PPT使用技巧(免费分享)

nullnull制作PPT汇报文件的主要技巧2010 10月广东 广州nullPPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通 语言沟通 多媒体沟通1null制作PPT汇报文件的一般步骤 绘制PPT （如何展示最生动明确中心思想？最吸引人？）（要展示什么？要达 到什么样的目的？） 梳理结构，建立论证 （先展示什么，后展 示什么？） 2null第一步：明确中心思想3null传达的中心思想应符合一定标准具体的，而 不是笼统的统领的，而 不是局部的具有冲击力 的，而不是 平淡的以事实和科学分 析为基础的，而 不是“拍脑袋” 的4null第二步：梳理结构，建立论证画“豆腐块”是构思PPT的好工具5null组织PPT汇报 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 的结构 并列式 适用条件： • 汇报的工作不是单一的，而是多 项工作，相当于多个模块 • 中心论点由若干个分论点组成， 需要一一展开阐述串行式 适用条件： • 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐 述一个观点 • 汇报内容具有清晰的主线，逻辑 性强（如因果关系、对比关系、 顺序关系、包含关系，等等） 6null• ...选择合适的切入点 从问题入手 从解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 入手 从理论入手• ...• ...• ...从成功案例/同行业其他成功经验入手……• ...7null领导：45人中层领导：404人项目组：169人普通员工：811人共调查：1429人第三步：绘制PPT 本页标题 LOGO 调查问卷显示，×&^ ％#％&￥#（×&％￥#@！@％86%的被调查 者×％&#￥88%的被调查者认 为&×^％￥#@％#￥％^&×！@ 领导：45人 中层领导：404人 项目组：169人^％#￥#@×（@ 普通员工：811人 共调查：1429人 89%的被调查者认 58%的被调查者 《》：”）&^#￥ 认为&^％￥#@ 》？：&^×％（&^&^￥—＋内容素材（ 如图表、文 本、标注）说明：项目组分析其他说明8 88nullPPT的一般绘制方法 IV.修改润色 III.选择并绘制素材 II.拟好标题 I.确定模板 确定汇报文件的风格 • 背景 • LOGO根据切割的“豆腐块” 选择合适的素材，进 ，撰写每页PPT的题目 行绘制和构图 • 正文 • 图表对PPT中的各个组成 部分，如颜色、图形 的位置、标题内容等 进行修改，以达到最• 页码 •……• 目录页 •……• 文本 • 动画佳的表现效果•…… 9nullI.母版和模板的使用技巧通常，在每页PPT的母版 中放入公司的名称和LOGO形成的模板会比较吸引人。对于使用PPT的新手或者还 不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的 背景色彩和画面。10null如何创建自己 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 的模板…（1）选择已有的PPT文件（2）在“文件”菜单中 选择“另存为”（3）在“另存为”对话 框中，设置保存类型为 演示文档设计模板11null你将得到…下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test模板），方法如下：•在“文件”菜单中选择“新建” •在弹出的对话框中选择模板的名称12null如何修改母版（1/3）（1）在“视图”菜单中 的“母版”选项下选择 “幻灯片母版”幻灯片母版视图13null项如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案• 在“ 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 ”菜单中选择“幻灯片配色方案”选 或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项•在出现的“配色方案”对话 框中，选择文本和背景颜色的 搭配方案，可选标准式或自定 义式选择“全部应用”， 则改变所有PPT的配 色；选择“应用”，则改 变当前PPT的配色14null如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景样式• 增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等 • 修改模板中文本框的字体、字号等15null你将得到…当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退 出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态， 方法如下：在“视图”菜单中选择“普通”选项16nullII.拟写标题的主要技巧 目录页常用标题： • 目录 • 主要议题 • 汇报内容 正文标题的要求：  阐述当页PPT的中心论点 （简明、具体）  起承转合，连缀成文示例 汇报内容 2003年&×（）回顾  2003年&×（））％的发展过程  2003年&×^#￥％的重要意义 我们的工作 我们的成果 我们的团队 2 17nullIII.•绘制PPT的主要技巧 绘制PPT的主要素材 1 图表 2 文字 3 组合& ×#￥ ％ （ ^& &（ ×The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on. ^ （× ^^& × × （45* 918null图表的作用• 迅速传达信息 • 直接专注重点• 更明确地显示其相互关系 • 使信息的表达鲜明生动19null成功的图表都具备以下几项关键要素 图表与每张图表都 传达一个明销售额正稳步上升标题相 辅相成确的信息 2000年销售额百万美元 500 400 300 200清晰易读 格式简单少而精100 0明了并且 前后连贯1月2月3月4月5月6月7月8月20null示例：预测 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 需要改进10亿美元 3.0 2.8 2.6 2.4 2.2 2.0 1.8 1.6 1.4 1.2 1.0 1991年预测法 1992 实际情况1993199419911992199319941995199619971998199921null如何设计成功的图表¶ 数据类图表¶ 概念类图表22null数据类图表类型 数据类图表 数值? 销售额(-$000) 陈述信息 内容 文字内容 文字内容 文字内容 文字内容东部 $1.2 中部 5.7 西部 12.3 总计 $19.2 表格 柱形图饼形图 线形图条形图 散点图23null制作以数据为基础的图表分三个步骤数据确定要表达的信息确定比较类型选择图表类型24null1、分析图表并确定要表达的信息数据信息比较图表类型1993年-1998年 销售额1993年 1994年 1995年 1996年 1997年 1998年4,244 4,368 6,291 6,989 8,412 9,213信息 销售额在1993年至 1998年间增长迅猛25null2、确定比较类型数据信息比较图表类型成分排序 关联性 频率分布 时间序列26null成分排序五种基本比较类型比较类型 各个部分占整体百分比的大小 不同元素的排序（并列、高于/ 低于其它元素）举例 5月份，甲产品占销售总量的最 大份额 5月份，甲产品的销售超出乙产 品和丙产品时间序列 频率分布 关联性一定时间内的变化（在几周、 几个月或几年间的变化趋势； 上升、下降或保持稳定） 在渐进数列中的数量分布 两种可变因素之间的关系销量自1月份以来稳步上升 5月份，大多数销售集中在1,000 元和2,000元之间 5月份的销售业绩显示销量与销 售人员的经验并没有联系27null3、选择图表类型数据信息比较图表类型饼形图条形图线形图柱形图散点图28null通过不同的图表表达特定的比较 比较类型成分排序时间序列频率分布关联性 饼形图 条形图 图表 类柱形图型 线形图 散点图 29null初步制作图表可以遵循标准的格式陈述对所列数 据的理解对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多 甲产品的市场需求标签 (Sticker) 对图表内容 进行评述(随 选项)百万元1416零售商 批发商图例(Legend) 阴影部份进介绍图表的主 题109*67行说明(随选 项)644对图表中的某 一元素进行评 述 3 3 1993 6 1994 5 1995 8 1996 9 1997资料来源 (Source)赋于 数据可信度， 使我们可以 * 资料来源:1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质 甲公司； 调研公司用来作为参 考 30null如何设计成功的图表¶ 数据类图表¶ 概念类图表31null概念类图表类型 非数据类图表人员?地点?时间? 陈述信息 内容 文字内容 文字内容 文字内容 文字内容组织架构地图A B C时间 1月 12月 Gantt文字内容方式?流程图概念矩阵图32null1234根据以下信息分别绘制概念草图影响企业发展的作用力包括• 系统组合的不断老化 • 业务变化不断加速• 技术上的机会层出不穷这就需要管理层要以远景发展目标为推动力高绩效的组织应该• 以明确的目标作为推动力 • 从员工中不断获得动力• 建立以业绩和客户为核心的组织架构• 通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合 • 以开放的沟通作为支持由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培 训方案也必须因人而异项目通常经历五个阶段：1) 初次接触 2) 项目启动 3) 制定解决 方案 4) 提出建议 5) 实施改革33null 影响企业发展的作用力 系统组合 不断老化技术机会 层出不穷系统组合 不断老化业务变化 不断加速公司以目标 为推力 的管理技术机会业务变化不断加速层出不穷34nullHPO 高绩效组织（HPO）目的人员开放的 沟通明确的 目的 团队 结构 核心 流程 沟通团队 富有活力 的员工 以业绩 以客户为 为驱动 中心的组 的流程 织架构35null 培训方案行 业 经 验重要技能的 介绍 强化培训简单介绍， 温故知新 行业介绍职能经验 36null 项目的五个阶段 V. 实施改革 IV. 提出III. 制定解建议II. 项目决方案I. 初次接触启动5. 实施 改革1. 初次 接触I. 初次 接触II. 项目 启动III. 制定解 决方案IV. 提出 建议V. 实施改革4. 提出建议2. 项目 启动 3. 制定解 决方案 37null常用的绘图工具 PPT软件的绘图工具栏在“工具”菜单中选择“自定义”选项， 在弹出的对话框里选中“绘图”工具4. 提出 建议 绘图工 具栏 38null8 图片/动画库 Lists – horizontal (variations)12Heading • DetailsHeading • DetailsHeading • DetailsHeading • DetailsHeading • DetailsHeading • Details34Heading • DetailsHeading • DetailsHeading • DetailsHeading • DetailsHeading • DetailsHeading • Details Module und Variations_E 不断积累和丰富自己的图片库，可 以提高工作效率，并使绘制的PPT 更加专业，达到事半功倍的效果 39null1.•2.•3.•4.•5.•6.••文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确 文本框 CTE021224BJ(GB) 集团公司领导应关注的其它几个问题问题 集团公司领导应关注集团层面各专业部门的 举措(如营维合一)，鼓励相关部门利用BPR 作为有效平台和手段真正贯彻落实下去，并 在实战中深化与细化原因/解释 集团公司各专业部门下达的各种文件及推动的举措如在 描述上不清晰，因此可能造成互相之间似乎冲突或与 BPR似乎冲突(尽管实际上并不冲突），由此可能会给本 地网带来疑惑，也可能给未来的集团包括BPR在内的重 大举措的全面推广造成问题，各部门需要强化协调，并集团公司领导应继续鼓励各二级部门投入充 分的人员及时间，以对―承包‖本地网进行有 力的指导和协调 为本地网BPR实施，集团公司应努力创造外 围环境 (如一次性政策等)，并对此加以明确 考虑将实施验收时间做适当的推迟 本地网BPR的IT支撑与集团ITSP接口需明确 的指导 由于激烈的市场竞争，浙江、广东省对解决 针对商客与公客的营销策划、流程与手段的 呼声较高，集团应通过启动营销再造全面推 进商客与公客的营销能力的提高，进一步增 强核心竞争力尽可能在增强操作性上下功夫，而不仅依赖于―红头文件‖ 本地网得到集团公司所承包的职能部门支持的程度有差 异，如大客户部投入资源很大，但一些本地网得到支持 却不足 集团公司对苏州、昆明薪酬政策支持得到很好效果 实施的验收时间比较紧，可能造成走过场或操之过急的 风险 本地网在BPR项目同时会考虑参照苏州、昆明经验开展 一些短平快项目，但需和集团ITSP接口 在BPR中在组织架构和岗位设置上新设公客与商客部， 但本地网缺乏相应的以市场细分为前提的有效的营销杠 杆、手段与流程 一些省公司领导认为公客、商客营销提升是明年获取好 的业绩的重要保障，显示出较急迫的心情文字要少而 精； 逻辑关系难 以用概念图 展示时，可 以直接用文 字进行描述82 40null技巧2：添加备注运用一些小技巧，可以使PPT文件生动、美观 技巧1： 如何使对象 发生旋转？ 技巧4： 如何添加备注 技巧4： 如何使几个 图形对齐？技巧5：？ 技巧3： 如何把多个元素 组合成1个整体？如何把PPT、Acrobat的 内容添加到某页PPT中 41null系统组合不断老化TEUPDN按技巧1：如何使对象发生旋转？ 用途 在绘制概念图或“标签”中， 往往需要其中某些对象有一定 示例  影响企业发展的作用力中国青年卡的市场挑战角度倾斜技术机会 层出不穷业务变化不断加速系统组合 不断老化业务变化 不断加速 公司 技术机会 层出不穷以目标 为推力 的管理中国青年卡的关键在于定位和市场推广， 在成功推出之后保证使用率。 DA EE 34 操作方法 1\选中要旋转的对象（箭头、文本框等） 2\在绘图工具栏中，选中“旋转” 钮，则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点 状，然后用鼠标对准某个顶点，进行旋转 即可绘图工具栏 的旋转键文本框顶点变成绿 色圆点状42null技巧2：如何使几个对象对齐？ 用途 把无规则放置的文本框、箭 头、图形等对齐排列，从而 排列整齐姓名 学号系别 年龄 操作方法 1\选中要组合的多个元素 2\在绘图工具栏中，选择“绘图 ”菜单的“对齐或分布”－“左 对齐”选项 43null技巧3：如何把多个元素组合成一个整体？用途把零散的元素组合成一个整体（或称 为“对象”），从而进行统一的操作 ，以便于移动、修改、删除等。在制 作PPT动画效果时，也常常要把多个 图素组合成一个对象来设置动画操作方法1\选中要组合的多个元素2\在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组合”选项44null技巧4：如何添加备注？ 用途 把PPT的内容要点或说明加在备注中， 以便翻看、理解。 常常用于制作领导发言材料：在制作好 PPT文件后，将对应的讲话稿添加在备 注页中，然后打印PPT与备注页，供领 导翻看，可以取得很好的演讲效果 操作方法下边框 备注区域1、选中要添加备注的PPT 2、拉动PPT显示区域的下边框，出现 备注区域，单击后即可进行编辑。 45nullHPO技巧5：如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页PPT中？ 用途 用于在某页PPT中引用其他PPT、Acrobat文件中的内容  高绩效组织（HPO）目的人员开放的 沟通明确的 目的 团队 结构 核心 流程 沟通团队 富有活力 的员工 以业绩 以客户为 为驱动 中心的组 的流程 织架构35 46null操作方法1、打开PPT或Acrobat文件，选取要添加的PPT或Acrobat图形内容，并在“编 辑”菜单中选择“复制”选项（或用功 能键Ctrl＋C）2、转换到选定的PPT页，在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”选项3、出现“选择性粘贴”对话框，选择“图片”或“图片（增强型文件）”，然 后确定即可47nullIV.如何修改和润色…通过不同的图表表达特定的比较 比较类型1制作PPT动画呈现效果饼形图成分排序时间序列频率分布关联性 条形图 图选定PPT表 类 型柱形图 线形图 散点图 28 选中某个对象，单击右键， 在弹出的快捷菜单中选择“ 自定义动画”选项 出现“自定义动画”对话框 。你可以对PPT中的所有对 象定制化动画效果 48null营销方案制定、执行过程促销方案渠道销售示例：PPT动画效果演示营销 能力营销方案有效性营销方案渗透率＝营销方案成功客户数量/营 销方案目标客户数量×100％ 营销方案有效性＝渗透率大于20％的营销方 案数量/全部营销方案数量×100％营销策划与执 行能力 …… 营销方案有效性指标说明 营销过程涉及市场细分、产品与定价、促销方式 与手段、销售渠道管理与应用等多项工作；这些 工作中任何一个环节出了问题，都会影响营销策 划的最终效果；在所有的环节选取指标，进行分客户需求析，将提高营销能力起到积极的作用；但在本指 市场渗透率 标体系中，不可能采用过多的细项指标，因此只 关注营销活动的最终输出－－既市场渗透率。 理解客户 针对性产 与市场 品与定价49null2制作PPT的切换效果以平铺方式浏览PPT在切换模式工具栏 中选择切换类型50null成功制作PPT的“秘诀”＝创意 ＋ 技巧创意的源泉——多看、多思技巧的根基——多做熟能生巧！51