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Powerpoint_2007_技巧篇

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Powerpoint_2007_技巧篇 1 PowerPoint 2007 技巧篇 目录 Powerpoint 中快速插入不同背景图片 ................................................................................................. 2 PPT2007 将 Excel 图表转为图形对象 .................................................................................

Powerpoint_2007_技巧篇
1 PowerPoint 2007 技巧篇 目录 Powerpoint 中快速插入不同背景图片 ................................................................................................. 2 PPT2007 将 Excel 图表转为图形对象 .................................................................................................. 2 PowerPoint2007 插入视频的两种方法 ................................................................................................. 3 直接解压提取 PowerPoint2007 图片 .................................................................................................... 3 PowerPoint 中插入 flash 的简单方法 ................................................................................................... 4 Powerpoint 幻灯片手动翻页设置 ......................................................................................................... 4 将 PPT 演示文稿转成视频文件随身携带 ............................................................................................ 5 一张纸打印多幅 Powerpoint 幻灯片 .................................................................................................... 6 如何制作引人注目的 PPT 演示文稿 .................................................................................................... 9 制作 PPT 的 10/20/30 法则 .................................................................................................................. 14 用 PowerPoint 的“会议 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ”做实时电子笔记 .............................................................................. 15 PowerPoint 演示文档“非全屏播放” ............................................................................................... 16 Powerpoint2007 压缩图片为演示文稿瘦身 ....................................................................................... 16 PowerPoint2007 无法输入中文怎么办? ........................................................................................... 16 用宏快速往 PPT 里插入多张图片 ...................................................................................................... 17 将字体嵌入 PowerPoint 文件随身携带 .............................................................................................. 17 PowerPoint 2007 也玩双显示输出 ...................................................................................................... 19 在 PPT 2007 里把 PPT 批量转为 PDF ................................................................................................ 19 PowerPoint 做交互 课件 超市陈列培训课件免费下载搭石ppt课件免费下载公安保密教育课件下载病媒生物防治课件 可下载高中数学必修四课件打包下载 不用 VBA 也行 ............................................................................................. 21 三强联手 完全掌控 PPT 幻灯片播放节奏 ........................................................................................ 23 不装 Office PPT 幻灯片照样轻松放 ................................................................................................... 25 PowerPoint 文档中声音的控制技巧 ................................................................................................... 29 PowerPoint 2007 中变换公式的颜色 .................................................................................................. 31 PowerPoint 操作中的一些小技巧 ....................................................................................................... 34 低版本 Office 编辑 Office2007 文档................................................................................................... 38 在 PPT 幻灯片中连续播放背景音乐 .................................................................................................. 40 学 PowerPoint 模板技巧 提高效率 .................................................................................................... 42 2 Powerpoint 中快速插入不同背景图片 在我们制作 Powerpoint 课件的过程中,一个课件常常包含多张幻灯片,而且为了课件的美 观,几乎每张幻灯片中都会插入不同的图片作为背景。同样的插入背景图操作重复 N 次,实在 是太累人了。其实可以通过“宏”来快速完成这一工作。 在硬盘的任意位置(如 F 盘根目录)新建一个名为“Background”的文件夹,然后将需要插入 到 PPT 课件中的背景图片复制到该文件夹,并对所有的背景图片进行重命名,图片文件名的格 式为“1.jpg”、“2.jpg”、“3.jpg”„„ 启动 PowerPoint 2003/2007,然后单击“工具→宏→Visual Basic 编辑器”命令,打开“Visual Basic 编辑器”窗口,然后右击该窗口左边的“VBAProject”,选择“插入→模块”命令,插入一 个代码模块,然后在右边的代码窗口中输入相应代码(代码可在 www.shudoo.com/bzsoft 下载), 关闭“Visual Basic 编辑器”窗口,上边输入的模块代码就会自动保存,最后单击菜单“文件→ 保存”命令,将 PPT 演示文稿保存到“F:\Background”目录下,文件名为“批量插入背景图片.ppt”。 小提示:在我们提供的代码中,“ .Background.Fill.UserPicture "F:\Background\" & i & ".jpg"” 表示插入到幻灯片中的背景图片保存在“F:\Background”目录下,背景图片的格式为 jpg,如有 不同,请自行更改。 接着单击菜单“工具→自定义”命令,打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡, 然后选中“类别”下边列表框中的“宏”选项,这时在“命令”下边的列表框中就会出现我们 刚才新添加的宏了(如图)。 在如图界面中将“命令”下边列表框中的“CharuPic”宏拖动到工具栏中的任意位置,松开鼠标后,在工 具栏上就会出现一个名为“CharuPic”的按钮,右击该按钮,在出现的右键菜单中,将按钮的名称修改为“批 量插入背景图片”;在“更改按钮图像”子菜单中选择自己喜欢的图片作为按钮的背景,最后关闭“自定义”对 话框。 以后只需要单击工具栏上的“批量插入背景图片”按钮,稍等片刻, PPT 课件中的所有幻灯片就自动完 成背景图片的插入工作了。 小提示:如果单击工具栏上的“批量插入背景图片”按钮不能完成幻灯片背景图片的插入工作时,可单击 菜单“工具→宏→安全性”命令,打开“安全性”对话框并切换到“安全级”选项卡,将安全等级设置为“中”, 就可以了。 PPT2007 将 Excel 图表转为图形对象 在 PowerPoint 2007 中,我们会经常尝试将 Excel 2007 图表转换为 Office 图形对象,以便 3 将图表的某些部分设置为不同格式。但是,当我们尝试将 Excel 2007 图表转换为 Office 图形对 象时,转换功能不可用。 这个功能在早期版本的 Office 中是可用的。比如在早期版本的 Office 中,可以将 Excel 图 表转换为 Office 图形对象。然后,可以取消图形组合并将图表的某些部分设置为不同的格式。 问题原因:在 2007 Office system 中,Office 图形对象功能已被替换。PowerPoint 2007 和 Excel 2007 现在共享相同的绘图功能。 解决方法:若要在 PowerPoint 2007 中将 Excel 图表的某些部分设置为不同的格式,请单击 图表中要设置不同格式的部分。然后,使用“设计”、“选项”和“格式”选项卡上适当的绘图 工具对格式进行更改。 PowerPoint2007 插入视频的两种方法 为追求更完美效果,在 Powerpoint 中通过 shockwave Flash Object 控件插入 SWF 格式动画已 是家常便饭。但很多情况下,演示文档还需要视频做辅助,下面我们介绍在 PowerPoint 2007 中 插入视频的两种方法。 直接插入法 这是最简单方法。用该法插入的视频,在演示界面中仅显示视频画面,和插入图片十分类 似。可以说,这是一种无缝插入,效果相当不错,但同时局限性也很大。首先,该法仅支持插 入 AVI、MPEG 和 WMV 等 Windows Media 格式视频,而像 RMVB 等其它格式均不支持,不能不 令人遗憾。其次,用该法插入的视频,演示时只能实现暂停和播放控制,若想自由选择播放时 间可就无能为力了,而且一旦切换到另一张幻灯片,再切换回来,则视频会自动停留在开始部 分,大为不便。 方法:在 PowerPoint 2007 中单击“插入”标签,点“影片/文件中的影片”,打开“插入影 片对话框”,选择影片文件,点“确定”按钮,插入影片的第一帧出现在幻灯片中,选中该视频, 你可对播放画面大小自由缩放。PowerPoint 2007 提供了两种播放方式,一种是放映时自动播放, 一种是放映时单击播放,选用哪一种,就看你的需要了。 Windows Media Player 控件法 如果想自由控制视频的播放进度,不妨采用 Windows Media Player 控件法,幻灯片中会出 现 Windows Media Player 的简易播放界面,利用播放器的控制栏,可自由控制视频的进度、声 音的大小等。双击还可自动切换到全屏播放状态,和用 Windows Media Player 观看影片没什么 区别。 第一步:开启控件功能。默认 PowerPoint 2007 的控件功能处于豫藏状态,因此,用该法前, 先得开启控件功能。在 PowerPoint 2007 中点 OFFICE 按钮,选择“PowerPoint 选项”,打开 “PowerPoint 选项”设置框,在“常用”项中勾选“在功能区显示‘开发工具’选项卡”,点“确 定”,回到 PowerPoint 2007 编辑界面,则功能区多出一新选项卡,即“开发工具”。 第二步:插入视频。单击激活“开发工具”选项卡,点“控件”项中的“其它控件”,弹出 对话框,选中“Windows Media Player”,点“确定”,鼠标变成“+”状,拖动,则 Windows Media Player 播放界面出现在幻灯片中,选中,点击右键,选择“属性”,弹出对话框,在“URL”项 中输入视频文件的路径和全名称(若视频文件和幻灯片文件在同一文件夹中,则无需输入路径)。 关闭“属性”框,设置成功。 小提示:在插入 rmvb 格式的视频后,会发现打不开,这是因为 Windows Media Player 不支 持这个格式的缘故,这个问题可以通过安装 FFDshow 解码器解决,安装解码器后,也可以嵌入 FLV 格式的视频了。 直接解压提取 PowerPoint2007 图片 在 PowerPoint2007 中默认保存的文档是一种扩展名为.PPTX 的新格式,这种格式保存的演 示文档其实就是一个 ZIP 格式的压缩包,可以直接用 WinRAR 打开。 如果安装了 WinRAR 软件,只要先打开 WinRAR,然后直接把*.PPTX 文件用鼠标左键按住拖 动到 WinRAR 窗口中放开,就可以打开 PPTX 文件。双击打开其中的 PPT 文件夹,这个 PPTX 文 件中的所有图片都在里面的 MEDIA 文件夹中。右击 MEDIA 文件夹选择“解压缩到指定文件夹” 4 进行解压后,从解压的文件夹中就可以直接找到你想要的图片文件了。 如果你没安装 WinRAR,只要通过重命名把文件扩展名改成.ZIP,就可以直接双击打开压缩 包,然后就可以把 PPT/MEDIA/文件夹复制粘贴出来保存了。不过一般得先从“开始/控制面板” 中打开“文件夹选项”,在“查看”选项卡的高级设置列表中取消“隐藏已知文件扩展名”复选 项前的对勾后才能看到、修改文件扩展名。通过这个方法可提取图片文件和剪贴画,且提取的 图片是插入后未经修改的原图。 若你只需要 PPT 文件中的个别图片,也可以直接打开 PPT 文件,右击你需要的图片选择“另 存为图片”,在另存为图片对话框中选择适当文件类型命名保存即可。在此你若同时选中多张图 片右击进行另存,还可以把这几张图合并成一张图片输出。 PowerPoint 中插入 flash 的简单方法 本文介绍一种另类的方法将 Flash 生成的. exe 动画文件插入 PowerPoint 演示文档中。 方法如下: 1、先插入一张图片。 2、该图片“动作设置”中的“单击鼠标”选项中选择“运行程序”,并指定文件路径和文 件名。 注意:用这个方法时,一定要把在 PPT 菜单“工具”->“选项”—>“安全性”->“宏安全 性”的“安全级”选项变为“低”。不然的话,每次演示都会弹出个警告框。 Powerpoint 幻灯片手动翻页设置 有时候我们在播放 Powerpoint 幻灯片的时候,会发现幻灯片不等演讲人动作就自动翻页了, 这是怎么回事?如何避免这种情况呢? 一般遇到比较重要且时间要求严格的场合,很多朋友用“幻灯片放映”中的“排练计时”来预 先练习,这样很容易出现下次再演示幻灯片自动播放。其实只要我们做一些小的设置就可以了。 在 Powerpoint 中依次打开“幻灯片放映—设置播放方式”。 Powerpoint2007 5 Powerpoint2003 在“换片方式”中,将“如果存在排练时间,则使用它”前面的选项改成“手动”,点“确定”返回 即可。 将“换片方式”设置为“手动” 将 PPT 演示文稿转成视频文件随身携带 如果你明天有一份重要 Powerpoint 商务文稿需要去客户那里演示,为了不手忙脚乱,可以 在上下班途中抓紧时间复习一下。无奈手上的 PMP 播放器、PSP 掌机、PPC 智能手机等移动设 备,通常都只是用来看电影、玩游戏,能不能将 PPT 演示文稿放到移动设备中观看呢? 当然可以!只要将 PPT 文稿转换为视频文件就可以轻松解决这个问题。利用 Presentation to Video Converter这款软件,我们能轻松地将PowerPoint演示文稿转换成你需要的任意视频格式。 Presentation to Video Converter 下载地址 http://www.mydown.com/soft/multimedia/videoturn/33/436533.shtml 运行软件后指定一个需要转换的 PPT 演示文稿的文件路径,设置好转换后的视频保存路径, 该软件支持 AVI、ASF、WMV 以及 MPEG 等多种视频格式,可以根据需要选择。点击“视频设置” 和“音频设置”可以对音视频解码器进行设置。在“属性”下面根据需要设置一个视频宽高比,这 个可以根据自己的移动设备分辨率来决定。全部设定好以后,点击“开始”按钮即可(如图)。 6 转换完成后,将得到的视频文件传到你的移动设备中就可以播放了。值得一提的是,就算 你的电脑中没有安装 Microsoft PowerPoint,该软件也能正常转换 PowerPoint 文件,而且转换过 程非常安全,不会对原文件造成损坏。 小提示:Presentation to Video Converter 还可以将 PPT 转换为 SWF 或 GIF 格式的动画,这样 能起到比较好的演示效果,并且方便传到网上与别人分享。 一张纸打印多幅 Powerpoint 幻灯片 想将制作好的 Powerpoint 幻灯片打印出来,但往往一张纸只能打印出一幅幻灯片,实在 太浪费了!怎样才能在一张纸上打印出多幅 Powerpoint 幻灯片呢? 第一步:打开“打印”对话框 Office2003:执行“文件→打印”命令。 Office2007:点击 Offfice 按钮-打印-打印。 或者直接按 Ctrl+P。 7 第二步:设置多帧打印 在“打印内容”一栏中设置为“讲义”,然后再设置一下右边的其他参数,如每页打印幻灯片数, 打印顺序,是否加框等,右边有小图预览打印排列效果,设置好之后,确定打印即可。 附:保存常用打印设置为默认打印方式 在 Office2003 中,选择菜单“工具→选项”,在对话框中选择“打印”标签,选中“使用下列打 印设置”选项,设置好自己常用的相关选项,确定即可。 8 选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项,可节省墨水 9 如何制作引人注目的 PPT 演示文稿 如果您设计的 Powerpoint 幻灯片杂乱无章、文本过多、不美观,就不能在演示的时候吸 引别人的注意力并有效地传递重要信息。下面我们就来探讨一下有哪些原则和方法能帮助我们 制作出专业且引人注目的 Powerpoint 演示幻灯片。 一、保持简单 PowerPoint 幻灯片本身从来不是演示的主角,听众才是主角。幻灯片仅仅是人们用来帮助 倾听、感受或接受您传达的信息,所以不要让幻灯片喧宾夺主,不要制作得过于繁杂或充满图 表垃圾”,应该力求简洁。 幻灯片应该留有大量的空白空间,或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它 不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少,它提供的视觉信息就越直 观。 二、限制要点与文本数量 演示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这 一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片,这听起来 可能有些荒唐,但如果没有演示者的解说,再优秀的 PowerPoint 幻灯片也几乎没有什么意义。 记住,幻灯片的目的在于支持解说者的叙述,而不是使解说者成为多余的人。 经常听到有人这样说:“对不起,我没有看到您的幻灯片。听说它很不错,您可以把您的 PowerPoint 幻灯片发给我吗?”但如果它们是不错的幻灯片,没有您的解说,它们就没有多大用 处。 所以除了 PowerPoint 幻灯片以外,最好还要准备一份书面资料,强调并详细说明演示中的 内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料,比仅用 PowerPoint 幻灯片,更利于观众 理解演示的内容。在演示完成以后,再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物,您就不必用 大量文本来填充 PowerPoint 幻灯片。 我们将在下面的交付部分说明更多细节,但只要涉及到文本,请记住一点,绝不能将背朝 向观众,逐字阅读幻灯片上的文字。 这帧幻灯片很普通,但这样的配色和拥挤的排版让人觉得它更像是一个视力检查表。 文字过多,让人昏昏入睡 10 推荐使用上面这类针对性强的幻灯片 这样的效果也许更能突出主题 三、限制过渡与动画 制作 Powerpoint 演示的时候加入一些动画当然不错,但应坚持使用最精致、专业的动画。 应该谨慎使用动画与幻灯片过渡,仅仅突出要点就可以了。 对于要点来说,使用简单的从左至右显示的动画就行了,但移动(Move)或漂动(Fly)动画就 显得过于沉闷与缓慢(然而,今天许多演示还使用这种形式的动画)。一帧接一帧的动画很快就会 让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡,只需要使用二到三种类型的过渡特效,不要在所有 幻灯片之间添加特效。 四、使用高质量的图片 使用高质量的图片,包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片,购买专业图库,或 使用网络上的大量优质图像资源。(但要小心版权问题。)决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简 单拉伸,使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。 避免使用 PowerPoint 剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且,如果软件中包含这些内容, 观众以前就看过无数次。在 1993 年使用这些内容可能会让人感兴趣,但如今还应用剪贴画则 会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况,并不是所有的 PowerPoint 剪贴画都让人生厌, 但还是小心谨慎地使用它们为 好。 我经常在幻灯片中使用人物图片,因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。 如果相片处于次要地位,我就降低不透明性,并在 Photoshop 中增加一个高斯模糊或动态滤镜; 如果相片位于主要区域,我希望观众注意它(例如产品图片),那么图片可以变得更为显著,且不 必要多少(或根本不需要)文字说明。 避免使用这类低劣的剪贴画 11 这幅经过编辑的库图片更为显著专业。 在这个字幕幻灯片中,图片占主要地位。 这个幻灯片来自同一演示,首先经过 Photoshop 的编辑,图片变得次要,并被推到背景部 分 五、建立一个视觉主题,但避免使用 PowerPoint 模板 很明显,在整个演示中,您需要一个一致的视觉主题,但 PowerPoint 中的大多数模板观众 已经看了无数次(另外,用模板开始演示的效果并不那么强烈)。 观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样)的独特演示;此外,观众为什么要 参加您的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣,因此我们必须避免使用辅助性的图片,如 随处可见的 PowerPoint 设计模板,它只能说明演示非常刻板,或提前就设计完成了。 您可以制作自己的背景模板,它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个 PowerPoint 文件保存为设计模板(扩展名为.pot),这个新模板就会出现在微软 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 模板中,方便以后使用。 您还可以在线购买专业的模板。 六、应用适当的图表 经常问自己这个问题:“我需要多少细节?”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数 据。有几种以图表形式显示数据的方法;以下是需要紧记的工具: 12 圆饼图:用于显示比例。将分割块的数目限制在 4-6 块,用颜色或碎化的方式突出最重要 的块。 柱状图:用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在 4-8 条最佳。 条形图:用来比较数量。例如,比较公司四个部门的销售额。 曲线图:用于说明趋势。例如,上面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长 趋势良好。最后的箭头强调一个问题:我们将来的发展似乎不错。 通常来说,表格最适于比较并行数据资料。 13 但是,表格可能缺乏视觉效果。例如,如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个 部门,最好以条线图(见下图)的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一 事实,用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。 七、使用好色彩 色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提 高兴趣,改善学习过程中的理解与记忆能力。 您不必成为颜色理论专家,但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类: 冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)。冷色最适合做背景色,因为它们不会引起我们的注意。暖色 最适于用在显著位置的主题上(如文本),因为它可造成扑面而来的效果。因此,绝大多数 PowerPoint 幻灯片的颜色 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 都使用蓝色背景,黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用 这种颜色方案,也可以做一些改变,使用其它的颜色。 如果您将在暗室(如大厅)中进行演示,使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取 得不错的效果。但如果您 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 将灯打开(这是相当明智的),白色背景配上深色文字处理会得到更 好的效果。在灯光明亮的房间内,用深色背景配浅色文字效果不佳,但浅色背景配深色文字会 更好地维持视觉效果。 八、选择适当的字体 字体可传递微妙的信息,所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体, 补充字体不要超过两个(如 Arial 和 Arial 粗体)。确信自己了解 serif 字体(如 Times New Roman) 和 sans-serif 字体(如 Helvetica 或 Arial)之间的差异。 含有大量文本的材料大多用 serif 字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读,但对于屏幕 演示而言,由于幻灯机的分辨率相对较低,使用这种字体可能不够清晰。 sans -serif 字体一般用来制作 PowerPoint 演示,但应尽量避免使用千篇一律的 Helvetica 字体。我经常使用 Gill Sans 字体,因为它界于 serif 字体与 sans-serif 字体之间,看起来专业 而友好,并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体,都必须保证在房间后面看得清文字。 Times 14 Arial 黑体;Arial 九、应用视频或音频 适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明,可提高主动认知能力, 这是人们自然的学习方式。在 PowerPoint 中,不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短 片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点,还可以作为变换口味的手段,因而能够激发观众 的兴趣。 您还可以在幻灯片中使用音频剪辑(如采访过程)。但避免使用 PowerPoint 中的嘈杂音效(如 过渡幻灯片时使用的号角声或掌声)。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。 十、花时间对幻灯片进行细分 根据多媒体学习理论的细分原则,当信息以小块或小片段的形式呈现时,更易于人们理解。 离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图,您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中,您可 以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片,这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。 您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数 据,增加幻灯片的视觉清晰度,提高信息传达效果。 PowerPoint 中的幻灯片细分视图 作者简介:Garr Reynolds当前在关西外国语大学任管理学副教授,她在那里讲授营销学、 全球营销与多媒体演示设计。Garr 是日本社区的活跃成员,并经常主持与设计、品牌和高效企 业沟通有关的主题。除网站外,他还有一个博客——演示经典——为专业演示设计提供启示。 制作 PPT 的 10/20/30 法则 你在使用 PPT 时,是否想过怎样做才能取得更好的效果?一些简单的法则,往往含义深刻, 让人受益匪浅。日本著名风险投资家盖川崎(Guy Kawasaki)就提出了 PPT 演示的 10/20/30 法则: ·演示文件不超过 10 页; ·演讲时间不超过 20 分钟; ·演示使用的字体不小于 30 点(30 point)。 10 页:不要用很多的内容来使你的 PPT 显得很充实,10 页足已,太多的内容让人更无法 记住重点。而如果你是写给 VC(风险投资家),Guy Kawasaki 建议要写出以下 10 个要点: 问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、 现状及时间表、总结。 自己定义 结构更清晰 15 项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用,但 PPT 默认的“点”比较单调,我们能否 自己动手,把需要的调出来? 提示:执行“格式→项目符号和编号”命令,在“项目符号项”或“编号”中,选择你中意义的模 板,或者单击“自定义”,就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富, 结构更清晰。 超级链接 内容更丰富 总感觉内容不够,万一客户想进一步看到详细的资料呢? 提示:有枝叶方有效。 首先,选超级链接的对象(文字、图形),单击“幻灯片放映→动作设置”或“自选图形|动作 按钮”,选一种按钮,拖动出图形案钮,然后在“动作设置”对话框中选“超级链接”,选中要链接对 象确定即可。如果更改选中对象,进入“插入→超级链接”,对“插入超级链接”对话框内容修改并 确定,若选“取消链接”则超级链接就删除了。 20 分钟:虽然你可能有只有 1 个小时,但投影可能就需要很长时间,此外观众可能会迟到 或早退,何况与听众的互动与问答时间又如此重要,所以只说 20 分钟时间是个明智的选择,而 且听众往往对于超过 20 分钟的演讲会分心和感到厌倦。 排练计时 精确把握时间 有时候,我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多,只好草草收场。怎样精确地把握时间呢? 要获得时间的保证,可以在正式演示前自己预演几遍。进入“幻灯片放映→排练计时”,可手动控 制幻灯片的播放,自定义每张幻灯片的播放时间,非常方便。 快捷键 提速好帮手 放映开始时,利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态(普通视图、幻灯片 浏览视图、幻灯片放映)之间进行快速切换。当然,如果按 F5,就直接进入播放状态。默认状 态下,按回车或空格都是下一页(如用无线鼠标便于站立状态的演讲),“←”是返回上一页, Esc 是返回普通视图状态。回答听者提问或者中场休息时,按 B 键,就直接切入了黑屏,再按 一次就能恢复原状。 30 点字体:30 点字体的话,在一页 PPT 里可放不下多少字。不过 Guy Kawasaki 认为使 用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外,更重要的是这能够让你认真思考自己 需要写出来的主要观点是什么,并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。 高亮对比 字体更醒目 字体大了,光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗?不用如此麻烦。在 PPT 中, 采用高对比度来查看幻灯片即可。 首先进入 Windows 的“开始→设置→控制面板”命令,双击“辅助选项”图标,在“显示”选项卡 上,选中“使用高对比度”复选框,确定。然后在 PPT 的“视图”菜单上,指向“颜色/灰度”,执行“高 对比度”命令。 注意:高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图,它仅是一 种屏幕设置,不影响实际的演示文稿,也不应用于打印的演示文稿。 写得越多,内容越丰富,看起来就越有力吗?不然。关注整个 PPT 的逻辑主线,在阅读的 过程中思考每一张 PPT 在整个陈述中的作用,相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来,脑子里 有一个“big picture”,将更丰富的数据、论据等内容作为“附件”,让正文变得直接和简洁,在陈 述中自然转和,重点突出,才是硬道理。 10/20/30 法则,如果你觉得有道理,就尝试着改变自己的一些习惯吧。 用 PowerPoint 的“会议记录”做实时电子笔记 进行课题小组讨论时,通常我们都是一边放映 Powerpoint 演示文稿,一边各抒己见,负责 人同时还要对大家的讨论进行记录,以便及时修改并最终定稿,很是辛苦。其实我们完全可以 用 PowerPoint 的“会议记录”来做“电子笔记”,可以在演示文稿放映的同时能便捷地将内容 记录在幻灯片中。 16 首先,我们照常放映 Powerpoin 演示文稿,然后单击右键,在弹出的快捷菜单中执行“会 议记录”命令,在对话框中选择“即席反应”选项卡,在“分配至”文本框中输入发言者的姓 名,在“描述”文本框中输入发言的内容。 单击“添加”按钮,此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面的文本 显示区域中。确定,关闭“会议记录”对话框,并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片, 其中的内容就是所有的会议记录。 这样,我们既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录,一切工作都是同步完成的。 由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体,因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿 中进行,非常方便。 PowerPoint 演示文档“非全屏播放” 在实际使用 PowerPoint 的演示文稿过程中,往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增 强演示的效果,但是如果用鼠标点击 PowerPoint 幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项,或 者直接按下“F5”快捷键,将启动默认的全屏放映模式。在这种模式下则必须使用“Alt+Tab” 或“Alt+Esc” 组合键与其它窗口切换,很不方便。 其实,我们只要这样操作,就可以得到一个带标题栏和菜单栏的 PowerPoint 幻灯片“非全 屏”播放窗口了。 先按住 Alt 键不放,再依次按下 D、V 键激活幻灯片播放。 这样我们就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口进行操作了,如最小化和自定义大小等。 如果需要返回编辑状态,请按住 Alt 键不放,再按两下 E 键,则可返回设计编辑模式。 Powerpoint2007 压缩图片为演示文稿瘦身 如果你用的是 Office2007,经常要制作演示文稿,不妨利用 PowerPoint2007 对演示文稿的 体积作进一步的压缩,方法很简单。 打开需要压缩的演示文稿,单击左上角的 office 开始按钮,选择“另存为-其它格式”,或者 直接按下 F12 功能键,此时会打开“另存为”对话框,单击左下角的“工具”按钮,从下拉菜 单中选择“压缩图片”,打开“压缩图片”对话框之后,单击“选项”按钮,可以看到这里提供 了三种不同的输出方式,我们可以选择“屏幕”或“电子邮件”方式,确认后返回即可。 对于以前使用 PowerPoint2003 格式保存的演示文稿,我们可以使用 PowerPoint2007 重新压 缩之后进行保存。即使不更换保存格式,文稿的体积也会缩小很多,特别是图片较多的文档, 可以精简掉 1/4 到 1/3 体积。感兴趣的朋友不妨一试。 PowerPoint2007 无法输入中文怎么办? 之前一直在用 Microsoft Office 2003,但前段时间我把机子里的 office 升级到了 2007,升 级之后还一直没用过 Powerpoint,今天第一次使用就遇到了一个问题,就是没办法在 Powerpoint2007 的幻灯片里输入汉字,但数字、英文的输入都很正常。 以为是输入法的问题,就换了好几种输入法,但问题还是没有解决。 经过一番检查,发现原来是我关闭了输入法设置里的“高级文字服务”导致的。在选项设置里 将“关闭所有高级文字服务”前面的勾取消,PowerPoint 就可以正常输入熟悉的方块字了。 17 Windows XP 以上的系统这个选项默认是打开的,因为我用习惯了以前的输入法控制器, 就把这个给禁用了,所以才遇到了今天的这个问题。希望能给大家提个醒。 用宏快速往 PPT 里插入多张图片 如果要往 PowerPoint 中插入几十甚至几百张图片,并且要求每张图片插入到每张幻灯片页 面上(即有几张照片就要有几张幻灯片)你会怎么做?按照常用的方法点击“插入→图片→来 自文件”菜单命令,然后一个一个选择需要的图片,或者点击“格式→背景”命令,将图片作 为 PowerPoint 的背景导入,这样也太浪费时间了! 在这种情况下,我们可以借助 PowerPoint 强大的宏功能,将多步操作合并为一步,批量插 入图片。 第一步:首先准备好图片,假设在 C 盘下面的 Pictures 文件夹内有 60 张 jpg 格式的图片, 如“C:\Pictures\1.jpg”、“C:\Pictures\2.jpg”、“C:\Pictures\3.jpg”等,文件名是有序的数字。 第二步:启动 PowerPoint 2003,按下 Alt+F11 键打开 Visual Basic 编辑器窗口,点击“插入 →模块”菜单命令,在弹出的代码编辑窗口中输入以下代码: Sub InsertPic() Dim i As Integer For i = 1 To ActivePresentation.Slides.Count ActivePresentation.Slides(i).Select With ActiveWindow.Selection.SlideRange .FollowMasterBackground = msoFalse .Background.Fill.UserPicture "C:\Pictures\" & i & ".jpg" End With Next End Sub 第三步:关闭 Visual Basic 编辑器窗口,上面的模块代码会自动保存。此时,连续按 Ctrl+M 键建立与图片数目相等(如:60)的多个空白幻灯片。按 Alt+F8 键打开宏对话框,选中我们上 面建立的 InsertPic 宏,点击“运行”即可,60 张图片很快就自动插入到幻灯片中了。 将字体嵌入 PowerPoint 文件随身携带 我们经常会遇到这样的情况:由于每台计算机中安装的字体文件不同,在一台计算机上制 作好的 PowerPoint 课件在另一台计算机上打开时,设定的字体会发生改变,影响课件的播放 效果。 其实,只要在保存 PowerPoint 文件时选择“嵌入 TrueType 字体”,就可以让 PowerPoint 将字体“随身带”了。设置方法如下。 打开一个 PowerPoint 文件,单击菜单栏中的〔工具〕按钮,在下拉菜单中选择“选项”命令, 系统会打开“选项”对话框,切换到“保存”标签,选中其中的“嵌入 TrueType 字体”选项。为了减 少演示文稿的容量,在选中“嵌入 TrueType 字体”选项后,再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。 单击〔确定〕关闭“选项”对话框。 18 图 1 PowerPoint 保存选项 PowerPoint 实用快捷键操作 通常情况下,你可以利用 Powerpoint 屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态(普通 视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映)之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮 相配合还可以获得完全不同的效果。 例如,当你点击“普通视图”按钮时如果按下 Shift 键就可以切换到“幻灯片母版视图”; 再点击一次“普通视图”按钮(不按 Shift 键)则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图” 按钮时按下 Shift 键就可以切换到“讲义母版视图”。 另外,你还能让 PowerPoint 在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图,这样就能在编辑的时候 预览得到的结果。为了实现这个效果,你需要进入“普通视图”,然后选择第一个想要显示的 幻灯片。按住 Ctrl 键并点击“幻灯片放映”按钮。你可以点击幻灯片缩略图进行换片,就像进 行全屏幕幻灯片放映时一样。 如果想得到更多的选项,可以按住 Ctrl-Shift 键然后再按各种不同的视图按钮:Ctrl-Shift- “普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页,并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻 灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式;Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一 个“设置放映方式”对话框。 采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼,还可以控制信息演示 流程并重点突出最关键的数据。动画效果通常有两种实现办法:按照一定的顺序依次显示对象 或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象(包括文本框、图表、 19 艺术字和图画等)应用动画效果。不过你应该记住一条原则,那就是动画效果不能用得太多,而 应该让它起到画龙点睛的作用;太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。 如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果,就从菜单中选择“幻灯片放映”“动画方案”。 你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果,如果你已经勾选了“自动预览” 复选框,只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。 如果想对某个幻灯片对象应用动画效果,就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映” “自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮,然后从弹出的“进 入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择,你可以点击子菜单中的“其他效果” 项,它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框,然后点击各种效果 查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果,就点击“确定”按钮关闭该对话框。 重复这些步骤直到所有你想要使用动画的幻灯片对象都获得满意的动画效果。当你这样做 的时候,会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记,这些标记被用来指示动画的顺序。另 外,这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的 显示顺序,就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头;你还可以在列表中选择一项 动画,然后按“删除”按钮来删除它。 PowerPoint 2007 也玩双显示输出 双显示输出的好处很多,就拿演示 PowerPoint 课件为例,你可以在主显示器上控制播放, 而在辅显示器上(投影机端)输出演示(如图)。要实现这样的功能,往往需要一块双头显卡。其实, 如果使用 PowerPoint 2007,也可轻松实现双显示输出功能。 运行 PowerPoint 2007,切换到“幻灯片放映”选项卡,通过“演示文稿显示位置”设置演示文 稿在哪个显示器上显示,“分辨率”用于放映演示文稿使用的分辨率。注意,设置的的分辨率(刷 新率)不能大于投影机支持的最大分辨率(或刷新率)。然后,在“使用演示者视图”前面打勾,单击 “从头开始”播放演示文稿。这样你可以在主机操控播放进度和节奏,放大显示备注文字作为演示 者的讲解内容等,非常方便。 在 PPT 2007 里把 PPT 批量转为 PDF 在 Office 2007 中,要把 PPT 转换成 PDF 格式很简单,但如果要把大量的 PPT 转换成 PDF 就是一件很难的事情了,因为 PowerPoint2007(下文简称 PPT2007)本身不支持批量转换,不 过我们可以利用 VBS 在 PPT2007 的外部实现 PPT 文档的转换,方法也很简单。下面我就教大 家详细的转换方法。 通过本文可以了解到: 1.利用 VBS 在 PPT2007 的外部实现 PPT 文档转换成 PDF(PDF.VBS); 2.文件夹选项中对指定类型的文件进行右键功能绑定; 提示:Office2007 只要安装一个 SaveAsPDF 的加载项之后,就可以直接利用 Office2007 中的具体应用来进行另存 PDF。 20 (图示) 经过笔者的尝试,最终知道 PDF 的文件类型是 32,因此我们仍可以使用 SaveAs 的方法 在脚本中实现另存为 PDF 功能,其关键语法就在于:MyPress.Saveas ls_new,32 有了 PDF.VBS 在手,我们只要
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