null會議高手
——深度會談之藝術會議高手
——深度會談之藝術目 錄目 錄 …….前言
…….成功的會議
…….會議管理
…….與會規則
…….主席的職責與注意事項
…….如何開場、結論、使別人
願意發言及發問的技巧 目 錄目 錄 …….傾聽與記錄的技巧
…….主席的工作——促動
…….會議中的問題
…….如何發言
…….報告的種類目 錄目 錄 …….論證的誤導
…….感覺與事實
…….抱怨的種類及如何抱怨
…….主持會議的原則
……. 慶祝與檢討會議是學習型組織的修煉場
——深度會談的藝術會議是學習型組織的修煉場
——深度會談的藝術會議的能力是現代人必備的團隊工作能力.
一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.
會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式.前 言會 議 內 容會 議 內 容會議主題
會議目的
議程
決議成功的會議成功的會議有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完
成或突破的問題,有效達到會議目標。
和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全
感、信任感、認同感,展露個人才能。
參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健
全發展。
效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預
定的時間內完成開會,這就是效率。
學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。會議的管理會議的管理會議的成本
會議召開的時機
重要的、緊急的議題
需要集思廣益的
無法私下協商的與會的資格與會的資格了解實況的人
有權做決定的人
重大關係的人(執行者或關心此會議的人)會議通知需知會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)
目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集
時間
地點
議程:應包含開會預定結束時間
準備資料
與會人員
主辦單位會議通知範例會議通知範例會議名稱: 業務會議
目 的: 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將
討論營業額下降原因,並提出改善對策。
時 間: 2002.03.18 AM10:00
地 點: 大會議室
議 程: 1.現況說明 2.各部門報告
3.未來趨勢分析 4.振興
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
準備資料: 與會各單位相關報表、資料
與會人員: 客服課長、MTQC、MT制程、
MT技轉、設計人員
主辦單位: 營業部決議追蹤決議追蹤 什麼事?
什麼時候完成?
什麼人負責?
什麼時候報告?
如何報告?議 程 設 計議 程 設 計由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。
由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。
由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。與 會 規 則與 會 規 則要守時,堅持到底
要做事前準備
針對主題主動發發言,簡短扼要
對事不對人,不做人身功擊
予以真誠的肯定及讚美
傾聽他人發言
用積極的話代替消極發言
以探詢、謙虛代替主觀論斷主席注意事項主席注意事項獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流
意見的時間。
火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒
化與他人發生衝突。
優柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。
加入衝突——應站在中立的立場來化解衝突。
操控議程——應依照
流程
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引導會議的進行,不可一人
操控整個會議的議程。如 何 開 場如 何 開 場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人
員自我介紹,並說明對會議的期待,以
促進與會人員及會議氣氛的融洽
會議目的
議程:會議中欲討論之事項及其先後順序
和預估時間。
會議期待開場舉例說明開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。
因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。
首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。
本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油!如 何 總 結如 何 總 結 宣達決議
激勵動機
評估目標達成
過程回顧
懸念事項如何讓大家願意發言如何讓大家願意發言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。
建立包容、安全的討論環境。
保持客觀,對事不對人。
不以言立人,不以言廢人。
設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。
主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。
有效傾聽與良好溝通。發 問 的 技 巧發 問 的 技 巧 開放與封閉
空投與指定傾聽的技巧傾聽的技巧 注視對方
不中途打斷
詢問不明之處
適當歸納
不任意表露情緒記錄的技巧記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.
掌握主詞、動詞、形容詞
明確數字
運用key word
列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向
一言以蔽之主席的工作主席的工作發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。
工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握成
功的機會。
創意的促動:提出一些其他產品的優點,激發大家的
創意,將別人的優點用於我們的產品上。
問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解
問題的狀況。
感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關
懷、感恩、自責、包容、肯定外,還
要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛會議中的問題會議中的問題 人身攻擊
對策:
對雙方進行安撫
重申議事規則
重提主題進行討論會議中的問題會議中的問題離題
對策:
兜一圈切回主題
給予肯定再切斷話題
將離題的議題留置最後再做討論。
請他做歸納或替他做歸納。
事先請將規則講清楚
發言限定時間會議中的問題會議中的問題爭議不下
對策:
暫停會議休會20分鐘以上。
參與第三者的意見
將雙方意見列表比較。
進行不記名投票。
重整雙方意見提出新的方案。
重申共同利益。會議中的問題會議中的問題抱怨
對策:
同情其不滿的情緒。
歸納其不滿的原因。
尋求解決的方法。
上級指導員發言過於投入
對策:
裝傻發問
重新提出問題
幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題會議中的問題短話長說
對策:
適時的制止發言。
清其具體的想法。
時間不足
對策:
選擇重要的議題進行討論。
限制發言人數(可事先登記)
限制發言時間。會議中的問題會議中的問題爭功諉過
對策:
主席應制止不當的發言,並給予其適當的肯定。
引導組織成員彼此說出對方的優點,讓大家都能受到適當的肯定。
為反對而反對
對策:
請他提出更好的對策。
引導他思考是否有考慮周延。會議中的問題會議中的問題獨占發言
對策:
主席制止其行為。
說明規則並強制執行。
消極的話
對策:
發言者的情緒表示理解
提振士氣,擬定共同目標。
呼喊精神口號。如 何 發 言如 何 發 言 積極的發言
明確的發言
尊重的發言
坦承的發言
客觀的發言
針對主題報 告 的 種 類類報 告 的 種 類類 工作完成的報告:你完成了什麼工作,何時完成?完成的重點?
工作異常的報告:工作的預定進度、現在進度、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度?
請示報告:背景狀況、建議內容、事情的經過。
需要支援的報告:什麼事?原因?對策?現況如何?需要哪些支援?論證的誤導論證的誤導權威的誤導
經驗的誤導
約化的誤導
參考點的誤導
倒果為因的誤導
引信的誤導
採因的誤導感覺與事實感覺與事實感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產生往往因人而異。
事實——即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發生的事件相符。感覺與事實演練感覺與事實演練 昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。判 斷 問 題判 斷 問 題 以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打
1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現。
2.那個男人是強盜。
3.此事件發生於昨晚九點過后。
4.打開櫥窗的男人是店主。
5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。
6.有人打開櫥窗。
7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。
8.櫥窗內有金飾,且有許多貴重的寶石。
9.強盜威協店主並進行搶劫。
10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。問 題 答 案問 題 答 案 1.客人未指明是男女
2.沒有明確的線索顯示是強盜。
3. 未指明是白天九點還是晚上九點
4.沒有明確提出店主的性別
5.沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品
6.
7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走
8.只說有寶石,沒有指明是金飾
9.均沒有在文中提到過
10.沒有明確的數字或說明顯示參與的人數 抱怨的種類抱怨的種類 復雜性的抱怨
人身攻擊,在他人身上貼標簽
算舊帳
消極性的抱怨如 何 抱 怨如 何 抱 怨抱怨的內容應包括:
到底發生了什麼事、這造成何種困擾?希望別人怎麼做或協助?
或可以套用一個公式來作為抱怨的模式:
我了解……只是……它會……是不是可以…………
另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或自責開始主持會議的原則主持會議的原則以人為本——主席應尊重、肯定與會人員,讓每
位與會人員受尊重且能夠自我發展。
停止操控——應在會議中集思廣益、促成組織
學習、培養與會能力。不可用職權
來控制議程、只求個人決議。
目標與過程兼得——在過程在達到目標,讓每
個人享受到學習的過程。
對事不對人
感覺與理性兼顧
解決問題也處理情緒慶祝( Celebration)的時機慶祝( Celebration)的時機即時
真誠
明確
學習與成果結合
情感之交流
變化的
正式、非正式場合
鼓勵與自我慶祝
共同慶祝
回歸生命之真相 查核(Check)的時機查核(Check)的時機上對下
單向溝通
被動
否定
強調錯誤
對事不對人
嚴苛 、自我防衛標竿學習的特點標竿學習的特點自動:有技巧的引導學員,讓學員自動提升己的能力。
與自己比較:引導學員作自我比較,與目
標作比較,以隨時檢討與提高。
過程:共同討論如何達到所設定的目標,引導學員
思考用何方法達到目標。
找參考點:尋找標竿做為自己追求的目標。
肯定:引導中予以適當鼓勵與肯定,促進學員不斷
學習成長。null
THE END !Thank you !