办公中演示文稿的制作

第 6 章 办公中演示文稿的制作 教学目标 ™ 了解演示文稿的基础知识 ™ 熟悉 PowerPoint中建立演示文稿的方法 ™ 掌握幻灯片的编辑与修饰的方法 ™ 熟练掌握演示文稿的放映设置方法 教学内容 ™ 制作公司简介演示文稿 ™ 制作音画同步的音乐幻灯片 ™ 实训 6.1 制作公司简介演示文稿 在企业交流和对外宣传中，为了让合作伙伴和客户更好地了解自己，经常要用 PowerPoint 来制作图文并茂、生动美观的演示文稿，直观地展示企业风采。 6.1.1 制作公司简介文稿实例 本实例以制作某公司简介来介绍简单的演示文稿的制作方法，效果如图 6.1 所示。 图 6.1 公司简介效果图 办公自动化技能教程 ·142· 本实例中，将主要解决以下问题。 (1) 如何创建演示文稿。 (2) 如何在幻灯片中插入和编辑文字、图形、图片等对象。 (3) 如何选取幻灯片版式和模板。 (4) 如何利用母版。 (5) 如何设置幻灯片的动画 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。 (6) 如何利用幻灯片切换与超链接功能进行设置。 (7) 如何设置幻灯片的放映方式。 6.1.2 操作步骤 在制作公司简介演示文稿之前，准备好相关的文本资料和图片素材。 1．新建并制作幻灯片 启动 PowerPoint，创建一个空白演示文稿，以“旭日教育培训有限公司简介”为名保存该 演示文稿。默认生成的空白演示文稿背景是白色的，文本是黑色的，可以选择演示文稿模板改 变主题。 (1) 选择模板。选择“格式”→“幻灯片设计”命令，在出现的任务窗格中显示“幻灯片 设计”，该任务窗格中包含“设计模板”、“配色方案”、“动画方案”三个选项，默认选项 为“设计模板”，如图 6.2 所示为设计模板。在本例中，选择“Globe”模板应用于所有幻 灯片。 图 6.2 设计模板 (2) 制作标题幻灯片。通常，演示文稿是由多页幻灯片组成的，而默认生成的第一页幻灯 片称为“标题幻灯片”。“标题幻灯片”具有显示主题、突出重点的作用。在此，我们在“标 题幻灯片”中添加标题，并利用母版插入公司图标。 ① 添加标题。单击“单击此处添加标题”占位符，输入标题“旭日教育培训有限公司”。 在“单击此处添加副标题”占位符中输入“中国教育第一品牌”，效果如图 6.3 所示。 ② 利用母版制作公司图标。选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”命令，打开“幻 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·143· 灯片母版”对话框。单击左侧列表框中的“标题母版”缩略图，在“标题母版”上利用自选图 形和艺术字的组合设计制作图标，并调整其大小及位置，如图 6.4 所示。 图 6.3 标题幻灯片 图 6.4 利用母版制作公司图标 单击左侧母版缩略图中的“幻灯片母版”，将在“标题母版”中制作好的公司图标复制到 “幻灯片母版”中，并调整到适当位置，则当插入新幻灯片时，该图标将同时出现在各个新幻 灯片中。 标题幻灯片制作好后，需要不断地插入新幻灯片以完成其他页的制作。 (3) 制作“公司简介”幻灯片。选择“插入”→“新幻灯片”命令插入一张新幻灯片，在 标题占位符中输入标题文本“公司简介”；在下方的文本占位符中，输入有关公司介绍的内容。 标题和正文输入完成后，可进行适当的字体、字号、行高等格式设置。制作完成的“公司简介” 幻灯片效果如图 6.5 所示。 (4) 制作“公司理念”幻灯片。选中“公司简介”幻灯片，利用复制、粘贴的方法再插入 一张一模一样的幻灯片。将标题文本“公司简介”改为“公司理念”；将文本改为公司理念的 相关内容即可，效果如图 6.6 所示。 图 6.5 公司简介幻灯片 图 6.6 公司理念幻灯片 (5) 制作“公司目标”幻灯片。该幻灯片中包含标题和艺术字对象。当插入一张新幻灯片 后，在窗口右侧“幻灯片版式”任务窗格中选择“只有标题”版式，则新插入的幻灯片中只含 标题占位符。 在标题占位符中输入标题“公司目标”。选择“插入”→“图片”→“艺术字”命令，在 打开的“艺术字库”对话框中选择一种艺术字样式，单击“确定”按钮后，在“编辑艺术字文 办公自动化技能教程 ·144· 字”框中输入“教育是永恒的事业，我们的目标是：打造中国第一教育培训品牌。”，并进行 字体、字号等格式设置后，单击“确定”按钮即可。对新添加的艺术字进行位置、大小及方向 等的调整，如图 6.7 所示。 (6) 制作“公司组织结构”幻灯片。组织结构图是用来反映组织内部人员结构和组织层次 的图示，利用组织结构图可以清晰地描述组织内部的各种关系，使复杂的信息简单化。 ① 插入新幻灯片，选择带组织结构图的“标题和内容”版式或“标题和图示或组织结构 图”版式，单击“插入组织结构图或其他图示”图标，在打开的“图示库”中选择“组织结构 图”图示类型。单击“确定”按钮，在幻灯片中插入组织结构图形状，如图 6.8 所示。 图 6.7 公司目标幻灯片效果图 图 6.8 组织结构图形状 ② 在弹出“组织结构图”的同时还将出现如图 6.9 所示的“组织结构图”工具栏。其中 的“插入形状”按钮能够为指定的框插入“下属”、“同事”、“助手”等对象。按如图 6.10 所示插入各对象，设置好组织结构图框架；“版式”可以设置结构图的样式，在此选择“ 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ”； “选择”是用来选择结构图中的某些部分的；“ ”为“自动套用格式”按钮，用来选择图示 样式。 图 6.9 “组织结构图”工具栏 ③ 输入内容。为各文本框输入内容的方法是直接单击文本框即可输入文字。在此，可对 输入的文字进行格式设置。在标题占位符处输入“公司组织结构”，效果如图 6.10 所示。 (7) 制作“服务满意度调查”图表幻灯片。插入一张新的幻灯片，选择“幻灯片版式”为 带图表的版式，在标题占位符处输入标题“服务满意度调查”。单击“图表”占位符，根据需 要修改源数据表，生成相应的图表，如图 6.11 所示。 如果想在已有的幻灯片中加入图表，可以单击工具栏上的“插入图表”按钮或选择“插入”→ “图表”命令，幻灯片中就会出现一个图表占位符和一个与之匹配的数据表格。 (8) 制作“培训信息”幻灯片。插入一张版式为“标题和表格”的新幻灯片，将标题修改 为“培训信息”，表格内容如图 6.12 所示。 (9) 制作“联系我们”幻灯片。插入一张版式为“标题、文本和内容”的新幻灯片，在标 题和文本占位符中分别输入标题和正文内容。在内容占位符中，单击“插入图片”图标，在打 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·145· 开的“插入图片”对话框中选择要插入的图片后单击“确定”按钮即可。图片插入后，可以根 据需要对图片、文本位置及大小进行适当调整，效果如图 6.13 所示。 图 6.10 公司组织结构效果图 图 6.11 服务满意度调查幻灯片效果图 图 6.12 培训信息幻灯片 图 6.13 联系我们幻灯片 2．放映幻灯片 选择“幻灯片放映”→“观看放映”命令，即可开始放映幻灯片。可以采用以下任何一种 方法进行幻灯片的切换与放映。 (1) 利用单击鼠标切换到下一页。 (2) 利用键盘上的翻页键 Page Up 和 Page Down 进行切换。 (3) 利用键盘上的方向键进行切换。按←或↑键切换到上一张幻灯片，按→或↓键切换到 下一张幻灯片。 (4) 利用快捷菜单进行切换。在幻灯片的任意位置右击，从弹出的快捷菜单中选择“上一 张”或“下一张”命令进行切换。 (5) 通过按 Space 键或 Enter 键切换到下一张。 (6) 单击演示文稿左下角视图切换按钮“从当前幻灯片开始幻灯片放映”或按快捷键 Shift+F5，可以从当前幻灯片开始放映。 如果中途要退出放映状态，可以按 Esc 键结束放映。 3．设置幻灯片中对象的动画效果 为了在放映时让幻灯片中的标题、文本等对象出现动画效果，可对每张幻灯片进行动画效 办公自动化技能教程 ·146· 果设置。分别选中各张幻灯片，选择“幻灯片放映”→“动画方案”命令，则在任务窗格中出 现幻灯片设计的动画方案选项。 选择“应用于所选幻灯片”列表框中的任意一种方案，可以预览到所选定幻灯片中各对象 的动画效果。 如果在“应用于所选幻灯片”列表框中选择了一种方案后，单击任务窗格左下角的“应用 于所有幻灯片”，则本演示文稿中所有幻灯片中各对象均以相同的动画方案显示动画效果。 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 ：动画方案中各选项是系统已经设定好的将标题、文本等各部分出现的动画以最佳的效果 进行搭配的方案，只需要选择一种动画方案，各部分就会以不同的动画方式出现，不需 要逐一设置。如果用户想对幻灯片中的各个部分设置不同的动画方案，则需要用到自定 义动画，自定义动画设置将在下一个实例中使用。 4．设置幻灯片切换的方式 选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”命令，在任务窗格中的“应用于所选幻灯片”中选 择“水平百叶窗”切换方式；在“修改切换效果”的“速度”栏中选择“中速”，“声音”栏 选择“风铃”效果；在“换片方式”项中选择“单击鼠标时”。单击 “应用于所有幻灯片”， 则演示文稿中所有幻灯片切换时都会出现刚才所选择的切换效果。 5．建立超链接 在幻灯片播放过程中，可以通过设置超链接从一张幻灯片切换到演示文稿中的任意一张幻 灯片。本例中，添加一张目录幻灯片，在该幻灯片中通过超链接链接到各个相应幻灯片，如 图 6.14 所示。具体步骤如下。 图 6.14 第二张幻灯片 (1) 选择标题幻灯片，在其后插入一张新幻灯片，选择该幻灯片的版式为“空白”版式。 (2) 选择“幻灯片放映”→“动作按钮”命令，选择“动作按钮：自定义”按钮，在空白 区拖画出一个矩形按钮，弹出“动作设置”对话框，如图 6.15 所示。 在弹出的“动作设置”对话框中的“超链接到”下拉列表框中选择“幻灯片…”，打开“超 链接到幻灯片”对话框，在该对话框中选择“3. 公司简介”，如图 6.16 所示。单击“确定” 按钮，返回到“动作设置”对话框，在该对话框中单击“确定”按钮。 (3) 在按钮上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择“添加文字”命令，在光标所在位 置输入“公司简介”。当幻灯片处于放映状态时，鼠标移到该控制按钮将变成小手状，单击鼠 标，即可链接到“公司简介”幻灯片。 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·147· 图 6.15 “动作设置”对话框 图 6.16 “超链接到幻灯片”对话框 (4) 用同样的方法制作动作按钮，分别链接到“公司理念”、“公司目标”、“公司组织 结构”、“服务满意度调查”、“培训信息”、“联系我们”等幻灯片。 (5) 在“公司简介”幻灯片中制作返回到第二张幻灯片的超级链接。选择“公司简介”幻 灯片，在“绘图”工具栏中选择“矩形”工具，在幻灯片中拖画出一个矩形，在矩形图上单击 鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“超链接”命令，打开“编辑超链接”对话框，如图 6.17 所示。选择“本文档中的位置”后，在右边的位置列表框中选择“2. 幻灯片 2”，单击“确定” 按钮。 为该矩形框添加文本“返回”。当幻灯片处于放映状态时，单击该矩形框时，即可切换到 第二张幻灯片。 用同样的方法在“公司理念”、“公司目标”、“公司组织结构”、“服务满意度调查”、 “培训信息”、“联系我们”等幻灯片上制作“返回”超链接。或者将“公司简介”幻灯片上 的“返回”超链接复制后，分别粘贴到其他各张幻灯片上。 6．自动放映幻灯片 选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”命令，选中任务窗格下“换片方式”中的“每隔… 秒”复选框，并设置时间间隔为 3s，同时按下“应用于所有幻灯片”，则幻灯片放映时，每 隔 3s 就会自动进行幻灯片切换。 选择“幻灯片放映”→“观看放映”命令，即可从头开始观看幻灯片放映。 图 6.17 “编辑超链接”对话框 办公自动化技能教程 ·148· 6.1.3 主要知识点 1．创建演示文稿框架 快速创建演示文稿框架的方法有三种，第一种方法是利用“内容提示向导”创建，是初学 者使用的最佳方法，用户只需根据提示进行操作即可。 第二种方法是利用“空演示文稿”创建,“空演示文稿”没有文字内容和背景颜色，只有 框架，幻灯片的背景以及配色都要由用户自己设计，此方法适合能够熟练地使用 PowerPoint 的用户。 第三种方法是利用“设计模板”创建演示文稿。设计模板是包含了一个预定义好格式和配 色方案的演示文稿，一旦选择了一个符合演示文稿风格的设计模板后，只要根据自己的演示主 题选择版式，加入相应的文字即可，操作非常方便、快捷。它是用户使用较多的方法。 2．幻灯片中文本的输入与编辑 演示文稿通常是由一系列具有主题的幻灯片组成的，演示文稿能否充分反映主题，文本是 最基本的手段，创建好演示文稿框架后，接着就要向幻灯片中输入文本。 (1) 在幻灯片编辑区直接输入文本。幻灯片一般分为两个部分：标题区和主体区，标题区 用于输入每张幻灯片的标题，主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息。按照幻灯片中标题区 及主体区占位符所指示的位置，输入相应标题及文本。输入完成后，可根据需要对标题及主体 区中文本的位置、字体等进行设置。 说明：幻灯片中的“单击此处添加标题”放映时不显示，可以不用管它，如果觉得不合适可以 删除。 (2) 在幻灯片大纲区输入文本。在“幻灯片列表区”单击“大纲”选项卡，在弹出的大纲 列表中输入标题。可以一次给多个幻灯片输入标题，方法是，输完一个幻灯片的标题后按 Enter 键，在系统自动增加的幻灯片中输入标题即可；若输入层次小标题，将光标移到标题的末尾， 按 Enter 键，然后单击大纲列表区左侧的(降级)按钮 在光标处输入标题。反复进行这样的操 作可以给一个幻灯片最多建立五级标题。 说明：输入文字最快的方式就是在大纲列表区中输入，输入一个标题后接着输入下一个标题， 按照上面介绍的方法可以按 Enter键，通过(降级)按钮 可以实现标题级别的设置。如 果标题输好后，要输入正文，按下快捷键 Ctrl+Enter即可；如果要接着输入标题，再按 下快捷键 Ctrl+Enter即可重新进行标题的输入。 (3) 幻灯片中文本的编辑。幻灯片中的文本可以进行复制、移动、删除等编辑操作，对文 字的字体和颜色也可以进行设置，其操作同其他软件中的文本编排类似，这里不再赘述。 说明：在 PowerPoint 中可利用快捷键生成目录幻灯片。方法是首先选择多张幻灯片，同时按 快捷键 Alt+Shift+S，即可将所选中的幻灯片标题提取出来形成目录幻灯片。 3．演示文稿母版 母版是用来定义演示文稿格式的，它可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的 文本特征、背景颜色、图片等。当每一张幻灯片中都需要出现相同内容时，例如，企业标志、 CI 形象、产品商标以及有关背景设置等，应该放到母版中。本例中，在母版上设计了一个公 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·149· 司图标图形后，这个图标将出现在每张幻灯片的相同位置，它使演示文稿具有相同的风格。 (1) 演示文稿母版类型。演示文稿的母版类型一般分为 3 种，幻灯片母版、讲义母版和备 注母版，当演示文稿利用了设计模板后，将会出现与幻灯片母版相对应的标题母版。要切换母 版视图，只需选择“视图”→“母版”命令，再从下一级菜单中选择相应的母版。 幻灯片母版主要用来控制除标题幻灯片以外的幻灯片的标题、文本等外观样式，如果修改 了母版的样式，将会影响到所有基于该母版的演示文稿的幻灯片样式。 标题母版控制的是以“标题幻灯片”版式建立的幻灯片， 是演示文稿的第一张幻灯片，相当于演示文稿的封面。因此， 标题幻灯片在一个演示文稿中只对一张幻灯片起作用。 备注母版主要提供 演讲 办公室主任竞聘演讲中层竞聘演讲护士长竞聘演讲演讲比赛活动要求对演讲比赛的点评 者备注使用的空间以及设置备注 幻灯片的格式。 讲义母版用于控制幻灯片以讲义的形式打印的格式，可 增加页眉和页脚等。 (2) 恢复母版中的占位符。如果在母版设计中删除了其中 的占位符，要将其重新显示，可以选择“视图”→“母版”→ “幻灯片母版”命令，显示幻灯片母版视图，然后选择“格式”→“母版版式”命令，打开“母 版版式”对话框，如图 6.18 所示，选择要恢复的占位符类型，单击“确定”按钮即可。 4．在幻灯片中添加页眉和页脚 页眉、页脚的内容往往也是每一张幻灯片所要表现的内容。在幻灯片中添加页眉和页脚的 操作步骤如下。 (1) 选择“视图”→“页眉和页脚”命令，打开如图 6.19 所示的“页眉和页脚”对话框。 图 6.19 “页眉和页脚”对话框 (2) 选择“幻灯片”选项卡，可设置幻灯片中页眉页脚包含的内容；选择“备注和讲义” 标签，将设置备注与讲义的页眉和页脚。页眉、页脚内容包括设置时间和日期、幻灯片编号， 备注页页码以及其他一些固定的内容，例如演示文稿的名称、作者姓名、公司图标等。 5．配色方案的修改 配色方案是由文本颜色、背景颜色等八种颜色组成的一组用于演示文稿的预设颜色方案。 每一个模板都有一个标准的配色方案，一个配色方案可应用于一张或多张幻灯片，在设计幻灯 片时可以改变其标准配色方案，操作步骤如下。 (1) 单击任务窗格标题栏右侧的“▼”，在下拉菜单中选择“幻灯片设计—配色方案”， 任务窗格变为“幻灯片设计”，“配色方案”为其主要显示内容，如图 6.20 所示。 图 6.18 “母版版式”对话框 办公自动化技能教程 ·150· 图 6.20 “应用配色方案”任务窗格 (2) 在“应用配色方案”列表中选择一种方案并单击，幻灯片的配色方案将被新的配色方 案取代；单击该方案右侧的“▼”，在弹出的快捷菜单中单击“应用于所选幻灯片”命令，被 选中的幻灯片配色方案改变，其他的不改变。 (3) 可以改变幻灯片中某一部分的配色方案。操作方法如下。 ① 单击“幻灯片设计”任务窗格下部的“编辑配色方案”，弹出如图 6.21 所示的“编辑 配色方案”对话框。 图 6.21 “编辑配色方案”对话框 ② 在“编辑配色方案”对话框中选择要改变颜色的部分，单击“更改颜色”按钮。在弹 出的“××颜色”对话框(根据选择要改变颜色部分的不同，其名称不一样)中设置颜色，可在 “标准”选项卡或“自定义”选项卡中设置，然后单击“确定”按钮。 ③ 若要继续更改其他部分的颜色，重复第 2 步的操作。 ④ 单击对话框中的“应用”按钮即可。 6．幻灯片版式的更新 幻灯片的版式选取好之后，在制作的过程中，还可以修改或更新，操作步骤如下。 (1) 在演示文稿中选择想要修改的幻灯片。单击“格式”工具栏中的“幻灯片版式”按钮 或选择“格式”→“幻灯片版式”命令，显示如图 6.22 所示。 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·151· 图 6.22 “幻灯片版式”任务窗格 (2) 在打开的“幻灯片版式”对话框中单击所选择的新版式，或单击右侧下拉按钮，进行 选择应用。 7．幻灯片中旁白的录制 旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音。录制旁白的操作步骤如下。 (1) 选择要添加旁白的幻灯片，选择“幻灯片放映”→“录制旁白”命令，打开如图 6.23 所示的“录制旁白”对话框。 图 6.23 “录制旁白”对话框 (2) 单击“设置话筒级别”按钮，在打开的如图 6.24 所示的“话筒检查”对话框中，检查 话筒的录音效果，然后单击“确定”按钮。 (3) 在“录制旁白”对话框中，单击“更改质量”按钮，打开“选择声音”对话框，从中 设置声音的各项指标，单击“确定”按钮，如图 6.25 所示。 图 6.24 “话筒检查”对话框 图 6.25 “选择声音”对话框 (4) 单击“录制旁白”对话框中的“确定”按钮，开始在放映幻灯片的过程中录制旁白。 办公自动化技能教程 ·152· 录制完一张幻灯片的旁白后，单击鼠标左键，接着录制下一张。 (5) 全部录制完毕，弹出如图 6.26 所示的消息框，询问是否将幻灯片的排练时间保存，可 单击“保存”或“不保存”按钮。 图 6.26 旁白录制完毕后出现的消息框 说明：录制时要将话筒插入到主机的话筒接口上，放映时旁白声音优先于其他声音。 8．幻灯片的页面设置与打印 (1) 页面设置。页面设置是打印的基础，操作步骤如下。选择“文件”→“页面设置”命 令，打开“页面设置”对话框。在该对话框中，可以分别对幻灯片、备注、讲义及大纲等进行 各项设置，包括幻灯片的大小、宽度、高度、幻灯片编号起始值、方向等。单击“确定”按钮 即可。 (2) 演示文稿的打印包括幻灯片、大纲、备注、讲义等的打印，操作步骤如下。选择“文 件”→“打印”命令，打开如图 6.27 所示的“打印”对话框。在“打印”对话框中分别进行 以下内容设置：选择打印机；选择打印范围，可以是全部幻灯片、选定的幻灯片、当前幻灯片、 自定义的幻灯片或输入幻灯片的编号；选择打印内容，可以是幻灯片、讲义、大纲或备注等， 如果打印讲义，还可以指定打印时每页的幻灯片数目以及排列顺序；确定打印份数；指出是否 进行逐份打印等。单击“确定”按钮即可。 图 6.27 “打印”对话框 6.2 制作音画同步的音乐幻灯片 利用 PowerPoint 可以制作图文并茂、音画同步的精美音乐幻灯片，同时，还可以将制作 完成的音乐幻灯片打包成 CD 数据包，在没有安装 PowerPoint 的计算机上进行放映。 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·153· 6.2.1 制作音画同步的音乐幻灯片实例 本实例使用 PowerPoint 制作音乐幻灯片，效果如图 6.28 所示。 图 6.28 音乐幻灯片效果图 在本例中，主要解决以下问题。 (1) 如何对幻灯片设置背景。 (2) 如何添加背景音乐。 (3) 如何为幻灯片中的对象添加自定义动画。 (4) 如何设置排练计时。 (5) 如何自定义放映。 (6) 如何打包演示文稿。 6.2.2 操作步骤 在制作音乐幻灯片之前，首先选择好自己喜欢的音乐，收集音乐歌词和精美图片等素材， 然后再进行具体的规划。各类素材在计算机的存放路径为：D：\音乐幻灯片素材。 1．新建空白版式演示文稿 启动 PowerPoint，将新建的空白演示文稿保存为“音乐幻灯片”。在该演示文稿中添加若 干张幻灯片，将所有幻灯片的版式均选择为“空白”版式。 2．设置幻灯片背景 单击第一张幻灯片，选择“格式”→“背景”命令，打开“背景”对话框，如图 6.29 所 示。单击“背景填充”列表框的下拉按钮，选择“填充效果”命令，打开“填充效果”对话框， 如图 6.30 所示。该对话框中有“渐变”、“纹理”、“图案”、“图片”4 个选项卡，在此选 择“图片”选项卡。 在“图片”选项卡中选择需要进行背景填充的图片，单击“确定”按钮，返回到“背景” 对话框，在该对话框中有“全部应用”和“应用”两个按钮。如果单击“全部应用”按钮，则 所选定的背景图片应用到演示文稿中的每一张幻灯片中；如果单击“应用”按钮，则所选定的 背景图片仅应用到当前幻灯片中。 办公自动化技能教程 ·154· 图 6.29 “背景”对话框 图 6.30 “填充效果”对话框 在此，可为演示文稿选择一张背景图片应用到所有幻灯片，然后根据需要再为单张幻灯片 选择不同的图片设置个性化背景。在“填充效果”对话框中还可以根据需要设置渐变填充、纹 理填充、图案填充等效果，建议在设置统一背景时采用双色渐变填充。 在幻灯片中，图片既可以以一个独立的对象插入到幻灯片中，也可以作为幻灯片的背景存 在。当作为一个对象插入到幻灯片中时，可以在幻灯片的编辑状态下进行位置、大小等调整。 如果将图片设置为幻灯片背景，则图片像画在了幻灯片上一样，不可编辑。 3．在幻灯片中插入对象 根据需要插入剪贴画、图片、图形、艺术字、文本框等，对幻灯片做个性的美化与设置。 (1) 插入静态图片。选中第 2 张幻灯片，设置该幻灯片为双色渐变背景。选择“插入”→ “图片”→“来自文件”命令，打开“插入图片”窗口，选择一张牧牛图插入到幻灯片中。调 整图片的边框控制点，放到幻灯片的适当位置，如图 6.31 所示。 图 6.31 插入静态图片效果图 (2) 插入 Flash 动画。选中第 4 张幻灯片，选择“视图”→“工具栏”→“控件工具箱” 命令，在打开的控件工具箱中单击右下角的“其他控件”按钮，打开 ActiveX 控件清单，从中 选择 Shockwave Flash Object，如图 6.32 所示。 此时光标变成十字形，用鼠标在幻灯片的编辑区内拖画一个适当大小的矩形框，在矩形框 中单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“属性”命令。在打开的“属性”对话框的“Movie”项 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·155· 后边的文本框中输入 Flash 动画(*.swf)文件的完整路径，本例中输入“D：\音乐幻灯片素材\ 乡情.swf”，如图 6.33 所示。当幻灯片播放时，Flash 动画会自动播放。 图 6.32 Shockwave Flash Object 控件选择 图 6.33 “属性”对话框 (3) 插入艺术字或文本框。根据每张幻灯片的背景意境，将歌词用艺术字的形式，或添加 到文本框中的形式显示在相应的幻灯片中，做好每一张幻灯片中包含的对象。艺术字的插入方 法见 6.21 节，文本框的插入方法同 Word 中文本框的使用方法，在此不再赘述。 (4) 插入个性化图形。在幻灯片中，可以在绘制的不同形状的图形中填充照片、风景图片 等来增加幻灯片的个性设置。本例在第 5 张幻灯片中插入了一个心形图，在其中填充一张风景 照。操作步骤如下。 ① 在“绘图”工具栏上选择“自选图形”中的心形图，在想插入图形的幻灯片中拖画出 大小合适的心形图形状。 ② 用鼠标右键单击心形图，在快捷菜单中选择“设置自选图形格式”，打开“设置自选 图形格式”对话框，如图 6.34 所示。 图 6.34 “设置自选图形格式”对话框 ③ 在“填充”区域单击“颜色”下拉列表框按钮，选择“填充效果”命令，打开“填充 效果”对话框，如图 6.35 所示。在“图片”选项卡中单击“选择图片”按钮，将填充效果设 置为图片。 办公自动化技能教程 ·156· 图 6.35 “填充效果”对话框 4．添加连续的背景音乐 在音乐幻灯片播放时，我们希望一首音乐能够贯穿始终，实现在演示文稿中连续播放的效 果。操作方法是：选中首张幻灯片，选择“插入”→“影片和声音”→“文件中的声音”命令， 打开“插入声音”对话框。在对话框中选择 D：\音乐幻灯片素材\乡间的小路.mp3。 选择要插入的音乐文件后，单击“确定”按钮，在幻灯片上出现一个声音图标，同时，会 弹出“您希望在幻灯片放映时如何开始播放声音？”的信息框，如图 6.36 所示。单击“自动” 按钮，即可将选定的音频文件插入到当前幻灯片中，并且在放映幻灯片时自动播放音乐。 此时，放映幻灯片时所播放的音乐只能在当前幻灯片中播放，当切换到另一张幻灯片时， 音乐停止播放。若要设置连续播放效果，需要进行以下两个步骤的操作。 (1) 用鼠标右键单击新出现的声音图标，在快捷菜单中选择“编辑声音对象”命令，打开 “声音选项”对话框，如图 6.37 所示。 图 6.36 信息框 图 6.37 “声音选项”对话框 在该对话框中，可以选择“播放选项”和“显示选项”，也可以调整声音音量。按图示效 果选中各选项，单击“确定”按钮。 (2) 用鼠标右键单击声音图标，选择“自定义动画”命令，弹出“自定义动画”任务窗格， 如图 6.38 所示。用鼠标右键单击“乡间的小路.mp3”，选择“效果选项”命令，出现如图 6.39 所示的“播放声音”对话框。 在“停止播放”区域中设置“ ”选项，然后在方框内输入需 要停止播放的幻灯片的序号。如果要让音乐贯穿始终，则需输入该演示文稿中幻灯片的总数， 单击“确定”按钮即可。 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·157· 图 6.38 “自定义动画”任务窗格 图 6.39 “播放声音”对话框 5．利用自定义动画设置幻灯片中各个对象的动画效果 选中第 2 张幻灯片中的图片对象，单击右键，选择“自定义动画”命令，打开“自定义动 画”任务窗格。在任务窗格中单击“添加效果”按钮，选择“进入”→“其他效果”命令，在 打开的对话框中选择“轮子”效果，同时可以看到该图片对象的预览效果。如果预览效果不太 理想，可通过“自定义动画”任务窗格中的修改项对“开始”、“辐射状”、“速度”进行 修改。 选中第 2 张幻灯片中的艺术字对象，同样在“自定义动画”任务窗格中，对其“进入”效 果进行设置。设置完成后，将“开始”项修改为“之前”；“方向”项修改为“自右侧”；“速 度”项修改为“慢速”。则当幻灯片放映时，艺术字从右侧慢速出现，且与图片同步显示。 选中第 3 张幻灯片中的文本框对象，按同样的方法打开“自定义动画”任务窗格，单击“添 加效果”按钮后选择“动作路径”选项中的“向上”路径，可看到预览效果。在幻灯片的编辑 状态，可以修改对象的动作路径，如图 6.40 所示。 图 6.40 动作路径动画效果设置 按照上面介绍的方法，可以对其他幻灯片中的对象进行自定义动画效果的设置。 办公自动化技能教程 ·158· 6．设置幻灯片的切换效果 选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”命令，显示 “幻灯片切换”任务窗格，在“应用 于所选幻灯片”列表框中选择一种切换方式。在此选择“水平梳理”，并单击“应用于所有幻 灯片”按钮，则每张幻灯片在切换时将采用同一种切换效果。 如果需要为某张幻灯片设置个性化的切换效果，则选择该幻灯片，在“应用于所选幻灯片” 列表框中选择某一种切换方式即可。 7．对幻灯片播放进行排练计时 根据音乐幻灯片中每句歌词演唱的时间不同，结合幻灯片的切换时间和幻灯片中各对象动 画效果的显示时间，来对每张幻灯片进行排练计时。在排练计时操作时，要做到音画同步。 选择“幻灯片放映”→“排练计时”命令，即开始播放幻灯片，同时打开“预演”工具栏， 如图 6.41 所示。 下一项 幻灯片放映时间 排练总时间 重复 暂停 图 6.41 “预演”工具栏 在“预演”工具栏中的“幻灯片放映时间”文本框中显示当前幻灯片的放映时间，也可以 根据需要在文本框中输入放映时间。如果对当前幻灯片的放映时间不满意，可以单击“重复” 按钮，重新放映计时。如果要播放下一张幻灯片，单击“下一项”按钮，或者在正播放的幻灯 片任意位置单击鼠标，此时“幻灯片放映时间”文本框中将重新计时。在“预演”工具栏的最 右边显示的是幻灯片排练总时间。 当幻灯片放映结束时，单击“预演”工具栏上的“关闭”按钮，或单击最后一张幻灯片时， 弹出提示对话框，如图 6.42 所示，询问是否保存排练计时的结果。单击“是”按钮，将排练 结果保存起来。 图 6.42 提示对话框 8．放映幻灯片 排练计时制作好之后，单击“幻灯片放映”→“观看放映”命令，则音画同步的音乐幻灯 片即以 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 的时间和内容伴随着优美的音乐播放出来。 9．音乐幻灯片打包 将已经制作完成的演示文稿打包处理的操作步骤如下： (1) 打开准备打包的演示文稿。选择“文件”→“打包成 CD”命令，打开“打包成 CD” 对话框，如图 6.43 所示。在“将 CD 命名为”文本框中为 CD 命名，在此输入“音乐 PPT”。 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·159· 图 6.43 “打包成 CD”对话框 如果需要添加文件，则单击“添加文件”按钮，在打开的“添加文件”对话框中选择需要 添加的文件，在此选择“乡间的小路.mp3”音乐文件，单击“确定”按钮，即可将该文件添 加到播放列表框中。 单击“选项”按钮，打开“选项”对话框，如图 6.44 所示。可根据需要选择打包成 CD 时要包含的文件，默认选中前两项。在该对话框中还可以设置 PowerPoint 的保护密码。 (2) 单击“复制到文件夹”按钮，打开“复制到文件夹”对话框，如图 6.45 所示。确定文 件名和保存位置后，单击“确定”按钮即可。 图 6.44 “选项”对话框 图 6.45 “复制到文件夹”对话框 稍等片刻即可完成打包，在指定位置生成了文件名为“音乐 PPT”的文件夹。单击“关闭” 按钮，关闭“打包成 CD”对话框。 在打包后的文件夹中，包含了名为“play”的 Windows 批处理文件、“走在乡间的小路 上”PPT 文件、“乡间的小路”音频文件在内的多个文件。这样，在其他计算机上，只要双击 运行“play”Windows 批处理文件即可进行幻灯片的放映。 如果在“打包成 CD”对话框中单击“复制到 CD”按钮，如果计算机上已安装刻录机， 则将打包的文件直接刻录到了 CD 盘上。 6.2.3 主要知识点 1．插入连续音乐 本例中，将音乐文件插入幻灯片中后，音乐文件随着音乐幻灯片路径的改变需要重新设置， 即同步路径后方能够正常播放。此时，音乐文件和音乐幻灯片是独立的两个文件。在 PPT 演 示文稿中，可以将 WAV 格式的音乐文件附加到幻灯片中，成为幻灯片的一部分。方法如下。 (1) 选择已制作好的音乐幻灯片中的第一张幻灯片。选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换” 办公自动化技能教程 ·160· 命令，在“幻灯片切换”任务窗格中的修改切换效果区域选择“声音”框中的下拉按钮，如图 6.46 所示。 说明：如果演示文稿中已插入音乐，先将“声音”图标删除后再做以上操作。 (2) 选择“其他声音”，打开“添加声音”对话框， 在该对话框中选择 WAV 格式的音乐后，单击“确定”按 钮，完成音乐文件的插入。当放映幻灯片时，该音乐文件 会连续播放，此时音乐文件嵌入在演示文稿中。 2．动画效果设置 动画效果设置是指对幻灯片中的标题、文本、多媒体 对象等设置放映时出现的动画方式，可以通过“动画方案” 和“自定义动画”两种方式进行设置。 (1) 利用动画方案设置动画。选择“幻灯片放映”→ “动画方案”命令，显示“幻灯片设计”任务窗格，在任 务窗格中单击动画方案。动画方案是系统将标题、文本等 各部分间出现的动画以最佳的效果进行配搭，只需选择一 种方案各部分就会以不同的动画方式出现，不需要一一 设置。 (2) 自定义动画。自定义动画是用户自己对幻灯片中 的各个部分设置不同的动画方案，各部分按所设置的顺序进行演示。操作步骤如下。 ① 单击“幻灯片放映”→“自定义动画”命令，显示如图 6.47 所示的“自定义动画”任 务窗格。 ② 在幻灯片中选中要设置动画的部分(标题、文本、多媒体对象等)，然后单击“添加效 果”右侧的“▼”，打开动画类型列表，每一种类型下都有若干个动画方案，如图 6.48 所示。 图 6.47 “自定义动画”任务窗格 图 6.48 各类型中的动画方案 ③ 选择动画方案并单击，如果不满意可选择其他效果。 ④ 将“自动预览”选中，当设置一项动画方案后幻灯片会自动演示，单击“播放”按钮 也会演示指定项的动画方案，单击“幻灯片放映”按钮则从当前幻灯片开始放映幻灯片。 ⑤ 单击“开始”右边列表框的“▼”，在下拉列表中选择触发动画播放的动作(单击时、 图 6.46 “幻灯片切换”任务窗格 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·161· 之前、之后)；在“速度”列表框中选择动画显示速度；在“方向”列表框中选择动画显示方 向；单击 或 可调整对象的播放顺序。 ⑥ 单击“确定”按钮，动画方案设置完毕，各元素左侧会出现顺序标识 1、2、3…，这 些数码标识在普通视图方式下显示，在放映时将按所标记的顺序依次演示对应的元素，数码不 会显示出来。 3．幻灯片放映方式设置 为了使放映过程更方便灵活、放映效果更佳，可以对演示文稿的放映方式进行设置。设置 放映方式的操作步骤如下。 (1) 选择“幻灯片放映”→“设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框，如 图 6.49 所示。 图 6.49 “设置放映方式”对话框 (2) 根据下面介绍的特点，在“放映类型”的以下 3 种类型中选择一种： ① 演讲者放映(全屏幕)：全屏显示演示文稿，适用于演讲者播放演示文稿，演讲者完整 的控制播放过程，可采用自动或人工方式放映，需要将幻灯片投射到大屏幕上放映时也采用此 方式。 ② 观众自行浏览(窗口)：在小型窗口显示演示文稿，适用于小规模的演示，观众自行观 看幻灯片放映。使用滚动条从一张幻灯片移到下一张幻灯片，在放映时可以移动、编辑、复制 和打印幻灯片。 ③ 在展台浏览(全屏幕)：全屏自动显示演示文稿，结束放映用 Esc 键。 (3) 在“放映幻灯片”、“放映选项”和“换片方式”区进行相应的选择设置。全部设置 完成后，单击“确定”按钮即可。 4．自定义放映的设置 自定义放映是用户将已有演示文稿中的幻灯片分组，创建多个不完全相同的演示文稿，放 映时根据观众的需求不同放映演示文稿中的特定部分。操作步骤如下。 (1) 选择“幻灯片放映”→“自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框，在“自定 义放映”对话框中单击“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框，如图 6.50 所示。 办公自动化技能教程 ·162· 图 6.50 “定义自定义放映”对话框 (2) 在“幻灯片放映名称”文本框中输入自定义放映的名称；在“在演示文稿的幻灯片” 列表框中选择幻灯片；单击“添加”按钮，被选中的幻灯片自动添加到右侧列表框中，单击“删 除”按钮，还可以对右侧列表框中的幻灯片撤销选取。 (3) 单击“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，再单击“关闭”按钮。 (4) 选择“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，在出现的对话框中选中“自定义放映”， 选择已经创建的自定义放映的名称，单击“确定”按钮，然后单击 按钮将放映自己定义的 演示文稿。 5．放映演示文稿 幻灯片放映有以下 3 种方式。 (1) 在 PowerPoint 工作窗口中放映幻灯片。在 PowerPoint 中放映幻灯片可从以下 3 种操 作中选择任意一种。 ① 单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮。 ② 选择“幻灯片放映”→“观看放映”命令。 ③ 选择“视图”→“幻灯片放映”命令。 (2) 从 Windows 资源管理器中直接启动。在 Windows 资源管理器中找到要放映的演示文 稿名，在文件名上用鼠标右键单击，从弹出的菜单中选择“显示”命令，系统将会首先启动 PowerPoint，启动完成后自动放映该演示文稿。 (3) 将演示文稿保存为“PowerPoint 放映”类型直接放映。 在保存演示文稿时，在“保存”对话框的“保存类型”下拉列表中选择“PowerPoint 放映” 类型，文件扩展名为．pps。在 Windows 资源管理器中找到要放映的演示文稿名，双击该文件 名，幻灯片就会开始自动放映。 6.3 本 章 小 结 Office 中的 PowerPoint 组件是专门用于制作演示文稿的软件，它所生成的幻灯片除文字、 图片外，还可以包含动画、声音剪辑、背景音乐等多媒体对象，把所要表达的信息组织在一组 图文并茂的画面中，不仅让观众能够清楚直观地了解所要介绍的内容，还能够做到生动活泼、 引人入胜，达到一定的视觉效果。 本章通过利用 PowerPoint 制作公司简介介绍了 PowerPoint 制作演示文稿的基本方法和步 骤。在音画同步的音乐幻灯片制作实例中充分利用 Excel 的背景设置、插入图形、艺术字效果、 自定义动画、幻灯片切换效果、排练计时等功能实现了音乐与画面的同步播放。 制作演示文稿时，首先需要创建其框架结构，然后进行文字输入以及文字编排；根据需要， 在演示文稿的一些幻灯片中还可以进行图片与图形的添加，表格与图表的添加，组织结构图的 添加，声音与影片的添加，以及进行幻灯片播放时旁白的录制。 第 6章 办公中演示文稿的制作 ·163· 演示文稿制作完成后，有时还需要进行调整和修饰，更换幻灯片模板，修改幻灯片母板， 设置背景和配色方案等。 幻灯片放映时，需要进行切换效果设置，包括幻灯片中各对象的动画设置等。通过建立和 应用超链接切换播放顺序、定义放映内容等。 如果想让演示文稿脱离 PowerPoint 播放，就需要对其进行打包操作。 通过本章的学习，读者可达到熟练创建各种风格的多媒体式演示文稿，并能娴熟地对不同 等级的观众放映演示文稿的水平。 6.4 实 训 6.4.1 实训一：制作个人简介演示文稿 1．实训目的 (1) 熟悉创建演示文稿的三种方法和幻灯片的放映方式。 (2) 掌握在幻灯片中插入与编辑文字、图形、图片等对象。 (3) 掌握演示文稿模板的选择、版式的选取和母版的使用方法。 (4) 掌握幻灯片的动画方案、切换效果和超链接的设置。 2．实训内容 制作个人简介幻灯片，制作效果自由发挥。 3．实训要求 制作个人简介幻灯片，按以下要求进行设计。 (1) 演示文稿中至少包含 7 张幻灯片，包括首页、个人基本信息、教育经历、社团活动、 获取证书(奖励、资格证等)、自我评价、结束页。 (2) 通过插入图片、设置背景等达到图文并茂的效果。 (3) 添加声音、动画，突出你的特长和优点。 (4) 设计存在排练计时的幻灯片放映。 6.4.2 实训二：制作音画同步的音乐幻灯片 1．实训目的 (1) 了解演示文稿打包操作。 (2) 掌握音乐幻灯片的制作步骤及方法。 (3) 掌握幻灯片背景设置及背景音乐的添加。 (4) 掌握自定义放映幻灯片设置。 (5) 熟练掌握自定义动画设置。 2．实训内容 自行收集音乐、图片等素材，参考 6.2 节的操作步骤，制作一个音画同步的音乐幻灯片， 效果如图 6.28 所示。 3．实训要求 (1) 收集制作幻灯片所需的相关素材，确定音乐幻灯片的主题及框架。 (2) 一首音乐的播放要贯穿整个演示文稿全过程，并能够通过排练计时的设置实现音画同步。 (3) 将音乐幻灯片保存为.pps 格式实现单击后自动播放。