法人档案意识淡化。民营企业作为自主经营、自负盈亏、 自我约束、自我发展的法人实体和市场竞争主体，它的一切管理活 动的开展都是以增效为目的，以盈利为原则，企业的主要精力和资 金都投放在生产、经营管理和产品销售上，其经营理念趋向于追逐 利润最大化。因而许多中小民营企业的法人优先考虑的企业生存 发展、生产规模、产品质量、市场营销、资本经济的投入，认为档案 工作就是一种负担，特别是一些农民企业家，他们本身文化水平不 高，对档案工作的认知水平有限，没有真正认识到企业档案和档案 工作在企业生产、经营、权益维护和市场开拓等各项活动中的重要 作用，使得档案工作遭受冷遇，甚而有一些中小民营企业的档案工 作仍处在“无意识、无制度、无人员、无设备、无库房、无经费、无责 任、无档案”的八无状态。 2.档案行政管理部门管理力度弱化。民营企业作为独立的经 济实体，其所有制的特殊性决定了民营企业对于自身形成的档案 拥有完全的自主管理权。在《物权法》颁布之后，档案的产权属性变 得更加明确，同时企业也对选择什么样的管理模式，建立什么样的 运行机制具有一定的自主权，因而，新形势下档案行政管理部门在 民营企业的档案管理问题上的“监管”、“指导”、“加强”和“规定”这 些字眼变得更加没有可操作性了，再不能套用以往的工作模式，简 单地沿用照搬对国有企业的指导管理方法，而是放手让民营企业 “自主”管理，这也使得推动民营企业档案工作开展的指导管理力 度出现弱化，压力指数已呈骤减趋势。 3.企业管理人员档案知识贫乏化。档案管理“随意型”的一些中 小民营企业，由于整个企业没有“档案观”，企业没有专职的档案管 28 兰台世界 2010·11月下 研究探索 YANJIUTANSUO 理人员，更谈不上定期对管理人员进行档案业务培训，使得管理人 员档案知识十分匮乏。因而造成对哪些该归，哪些不该归的文件材 料不清楚，收集的文件材料如何 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 整理归档也掌握甚少，这样也 就使得民营企业档案工作质量难以保证。 4.企业档案材料散乱化。由于大多数民营企业是自主经营，规 模不大，又普遍采取“家族式”管理模式，所以企业生产经营活动中 形成的各种资料，尤其是涉及企业自身独有的各种技术设计、工艺 配方、图纸数据等企业经济核心资料往往掌控在企业骨干管理人 员手中，而其他各职能部门材料则散存于经办人员手中。如：财务 档案存放在财务人员手中；设备档案存在设备管理人员手中；文书 档案存放在办公室人员手中，由于企业没有建立健全档案管理机 制，对档案没有实行集中统一规范管理，缺乏有效的档案管理监 督，一旦企业出现人员“跳槽”现象，就会产生许多不可预测的后 果，轻则使企业现有管理失控，工作无法延续，重则导致企业独有 的知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危机企业的生存。 二、加强中小民营企业档案规范管理的对策 1.提高企业法人档案意识，建立完善的档案管理机制。在市场 经济中，大多数民营企业的法人，不仅是企业的决策者，而且还是 企业的管理者，企业的发展依赖于企业法人的个人决策与管理，企 业内部实行高度集中的领导权制。为此，民营企业档案管理工作的 好坏，直接取决于企业法人对企业档案和档案管理认知与理解水 平，也有赖于企业法人对企业档案工作的重视程度及企业法人的 管理理念。要使一个民营企业档案工作管理规范，应先提高企业法 人的档案意识，只有企业法人认识到档案是企业的资产、档案是企 业发展历史的浓缩精品、档案是企业文化载体，才会重视档案工 作，才能肯投入财力、人力、物力，才会建立完善的档案管理机制。 企业法人重视了档案工作，就有了民营企业档案管理的内动力。 在《关于促进民营企业档案工作发展的意见》中明确指出“积 极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案部门为我国经 济建设和现代化建设服务的一项重要内容”。目前，档案行政部门 尽管对民营企业档案管理监督力度减弱，但在档案业务上还应该 有责任和义务对民营企业进行指导和服务，结合国情，创新工作方 法。一方面，可以引导帮助企业建立完善的档案管理机制，同发改 委、工商局联合，举办企业法人档案管理知识培训班，加强宣传和 沟通，列举成功的民营企业的档案管理实例，请知名企业家现身说 法。另一方面，定期派档案业务人员深入企业，指导归档工作，营造 氛围，创造良好的企业档案工作内部环境。 2.加大依法治档力度，建立完善监督机制。虽然档案行政部门 可以在“档案法”的宣传和“档案业务”服务上起到一定效果，但毕 竟对一些档案管理还没有“自省”、“自觉”、“自立”的企业具有约束 力和威慑力，一些民营企业当没有了必要的监管，就会出现档案管 理失控，造成目前许多中小民营企业档案工作的自由化，档案工作 可以信手由缰，无序发展。这就需要一方面由国家建立比较完善、 合乎国情的民营企业档案工作法律法规，使档案资源建设和法制 建设能和谐发展。另一方面需要民营企业所在的地方政府，结合实 际探索建立新的管理模式，建立切实可行的监督机构，保证民企档 案工作依法开展建档、立档、用档。笔者认为，结合现在中国国情， 可尝试在工商局下设专门民营企业档案馆，就像建设局下设城建 档案馆那样，将民营企业的档案作为工商局机关档案的一个门类， 规定统一归档范围、建立相应移交制度，按规范要求既可为企业收 集、整理档案，也可接受企业已整理好的档案进馆移交，特殊涉及 商业秘密档案可代存，实行完全的“集中统一管理”，在提供档案信 息服务中可收取一定的费用。因为工商局具有对民营企业的行政 管理权，对企业具有号召力、威慑力，掌握更全面的民营企业信息， 更有利于监督民营企业的档案工作，在依法开展民营企业档案管 理中，又可对民营企业是否合法生产经营，避免违法生产经营不合 格产品、假冒产品等非法活动进行有效的监督，规范经营管理，有 利于民营企业的科学、可持续发展。特别是避免我国一些民营企业 涉及的新能源、新领域、新技术、新专利开发、名牌产品、百年老字 号产品的生产等重要档案资源的流失，也更好地保护了这些民营 企业的知识产权。当然，根据《物权法》，这些民营企业档案权属仍 属于企业自己。笔者认为，只有建立这样一个监管体系，民营企业 才会自觉开展档案工作，才能使民营企业的档案步入规范化轨道。 3.加强校企合作，提高企业档案管理人员业务水平。企业档案 管理人员的业务素质是做好企业档案工作的关键。档案管理人员 在档案收集、整理、鉴定、保管、编研、开发利用过程中，都贯穿着分 析、研究、综合、判断等各项活动。如不精通档案业务知识，就会影 响工作的有效、准确性，也会影响企业的档案工作环境，档案工作 的质量和水平也就无从谈起。为此，首先要提高企业档案管理人员 的档案业务，一方面可请地方档案部门到企业进行档案知识培训； 另一方面，可采取大专院校档案专业学生主动到企业实践，指导和 帮助企业建档、归档。如：丽水职业技术学院，就有一支由档案专业 老师带队的档案整理团队，近五年来，每年都利用寒暑假带学生下 企业，这样既提高了企业档案管理人员的档案素质，指导和促进了 企业档案工作的开展，又锻炼了学生的技能，达到了双赢。 4.强化档案收集，建立规范档案管理体系。为避免中小民营企 业档案出现散乱、流失现象，就要在企业档案工作的源头上下工 夫。根据统一分类方案、归档范围，采取动态管理，办理完毕的文件 材料及时收集，随办随归。一方面，从制度上保证各职能部门及部 门负责人落实责任制，凡是各部门中产生的在归档范围内的工作 材料实行全程监控，办理完毕及时移交给档案员。另一方面对“跳 槽”人员手上的有价值档案材料及时办理移交，保证档案材料的收 集齐全与完整。除了传统上的文件材料要注重收集外，还要注重新 时期新形势下产生的新内容的档案，如：企业电子商务活动、检验 检疫、资产产权、商业信誉、知识产权、商业秘密、外向型企业倾销 反倾销、补贴反补贴、法律事务、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 协议、客户信息和企业文化 等，只有企业做到自身档案材料收集齐全，才能保证移交的民营企 业档案馆的档案材料的齐全完整，进而才能保证国家整个民营企 业档案资源的丰富完整。 做好中小民营企业档案的规范管理是一个系统 工程 路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理 。根据中 国的国情，既需要民营企业的“自觉”、“自省”、“自主”、“自律”，又 需要国家档案行政管理部门、发改委、工商局、工商联等各方面有 效地指导、服务，更需要必要的管理机构进行有效地依法监督，保 证中小民营企业的档案工作依法进行。加强中小民营企业的档案 规范管理，是历史赋予我们的责任，加强中小民营企业档案的规范 管理，有助于我们更加明晰、完整地记录和反映中国改革开放的历 史，反之，势必造成整个社会档案资源的不完整，给历史留下缺憾。 参考文献： [1]覃兆刿.民营企业档案管理应该选择怎样的模式[J].档案管理，2008（6）. [2]关继南.加强民营企业档案工作研究 提高工作水平[J].浙江档案，2006（7）. [3]丁越飞.总结把握规律 推进民营企业档案工作新发展[J].浙江档案，2006（7）. 29兰台世界 2010·11月下